Prévisionnel financier : comment estimer les frais généraux ?

Cet article fait partie de notre série sur la réalisation du prévisionnel financier. Dans cette partie nous verrons en détails comment réaliser le budget prévisionnel des frais généraux de votre entreprise.

Frais généraux : définition

Les frais généraux regroupent les charges administratives, commerciales et salariales de votre entreprise.

Nous n'aborderons pas ici ni les charges salariales, ni les impôts et taxes qui font l'objet d'articles dédiés accessibles ici :

• prévoir mes frais de personnel
• les impôts et taxes à anticiper dans le business plan

Voici un exemple de budget de frais généraux réalisé avec notre logiciel de business plan :

Coût variable et coût fixe

Avant de rentrer dans le détail des prévisions de frais généraux il important que vous compreniez la différence entre un coût fixe et un coût variable.

Un coût fixe est une dépense dont le montant ne varie pas avec l'activité de l'entreprise. Par exemple le loyer d'une boutique pour lequel vous paierez chaque mois la même somme quelque soit votre chiffre d'affaires (à moins d'avoir prévu une clause d'indexation du loyer bien sûr).

A l'inverse un coût variable est une dépense dont le montant est directement proportionnel au niveau d'activité. Par exemple les commissions sur les paiements par carte bancaire : plus vous encaissez de règlements et plus vous payez de commissions.

Cette distinction entre coût variable et coût fixe est importante car elle va influer sur la façon dont vous aller estimer vos charges. En effet, les coût variables seront généralement estimés en utilisant un pourcentage du chiffre d'affaires, tandis que les coûts fixes seront budgétisés directement en euros.

Les frais généraux les plus courants

La typologie exacte des frais généraux de votre entreprise dépend très fortement de votre secteur d'activité, il n'est donc pas possible ici de vous donner une liste exhaustive.

Nous allons donc nous concentrer plutôt sur les types de frais généraux les plus fréquents :

• eau, gaz, et électricité
• loyers
• marketing et communication
• frais de déplacement
• assurances
• fournitures et petit équipement
• poste et télécom
• honoraires comptables
• honoraires juridiques
• sous-traitance et intérim
• frais bancaires

Frais généraux : eau, gaz, et électricité

Suivant votre secteur d'activité les dépenses d'eau, de gaz, et d'électricité peuvent représenter un budget plus ou moins important.

Si vous avez des bureaux ou un local commercial ces frais concerneront principalement l'éclairage et le chauffage de ceux-ci.

Pour vous faire une idée du coût à budgétiser dans ce cas, le plus simple est généralement de parler à d'autres entrepreneurs ayant des surfaces similaires à la votre.

Pensez également à prendre en compte dans votre prévisionnel : la saisonnalité (plus de chauffage et d'éclairage en hiver), et les facteurs spécifiques à votre entreprise comme :

• laisserez vous votre vitrine allumée toute la nuit?
• avez vous une enseigne lumineuse à l'extérieur?
• avez vous un nombre important d'ordinateurs qui resteront allumés en continu?
• avez-vous une chambre froide qui tourne en permanence?

Si vous avez également des ateliers de fabrications, il peut être utile de réaliser une estimation précise des consommations des gros outillages en fonction de leur utilisation prévue.

Frais généraux : loyers

Le terme loyer regroupe ici à la fois les loyers de locations de bien immobilier et les loyers des locations financières (location longue durée et crédit bail).

Les frais rattachés aux locations de bien immobiliers (local commercial, bureaux, etc.), sont composés de plusieurs éléments qui ne sont pas tous des frais généraux. Le loyer en lui même fait partie des frais généraux tout comme les charges locatives. La caution ou le pas de porte en revanche sont des immobilisations financières et non des charges.

Petit rappel ici au cas où vous ne seriez pas familier avec les concepts de charge et d'immobilisation en comptabilité : une charge est une dépense qui procure un bénéfice économique temporaire à l'entreprise, à l'inverse d'une immobilisation qui elle procure un bénéfice économique durable.

Par exemple la location d'une voiture sur 2 jours est une charge car passé les 2 jours l'entreprise ne pourra plus bénéficier de la voiture, tandis que l'achat d'une voiture est une immobilisation car l'entreprise aura le bénéfice de la voiture pendant plusieurs années.

Les charges sont passées dans le compte de résultat diminuant le bénéfice de l'exercice, tandis que les immobilisations sont inscrites au bilan puis amorties sur leur durée de vie économique.

