Comment ouvrir un bureau virtuel ?

Vous songez à ouvrir un bureau virtuel, mais ne savez pas par où commencer ? Vous êtes au bon endroit !

Dans ce guide ultime, nous passons en revue toutes les étapes à franchir pour déterminer si la création d'un bureau virtuel est le type d’entreprise qui vous convient, et ce qu'il faudra faire pour étudier l’opportunité et transformer votre idée en une entreprise rentable.

Notre guide s'adresse aux futurs entrepreneurs qui envisagent de créer un bureau virtuel, quel que soit le degré d'avancement de leur projet. Il y en a pour tout le monde : que vous soyez au début de votre réflexion ou que vous ayez commencé à faire des recherches.

Nous avons structuré ce guide comme une feuille de route : nous allons détailler les 15 étapes clés par lesquelles vous devrez passer pour évaluer la faisabilité de la création de votre propre entreprise et nous vous indiquerons les décisions clés que vous devrez prendre en cours de route.

Nous avons essayé d’organiser les étapes dans l’ordre chronologique où vous devrez les franchir, cependant la création d’un bureau virtuel est itérative par nature et certaines étapes devront être franchies plusieurs fois (la mise à jour du prévisionnel financier au fur et à mesure que votre réflexion avance, par exemple), d’autres devront être faites de façon simultanée.

Entrons sans plus attendre dans le vif du sujet !

Comprendre le modèle économique d'un bureau virtuel

La toute première étape lorsqu’on envisage d’ouvrir un bureau virtuel consiste à évaluer le modèle économique (c'est-à-dire la façon dont l'entreprise gagne de l'argent), et les contraintes liées à l'activité (compétences requises, amplitude des horaires de travail, capital à investir, etc.) en vue de vérifier si l'activité est compatible avec vos envies et vos attentes.

Il se peut en effet que créer un bureau virtuel soit une excellente idée, mais juste pas celle qui vous convient.

Vous pouvez envisager les options suivantes pour vous familiariser avec l'activité :

• Rencontrer et échanger avec des propriétaires d'autres bureaux virtuels
• Travailler quelques mois pour un bureau virtuel
• Suivre une formation

Voyons chaque option plus en détail.

Rencontrer et échanger avec des propriétaires d'autres bureaux virtuels

Un propriétaire de bureau virtuel peut vous prodiguer des conseils pratiques basés sur son vécu professionnel. 

Les propriétaires ou gérants avec qui vous échangez seront à même de vous expliquer quelles erreurs ils ont faites au démarrage de leur entreprise, vous permettant ainsi d'éviter de commettre les mêmes faux pas.

Ils pourront également partager leurs succès, ce qui vous aidera à identifier les bonnes pratiques à mettre en œuvre lorsque vous lancerez votre propre bureau virtuel.

Enfin, ils pourront vous parler de leur ressenti et de l'impact qu'a eu la création d'entreprise sur leur vie personnelle et familiale, ce qui vous aidera à vérifier que vous êtes en phase avec cette activité.

Travailler quelques mois pour un bureau virtuel

Disposer d’une expérience professionnelle dans le secteur dans lequel vous souhaitez entreprendre est la meilleure manière de déterminer si ce type d'activité vous correspond. 

Vous pourrez effectivement rapidement vérifier si les horaires de travail sont compatibles avec votre vie personnelle ou de famille, et si le métier vous plait tout simplement.

Cette expérience professionnelle vous aidera aussi à vous faire des contacts dans le milieu et à vous familiariser avec le fonctionnement de l'entreprise ainsi que la clientèle et ses attentes, ce qui s'avérera précieux lorsque vous créerez votre bureau virtuel.

Suivre une formation

Suivre une formation est une autre manière de vous familiariser avec le modèle économique de votre future activité avant de décider de vous lancer dans l'aventure.

Avant d’aller plus loin dans le montage du projet

Avant d’aller plus loin dans votre projet d’ouvrir un bureau virtuel, assurez-vous d’avoir une vision précise sur : 

• Les compétences nécessaires pour diriger l'entreprise (afin de les comparer aux vôtres)
• Le déroulement d'une semaine type au sein de l’entreprise (afin d'évaluer la compatibilité du rythme avec votre vie familiale)
• Le potentiel de rentabilité et de chiffre d’affaires d’un bureau virtuel (afin de vous assurer que c'est une activité à la hauteur de vos ambitions)
• Les possibilités de sortie (afin d'anticiper la retraite ou la transmission de votre patrimoine professionnel)

Cette étude du modèle économique et des contraintes de l'activité devrait vous aider à vérifier l'adéquation entre votre idée de création d'un bureau virtuel et votre profil d'entrepreneur. 

