Méthode pour réaliser un business plan d'agence événementielle
Les agences événementielles sont nombreuses en France et pour cause, les événements professionnels et grands publics rassemblent un grand nombre de personnes sur le territoire.
Qu'il s'agisse d'un salon professionnel, d'une conférence internationale ou encore du Salon de l'Agriculture, les événements se succèdent tout au long de l'année.
Vous êtes vous aussi passionné d'événementiel, et vous souhaitez mettre en place votre business plan d'agence événementielle afin de monter votre projet ?
Vous savez cependant que l'expérience ne suffit pas, et vous êtes à la recherche de conseils pour réussir un business plan solide.
Grâce à notre article, vous aurez les clés en main pour réaliser votre projet de A à Z.
Pourquoi réaliser un business plan d'agence événementielle ?
La réalisation d'un business plan d'agence événementielle représente une étape incontournable. Elle permet non seulement d'estimer le potentiel de rentabilité du projet, mais aussi de prendre en considération celui-ci sous tous les angles.
Votre business plan d'agence événementielle vous aidera à comprendre les aspects qui constituent votre projet, y porter un regard critique, et en tirer les conclusions nécessaires pour savoir ce dont vous avez besoin pour sa mise en place et son financement.
Le business plan d'agence événementielle, généralement présenté sur 3 ans, vous donne une idée de ce à quoi vous attendre pour l'avenir, en plus d'un document de référence à présenter lors de votre recherche de financement.
Il se compose de deux parties distinctes :
- La partie financière qui vous aide à chiffrer le projet, estimer le besoin de financement initial, ainsi que le potentiel de rentabilité
- La partie rédactionnelle qui donne une présentation globale du projet en revenant en détail sur chaque aspect de celui-ci, et en offrant un contexte nécessaire aux chiffres
Quelles informations devez-vous récolter pour démarrer votre plan ?
Le business plan d'agence événementielle nécessitera un certain nombre d'informations concrètes afin de présenter un projet crédible, et construire un prévisionnel financier qui tient la route.
L’étude de marché
L'étude de marché d'une agence événementielle est le point de départ de votre business plan.
Elle sera l'occasion pour vous d'évaluer le potentiel commercial de votre agence événementielle, notamment en vous penchant sur différents aspects : zone d'implantation, concurrence locale, cible clientèle, etc.
Grâce aux données récoltées et présentées dans votre étude de marché, vous aurez la possibilité d'estimer votre chiffre d'affaires prévisionnel de manière réaliste.
Les besoins humains et matériels de l'agence événementielle
Comme toute entreprise, l'agence événementielle a besoin de personnel et de matériel afin de voir le jour.
Toutefois, contrairement à la plupart des entreprises, les investissements au démarrage de l'entreprise sont minimes pour une agence événementielle.
En tant qu'entreprise de service, l'agence événementielle demande en effet un minimum de ressources pour l'activité. Les besoins matériels se constituent généralement d'un local, et éventuellement un ou plusieurs véhicules pour se déplacer chez vos clients.
Au démarrage de l'entreprise, il est judicieux de faire le choix de ne pas accueillir les clients dans votre entreprise afin d'économiser au niveau du loyer.
Vous n'aurez alors qu'à prendre en charge des frais de fonctionnement minimes, et employer des personnes expérimentées qui seront en charge des projets de la prospection jusqu'à la finalisation de l'événement.
Vos coûts les plus importants au jour le jour seront donc votre personnel et le budget marketing qui ne sera pas à négliger.
En tant qu'entreprise de service, votre budget marketing occupera en effet une place cruciale dans votre business plan, car vous en aurez besoin pour acquérir et fidéliser votre clientèle.
Le prévisionnel financier du business plan d'agence événementielle
Comme nous l'avons évoqué précédemment, le prévisionnel financier constitue la partie chiffrée du business plan.
Celle-ci est généralement présentée sur les 3 ou 5 années à venir. Cette projection dans le futur donne un point de référence pour les objectifs à atteindre, autant pour l'équipe que pour les partenaires financiers et commericaux.
Ce prévisionnel se compose de 4 tableaux principaux que nous vous présentons ci-dessous.
Le compte de résultat prévisionnel
Grâce au compte de résultat prévisionnel, vous serez en mesure de comprendre quel chiffre d'affaires vous devez atteindre pour être rentable.
Gardez en tête que le cycle client d'une agence événementielle est relativement long, et qu'il vous faudra une montée en régime progressive au niveau de la signature de vos contrats.
Découvrez-en plus grâce à notre article dédié au compte de résultat.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel est un tableau qui donne un aperçu du patrimoine de l'entreprise en fin d'année.
Il vous permet notamment d'observer le niveau d'endettemment, le BFR et le poids des immobilisations à un instant T.
N'hésitez pas à consulter notre article dédié au bilan prévisionnel.
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnel
Ce tableau rend compte de la trésorerie générée par l'entreprise au fil du temps et de vous assurer qu'elle est suffisante pour honorer ses remboursements d'emprunt et assurer son développement.
Nous vous donnons une explication plus détaillée dans notre article sur les tableaux de flux de trésorerie.
