Comment créer sa boite d'événementiel ?
Vous êtes un maître en matière d’organisation, vous aimez créer des atmosphères festives, être à l’origine de grands rassemblements et souhaitez en faire votre métier mais vous vous demandez comment créer une boîte d’événementiel ?
Vous avez raison ! Le sens de la fête et le goût du relationnel sont certes des éléments indispensables pour monter son entreprise mais ne suffisent pas pour se lancer dans l’événementiel. Il vous faudra aussi mettre au point une méthodologie précise et vous consacrer aux questions juridiques, de marketing ou encore financières.
De l’étude de marché à la recherche de financement en passant par le choix du concept et du positionnement commercial, la structure juridique, les besoins humains et matériels, le plan marketing et le business plan : retrouvez dans ce guide les étapes indispensables pour créer une boîte d'événementiel.
Effectuer l’étude de marché pour créer une agence d’événementiel
L’étude de marché est une étape préalable indispensable à toute création d’entreprise. Elle vise à connaître les grandes tendances du secteur : vitalité, type de clientèle et ses habitudes d'achat mais aussi acteurs en présence avec une analyse approfondie de la concurrence (son offre, son positionnement, les prix pratiqués, etc.).
La première étape pour créer une agence événementielle consiste à réaliser une étude de marché permettant au nouvel entrant sur un marché d’évaluer les attentes des consommateurs et le niveau de concurrence. Ces éléments lui permettront notamment de construire un positionnement original pour la cible qu’il aura définie et d’estimer le potentiel chiffre d’affaires de son activité pour s’assurer de la viabilité du projet.
Débuter par une analyse sectorielle pour prendre le pouls
L’étude de marché d’une agence événementielle doit débuter par une recherche approfondie sur les tendances actuelles du secteur.
L'objectif de cette partie est de vous permettre de comprendre les enjeux auxquels il faudra faire face, et de déterminer les segments de marché les plus porteurs.
Avant de créer votre agence événementielle, vous devrez notamment vous demander :
- Quelle est la conjoncture du secteur : en croissance ou décroissance ? Pour quelles raisons ?
- Quels sont les concepts qui fonctionnent ? Ceux qui marchent moins ?
- Quelles sont les principales difficultés rencontrées ?
- Agence événementielle en franchise ou indépendante : qu'est-ce qui fonctionne le mieux ?
- Quelle est la répartition du chiffre d'affaires entre particulier et professionnel ?
- Quelles sont sur l'année les périodes pleines et les périodes creuses ?
- Quel est le chiffre d'affaires moyen par client ?
- Quels sont les types d'événement les plus demandés ?
Évaluer la demande au niveau de la zone d'implantation
Une fois que vous aurez affiné votre compréhension du secteur, il sera temps de vous intéresser au potentiel commercial de la zone d'implantation.
L'objectif ici est d'évaluer la taille du marché local et d'identifier les potentielles zones d'implantations.
Il faudra également vous poser les questions suivantes :
- Quelle est la taille de la population locale ? Quelle proportion des habitants est susceptible de faire appel à vos services ?
- Combien d'entreprises sont implantées à proximité ? Quelles sont leurs caractéristiques (taille, chiffres d'affaires, etc.) ?
- Quels lieux d'implantation peuvent être attractifs (centre-ville, quartier d'affaires, parc d'activités, zone industrielle, etc.) ?
Analyse de la concurrence
Rassemblez dans un premier temps toutes les données que vous pourrez trouver sur le marché de l’événementiel au niveau national, faites un focus sur le secteur qui vous intéresse (wedding-planning, organisation de salons, etc.).
Vous devrez ensuite vous familiariser avec l'offre déjà présente sur le marché que vous souhaitez investir :
- Combien d'agences événementielles sont déjà présentes ?
- Où se trouvent-elles ?
- Quel type de prestations proposent-elles ?
- Quel type de clients visent-elles ?
- S'agit-il de franchisées ou d'indépendantes ?
- Quel est leur positionnement commercial ?
- Combien de salariés emploient-elles ?
- Quel chiffre d’affaires réalisent-elles ?
Cette liste de questions est à adapter en fonction du type d'événement que vous avez l'intention d'organiser et des donneurs d'ordre pour ce type d'événement.