S'il y a compatibilité, il sera alors temps de vous pencher sur l'équipe fondatrice de votre entreprise. 

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Faut-il ouvrir un bureau virtuel seul ou à plusieurs ?

L’étape suivante pour ouvrir un bureau virtuel consiste à rassembler l'équipe fondatrice de l'entreprise, ou de décider de vous lancer seul(e) ce qui est toujours une option.

Le taux d'échec des créations d'entreprise est élevé : près de la moitié ne passe pas le cap des cinq années d'exercice, et créer un bureau virtuel ne fait pas exception à la règle.

Se lancer à plusieurs permet de répartir le risque, cela permet également de ne pas avoir à prendre seul les décisions difficiles lorsqu'elles s'imposent, et de mobiliser des profils aux compétences variées autour du projet.  

Cependant, le risque de mésentente augmente avec le nombre d'associés, et la prise de décision peut devenir compliquée au-delà d'un certain nombre. C'est donc un enjeu auquel il faut bien réfléchir avant de trancher.

Pour faciliter votre réflexion, nous vous recommandons de vous poser les questions ci-dessous :

• Faut-il plus d’associés sur ce projet ?
• Êtes-vous alignés sur la vision de l'entreprise à long terme ?
• Quel est votre plan B ?

Voyons ces questions plus en détail.

Faut-il plus d’associés sur ce projet ?

Pour répondre à cette question, vous devrez prendre en compte les points ci-dessous : 

• Nous manque-t-il des compétences clés pour lesquelles nous préfèrerions un associé plutôt qu'un employé ?
• Avons-nous suffisamment d'apport personnel ? L'entreprise bénéficierait-elle d'un capital plus élevé au départ ?
• Le nombre d'associés envisagé permettra-t-il de prendre facilement des décisions (un nombre impair d’associés, ou un associé majoritaire, est généralement recommandé pour éviter les blocages) ?

De façon simplifiée, vos associés contribuent des compétences ou du capital ou les deux. Et il est en conséquence bénéfique d'augmenter le nombre d'associés lorsqu'une de ces deux ressources manque.

Êtes-vous alignés sur la vision de l'entreprise à long terme ?

Une des sources principales de conflit entre associés vient d'un manque d'alignement sur la vision à long terme.

Pour éviter tout risque de mésentente, il est recommandé de s'accorder sur les ambitions dès le départ et de prévoir un mécanisme de sortie pour l’un des associés en cas de désaccord.

Quel est votre plan B ?

On vous souhaite de réussir votre création de bureau virtuel, mais c'est une affaire risquée et il est donc préférable d'avoir une solution de secours au cas où.

Ce notamment si vous décidez d'entreprendre avec votre conjoint ou des amis : votre association peut mettre votre relation personnelle sous pression en cas d’échec ou de décision difficile à prendre. 

Là-aussi, il est préférable de bien réfléchir à la problématique en amont de la création. 

Comment faire une étude de marché pour créer un bureau virtuel ?

L’étape suivante pour ouvrir son bureau virtuel consiste à faire une étude de marché pour évaluer l'opportunité commerciale.

À quoi sert une étude de marché d’un bureau virtuel ?

L’étude de marché de votre projet d'ouverture d'un bureau virtuel a pour objectif de vous permettre d'évaluer le potentiel commercial du projet en vue de vérifier s'il existe ou non une opportunité à saisir.

Un des points clés de l'étude consistera à vous assurer que le marché n'est pas saturé par des offres concurrentes.

Votre étude de marché de bureau virtuel vous aidera également à définir un concept et un positionnement commercial susceptibles d'intéresser la clientèle que vous visez.

Enfin, votre étude vous permettra de récolter les données nécessaires pour évaluer le chiffre d'affaires potentiel de votre future entreprise.

Voyons maintenant en quoi consiste la réalisation de votre étude de marché.

L'étude sectorielle

L’étude de marché d’un bureau virtuel commence généralement par une analyse du secteur. 

L’étude sectorielle a pour objectif de vous donner une vision à haut niveau sur l'organisation de la filière, les principaux acteurs et les principales tendances. 

