Modèle de business plan d'agence événementielle

Résumé

Activité

Cléave Event sera une agence événementielle située à Caen au 15, avenue de la Reine Mathilde.

Notre agence sera spécialisée dans l'organisation d'événements pour les entreprises de plus de 200 salariés : inauguration, lancement d'un nouveau produit ou service, anniversaire de l'entreprise, séminaire, team building, soirée, atelier, etc.

Nos services seront réalisés sur mesure pour répondre à la demande et aux besoins de nos clients. Nous comptons apporter un service clé en main aux entreprises de la région et leur apporter le savoir-faire nécessaire dans l'organisation d'événements.

Notre agence événementielle sera une SAS au capital social de 10 000€ dirigée par Claire S., Léa D. et Violette C.

Notre siège social sera situé en plein centre-ville de Caen, dans un quartier tranquille et facilement accessible en transport, à proximité de nombreux commerces, mais aussi du Conseil Général du Calvados et de l'Abbaye aux Dames.

Les trois dirigeantes se connaissent depuis plus de 20 ans et sont amies d'enfances. Elles disposent chacune de parcours qui leur permettent d'être aptes à diriger une entreprise d'événementiel. Léa et Claire bénéficient d'une expérience de plus de dix ans dans l'organisation de salons et d'évènements publics et professionnels au sein d'agences, tandis que Violette possède une expérience notable dans le secteur du marketing web et du développement produit.

Marché

Les chiffres en France

Selon le rapport 2019 de UNIMEV (Union Française des Métiers de l'Evénement), le secteur de l'événementiel a observé une croissance annuelle moyenne de 4,7% entre 2006 et 2016, et cette dynamique s’accompagne d’une augmentation du nombre d’entreprises exerçant dans le secteur. 

Le chiffre d’affaires du secteur au sein de l’Union Européenne était de 24,9 Mds d’euros en 2016. La France se place en deuxième position avec 17% de parts de marché et 4,3Mds d’euros. 52% des recettes du secteur sont issues de l’organisation des foires et salons. 23% du chiffre d'affaires est réalisé avec des clients étrangers et 86% avec des entreprises.

Les chiffres de l'INSEE de 2016 nous informent qu'il existe environ 7 800 unités légales dans le secteur de l'événementiel, avec 1% du secteur qui génère 52% du chiffre d'affaires, donc un secteur modérément concentré. 

Le secteur emploie 14 700 équivalents temps plein sur l'ensemble du territoire, avec 25% de cadres et 20% de professions intermédiaires. 

Le taux de marge moyenne au niveau du secteur se situe quant à lui à 30% avec une rentabilité économique moyenne de 23%. 

On distingue 6 types d'événements au sein du secteur : 

• Salons professionnels
• Salons grand public et mixtes
• Foires-expositions
• Congrès
• Événements d’entreprise et d’institution
• Événements sportifs

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Les événements d'entreprise et d'institution

Selon le rapport 2018 du cabinet Ernst and Young, les événements dits d'entreprise et d'institution représentent 32 milliards d'euros de retombées économiques et un total de 335 000 emplois. 

En 2018, ce sont 380 000 événements d'entreprise et d'institution qui ont lieu en France, ces chiffres sont issus des données de l'INSEE, et notamment par rapport aux réponses de 162 organisateurs d'événements d'entreprises et d'institutions.

Les séminaires arrivent en tête des événements d'entreprise (54%), suivi des soirées d'entreprise (20%), des événements de communication externe (13%), des conventions et assemblées générales (10%) et des autres types d'événements.

L'enquête nous indique également que les soirées d'entreprise considérées sont par ailleurs généralement organisées en externe, avec au moins 50 personnes. On peut donc supposer que ces données n'incluent par les soirées de TPE. 

Le rapport nous indique également que la moyenne de participation est de 400 participants pour chaque événement avec 46% des événements issus d'une demande spontanée du client vers le lieu, et 36% sont des reconductions par rapport à l'année précédente. 

Environ un quart des événements accueillent généralement de 51 à 150 personnes (22,80%) et 251 à 500 personnes (21,50%), les événements de moyenne ampleur sont donc commun au niveau des événements d'institution et d'entreprise.

Les tendances du secteur

L'événementiel est un secteur compétitif, où l'innovation est au cœur des projets, étant donné qu'il faut se démarquer de la concurrence pour être choisi par les entreprises lors d'appel d'offres. 

Comme le souligne le magasine Comeeti, faire appel à des espaces éphémères dédiés à une entreprise ou encore repenser les formats existants est une grande tendance du moment.

Mettre en scène des événements dans des espaces uniques permet notamment de renforcer le partage de publications sur les réseaux sociaux. Beaucoup d'événements créent généralement un espace dédié au partage sur les réseaux sociaux (lumière fluorescente, décoration qui sort de l'ordinaire, etc.) 

Vivre une expérience inédite (immersion, jeux de rôles, etc.) est également à la mode dans le secteur de l'événementiel. Le but est de rendre le moment mémorable pour les participants. L'utilisation des outils digitaux devient donc indispensable dans les événements, mais aussi la personnalisation de l'événement pour chaque personne.

Les entreprises cherchent également à renforcer l'esprit d'équipe par le biais d'événements, notamment en créant des activités qui donnent envie de rester, mais aussi de remettre des goodie bags avec des produits dérivés au sigle de l'entreprise ou encore de créer un esprit de participation avec des jeux d'équipe. 