Après avoir réalisé ces analyses, vous devriez pouvoir déterminer si le marché est assez grand pour supporter l'arrivée d'un nouvel entrant (c'est-à-dire votre agence événementielle), avoir défini des lieux d'implantation intéressants, et avoir une bonne idée des concepts qui peuvent marcher compte tenu des caractéristiques de la population et de ce que proposent déjà vos concurrents.
Le marché français de l'événementiel
Le secteur de l’événementiel : un marché ultra-concurrentiel
Le marché de l’événementiel est fortement tributaire de son environnement externe et l’environnement économique mais aussi géopolitique l’impactent considérablement. Ainsi, la crise financière de 2008 a pesé sur le secteur pendant plusieurs années. Le renforcement des mesures de sécurité après les attentats de ces dernières années également (Economie Magazine).
Le marché de l’événementiel commence aujourd’hui à reprendre des couleurs. Il pèse une vingtaine de milliards d’euros (Les Echos).
Ce secteur est largement touché par la digitalisation et le salon Heavent Paris, salon de l'innovation et de la création événementielle, a fait la part belle, lors de sa dernière édition, aux enjeux techniques et technologiques, expliquant par exemple à ses visiteurs comment capter des audiences extérieures avec Facebook Live, Snapchat et YouTube. Soulignons également qu’entre 2005 et 2016, le taux de croissance des investissements de communication des annonceurs dans les médias a été de +230,1% pour Internet. L’activité est principalement concentrée en Île-de-France qui regroupe 30% des salariés du secteur de l’événementiel (UNIMEV).
Procédez à une étude détaillée des sociétés implantées à proximité du lieu où vous souhaitez installer votre entreprise. Étudiez leur chiffre d’affaires, offres, positionnement, etc. N’allez-vous pas être confronté à une concurrence trop rude et trop directe ou, au contraire, l’offre est-elle sensiblement inférieure à la demande ? Ces informations vous permettront d’affiner votre positionnement et de repérer des opportunités à exploiter.
Se lancer dans l’événementiel : normes et réglementation
La très grande majorité des évènements organisés en France sont soumis à une déclaration préalable, au minimum en mairie, voire en préfecture, afin d’obtenir une autorisation administrative, sous la forme d’arrêtés municipaux ou bien préfectoraux selon les cas.
Sachez qu’il n’existe aucune condition de diplôme pour se lancer dans l’événementiel. Néanmoins, pour créer votre agence événementielle, qui relève d’une activité de nature commerciale, vous devrez obligatoirement être inscrit auprès de la Chambre de Commerce et d’Industrie.
Nombre d’activités liées à l’événementiel sont particulièrement encadrées en France, comme la vente d’alcool par exemple. Vérifiez que vous disposez bien de toutes les autorisations nécessaires. Pas de panique cependant, le plus souvent, une licence n’est pas nécessaire et une autorisation de la mairie ou de la préfecture suffit. Attention aussi à l’exercice de certaines activités touristiques. Ne peut s’improviser guide touristique qui veut !
Enfin, notez que les grands rassemblements, s’ils ont lieu sur la voie publique sont soumis en France à une déclaration préalable en mairie ou en préfecture. Ne négligez pas ce détail qui pourrait vous valoir d’annuler votre événement au dernier moment.
Ouvrir une boîte d'événementiel : le choix du concept
Une fois réalisée l’étude de marché, appuyez-vous sur les enseignements de cette dernière pour créer votre société d’évènementiel. Il convient notamment d’exploiter les grandes tendances existantes pour élaborer un positionnement commercial pertinent.
Et surtout, spécialisez-vous pour vous démarquer de la concurrence, en vous positionnant sur une niche ou un savoir-faire particulier. Vous serez alors plus à même de séduire votre cible. À l’inverse, viser tous les types de clientèle en organisant toutes sortes d’événements sèmera le doute dans l’esprit de vos clients potentiels qui préfèreront toujours engager un spécialiste.
À vous de choisir si vous préférez vous consacrer à l’organisation de séminaires d’entreprises, de meetings politiques, d’événements festifs pour des collectivités locales, des soirées privées, des mariages, etc.
Une fois que vous aurez défini votre créneau, vous pouvez aller plus loin dans la spécialisation : organisation de séminaires de PME ou de poids lourds du CAC 40, meetings politiques pour des élections locales ou pour les grands rassemblements des principaux partis politiques du paysage français, organisation de festivals majeurs ou célébration du 14 juillet dans une commune de 3 000 habitants, mariage de 100 personnes et 10 000€ de budget ou mariage de 500 personnes à 150 000€ de budget.