L'étude de la demande

Après l'analyse sectorielle vient l'étude de la demande. La demande pour un bureau virtuel fait référence aux clients susceptibles de consommer les produits et services offerts par votre entreprise ou ses concurrents.

L'étude de la demande vous permettra de vous intéresser aux besoins exprimés par vos futurs clients et à leurs comportements d'achats observés. 

Pour être pertinente, l'analyse de la demande doit être ciblée sur la ou les zones géographiques desservies par votre entreprise.

Idéalement, votre étude de la demande devra faire ressortir les points suivants :

• Qui achète le type de produits et services que vous vendez ?
• Combien y a-t-il de clients potentiels sur la ou les zones géographiques ciblées par votre entreprise ?
• Quels sont leurs besoins et attentes ?
• Quelles sont leurs habitudes d’achat ?
• Combien dépensent-ils en moyenne ?
• Quels sont les principaux segments de clientèle et leurs particularités ?
• Comment communiquer et promouvoir l'offre de l'entreprise pour toucher chaque segment ?

Votre objectif lors de l’étude de la demande sera d’identifier les segments de clientèle qui pourraient être visés par votre bureau virtuel et quelle offre proposer pour répondre à leurs attentes.

L'étude de l'offre

Une fois que vous avez une vision claire de qui sont les clients potentiels, il s'agit ensuite de vous intéresser à vos concurrents.

Votre étude de l’offre devra se pencher sur les éléments suivants : 

• Qui seront les principaux concurrents (directs et indirects) de votre bureau virtuel ?
• Combien il y en a-t-il ?
• Où sont-ils implantés par rapport au lieu d'implantation souhaité pour votre entreprise ?
• Quel sera le rapport de force entre vous : vos concurrents sont-ils des indépendants ou des franchises ?
• Quels types de services et produits proposent-ils ? À quel prix ?
• Ciblent-ils la même clientèle que vous ?
• Comment font-ils leur promotion ?
• Quels concepts semblent le plus séduire les clients ?
• Quels concurrents paraissent le mieux s'en sortir ? 

L’objectif lors de votre étude de la concurrence sera d'identifier qui risque de vous faire de l'ombre et de trouver un moyen de vous différencier (voir ci-dessous).

Réglementation

L’étude de marché sera aussi l'opportunité d'étudier la réglementation applicable et les conditions nécessaires pour exercer votre future activité.

Vous vous pencherez notamment sur les éléments suivants : 

• Quelles sont les principales réglementations applicables à votre future entreprise ?
• Avez-vous besoin de licences ou de permis spécifiques ?
• Faut-il un diplôme spécifique pour ouvrir un bureau virtuel ?

À ce stade, votre étude de la réglementation doit s'effectuer à haut niveau afin de vous familiariser avec les règles et démarches éventuelles, et surtout de vous assurer que vous remplissez bien les conditions nécessaires pour exercer l'activité avant d'aller plus loin dans le montage du projet.

Vous reviendrez sur la réglementation par la suite avec votre avocat lorsque le projet aura suffisamment avancé.

Faire le point sur les leçons de votre analyse du marché

Votre étude de marché devrait vous permettre de vous prononcer de manière définitive sur les chances de succès de votre idée de création d'entreprise sur le plan commercial.

Dans l'idéal, la conclusion est qu'il existe une opportunité à saisir sur le marché auprès d'un ou plusieurs segments de clientèle mal desservis par la concurrence à l'heure actuelle.

À l'inverse, il est possible que la conclusion soit que le marché est déjà pris. Dans ce cas, pas de panique, la première bonne nouvelle est que vous n'allez pas passer plusieurs années à travailler dur sur un projet qui n'a aucune chance d'aboutir. Et la deuxième est que ce ne sont pas les idées qui manquent : chez The Business Plan Shop, nous avons identifié plus de 1 300 idées de création d'entreprise, donc vous trouverez bien chaussure à votre pied.

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Choisir le bon positionnement commercial pour votre bureau virtuel

La prochaine étape pour lancer un bureau virtuel est de choisir le positionnement commercial de l'entreprise.

Le positionnement commercial fait référence à la place qu'occupe votre offre de produits et services dans l'esprit des clients et la manière dont elle se distingue des produits des concurrents. Être perçu comme étant la solution haut de gamme, par exemple.

Pour ce faire, vous devrez prendre en compte les considérations suivantes : 

• Comment éviter une confrontation directe avec vos concurrents ?
• Avez-vous intérêt à créer ou à reprendre un bureau virtuel ?
• Comment s'assurer que votre concept répond au besoin des clients ?

