Comment faire un prévisionnel financier pour une agence d'événementiel ?
Si vous tenez à maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs, vous devez établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre agence d'événementiel.
Élaborer les prévisions financières d'une agence d'événementiel peut sembler complexe, mais il suffit d'utiliser le bon outil, et The Business Plan Shop est là pour vous guider.
Dans ce guide pratique, nous aborderons tout ce qu'il faut savoir pour établir des prévisions financières pour votre agence d'événementiel.
Nous commencerons par examiner pourquoi elles sont essentielles, quelles sont les données nécessaires, à quoi ressemble un prévisionnel une fois terminé et quelles sont les solutions disponibles pour créer le vôtre.
Entrons dans le vif du sujet !
Pourquoi établir et maintenir des prévisions financières pour une agence d'événementiel ?
Les prévisions financières de votre agence d'événementiel servent de feuille de route pour guider sa croissance et assurer sa viabilité financière sur le long terme.
Pour créer un plan financier, vous devrez examiner votre entreprise en détail, des ventes jusqu'aux charges d'exploitation, en passant par les investissements et les sources de financement, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité sur les années à venir et les flux de trésorerie correspondants.
Dans des conditions de marché difficiles, avoir des prévisions financières à jour permet de détecter rapidement une potentielle insuffisance de trésorerie, ce qui permet de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d’être confronté à un manque de liquidités.
Le prévisionnel financier de votre agence d'événementiel s'avérera également précieux dans le cadre d'une recherche de financement. Les banques et les investisseurs demanderont sans aucun doute à examiner minutieusement vos chiffres ; la précision et la présentation sont donc essentielles.
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Quelles informations servent de base à l'élaboration des prévisions financières d'une agence d'événementiel ?
Les prévisions financières d'une agence d'événementiel doivent reposer sur des fondations solides : vos hypothèses.
Les données nécessaires pour établir ces hypothèses varient en fonction de si votre agence d'événementiel est déjà en activité ou non.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une agence d'événementiel déjà en activité, vos principales sources d’informations seront les données comptables historiques et les indicateurs clés de performance opérationnelle, ainsi que les perspectives de votre équipe pour les trois à cinq prochaines années.
Si vous réalisez des prévisions financières pour une création d'agence d'événementiel, vous devrez vous appuyer sur une étude de marché pour élaborer votre stratégie de mise sur le marché et établir votre prévisionnel des ventes.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste détaillée des ressources nécessaires au fonctionnement de votre agence d'événementiel, ainsi que d'une liste des équipements nécessaires au lancement de l'entreprise (voir ci-dessous).
Maintenant que vous savez ce qui est nécessaire, examinons les éléments qui vont composer le prévisionnel financier de votre agence d'événementiel.
Le prévisionnel des ventes d'une agence d'événementiel
Le prévisionnel des ventes est normalement le point de départ de l'élaboration du prévisionnel financier de votre agence d'événementiel.
Pour réaliser un prévisionnel des ventes cohérent, il faut estimer deux facteurs clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour ce faire, vous devrez vous appuyer sur des données historiques (pour une entreprise existante), des données d'études de marché (pour une création ou une entreprise déjà en activité) et prendre en considération les éléments ci-dessous :
- La saisonnalité : en fonction des mois de l'année, vos ventes peuvent varier en raison de la popularité des événements à certaines périodes de l'année.
- La concurrence locale : si vous êtes situé dans une zone où il y a beaucoup d'autres agences d'événementiel, cela peut influencer le prix moyen que les clients sont prêts à payer.
- Les tendances de l'industrie : si certaines tendances ou modes émergent dans le monde de l'événementiel, cela peut impacter le type d'événements que vous organisez et donc le prix moyen de vos prestations.
- Les partenariats : si vous établissez des partenariats avec d'autres entreprises ou prestataires de services, cela peut avoir un impact sur le nombre de transactions mensuelles en augmentant votre portée et votre offre de services.
- La réputation : si vous avez une réputation solide dans votre domaine et que vous avez une clientèle fidèle, cela peut influencer positivement le prix moyen de vos prestations et le nombre de transactions réalisées chaque mois.
Après l'estimation du chiffre d'affaires prévisionnel, vient le budget des frais généraux que nous allons maintenant examiner plus en détail.
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Les charges d’exploitation d'une agence d'événementiel
L'étape suivante consiste à estimer les frais nécessaires au fonctionnement de votre agence d'événementiel au quotidien.
Ceux-ci varieront en fonction des ventes escomptées, de l'emplacement et de la taille de votre entreprise.
Mais les frais généraux de votre agence d'événementiel devraient comprendre au minimum les éléments suivants :
- Frais de personnel : Les salaires et les charges sociales de vos employés, ainsi que les frais de recrutement et de formation.
- Honoraires d'expertise-comptable : Les frais liés à la tenue de votre comptabilité et à la réalisation de vos déclarations fiscales.
