Comment faire un prévisionnel financier pour un hôtel ?
Établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre hôtel est indispensable pour maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
Si vous vous sentez dépassé à l'idée d'établir les prévisions financières d'un hôtel, ne vous inquiétez pas, ce guide est là pour vous aider.
Nous aborderons notamment les principaux objectifs d'une prévision financière, les données à rassembler avant de se lancer, les tableaux qui la composent et les outils qui vous aideront à créer et à tenir à jour vos prévisions de manière efficace.
C'est parti !
Pourquoi établir et maintenir des prévisions financières pour un hôtel ?
Les prévisions financières de votre hôtel servent de feuille de route pour guider sa croissance et assurer sa viabilité financière sur le long terme.
Pour créer un plan financier, vous devrez examiner votre entreprise en détail, des ventes jusqu'aux charges d'exploitation, en passant par les investissements et les sources de financement, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité sur les années à venir et les flux de trésorerie correspondants.
Dans des conditions de marché difficiles, avoir des prévisions financières à jour permet de détecter rapidement une potentielle insuffisance de trésorerie, ce qui permet de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d’être confronté à un manque de liquidités.
Le prévisionnel financier de votre hôtel s'avérera également précieux dans le cadre d'une recherche de financement. Les banques et les investisseurs demanderont sans aucun doute à examiner minutieusement vos chiffres ; la précision et la présentation sont donc essentielles.
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Quelles informations sont utilisées pour élaborer le prévisionnel financier d'un hôtel ?
La qualité des prévisions financières d'un hôtel dépend de la fiabilité des données utilisées pour les élaborer.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'un hôtel déjà en activité, vous aurez surtout besoin de votre historique comptable, de vos données opérationnelles historiques, ainsi que de la vision de votre équipe sur ce qui vous attend pour les années à venir.
Pour réaliser des prévisions financières dans le cadre de la création d'un hôtel, vous devrez avoir fait des recherches et avoir une idée précise de votre environnement concurrentiel et de votre stratégie de mise sur le marché, afin de pouvoir établir un prévisionnel des ventes précis.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste précise des ressources nécessaires au fonctionnement quotidien de votre hôtel, ainsi que d'une liste des équipements et des dépenses nécessaires pour lancer l'activité (nous y reviendrons).
Examinons maintenant de plus près les éléments qui composent le prévisionnel financier de votre hôtel.
Le prévisionnel des ventes d'un hôtel
Le prévisionnel des ventes est normalement le point de départ de l'élaboration du prévisionnel financier de votre hôtel.
Pour réaliser un prévisionnel des ventes cohérent, il faut estimer deux facteurs clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour ce faire, vous devrez vous appuyer sur des données historiques (pour une entreprise existante), des données d'études de marché (pour une création ou une entreprise déjà en activité) et prendre en considération les éléments ci-dessous :
- La saison touristique : Les prix moyens et le nombre de transactions mensuelles peuvent varier en fonction de la saison touristique. En haute saison, les tarifs peuvent être plus élevés et le nombre de transactions peut augmenter en raison de la forte demande. En basse saison, les tarifs peuvent être plus bas et le nombre de transactions peut diminuer en raison d'une demande moins importante.
- La localisation de l'hôtel : Un hôtel situé dans un quartier prisé ou proche des attractions touristiques peut avoir des prix moyens plus élevés et un nombre de transactions mensuelles plus important que celui situé dans un quartier moins attractif.
- Les événements locaux : Des événements tels que des festivals, des salons ou des conférences peuvent influencer le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles de l'hôtel. Si l'événement attire beaucoup de visiteurs, les prix peuvent être plus élevés et le nombre de transactions peut augmenter.
- La qualité des équipements et services : Un hôtel offrant des équipements et services de haute qualité peut attirer une clientèle prête à payer un prix plus élevé, ce qui peut augmenter le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles.
- La concurrence : La présence d'autres hôtels dans la même région peut influencer le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles. Si la concurrence est forte, les hôtels peuvent être amenés à baisser leurs prix pour attirer les clients, ce qui peut avoir un impact sur le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles de l'hôtel en question.
Après l'estimation du chiffre d'affaires prévisionnel, vient le budget des frais généraux que nous allons maintenant examiner plus en détail.
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Les charges d’exploitation d'un hôtel
L'étape suivante consiste à estimer les frais nécessaires au fonctionnement de votre hôtel au quotidien.
Ceux-ci varieront en fonction des ventes escomptées, de l'emplacement et de la taille de votre entreprise.
Mais les frais généraux de votre hôtel devraient comprendre au minimum les éléments suivants :
- Frais de personnel : incluant les salaires, les charges sociales et les avantages sociaux pour le personnel de l'hôtel, y compris le personnel de ménage, les réceptionnistes, le personnel de cuisine et de service, etc.
- Honoraires d'expertise-comptable : pour les services de comptabilité et de tenue de livres pour assurer une gestion financière précise et fiable de l'hôtel.
- Frais d'assurance : pour couvrir les risques liés à l'exploitation de l'hôtel, y compris les assurances responsabilité civile, incendie, vol, etc.