Voyons chacun de ces points plus en détail. 

Comment éviter une confrontation directe avec vos concurrents ?

Vos concurrents ont un avantage certain sur vous : ils sont déjà en place et disposent d'une équipe bien rodée au métier, d'une clientèle fidèle, d'une réputation et d'un bouche-à-oreille.

Ouvrir un bureau virtuel en proposant exactement la même chose que ce que font vos concurrents est risqué et potentiellement voué à l'échec : pourquoi les clients prendraient-ils le risque de choisir un nouveau venu plutôt qu'une entreprise qui a déjà fait ces preuves.

C'est pourquoi, il est recommandé de chercher à éviter une confrontation directe en adoptant lorsque possible un positionnement commercial différencié : c'est-à-dire en proposant quelque chose de différent ou complémentaire à ce qui se fait sur le marché.

Pour trouver un positionnement commercial qui a toutes les chances de réussir, il faudra vous poser les questions suivantes : 

• Pouvez-vous cibler un segment de clientèle différent de ceux visés par vos concurrents ?
• Pouvez-vous proposer des produits ou services différents de ceux offerts par vos concurrents ?
• Pourquoi les clients choisiront-ils votre bureau virtuel plutôt que la concurrence ? 
• Comment vos concurrents réagiront-ils à votre entrée sur leur marché ?
• Comment construirez-vous un avantage pour que votre entreprise reste compétitive sur le long terme ? 
• Le marché est-il suffisamment large et atomisé (c'est-à-dire pas dominé par quelques grandes enseignes) pour vous permettre d'y créer une entreprise indépendante ou vaut-il mieux envisager une autre avenue ?

Avez-vous intérêt à créer ou à reprendre un bureau virtuel ?

Un moyen de bénéficier d'un concept qui a fait ses preuves et de réduire le risque de votre projet est de reprendre un bureau virtuel. 

Acheter un bureau virtuel vous permet de récupérer une équipe, une clientèle, et surtout de préserver l'équilibre sur le marché en évitant de faire entrer un nouvel acteur. Pour ces raisons, reprendre une entreprise est bien moins risqué que de créer une entreprise de toute pièce.

Cependant, comme vous pouvez vous en douter, les moyens à engager pour reprendre sont plus élevés que pour ouvrir un bureau virtuel parce qu'il faudra financer le rachat de l'entreprise. 

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de la reprise et les modalités de financement possibles, vous pouvez regarder notre guide pour reprendre une entreprise.

Comment s'assurer que votre concept répond au besoin des clients ?

Une fois que vous avez décidé de votre concept et du positionnement commercial de votre future entreprise, il vous faudra vérifier qu'il répond bien aux besoins, attentes et envies de vos futurs clients.

Pour cela, il vous faudra aller le présenter à une partie de votre clientèle cible pour recueillir leurs impressions.

Choisir où installer votre bureau virtuel

L’étape suivante pour ouvrir un bureau virtuel : le choix du lieu d'implantation de votre activité.

Installer votre entreprise au bon endroit aura un impact direct sur vos chances de réussite, alors autant bien réfléchir à la problématique avant de vous lancer.

Pour vous aider à décider de la zone d'implantation, nous vous conseillons de vous pencher sur les éléments suivants : 

Ces critères devront être affinés en fonction des spécificités propres à votre projet de création de bureau virtuel.

Une des questions qui se posera également est celle de la pérennité de votre emplacement, notamment si vous optez pour la location de vos locaux plutôt que d’acheter. Il faudra alors vous poser la question des conditions de renouvellement du bail (durée, hausse de loyers, etc.). 

Les conditions contractuelles des baux varient fortement d'un pays à l'autre, par conséquent, assurez-vous de vérifier les conditions applicables à votre situation et faîtes revoir votre bail par votre avocat avant de signer. 

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Choisir la forme juridique de votre bureau virtuel

L’étape suivante pour ouvrir un bureau virtuel consiste à choisir la forme juridique de votre entreprise. 

La forme juridique d'une entreprise fait référence à la structure légale sous laquelle elle opère. Cela détermine la manière dont l'entreprise est constituée et ses obligations juridiques.

Votre choix dépendra en partie des contraintes de votre projet (nombre de fondateurs, montant du capital nécessaire à l'activité) et aura des incidences à plusieurs niveaux : complexité administrative, régime d'imposition, régime social du ou des dirigeants, protection du patrimoine privé du ou des entrepreneurs, mode de prise de décision, etc.