- Frais d'assurance : Les primes d'assurance responsabilité civile professionnelle, ainsi que les assurances pour vos locaux et votre matériel.
- Licences de logiciel : Les frais d'abonnement pour les logiciels de gestion de projet, de comptabilité, de marketing, etc.
- Frais bancaires : Les frais de tenue de compte, les commissions sur les opérations bancaires, les frais de virement, etc.
- Frais de communication : Les coûts liés à la création et à l'impression de supports de communication (flyers, affiches, cartes de visite, etc.) ainsi que les frais pour la création et la maintenance de votre site internet.
- Frais de déplacement : Les frais de transport et d'hébergement pour vos déplacements professionnels (réunions avec les clients, repérages sur le lieu de l'événement, etc.)
- Frais de location de matériel : Les coûts pour la location de matériel nécessaire à la réalisation de vos événements (équipement audiovisuel, mobilier, etc.)
- Frais de restauration : Les dépenses pour la nourriture et les boissons lors de vos événements (repas, cocktail, etc.) ainsi que les frais de traiteur.
- Frais de décoration : Les coûts pour la location ou l'achat de matériel de décoration (fleurs, éclairage, etc.) pour vos événements.
- Frais de communication : Les dépenses pour les campagnes publicitaires (publicités dans les médias, sur les réseaux sociaux, etc.) ainsi que les frais pour la création de supports de communication.
- Frais de location de salle : Les coûts pour la location de salles pour vos événements (salles de réception, salles de conférence, etc.)
- Frais de prestataires : Les dépenses pour les prestataires extérieurs (photographe, vidéaste, DJ, etc.) que vous engagez pour vos événements.
- Frais de stockage : Les coûts pour le stockage et l'entreposage de votre matériel (décoration, équipement, etc.) entre deux événements.
- Frais de gestion administrative : Les coûts liés à la gestion administrative de votre agence (frais de bureau, abonnements, etc.)
Bien entendu, cette liste n'est pas exhaustive et vous devrez l'adapter en fonction de votre modèle économique et de votre taille.
Quels sont les investissements nécessaires pour lancer ou développer une agence d'événementiel ?
Le prévisionnel financier de votre agence d'événementiel devra également inclure les investissements nécessaires à la création ou au développement de votre entreprise.
Dans le cas d'une agence d'événementiel, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Espace de bureau - En tant qu'agence d'événementiel, vous aurez besoin d'un espace de bureau pour travailler sur vos projets et rencontrer vos clients. Cela peut inclure un bureau pour chaque membre de l'équipe, une salle de réunion et un espace de stockage pour vos fournitures et matériaux.
- Matériel informatique - Pour gérer efficacement vos projets et communiquer avec vos clients, vous aurez besoin d'un ordinateur, d'une imprimante, d'un scanner et d'autres équipements informatiques. Assurez-vous de choisir du matériel fiable et adapté à vos besoins.
- Matériel audiovisuel - Les événements impliquent souvent des présentations visuelles et sonores, il est donc important d'avoir du matériel audiovisuel de qualité pour assurer le succès de vos événements. Cela peut inclure des projecteurs, des haut-parleurs, des microphones et d'autres équipements similaires.
- Matériel pour la décoration - En tant qu'agence d'événementiel, vous serez responsable de créer un environnement visuellement attrayant pour vos clients. Cela peut inclure des articles tels que des tables, des chaises, des nappes, des centres de table et des éléments décoratifs pour créer une ambiance unique pour chaque événement.
- Véhicule de transport - Si vous prévoyez d'organiser des événements en dehors de votre ville ou de votre région, il peut être utile d'avoir un véhicule de transport pour transporter votre équipement et votre équipe sur le lieu de l'événement. Cela peut être un camion de location ou un véhicule de l'entreprise.
À nouveau, cette liste devra être ajustée en fonction de la taille et des ambitions de votre agence d'événementiel.
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Le plan de financement de votre agence d'événementiel
L'étape suivante de la construction du prévisionnel de votre agence d'événementiel consiste à modéliser le plan de financement de votre entreprise.
Vous devrez réfléchir à quelle part du financement proviendra de fonds propres et quelle part proviendra de financements bancaires.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin d'inclure les charges d'intérêts dans le compte de résultat prévisionnel, le capital restant dû au bilan et les remboursements du capital dans la prévision de trésorerie.
Quels tableaux sont inclus dans le plan financier d'une agence d'événementiel ?
Une fois établi, le prévisionnel financier de votre agence d'événementiel sera présenté à l'aide des tableaux ci-dessous.
Le compte de résultat prévisionnel de votre agence d'événementiel
Le compte de résultat prévisionnel permet de visualiser le potentiel de rentabilité de votre agence d'événementiel sur les années à venir.