Le plan de financement initial
Votre agence événementielle demande peut-être un financement initial moindre, mais elle aura tout de même besoin d'un minimum de capital.
Ce tableau présente en détail le financement initial de l'entreprise, et notamment la répartition du risque entre les associés et les autres partenaires financiers. Il permet également de comprendre comment sera utilisé le financement initial.
Si vous souhaitez en savoir plus, nous vous invitons à consulter le plan de financement initial.
La rédaction du business plan d'agence événementielle
Grâce à la partie rédactionnelle, vous pourrez donner une vision plus détaillée du projet, notamment pour convaincre vos potentiels partenaires financiers ou commerciaux de vous suivre dans l'aventure.
Cette rédaction est une étape incontournable, puisqu'elle revient sur tous les aspects de l'agence événementielle, de l'équipe en passant par l'étude de marché et la stratégie marketing. Rien n'est laissé au hasard.
Vous aurez alors toutes les chances de votre côté pour convaincre.
Les parties principales qui la compose sont les suivantes :
Le résumé ou executive summary
Grâce à cette partie, vous introduisez au lecteur votre entreprise avec les informations essentielles.
Vous expliquez le concept, en plus d'une brève présentation de l'équipe et des caractéristiques de l'entreprise.
Société
Dans cette partie, vous regroupez les informations relatives à la société : siège social, dirigeants, associés, pourcentage des parties, statut juridique et détails administratifs.
Produits et services
Vous présentez ici les services proposés par votre agence événementielle en détail, autrement dit ce que chaque type de service contient et comment vous comptez délivrer cette prestation.
Etude de marché de l'agence événementielle
Les résultats obtenus dans votre étude de marché seront présentés dans cette partie afin de crédibiliser le potentiel de votre entreprise, notamment en juxtaposant marché global et local.
Stratégie
Vous aurez ici l'occasion d'expliquer les prix de vos services, les actions commerciales engagées pour faire connaître votre agence événementielle, ainsi que les risques liés à celle-ci.
Opérations
Vous expliquerez ici comment vous comptez organiser votre agence événementielle dans son fonctionnement au jour le jour, avec les fonctions de chacun, les fournisseurs et les ressources nécessaires.
Le plan financier
Cette partie vient illustrer votre prévisionnel financier de manière écrite, en contextualisant et en fournissant des explications sur les chiffres présentés dans les tableaux financiers.
3 conseils pour établir le business plan d'une agence événementielle
Prenez bien soin d'avoir assez de trésorerie dés le démarrage de l'entreprise, notamment car le cycle client est long.
Pensez à vérifier que vous avez la capacité de mener à bien tous les projets prévus dans votre plan en estimant notamment combien de temps prend l'organisation et la mise en place d'un projet du début à sa fin, et quels sont les besoins en personnel associés.
Ne négligez pas la saisonnalité selon votre postionnement. Les agences spécialisées dans les événements professionnels auront une période creuse durant l'été, tandis que les spécialistes des salons grands publics seront généralement solicités toute l'année, mais peut-être moins souvent.
Quelle solution choisir pour la mise en place de mon business plan d'agence événementielle ?
Voici trois solutions pour rédiger votre business plan.
Utiliser les logiciels Word ou Excel
Si ces logiciels ne coûtent pas très cher, ils ne sont pourtant pas les plus faciles à utiliser pour faire un business plan. Sans connaissances comptables avancées, vous peinerez probablement à avancer de manière efficace sur la réalisation de votre prévisionnel financier et risquez de faire des erreurs de calculs.
Faire appel à un expert-comptable ou consultant
L'expert-comptable et le consultant possèdent une expérience non négligeable dans la mise en place de prévisionnels financiers et de business plan.
Si faire appel à leurs services vous garantie d'obtenir des chiffres juste d'un point de vue comptable. Cette solution n'est en revanche pas la solution la plus économique - à tître indicatif comptez environ 750€ HT pour un prévisionnel financier complet et un minimum de 1 500€ HT pour un business plan avec la partie rédigée.
Si vous optez pour cette solution, nous vous recommandons de privilégier en expert de votre secteur de façon à ce qu'il puisse apporter un regard critique et une expertise concrète sur vos chiffres.
Faire appel à un logiciel de business plan en ligne
Vous avez aussi la possibilité d'utiliser un logiciel de business plan en ligne afin de réaliser le business plan de votre agence événementielle.
Cette solution en ligne vous offre plusieurs avantages :
- Vous mettez facilement en place votre prévisionnel financier en laissant le logiciel s'occuper des calculs
- Vous êtes guidé pas à pas et rédigez votre business plan en vous appuyant sur des instructions complètes et des exemples pour chaque partie du plan
- Vous pouvez consulter des modèles de business plan déjà rédigés pour vous en inspirer
- Vous obtenez un document mis en page, téléchargeable en PDF ou en Word, prêt à être présenté à votre banquier
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel en vous inscrivant ici.
Nous en avons fini pour aujourd'hui, mais nous espérons que cet article vous a aidé à y voir plus clair dans la mise en place de votre projet.
Nous vous invitons à nous contacter si vous avez d'autre question.
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