Pourquoi la forme juridique de votre entreprise est-elle importante ?

Choisir la forme juridique de votre société est avant tout un choix fiscal, patrimonial et stratégique.

C'est un choix fiscal, car en fonction de celui-ci, vous aurez la possibilité ou non de déduire certaines charges et serez imposé au niveau social et fiscal de différentes manières.

C'est également un choix patrimonial, car certaines formes juridiques vous permettront de limiter votre responsabilité aux apports en société, tandis que d'autres exposeront votre patrimoine personnel en cas de dettes professionnelles.

Enfin, c'est un choix stratégique, car de celui-ci dépendra la facilité que vous aurez à prendre rapidement des décisions, lever du capital auprès d'investisseurs (si besoin).

Quels sont les types de structures juridiques les plus courants ?

Les noms et spécificités des formes juridiques varient légèrement d’un pays à l’autre, mais vous avez deux grandes familles : 

• Entreprise individuelle
• Société de capitaux

Voyons-les plus en détail.

Entreprise individuelle

Les entreprises individuelles, comme la micro-entreprise ou l’Entreprise Individuelle en France, sont des formes juridiques avec des formalités administratives simplifiées.  

Ces structures s’adressent plutôt aux travailleurs indépendants et aux freelances qu’aux entreprises avec des effectifs salariés.

Le principal inconvénient de ces structures est qu'elles ne permettent généralement pas de bénéficier d’une personne morale, ni d’une séparation entre le patrimoine personnel et professionnel de l’entrepreneur. 

Ceci signifie qu’en cas de problème, par exemple un litige avec un client, un fournisseur ou un concurrent : vous risquez de vous faire poursuivre en justice à titre personnel. Et en cas de faillite, les créanciers de l’entreprise pourront saisir votre patrimoine personnel (votre voiture par exemple) pour se faire rembourser.

Notez qu'en France, une responsabilité limitée a été introduite pour les entreprises individuelles en 2022.

Ces structures ne permettent pas non plus de faire entrer des investisseurs puisqu’elles n’ont pas de capital. 

En contrepartie, ces structures bénéficient de formalités administratives et d’une fiscalité simplifiée, ce qui peut les rendre avantageuses dans certains cas. 

Sociétés de capitaux

Les sociétés de capitaux, comme la Société par Actions Simplifiée (SAS) et la Société À Responsabilité Limitée (SARL) et leurs variantes à un seul associé (EURL, SASU) en France, sont des formes juridiques avec une responsabilité limitée aux apports. 

Ces structures s’adressent aussi bien aux personnes qui entreprennent seules qu'à plusieurs associés, et avec ou sans effectif salarié.

Ces structures bénéficient d’une personne morale et d’une responsabilité limitée aux apports. Il y a donc une séparation forte entre le patrimoine professionnel de l’entreprise et le patrimoine personnel du ou des fondateurs. 

Cela signifie qu’en cas de litige ou de faillite, c’est l’entreprise qui se retrouve en première ligne et non l’entrepreneur. Les fondateurs risquent uniquement de perdre les sommes qu’ils ont investi dans l’entreprise, ce qui est beaucoup moins risqué qu’avec une entreprise individuelle.

Ces structures disposent d’un capital social et permettent donc de facilement faire entrer des investisseurs en augmentant le capital. 

Comment choisir la structure juridique de votre bureau virtuel ?

La décision est généralement assez facile à prendre une fois que vous avez une idée du nombre d'employés, d’associés et du chiffre d’affaires potentiel de l’entreprise. 

Pour avancer sur votre montage de projet, nous vous conseillons de regarder quelle structure utilisent vos trois principaux concurrents et de partir du principe que vous allez choisir l'option la plus fréquente. 

Vous pourrez ensuite valider cette hypothèse avec un avocat et un expert-comptable lorsque vous serez prêt à créer l’entreprise en elle-même.

Notez que d’un point de vue financier, la viabilité de votre idée de création d’entreprise doit être indépendante de la structure juridique choisie. Une bonne idée est viable quelle que soit la forme juridique. L’inverse signifierait que votre idée dépend d’un avantage fiscal lié à une structure en particulier et donc qu’il y a danger qu’elle cesse d’être viable lorsque la fiscalité change.

Puis-je changer de structure juridique par la suite ?