L’essentiel est de bien identifier sa cible, de connaître ses goûts, ses attentes, son budget et, bien sûr, d’être certain que la demande existe et qu’elle n’est pas déjà satisfaite.
Ouvrir une agence événementielle : en indépendant ou en franchise
Lorsque vous aurez choisi votre concept et votre positionnement, vous devrez alors vous poser la question de savoir si vous voulez exercer votre activité en indépendant ou rejoindre une enseigne en ouvrant une franchise.
Les deux options présentent des avantages et des inconvénients. Ouvrir une société d’événementiel en franchise signifie que vous rejoignez un réseau déjà connu, et que vous bénéficierez de sa notoriété. Vous serez également accompagné lors du lancement de votre activité. Vous devriez aussi pouvoir compter sur des fournisseurs déjà trouvés, au moins en partie.
À l’inverse, lancer sa boîte d’événementiel en indépendant vous laissera les coudées franches en matière de définition du concept, de tarifs pratiqués, de prestataires avec lesquels vous souhaitez travailler.
Plusieurs sociétés telles que Cérémonia, Pixil, Force Plus Production ou encore Help Mariage recherchent des entrepreneurs désireux de se lancer à leurs côtés (Toute la franchise et Observatoire de la Franchise).
Avant de prendre votre décision, pesez bien le pour et le contre et, surtout, confrontez ces différentes solutions à vos envies et aspirations.
La recherche du local pour votre boîte d’événementiel
Créer son entreprise dans l’événementiel suppose que vous choisissez où vous exercerez votre activité. Se pose alors la question de l’emplacement de vos locaux.
Vous pouvez bien sûr choisir de travailler depuis chez vous mais dans ce cas, vous rencontrerez vraisemblablement vos clients et fournisseurs dans leurs locaux. Tenez-en compte au moment de choisir cette option. C’est également une situation qui n’est envisageable que si vous travaillez seul (ou avec un associé avec qui vous vous entendez bien) mais en aucun cas si vous avez plusieurs employés.
Vous pouvez aussi louer ou acheter un local pour y installer votre bureau et dans lequel il y aurait suffisamment d'espace pour éventuellement y entreposer le matériel dont vous aurez fréquemment besoin.
Pensez aussi au coworking. Cette solution vous permettra de vous construire un réseau et de partager vos doutes et interrogations avec d’autres entrepreneurs.
Songez bien entendu à implanter votre local là où se trouve votre cible : dans un quartier d’affaires ou une zone d’activité si vos prospects sont des professionnels, dans un quartier résidentiel luxueux si vous organisez des événements privés de standing, etc.
Quelle structure juridique pour créer une agence d’événementiel ?
Vous pouvez tout à fait devenir organisateur événementiel auto-entrepreneur. La micro-entreprise fait en effet partie des options à envisager au moment de choisir votre statut juridique. Être auto-entrepreneur événementiel n’est pas sans intérêt puisqu’il s’agit du statut le plus simple à mettre en place et à gérer au jour le jour (simplicité des déclarations, recours à un expert-comptable non nécessaire).
Cependant, ce n’est pas non plus le statut qui inspire le plus de crédibilité aux yeux de vos clients et de vos fournisseurs. Il est néanmoins idéal pour débuter en douceur une activité d’organisateur de soirée. Sachez aussi qu'il y a une limite de chiffre d'affaires qui peut vite limiter la taille des événements que vous pourrez organiser.
L’entreprise individuelle, proche du statut de la micro-entreprise, est une option envisageable si vous vous lancez seul. Vous pouvez également opter pour la SASU ou l’EURL en cas d’associé unique. La SARL et la SAS sont les options à envisager si vous lancez votre affaire à plusieurs.
Dans tous les cas, ne prenez pas le choix de votre statut juridique à la légère. La forme juridique de votre société aura des conséquences importantes pour vous en tant que dirigeant de la société :
- sur le régime d’imposition de l'entreprise (impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétés)
- sur le régime social du dirigeant (régime des indépendants ou régime général de la sécurité sociale)
- sur l'existence ou non d'une responsabilité limitée
Pour choisir le statut juridique le plus adapté à votre société d’événementiel, n’hésitez pas à consulter notre guide des statuts juridiques.
