Quel chiffre d'affaires peut réaliser une agence événementielle ?
Il va sans dire qu'entreprendre apporte son lot de questionnements et d'étapes à suivre avant de concrétiser le projet. Vous avez commencé à vous engager dans le projet de création de boite d'événementiel et vous voulez savoir si celle-ci sera rentable.
Le seul hic, c'est que vous n'êtes pas certain de la méthode à adopter pour estimer le chiffre d'affaires de votre agence événementielle.
Dans ce guide, nous vous présentons notre méthode pour l'évaluer, ainsi que des conseils pour la mettre en pratique.
De quelles informations avez-vous besoin pour estimer le chiffre d'affaires de votre agence événementielle ?
Bien entendu, vous devrez appuyer votre évaluation du chiffre d'affaires de votre agence événementielle sur des données tangibles, et c'est pourquoi vous aurez dû au préalable réaliser une étude de marché d'agence événementielle.
Cette étude de marché réunira les informations suivantes pour vous permettre d'avancer :
- Le budget moyen dépensé par vos clients lors de l'organisation d'un événement
- Le nombre d'événements qu'ils organisent chaque année
- La répartition de ces événements par catégorie (événements professionnels, salons grand public, salons thématiques, etc.)
- Le nombre de clients potentiels situés dans votre zone de prospection
- Le nombre et l'identité des concurrents sur le marché afin de savoir à qui vous allez faire face, mais aussi récolter des informations relatives à leur entreprise qui pourront vous aider pour évaluer votre propre potentiel de chiffre d'affaires
- La durée du cycle client, c'est-à-dire le délai entre le premier point de contact et la signature du contrat
Si vous n'avez pas une grande expérience dans l'événementiel, il va sans dire qu'il sera indispensable de rencontrer des professionnels et de vous renseigner auprès d'agences de votre région pour obtenir plus d'informations.
Vous aurez alors une meilleure idée des clients potentiels, de la cible à viser, mais aussi du budget de chaque entreprise lorsqu'elles font appel au service d'une agence événementielle et la façon dont celle-ci s'organise.
Avant d'évaluer le chiffre d'affaires de votre agence événementielle, nous vous conseillons également de réfléchir aux actions à mettre en place pour votre stratégie commerciale et d'en identifier les retombées potentielles.
Évaluer le nombre d'événements que vous pouvez organiser chaque année
Dans un premier temps, vous aurez pour mission d'estimer la capacité maximale de votre agence, afin de savoir combien d'événements vous pourrez organiser au maximum chaque année avec l'effectif actuel dont vous disposez.
S'il est facile d'augmenter votre effectif pour accroitre votre capacité d'organisation sur le long terme, recruter prend du temps et votre effectif limitera le nombre d'événements que vous pouvez organiser à court terme, et donc votre chiffre d'affaires.
Votre capacité sera limitée par les éléments suivants :
- Le nombre d'appels ou d'emails de prospection réalisés et le taux de rendez-vous pris finalisés en contrat
- Le temps passé entre le premier contact avec un prospect et la signature d'un contrat
- Le temps nécessaire à la préparation de chaque événement. Il est important de prendre en compte le type d'événement que vous allez organiser, étant donné qu'un salon professionnel ou grand public ne prendra pas le même temps à organiser qu'une soirée d'entreprise.
- Le nombre de services proposés
- Le nombre d'employés pour organiser les événements et réaliser la prospection
Lorsque vous avez déterminé cette limite, vous aurez besoin de comprendre la taille du marché local, ainsi que la capacité de l'agence événementielle à ramener des clients afin d'estimer le nombre d'événements que vous pouvez espérer organiser chaque année.
Évaluer la taille du marché en nombre de clients
Votre chiffre d'affaires dépendra également des clients potentiels sur le marché. Les éléments récoltés dans votre étude de marché vous permettront de savoir s'il y a une opportunité à saisir.
De manière générale, les agences événementielles ciblent des entreprises, services publics ou organisations, et il vous sera alors utile de réunir les informations suivantes :
- Le nombre d'entreprises implantées dans la ville et leur budget en termes d'événements
- Le type d'événements organisés par ces entreprises
- Le budget consacré à l'organisation d'événements et le nombre d'événements par année
- Le nombre d'entreprises qui décident de faire appel à une agence événementielle pour les organiser
Grâce à une meilleure compréhension de votre zone de chalandise, vous vous pencherez sur la demande sur le secteur, et la façon dont vous pourrez la générer.