Vous pouvez toujours changer de structure juridique ultérieurement (quitte à vendre l’ancienne structure à une nouvelle entreprise dans certains cas), mais c'est une source de coûts supplémentaires ; il vaut donc mieux faire les choses correctement dès le départ.

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Quel est le budget pour ouvrir un bureau virtuel ?

Pour pouvoir répondre à cette question clé, il convient en premier lieu de se pencher sur les moyens à engager pour lancer l'activité et faire fonctionner votre bureau virtuel au quotidien. Voyons en quoi cela consiste.

Chaque projet a des caractéristiques propres qui font qu'il n'est pas possible d'estimer le budget pour ouvrir un bureau virtuel sans entrer dans le détail.

Soyez donc vigilant lorsque vous voyez des estimations circuler sur internet, comme pour toute donnée chiffrée, posez-vous ces questions : 

• Mon projet est-il similaire (lieu d’implantation, concept, taille envisagée, etc.) ?
• De quand date l’information ?
• Quelle est la source ? 
• Est-elle fiable ?

Votre réflexion sur les moyens matériels et humains nécessaires à l'activité vous permettra par la suite de chiffrer votre projet lors de la réalisation du prévisionnel financier (que nous verrons ci-dessous).

C'est le prévisionnel qui vous permettra d'avoir une idée précise du montant de l'investissement initial et du potentiel de rentabilité pour votre idée de création de bureau virtuel.

Les investissements pour ouvrir un bureau virtuel

Intéressons-nous d'abord aux moyens matériels. Pour monter un bureau virtuel, le BFR initial et les investissements peuvent comprendre les éléments suivants :

Il faudra évidemment faire évoluer cette liste en fonction de votre concept.

Le personnel à prévoir pour faire fonctionner un bureau virtuel

Il faudra également réfléchir au personnel nécessaire à l'exercice de l’activité au jour le jour. 

Les ressources humaines à prévoir varieront en fonction de la taille envisagée pour l'entreprise.

Les charges d’exploitation d'un bureau virtuel

Le dernier point à aborder lors de votre analyse des moyens à engager sera la question des frais de fonctionnement. 

Les charges d’exploitation d'un bureau virtuel peuvent inclure :

Les exemples dans cette liste seront, eux aussi, à ajuster en fonction des spécificités de votre bureau virtuel.

Comment mettre sur pied le plan commercial de votre bureau virtuel ?

L’étape suivante pour lancer votre bureau virtuel consiste à vous pencher sur les actions à engager pour promouvoir votre offre commerciale et fidéliser vos clients.

Il s'agira ici d'envisager les problématiques suivantes : 

• Comment attirer un maximum de clients ?
• Comment fidéliser les clients et mettre en place le bouche-à-oreille ?
• Qui sera chargé des actions de communication et de promotion ?
• Quel budget prévoir ?
• Quelles retombées peut-on anticiper en retour en termes de ventes ?

Les actions à engager dépendront de la taille souhaitée pour votre bureau virtuel. 

Votre prévisionnel des ventes sera par ailleurs dépendant de la saisonnalité liée à votre activité (périodes fortes et creuses d'activité) et de l'intensité concurrentielle sur votre marché cible.

Votre idée de création d'entreprise sera-t-elle rentable ?

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Créer les prévisions financières de votre bureau virtuel

L’étape suivante pour ouvrir un bureau virtuel consiste à créer votre prévisionnel financier.

Qu'est-ce qu'un prévisionnel financier ?

Un prévisionnel financier est un document chiffré qui met en avant le besoin de financement et le potentiel de croissance, rentabilité et génération de trésorerie de votre projet de bureau virtuel sur les 3 à 5 années à venir.

Il y a beaucoup d’idées, mais très peu tiennent la route. Pour l'anecdote, chez The Business Plan Shop : nous avons vu passer plusieurs centaines de milliers de projets de création d’entreprise, et nous estimons qu’un seul projet sur quatre voit le jour, les autres n’étant ni viables ni finançables. 

Créer un prévisionnel financier est le seul moyen d’évaluer le montant du financement initial nécessaire pour ouvrir votre bureau virtuel et, surtout, de vérifier si votre idée de création d’entreprise peut être viable d’un point de vue financier.

La création du prévisionnel d’un bureau virtuel est un processus itératif, car vous aurez besoin d’affiner vos chiffres au fur et à mesure que votre projet mature. 

Vous commencerez par une première version à haut niveau en vue de décider ou non de continuer à travailler sur le montage du projet. 