Les besoins humains et matériels et la recherche de fournisseurs pour lancer sa boîte d'événementiel
Pour élaborer le plus justement possible votre prévisionnel financier, vous devrez évaluer au plus tôt les besoins humains et matériels nécessaires au lancement et au fonctionnement de votre boîte d’événementiel.
Les investissements matériels nécessaires pour monter sa société d’événementiel
Les investissements à réaliser pour lancer une boite d'événementiel sont assez limités. Cela nécessite le plus souvent d’acquérir ou de louer un local et de l'équiper de postes de travail informatique. Prévoyez aussi une salle de réunion ou une pièce où vous pourrez accueillir vos clients que vous devrez décorer et aménager.
Pour la réalisation des prestations des événements vous ferez le plus souvent appel à des prestataires qui fourniront le matériel dont vous aurez besoin (traiteur, décorateur, etc.).
Les besoins en recrutement d’une agence événementielle
Pour créer sa boite d'événementiel, deux fonctions clés sont à pourvoir : la partie gestion de projet et la partie commerciale. Il faudra impérativement avoir ces deux compétences au sein de l'agence.
Le fondateur ou son associé peuvent posséder l'une de ces compétences. Vous pourrez également choisir de vous faire seconder par du personnel. Il existe de plus en plus de formations préparant spécifiquement à ce métier, mais veillez également à choisir quelqu’un qui se démarquera par son expérience et sa passion.
Il est recommandé d'avoir un designer ou un infographiste afin d'avoir une personne sachant créer des maquettes et des présentations pour donner une idée au client de ce à quoi va ressembler la prestation si elle est exécutée.
Un organisateur d’événements est également appelé à travailler avec de nombreux fournisseurs et prestataires : photographe, fleuriste, décorateur, coiffeur, artiste, hôtels et lieux d’hébergement et de réception, etc.
Entourez-vous au mieux et soyez fidèle aux prestataires dont vous êtes satisfait, ils seront peut-être amenés à vous recommander à leur clientèle.
Les services annexes nécessaires au lancement d’une société d’événementiel
La création de votre société vous amènera également à recourir à un certain nombre de services annexes : assurance professionnelle de votre activité, gestion administrative et comptable de votre affaire, etc.
Pour tous ces services, comme pour toutes vos demandes auprès de fournisseurs et prestataires, il convient de solliciter plusieurs sociétés afin de comparer les devis et de faire jouer la concurrence.
Le plan marketing d’une boîte d’événementiel
Créer une agence événementielle doit s’accompagner de la mise en place d’un plan marketing qui recensera toutes les actions à mettre en œuvre pour acquérir et fidéliser votre clientèle.
Pour exposer votre offre et mettre en valeur les événements que vous avez déjà organisés, vous pouvez réaliser un site internet. Vous pouvez par exemple présenter la demande d’un client et l’ensemble des réalisations que vous avez mises en œuvre pour le satisfaire, photos à l’appui. Ne négligez pas non plus les commentaires positifs. Mettez-les en avant, ils ont un fort pouvoir de réassurance.
Il sera également judicieux de compléter votre présence sur le web avec des comptes sur les réseaux sociaux en l’adaptant à votre concept. Ainsi, une présence sur LinkedIn sera la bienvenue si votre cœur de métier est l’organisation de congrès ou de séminaires d’entreprises. Si vous êtes spécialisé dans l’organisation de mariages et de fêtes familiales, préférez Instagram et Facebook.
La stratégie commerciale sera différente en fonction du type d'événement organisé et de la clientèle visée. Si vous souhaitez faire de l'organisation de séminaire pour des entreprises, vous mettrez probablement en place un processus de démarchage de prospects par téléphone ou par email.
Si vous visez plutôt les particuliers, pour faire de l'organisation de mariage par exemple, ce seront plutôt eux qui viendront vers vous. Dans ce cas, vous devrez déployer du contenu qui vous permettra d'être trouvé par ces personnes.
D'autres moyens de vous faire connaître existent (achat d’espace publicitaire, distribution de flyers, présence sur des salons en lien avec votre cœur de métier, etc.) mais retenez que le bouche-à-oreille est très important dans le milieu de l’événementiel.