- Licences de logiciel : pour l'utilisation de logiciels de réservation, de gestion de la relation client et autres outils informatiques pour améliorer l'efficacité et la qualité des services de l'hôtel.
- Frais bancaires : pour les services bancaires tels que la tenue de compte, les transferts d'argent, les paiements par carte de crédit, etc.
- Frais de publicité et de marketing : pour promouvoir l'hôtel et attirer de nouveaux clients à travers des campagnes publicitaires, des partenariats avec des agences de voyage, des salons professionnels, etc.
- Frais de location : pour la location de locaux pour l'hôtel, y compris les chambres, les espaces de réunion et les espaces communs.
- Fournitures de bureau et de nettoyage : pour les fournitures de bureau telles que le papier, les stylos, les fournitures informatiques, ainsi que les produits de nettoyage et d'entretien pour l'hôtel.
- Frais d'électricité, d'eau et de chauffage : pour couvrir les coûts des services publics pour l'hôtel.
- Frais de télécommunications : pour les services de téléphone, d'internet et de télévision pour l'hôtel et ses clients.
- Frais de formation : pour la formation du personnel de l'hôtel afin d'améliorer leurs compétences et leurs connaissances en matière de service à la clientèle et de gestion.
- Frais de maintenance et de réparations : pour l'entretien et la réparation des équipements et des installations de l'hôtel.
- Frais de fournisseurs : pour l'achat de produits alimentaires et de boissons pour le restaurant de l'hôtel, ainsi que pour d'autres fournitures nécessaires à l'exploitation.
- Frais de services professionnels : pour les services de consultants, d'avocats, d'architectes ou autres professionnels nécessaires à l'exploitation de l'hôtel.
- Frais de voyage et de déplacement : pour les déplacements professionnels tels que les voyages pour rencontrer des partenaires commerciaux ou pour participer à des salons professionnels.
Bien entendu, cette liste n'est pas exhaustive et vous devrez l'adapter en fonction de votre modèle économique et de votre taille.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer un hôtel ?
Créer et développer un hôtel implique également des investissements que vous devez prendre en compte dans vos prévisions financières.
Parmi le BFR initial et les investissements d'un hôtel, on peut citer des éléments tels que :
- Mobilier et équipement : Le mobilier et l'équipement de votre hôtel sont essentiels pour offrir un confort optimal à vos clients. Cela inclut les lits, les meubles, les télévisions, les équipements de cuisine et de salle de bains, ainsi que tout autre équipement nécessaire pour les chambres et les espaces communs.
- Systèmes de sécurité : La sécurité de vos clients et de votre établissement est primordiale. Cela comprend l'installation de systèmes de sécurité tels que des caméras de surveillance, des alarmes incendie et des systèmes d'accès sécurisés pour les chambres et les espaces communs.
- Matériel informatique et logiciels : Dans notre ère numérique, il est indispensable d'avoir un système informatique efficace pour gérer les réservations, la facturation et les autres opérations de votre hôtel. Cela inclut l'achat d'ordinateurs, d'imprimantes, de logiciels de gestion hôtelière et de tout autre équipement informatique nécessaire.
- Décoration et aménagement paysager : L'aspect visuel de votre hôtel est un élément important pour attirer et fidéliser les clients. Vous devrez donc investir dans une décoration attrayante pour les chambres et les espaces communs, ainsi que dans l'aménagement paysager pour créer un environnement accueillant et agréable pour vos clients.
- Équipements de restauration : Si votre hôtel propose des services de restauration, vous devrez également investir dans l'achat d'équipements de cuisine et de restauration tels que des cuisinières, des réfrigérateurs, des ustensiles de cuisine, etc.
Là encore, cette liste n'est pas exhaustive et devra être adaptée en fonction de votre hôtel.
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Le plan de financement de votre hôtel
L'étape suivante de la construction du prévisionnel de votre hôtel consiste à modéliser le plan de financement de votre entreprise.
Vous devrez réfléchir à quelle part du financement proviendra de fonds propres et quelle part proviendra de financements bancaires.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin d'inclure les charges d'intérêts dans le compte de résultat prévisionnel, le capital restant dû au bilan et les remboursements du capital dans la prévision de trésorerie.
Quels tableaux font partie du plan financier d'un hôtel ?
Examinons maintenant les principaux tableaux qui composent le prévisionnel financier de votre hôtel.
Le compte de résultat prévisionnel de votre hôtel
Le compte de résultat prévisionnel vous permettra de visualiser le potentiel de croissance et de rentabilité de votre hôtel au cours des trois à cinq prochaines années.
Un compte de résultat financièrement viable pour un hôtel doit normalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (idéalement)
- Un bénéfice net
Cela dépend évidemment du stade de développement de votre entreprise : par exemple, une nouvelle entreprise peut être déficitaire jusqu'à ce qu'elle atteigne son seuil de rentabilité au cours de la deuxième ou de la troisième année.
Le bilan prévisionnel d'un hôtel
Le bilan prévisionnel de votre hôtel vous permet d'évaluer votre structure financière et votre besoin de fonds de roulement.