Avec l’avancement de votre projet, vos prévisionnels deviendront de plus en plus précis. Vous aurez également besoin de tester différentes hypothèses pour vous assurer que votre projet de création de bureau virtuel tient la route même si votre environnement économique se dégrade. 

Votre prévisionnel sera ensuite intégré au plan d’affaires (ou business plan en anglais) de votre entreprise. C’est ce document clé, que nous détaillerons ci-dessous, qui vous servira à présenter votre projet lors de la recherche de financement. 

Après le lancement de votre entreprise, vous pourrez comparer votre réel comptable au prévisionnel, afin d'analyser d'où viennent les écarts, puis d'actualiser vos prévisions pour maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.

Le prévisionnel est donc un outil de pilotage financier qui vous accompagnera tout au long de la vie de votre entreprise.

Comment se présente un prévisionnel financier ?

Une fois établi, le prévisionnel de votre bureau virtuel sera présenté à l'aide des tableaux financiers ci-dessous.

Le compte de résultat prévisionnel de votre bureau virtuel

Le compte de résultat prévisionnel vous permettra de visualiser le potentiel de croissance et de rentabilité de votre bureau virtuel au cours des trois à cinq prochaines années.

Le bilan comptable prévisionnel

Le bilan comptable prévisionnel donne un aperçu de la structure financière de votre bureau virtuel à la fin de chaque exercice financier.

La prévision des flux de trésorerie

Le prévisionnel de trésorerie de votre bureau virtuel permet de visualiser la trésorerie que l'entreprise prévoit de générer ou consommer au cours des trois à cinq prochaines années.

Quelle solution utiliser pour simuler le prévisionnel de votre bureau virtuel ?

La solution la plus simple et la plus sûre pour simuler les prévisions de votre bureau virtuel consiste à utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.

L'utilisation d'un logiciel professionnel présente plusieurs avantages :

• Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
• Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
• Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
• Le logiciel vous aide à identifier et corriger les incohérences éventuelles dans vos chiffres
• Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions, et ainsi vous assurer que votre projet de création de bureau virtuel tient bien la route
• Après le début de l'activité, vous pourrez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
• Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué

Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.

Trouver un nom pour votre bureau virtuel

L’étape suivante pour monter un bureau virtuel consiste à trouver un nom pour votre entreprise. 

Cette étape est un peu délicate, car il est fort probable que vous souhaitiez utiliser le nom de votre entreprise comme nom commercial et avoir un nom de domaine et une marque déposée qui correspondent aussi au nom de l’entreprise : 

• Exemple SAS (nom légal)
• Exemple (nom commercial)
• Exemple ® (nom de marque déposée)
• exemple.fr (nom de domaine)

Si tel est votre cas, vous allez devoir enregistrer votre nom à trois endroits différents de façon quasi-simultanée. 

Avec comme difficulté additionnelle que les délais ne sont pas les mêmes : 

• Réserver un nom de domaine est instantané
• Déposer une marque prend minimum trois mois (si personne ne s’oppose à votre demande)
• Le délai pour immatriculer une entreprise dépend du pays, mais c’est généralement assez rapide

Comment faire ?

Pour faire simple, vous avez deux options : 

1. Tout enregistrer en même temps et espérer que cela passe
2. Réserver les noms de domaines et déposer la marque, puis attendre d’avoir confirmation du succès de l’enregistrement de la marque avant d’immatriculer l’entreprise

Notre point de vue chez The Business Plan Shop est que les noms de domaines et la marque déposée doivent prendre la priorité sur le nom de l’entreprise, car vous pouvez toujours utiliser un nom commercial différent du nom légal de votre entreprise. 

Dans tous les cas, nous vous recommandons d’avoir cette discussion avec votre avocat (voir ci-dessous) avant d’entamer les démarches.

Afin d’éviter que ce guide soit trop long, nous n’entrerons pas ici dans les détails concernant le choix du nom en lui-même. Essayez cependant de choisir un nom court et distinctif pour votre bureau virtuel. 

En termes de processus. La première étape sera de vérifier que le nom que vous souhaitez prendre n’est pas déjà utilisé :

• Sur le registre des entreprises de votre pays
• Sur le registre des marques où vous souhaitez obtenir une protection
• Sur votre moteur de recherche préféré
• Sur une société de réservation de noms de domaine comme GoDaddy

Si le nom souhaité est disponible, vous pouvez procéder aux enregistrements.

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Imaginer l’identité visuelle de votre bureau virtuel

Étape suivante pour créer un bureau virtuel : définir l’identité visuelle de l'entreprise.