Choyez donc vos clients afin qu'ils vous recommandent à leur entourage, et les prestataires avec qui vous travaillez qui peuvent vous recommander auprès de leurs clients.
Notez toutes les idées qui vous permettront d’acquérir et de fidéliser votre clientèle. Vous construirez ensuite votre plan marketing en priorisant certaines actions par rapport à d’autres en tenant compte de leurs coûts et de leurs retombées potentielles.
Réaliser le business plan d’une agence d’événementiel
Le business plan est un document crucial lorsqu'on souhaite créer sa boite d'événementiel.
Ce document de présentation de votre projet professionnel contient à la fois l’étude de marché, le concept, le positionnement, le plan marketing mais aussi le prévisionnel financier.
De façon simplifiée, le business plan d’une boite d'événementiel contient deux grandes parties :
- Une partie rédigée servant à présenter le projet et mettre en avant ses atouts
- Une partie chiffrée, qui est le prévisionnel financier, servant à justifier le besoin de financement et le potentiel de rentabilité de votre entreprise
Si vous n'avez pas l'habitude de rédiger des plans d'affaires, vous pouvez avoir recours à un logiciel de business plan en ligne, outil qui vous accompagnera tout au long de la rédaction.
Faire appel à un logiciel pour réaliser le business plan de votre agence événementielle présente en effet plusieurs avantages :
- Le logiciel s'occupe des calculs et de créer pour vous les états financiers prévisionnels (compte de résultat, bilan, tableau des flux de trésorerie, calcul du seuil de rentabilité, etc.)
- Vous êtes guidé dans la rédaction grâce à des instructions pour chaque partie et des modèles de business plans déjà rédigés
- Vous obtenez un document professionnel, mis en forme, et prêt à être envoyé à votre banquier
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez tester gratuitement le logiciel de The Business Plan Shop en vous inscrivant ici.
La recherche de financement pour monter une agence événementielle
Créer une entreprise d’événementiel nécessite un investissement de départ limité. Cependant, le cycle de vente peut être assez long, il vous faudra donc de la trésorerie pour subvenir à vos besoins entre le moment où vous vous lancez et le moment où vous serez payé.
En effet, il peut s'écouler plusieurs semaines entre le moment où vous allez commencer à démarcher vos clients, décrocher vos premiers contrats, organiser les événements, et celui où vous serez payé - même s'il y aura des avances ou des acomptes qui seront versés au moment de la réservation, le prix de la prestation ne sera probablement payé à 100% qu'à la fin de l'événement.
Pour réunir la somme nécessaire au lancement de votre activité, évaluez en premier lieu vos fonds propres, c'est-à-dire la somme d’argent immédiatement disponible que vous pouvez allouer à la création de votre entreprise. Ceux sont vos fonds propres qui vous permettront de tenir les premiers mois.
Vous pouvez ensuite faire appel à du love money notamment par le biais d'une plateforme de financement participatif qui permet d'organiser facilement une collecte de dons auprès de vos proches.
Il vous est notamment possible de faire appel à des investisseurs particuliers tels que des business angels de la région.
Vous pouvez également essayer de solliciter un emprunt auprès d’une banque. Faire un crédit vous aidera à financer une partie de votre matériel (ordinateurs, mobilier, aménagement du local, etc.). Effectuez toujours plusieurs demandes auprès d’établissements bancaires différents afin de faire jouer la concurrence et d’obtenir le taux le plus avantageux.
Enfin, les aides destinées aux créateurs et repreneurs d’entreprise peuvent s’avérer très utiles. Elles peuvent prendre une forme matérielle (prêt à taux zéro, crédit d’impôt, exonération totale ou partielle de charges sociales, etc.), soit une forme immatérielle (consultation juridique gratuite pour rédiger vos statuts ou vos conditions générales de vente par exemple).
Pour en savoir plus sur les moyens évoqués ci-dessus, consultez notre guide du financement de la création d’entreprise.
Quelques liens utiles pour ouvrir sa boîte d’événementiel
- Union Française des métiers de l'événement : UNIMEV
- Association des agences de communication événementielle : L’événement
Nous espérons que cet article vous a permis de mieux comprendre comment créer une boite d'événementiel. Vous avez des interrogations concernant la création ou la reprise d’une agence événementielle ? N’hésitez pas à nous contacter !
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