Marché local

Le marché local du département du Calvados comptait 65 544 établissements actifs en décembre 2015 selon les chiffes de l'INSEE. 

La présence d'une dizaine d'entreprises d'événementiel sur la ville de Caen renforce également l'idée de l'attractivité du marché.

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La ville de Caen est notamment un centre actif au niveau des événements et des conférences professionnelles, notamment avec la présence d'un centre des congrès de 4 000m², d'un hall des expositions, d'un zénith et la présence de différentes salles de grande capacité pouvant accueillir différents événements au sein de la ville. 

Chaque année, la Foire de Caen est organisée autour d'une thématique et attire plus de 10 000 visiteurs. Le centre des congrès accueille quant à lui régulièrement différents salons comme celui du vin ou encore le salon de l'habitat. 

Sur la région, la base nautique de Pont l'Evêque accueille également de nombreux séminaires, tandis que le centre des congrès de Deauville accueille le festival international du film américain et d'autres salons au cours de l'année. 

Afin de mesurer l'opportunité sur le marché, nous avons également réalisé un sondage sur 30 entreprises de la région normande avec les résultats suivants : 

• Types d'entreprises interrogées : 7 entreprises de plus de 500 employés, 23 entreprises intermédiaires avec un effectif de plus de 200 employés 
• Qui prend la décision de passer par une agence ?  50% du pouvoir décisif passe par l'équipe des ressources humaines, 15% par le service pour lequel l’événement est organisé et 35% directement auprès du dirigeant. 
• A quelle fréquence les entreprises font-elles appel à des agences événementielles ? 25% déclarent y faire appel au moins 3 fois par an, 25% déclarent y faire appel au moins 1 fois par an, et 50% déclarent y faire appel occasionnellement. 
• Quels sont les critères de choix ? Le prix en premier critère à 65%, viennent ensuite la réputation, les services proposés et la proximité de l'agence avec le lieu envisagé pour l'événement. 
• Quel est le budget moyen par participant ? Pour une soirée d'entreprise simple (buffet et location de salle), le budget moyen sera de 20€ par personne tandis que pour une soirée de plus de 150 personnes, on comptera environ 35€ par personne. Pour un team building, le budget est situé entre 80€ et 120€ par personne. 

Marché cible

Nous avons décidé de cibler les grandes entreprises et entreprises intermédiaires (plus de 200 salariés) sur la région normande.

Selon les données de l'INSEE en 2016, le département comptait 1 681 entreprises dans notre cible, avec un effectif total de 328 110 employés. 

Les entreprises de plus de 200 salariés font appel aux services des agences événementiels pour différents types d'événements : anniversaires d'entreprise, ouverture de nouveaux bureaux, signatures de nouveaux contrats, séminaires, etc. 

Utiliser une agence événementielle présente plusieurs avantages pour ces entreprises : prise en main de la logistique complète de l'événement par l'agence événementielle dont la rechercher du site de l'événement, l'acheminement et l'accueil des participants, gestion de la décoration, des animation, de la restauration, etc. 

Outre le professionnalisme des agences, il est important de considérer que leur carnet d'adresses leur permet d'obtenir des réductions sur certains services, ce qui n'est pas nécessairement le cas lorsque l'événement est organisé en interne. 

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Concurrence

Nous nous attendons à un niveau de concurrence élevé avec les 11 autres agences d'événementiel de Caen, en particulier celles qui se concentrent sur les événements d’entreprise.

Trois de ces agences  sont cependant positionnées sur une segmentation différente à la nôtre.

Les agences événementielles qui s'occupent des événements d'entreprises à Caen proposent des services similaires aux nôtres, tout en se plaçant sur des secteurs de niche. 

L'une des entreprises se spécialise dans le tourisme d'affaires, en organisant des séjours à l'étrangers et des déplacements d'affaires, ce qui ne représente pas notre spécialité et ne correspond pas au budget du type d'entreprises que nous visons. L'autre entreprise vise principalement les TPE et les PME du Calvados. 

Une autre agence cible également les grandes et entreprises intermédiaires, toutefois nous pensons que l'opportunité sur le marché normand est assez importante pour pouvoir supporter l'arrivé d'un deuxième acteur spécialisé sur ce segment.

Chiffres clés

Nous pensons réaliser un chiffre d'affaires d'un montant de 128 700 € et un EBE de 1 127 € (soit 0,88 % de marge), nous pensons cependant réaliser une perte nette de -1 373 € principalement à cause du cycle client parfois assez long dans notre métier.

Nous pensons être rentable dés la deuxième année d'exploitation avec un chiffre d'affaires 157 950 € (+22,73 % de croissance) et un EBE de 26 115 € (soit 16,53 % de marge).

En année 3, nous pensons réaliser un chiffre d'affaires d'un montant de 186 750 € (+18,23 % de croissance) et un EBE de 35 157 € (autrement dit 18,83 % de marge).

La génération de trésorerie devrait être positive sur la durée du plan. Et l'entreprise devrait être suffisamment capitalisée pour nous permettre d'honorer nos remboursements d'emprunt tout en conservant des liquidités suffisantes pour faire face à d'éventuels imprévus.

Besoin

Le besoin de financement initial de notre entreprise s'élève à un total de 40 000€.

Les associés ont prévu de contribuer à hauteur de 30 000€, autrement dit 75% du montant total, et nous souhaiterions obtenir un prêt bancaire de 10 000€ afin de compléter le financement. 

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