Si vous n'avez encore signé votre bail commercial, le meilleur moyen d'estimer le coût du loyer et des charges locatives est de faire une recherche auprès d'agences immobilières sur des surfaces comparables à celle dont vous aurez besoin.

Si vous recherchez des bureaux une bonne solution peut être également de regarder les prix proposés par les centres d'affaires et les espaces de coworking.

Frais généraux : marketing et communication

Ici il convient de traiter différemment les frais de communication liés au lancement de l'entreprise, des efforts récurrents de marketing et de promotion.

Les dépenses de communication pour le lancement de votre entreprise sont essentiellement des coûts fixes liés à la conception des éléments identitaires de votre marque, ils incluent :

• les frais de design pour faire réaliser votre logo et vos cartes de visite
• les frais de conception des éléments promotionnels : affiches, flyers, plaquettes, kakemono, cadeaux publicitaires, etc.
• les dépenses liées à réalisation de votre site internet et éventuellement de vos pages de présentation sur les réseaux sociaux

Les dépenses récurrentes quant à elles regroupent l'ensemble des frais liés à la promotion de votre activité, elles incluent :

• les dépenses de publicité
• les commissions des apporteurs d'affaires
• le coût des achats de leads ou de fichiers de prospection
• les frais liés au référencement de votre site internet
• les locations de stands sur des salons professionnels
• les commissions de votre agence en relations publiques
• etc.

Une partie de ces charges seront fixes (par exemple : la location d'un stand sur un salon, ou le montant à payer chaque mois à votre agence de référencement), tandis que d'autre seront variables (par exemple les commissions payées aux apporteurs d'affaires ou certains frais de publicités).

Prévoir les charges fixes est assez simple : il vous suffit d'approcher des prestataires et de leur demander de vous faire un devis.

En revanche l'exercice est plus compliqué lorsque les charges sont variables. Une bonne approche pour budgétiser efficacement dans ce cas consiste à raisonner sur la base d'un coût par vente.

Par exemple si vous faites de la publicité sur internet : commencer par essayez de déterminer combien vous rapportera en moyenne chaque transaction et déduisez-en le montant que vous êtes prêt à payer pour générer une vente (en fonction de vos objectifs de marge par exemple).

Rapportez ensuite ce coût par vente à l'unité de base que vous achetez (clics, impressions, leads) pour en déduire le taux de conversion à atteindre pour que la campagne soit réussie. Et au chiffre d'affaires généré par chaque vente pour obtenir le coût publicitaire en pourcentage du chiffre d'affaires.

Enfin, si possible, testez en amont votre campagne avec un petit montant afin de vérifier la cohérence de votre prévision.

Prenons un exemple chiffré :

Prix de vente HT	100 €
Objectif de marge	40 € (40%)
Coût par vente max	60 € (60%)
Coût par clic	2,40 €
Taux de conversion cible	4%

Frais généraux : frais de déplacement

Les frais de déplacement regroupent les dépenses suivantes :

• location de véhicule (hors location longue durée), essence, et frais de péage
• achats de titres de transports
• frais d'hébergement
• frais de restauration

Ce poste peut vite prendre une importance considérable si votre activité nécessite de nombreux déplacements chez le client. Pour estimer au mieux vos dépenses, vous devrez ici réfléchir à la répartition géographique de vos clients, aux modes de transports utilisés, et à la fréquence des déplacements.

Frais généraux : assurances

Vos besoins en assurance et leur coût dépendront des risques associés à votre activité.

Certaines assurances sont néanmoins obligatoires :

• Assurance décennale pour les professions du bâtiment
• Complémentaire santé pour les employeurs
• Assurance auto pour les véhicules de l'entreprise

Et d'autres fortement recommandées quelque soit l'activité : assurance en responsabilité civile professionnelle.

Les montant des mensualités peuvent varier fortement en fonction de votre activité ou de l'assureur. Pour estimer ce poste vous n'aurez donc pas d'autre choix que de demander des devis à différents assureurs.

Frais généraux : fournitures et petit équipement

Les petits équipements regroupent les investissements en matériel d'une valeur inférieure à 500 € HT. L'administration fiscale vous autorise à passer ces achats en charges externes plutôt que de les immobiliser au bilan, ce qui vous permet de les déduire immédiatement de votre résultat imposable plutôt que de les amortir sur leur durée d'utilisation.