Il présente trois composantes : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : ce sont les ressources que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : elles représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Elles comprennent des éléments tels que les dettes fournisseurs (l'argent dû aux fournisseurs), les impôts à payer et les prêts.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre hôtel permet de visualiser la trésorerie que votre entreprise prévoit de consommer ou générer dans les années à venir.
Une bonne pratique consiste à organiser le prévisionnel de trésorerie par nature afin de mieux expliquer comment la trésorerie est utilisée ou générée par l'hôtel :
- Flux de trésorerie opérationnel : indique la trésorerie générée par l’activité commerciale de l'entreprise
- Flux d'investissement : indique le montant des investissements nécessaires au maintien ou à l’expansion de l'entreprise
- Flux de financement : indique si l'entreprise lève de nouveaux fonds ou rembourse ses partenaires financiers (remboursement de la dette, dividendes)
Il est essentiel de surveiller (et de mettre à jour régulièrement) le prévisionnel de trésorerie de votre hôtel pour vous assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie pour fonctionner normalement et pour détecter les besoins de financement le plus tôt possible.
Si vous essayez de lever des fonds, il vous sera, en principe, demandé de fournir des prévisions de trésorerie mensuelles dans le plan financier de votre hôtel, afin que les banques ou les investisseurs puissent évaluer les variations saisonnières et s'assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie.
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Quel outil devriez-vous utiliser pour établir le prévisionnel financier de votre hôtel ?
Il n'est pas difficile d'établir un prévisionnel financier pour un hôtel, à condition d'utiliser l'outil adéquat. Voyons quelles sont les options disponibles ci-dessous.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour élaborer les prévisions de votre hôtel
Utiliser un outil de prévisionnel financier en ligne, tel que celui que nous proposons chez The Business Plan Shop, est la solution la plus moderne et la plus simple.
Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel spécialisé :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance sympathique est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un expert-comptable ou à un consultant
Une autre solution consiste à confier l'élaboration des prévisions financières de votre hôtel à un tiers.
Comme vous pouvez vous en douter, cette solution sera plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel, car le prix devra couvrir le temps du comptable, le coût de son logiciel et sa marge bénéficiaire.
Le prix peut varier considérablement en fonction de la complexité de votre entreprise. Par expérience, pour une petite entreprise, des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) sont proposées à partir d'environ 750€ H.T.
Il convient de garder à l'esprit que cette estimation concerne des prévisions établies de façon ponctuelle. La mise à jour et le suivi de vos prévisions par rapport aux données réelles entraîneront des frais supplémentaires.
Si vous décidez d’externaliser la réalisation de vos prévisions :
- Assurez-vous que le professionnel dispose d'une expérience concrète dans votre secteur d'activité et qu'il soit en mesure de challenger vos hypothèses de manière constructive.
- Évitez les consultants qui utilisent des moyennes sectorielles pour établir les prévisionnels financiers de leurs clients (ces prévisions sont sans intérêt pour une petite entreprise).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre hôtel ?
Créer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour un hôtel sur Excel (ou tout autre tableur) est un exercice très technique qui requiert à la fois une bonne maîtrise des règles comptables et de solides compétences en matière de modélisation financière.
La plupart des entrepreneurs n'ont pas l'expertise nécessaire pour créer des prévisions financières précises à l'aide d'un tableur comme Excel ou Google Sheets. Cette réalité est bien connue des financiers qui font, en conséquence, rarement confiance aux chiffres établis par les entrepreneurs sur tableur.
La deuxième raison est l'inefficacité. L'élaboration de prévisions sur des feuilles de calcul était la seule option possible dans les années 1990 et au début des années 2000. Aujourd'hui, grâce aux progrès technologiques, les logiciels permettent de réaliser ces prévisions beaucoup plus rapidement et avec beaucoup plus de précision.
C'est pourquoi les professionnels du chiffre utilisent tous des logiciels. Avec l'essor de l'IA, les logiciels deviennent également plus intelligents pour nous aider à détecter les erreurs dans nos prévisions et à analyser les chiffres afin de prendre des décisions plus éclairées.
Enfin, avec les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses, sujettes aux erreurs et qui prennent beaucoup de temps. À l’inverse, un logiciel de prévisionnel financier tel que The Business Plan Shop est spécialement conçu à cette fin.
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S’inspirer de nos modèles de prévisions financières
The Business Plan Shop propose des dizaines de modèles de prévisionnels financiers.
Nos exemples comprennent un business plan complet avec un prévisionnel financier et une partie rédigée détaillant l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de démarrage ou que vous ayez déjà votre propre hôtel, nos modèles de prévisionnels financiers sont un bon moyen de vous aider à :
- Comprendre à quoi doit ressembler un plan d'affaires complet
- Comprendre comment modéliser les éléments financiers de votre hôtel
À retenir
- Un prévisionnel financier met en avant la croissance, la rentabilité et la génération de trésorerie attendues pour votre hôtel.
- Il est nécessaire de suivre le réel comptable pour le comparer au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse, afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisions et budgets.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les démarches nécessaires à l'élaboration du prévisionnel financier d'un hôtel. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
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