Évaluer votre capacité à générer de la demande
La particularité d'une agence événementielle est qu'elle ne peut se reposer, comme un commerce, sur un flux de passant amenant des clients en boutique, et qu'elle devra donc déployer différentes méthodes pour se faire connaître.
Un carnet d'adresses bien rempli suite à votre expérience dans le milieu de l'événementiel peut vous aider à décrocher vos premiers contrats, quelques clients viendront aussi naturellement vers vous. Mais pour signer des contrats tout au long de l'année, vous aurez avant tout besoin de prospecter auprès des entreprises de la région pour qu'elle fasse appel à vos services.
Acquérir de la clientèle sera votre premier objectif : site internet, réseaux sociaux, publicités, référencement naturel, etc. Par la suite, vous devrez fidéliser votre clientèle, et l'encouragerez ainsi à faire appel pour l'organisation de ses prochains événements si elle a été satisfaite de vos services.
Le calcul du chiffre d'affaires prévisionnel de votre agence événementielle
Une fois que vous avez réuni toutes ces informations, vous aurez pour objectif de modéliser le cycle de ventes. Voici la formule qui vous permettra de le faire :
- Nouveaux clients = prospects contactés x taux de rendez-vous pris x rendez-vous convertis en contrats
- Chiffre d'affaires prévisionnel = clients x nombres moyens d'événements par an x chiffres d'affaires moyens par événement
Si vous avez une gamme de différents événements et un prix moyen qui diffère selon chacun, nous vous conseillons de réaliser une estimation par catégorie d'événement.
Utiliser cette méthode pour évaluer le chiffre d'affaires de votre agence événementielle présente plusieurs avantages :
- La prévision repose sur un nombre réduit d'hypothèses qui peuvent facilement être comparées pour vérifier si elles tiennent la route. N'hésitez pas à discuter autour de vous des chiffres ou de comparer celui-ci à d'agences événementielles non concurrentes, ou même aux chiffres donnés dans la presse spécialisée.
- Vous pourrez confronter vos prévisions à votre effectif : avez-vous assez de personnel pour organiser les événements et assurer la prospection que vous envisagez ?
- Vous serez apte à déterminer un budget communication et marketing adapté afin d'acquérir un nombre de clients suffisant pour atteindre votre objectif de chiffre d'affaires.
- Vous pourrez facilement ajuster votre prévision de chiffre d'affaires lorsqu’après le démarrage de votre activité, qu'il soit à la hausse ou à la baisse, car vous aurez une meilleure idée des taux de transformation en rendez-vous et en client
Conseils à suivre et pièges à éviter pour le chiffre d'affaires prévisionnel
Votre projet d'agence événementielle, ainsi que l'évaluation de son chiffre d'affaires représenteront un travail important.
Pour vous aider, voici une liste des conseils à suivre et d'erreurs à éviter lorsque vous le mettez en place :
- Ne négligez pas la longueur du cycle client lors de calcul de votre chiffre d'affaires d'agence événementielle : prenez en compte la prospection, le rendez-vous, la signature du contrat, l'organisation de l'événement et sa réalisation. Beaucoup de temps peut s'écouler entre la prospection et la réalisation de la prestation. Assurez-vous de prospecter afin de renouveler les projets en permanence.
- Il vous faudra également du temps pour vous faire connaître sur le marché, et ainsi obtenir la confiance des clients sur le terrain. Votre première année demandera une concentration sur les opérations de communication afin de vous faire une place sur le secteur.
- Selon le type d'événements que vous comptez organiser, vous devrez peut-être faire face à une baisse d'activité selon la saisonnalité de vos clients. Les salons grand public, organisés un an en avance, se feront généralement à date précise chaque année, et vous aurez peut-être une période de creux entre deux.
Comme vous pouvez le constater, l'estimation du chiffre d'affaires d'une agence événementielle n'est pas une science exacte, mais nous espérons vous avoir donné une méthode claire pour être au plus près du but, et ainsi l'estimer avec un peu plus d'assurance.
Notre article est désormais fini, mais n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.
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