Là encore l'importance et le contenu exact des dépenses de ce poste dépendra de votre activité, néanmoins les frais que l'on retrouve le plus régulièrement sont :

• Achat de papier, et fournitures de bureau diverses
• Frais liés aux imprimantes (l'imprimante elle même mais également l'achat des cartouches d'encre)
• Achat de petit outillage
• Achat d'uniformes et vêtements de travail
• Achat de téléphones portables
• Etc.

Un bon moyen de faire la liste des besoins pour votre entreprise et d'obtenir une estimation des prix consiste à vous rendre sur un site e-commerce spécialisé comme Viking.

Frais généraux : poste et télécom

Ici il vous faudra anticiper les charges suivantes :

• Frais d'expédition
• Abonnement internet
• Forfait de téléphone fixe et mobile

Certains de ces postes peuvent vite devenir importants. C'est le cas notamment des frais d'expédition pour site de e-commerce ou des frais téléphoniques pour une société avec une activité de prospection par téléphone importante.

Pour réduire vos coûts sur ce poste, pensez à envisager les alternatives aux acteurs traditionnels, par exemple en prenant un numéro Skype au lieu d'une ligne fixe chez un opérateur, ou en passant par boxtal.com plutôt qu'en direct avec un transporteur.

Frais généraux : honoraires comptables

Si vous créez une société ou êtes auto entrepreneur au dessus des seuils de chiffre d'affaires annuel déclenchant l'obligation de tenue de comptabilité (82 200 € de chiffre d'affaires pour les commerçants, et 32 900 € pour les artisans et les professions libérales), il est fortement recommandé de faire appel à un expert comptable.

Les tarifs des expert comptables varient énormément en fonction du niveau de prestation souhaité (ferez vous la saisie des opérations vous même?, faut-il gérer également la paye ou la TVA?), du volume d'activité (combien de factures par mois?), du niveau de conseil (fiscal, social, accompagnement à la création d'entreprise), et de votre situation géographique (en région parisienne comptez 10 à 20% de plus qu'en province).

Pour vous donnez un ordre de grandeur, pour une TPE, comptez entre 125 et 500 € par mois HT en fonction du niveau de prestation souhaité.

Frais généraux : honoraires juridiques

Si vous créez votre entreprise, ils est fortement recommandé de faire appel à un avocat pour préparer ou relire les éléments suivants :

• Conditions générales de ventes
• Charte de confidentialité et mentions légales de votre site internet
• Mentions légales de vos factures
• Contrats d'embauche
• Statuts de la société
• Pacte d'actionnaires (si plusieurs associés)

Les honoraires sont librement fixés par les avocats, et la charge de travail pour l'avocat varie très fortement d'un projet à l'autre. Il vous sera donc impossible d'évaluer précisément ce poste sans demander de devis.

Frais généraux : sous-traitance et intérim

Si vous avez choisi d'externaliser une partie de votre activité ou de faire appel à des intérimaires, les coûts associés seront à classer en charges externes (et non en charges de personnel comme on pourrait le penser).

Là encore il vous faudra demander des devis pour pouvoir estimer précisément ce poste.

Frais généraux : entretien et réparation

C'est un poste de dépense souvent sous-estimé dans les business plans, or les montants engagés peuvent parfois atteindre des sommes conséquentes.

Afin de budgétiser efficacement ce poste il vous faudra notamment prendre en compte les éléments suivants :

• maintenance des machines et équipements
• frais d'entretien des locaux
• révision des véhicules

Si le montant des frais de maintenance de vos équipements vous semble difficile à anticiper, demandez au fournisseur de vous aider.

Frais généraux : frais bancaires

Les créateurs d'entreprises ont tendance, là aussi, à sous-estimer les frais bancaires dans leur business plan. Or c'est une erreur car la facturation bancaire pour les professionnels n'a rien à voir avec celle des particuliers.

En plus des frais de tenu du compte bancaire viennent s'ajouter : la commission de mouvement, des frais sur les encaissements par carte bancaire (location du terminal et commissions) et des commissions sur les règlements par effets de commerce.

Pour réaliser votre prévisionnel de frais généraux, vous trouverez facilement les tarifs applicables aux professionnels sur les sites des banques en tapant "tarifs bancaire professionnels" sur votre moteur de recherche préféré.

Concernant les règlements par carte bancaire pensez également à regarder les solutions alternatives aux banques comme par exemple le terminal de paiement Sellsy pour vos règlements en magasin, et Paypal, Braintree, ou Stripe pour vos encaissements sur internet.

Nous espérons que cet article vous aidera à réaliser votre budget de frais généraux, n'hésitez pas à nous faire part de vos remarques et questions dans les commentaires.

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