Pour que votre agence d'événementiel soit financièrement viable, votre compte de résultat prévisionnel doit idéalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation (plus elle est élevée, mieux c'est)
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (plus elles sont élevées, mieux c'est)
- Un bénéfice net à la fin de chaque exercice (plus il est important, mieux c'est)
Ceci s'applique aux agences d'événementiel déjà en activité. Il y a une certaine indulgence pour les créations, dont les chiffres seront légèrement différents de ceux des entreprises établies.
Le bilan prévisionnel d'une agence d'événementiel
Le bilan prévisionnel de votre agence d'événementiel vous permet d'évaluer votre structure financière et votre besoin de fonds de roulement.
Il présente trois composantes : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : ce sont les ressources que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : elles représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Elles comprennent des éléments tels que les dettes fournisseurs (l'argent dû aux fournisseurs), les impôts à payer et les prêts.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
La prévision des flux de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre agence d'événementiel permet de visualiser la trésorerie que l'entreprise prévoit de générer ou consommer au cours des trois à cinq prochaines années.
Il existe plusieurs façons de présenter un prévisionnel de trésorerie, mais l'expérience nous a appris qu'il est préférable de l'organiser par nature afin d'afficher clairement ces éléments :
- Flux de trésorerie opérationnel : quelle est la trésorerie générée par l’activité commerciale de votre agence d'événementiel ?
- Flux d'investissement : quels sont les investissements réalisés par l'entreprise pour développer ou entretenir ses équipements ?
- Flux de financement : l'entreprise lève-t-elle des fonds supplémentaires ou rémunère-t-elle ses apporteurs de fonds (dividendes, remboursement de dette) ?
Votre prévisionnel de trésorerie est l'élément le plus important de votre prévision financière et c'est là que vous devez concentrer votre attention pour vous assurer que votre agence d'événementiel dispose d'un financement adéquat.
Remarque : si vous établissez un prévisionnel financier en vue d'obtenir un financement, vous devrez inclure à la fois une prévision de trésorerie annuelle et une prévision de trésorerie mensuelle dans le plan financier de votre agence d'événementiel.
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Quel outil faut-il utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre agence d'événementiel ?
En utilisant le bon outil ou la bonne solution, l'élaboration des prévisions financières sera beaucoup plus facile qu'il n'y paraît. Examinons maintenant vos principales options.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour élaborer les prévisions de votre agence d'événementiel
Utiliser un outil de prévisionnel financier en ligne, tel que celui que nous proposons chez The Business Plan Shop, est la solution la plus moderne et la plus simple.
Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel spécialisé :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance sympathique est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour une agence d'événementiel.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre agence d'événementiel ?
Créer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une agence d'événementiel sur Excel (ou tout autre tableur) est un exercice très technique qui requiert à la fois une bonne maîtrise des règles comptables et de solides compétences en matière de modélisation financière.
La plupart des entrepreneurs n'ont pas l'expertise nécessaire pour créer des prévisions financières précises à l'aide d'un tableur comme Excel ou Google Sheets. Cette réalité est bien connue des financiers qui font, en conséquence, rarement confiance aux chiffres établis par les entrepreneurs sur tableur.
La deuxième raison est l'inefficacité. L'élaboration de prévisions sur des feuilles de calcul était la seule option possible dans les années 1990 et au début des années 2000. Aujourd'hui, grâce aux progrès technologiques, les logiciels permettent de réaliser ces prévisions beaucoup plus rapidement et avec beaucoup plus de précision.
C'est pourquoi les professionnels du chiffre utilisent tous des logiciels. Avec l'essor de l'IA, les logiciels deviennent également plus intelligents pour nous aider à détecter les erreurs dans nos prévisions et à analyser les chiffres afin de prendre des décisions plus éclairées.
Enfin, avec les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses, sujettes aux erreurs et qui prennent beaucoup de temps. À l’inverse, un logiciel de prévisionnel financier tel que The Business Plan Shop est spécialement conçu à cette fin.
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Se servir de nos modèles de prévisionnels financiers pour trouver l'inspiration
The Business Plan Shop propose des dizaines d'exemples de prévisionnels financiers.
Nos modèles contiennent à la fois un prévisionnel financier et un plan d'affaires rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Nos modèles sont une excellente source d'inspiration, que ce soit pour voir à quoi ressemble un business plan complet ou pour trouver des exemples concrets de modélisation financière pour vos propres prévisions.
À retenir
- Un prévisionnel financier permet de visualiser la croissance, rentabilité et génération de trésorerie attendues pour votre entreprise sur les années à venir.
- Il est nécessaire de comparer le réel comptable au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse afin de mettre à jour votre prévisionnel et ainsi maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre agence d'événementiel.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisionnels.
Vous voilà arrivé à la fin de notre guide. Nous espérons qu’il vous a aidé à mieux comprendre comment réaliser un prévisionnel financier pour une agence d'événementiel. N'hésitez pas à contacter notre équipe si vous avez des questions ou si vous souhaitez partager votre expérience en matière de prévisions financières !
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