Votre identité visuelle définit la façon dont les valeurs de votre entreprise vont être communiquées de façon visuelle. Elle vous rend unique et permet de vous différencier visuellement de vos concurrents et d'être reconnu de votre clientèle.

Définir votre identité visuelle peut facilement être fait par vous et vos associés à l'aide des nombreux outils gratuits permettant de générer des palettes de couleurs, logos et autres éléments graphiques. Néanmoins, cette tâche est souvent confiée à un designer ou à une agence de communication pour obtenir un résultat professionnel. 

L'identité visuelle de votre bureau virtuel comprendra notamment les éléments suivants : 

• Logo
• Charte graphique
• Cartes de visite
• Thème du site Internet

Logo

Le logo est un élément central de l'identité visuelle de votre bureau virtuel. Il permet à lui seul d'identifier et de reconnaître l’entreprise en un seul coup d'œil.

Il sera en conséquence utilisé absolument partout, aussi bien sur vos supports de communication (site internet, emails, réseaux sociaux, cartes de visite, affiches ou flyers, etc.) que sur vos documents officiels (factures, contrats, etc.).

Le design du logo doit être emblématique, mais il est aussi important qu'il puisse être visible sur tout type de support. Pour cela, il devra se décliner facilement en plusieurs couleurs de manière à ressortir aussi bien sur un fond clair que sur un fond sombre.

Charte graphique de l'entreprise

La charte graphique de votre bureau virtuel agit en tant que garde-fou pour s'assurer que votre image est cohérente quel que soit le support utilisé. 

Elle définit de façon précise la typographie et les couleurs à utiliser pour représenter votre entreprise. 

La typographie correspond aux polices de caractères utilisées (famille et taille). Par exemple Arial en taille 26 pour vos titres et Tahoma en taille 15 pour vos textes. 

Les couleurs se limitent généralement à cinq de façon à garantir une harmonie : 

• Une couleur principale, 
• Une couleur secondaire (l’accent),
• Une couleur de fond sombre (un bleu ou un noir),
• Une couleur de fond grise (pour varier du blanc),
• Éventuellement une autre couleur secondaire.

Cartes de visite

Rare support papier qui résiste encore et toujours à la digitalisation, la carte de visite reste un incontournable pour communiquer les coordonnées de votre bureau virtuel à vos clients, fournisseurs et autres partenaires. 

Vos cartes de visite suivront bien sûr la charte graphique que vous avez établi et reprendront votre logo.

Thème du site Internet

Tout comme vos cartes de visite, le thème du site internet de votre bureau virtuel contiendra lui aussi votre logo et suivra de même la charte graphique que nous avons évoquée ci-dessus.

Le thème définira de plus l'apparence et l’aspect précis de chacun des éléments graphiques utilisés sur votre site :

• Bannières,
• Boutons, 
• Formulaires,
• Menus,
• Etc. 

Les démarches juridiques et réglementaires pour ouvrir un bureau virtuel

L’étape suivante pour créer votre bureau virtuel consiste à sélectionner un cabinet d'avocat pour vous accompagner sur les aspects réglementaires et contractuels de votre activité. 

Propriété intellectuelle

Une des priorités sera de vous assurer que la propriété intellectuelle de votre entreprise est protégée de façon adéquate. 

Une des options à votre disposition consistera à déposer une marque (nous en avions parlé un peu plus haut dans ce guide). Le cabinet qui vous accompagne pourra à ce niveau aider à faire la recherche d’antériorité et à constituer et déposer le dossier. Il pourra aussi vous conseiller sur les juridictions sur lesquelles vous avez intérêt à obtenir une protection et les classes (activités économiques) à sélectionner.

Le cabinet d'avocats qui vous accompagne pourra aussi recommander d'autres actions pour protéger l'ensemble de la propriété intellectuelle de votre bureau virtuel.

Documents contractuels nécessaires à l'activité

Le fonctionnement de votre bureau virtuel reposera au quotidien sur un ensemble de documents contractuels. 

Vos besoins exacts à ce sujet dépendront du pays dans lequel vous lancez votre bureau virtuel, du nombre d'associés et de la taille envisagée pour l’entreprise. 

Vous aurez néanmoins probablement besoin d'avoir au moins les documents suivants : 

• Contrats de travail 
• Conditions générales de vente
• Conditions générales d'utilisation de votre site internet
• Politique de confidentialité de votre site internet
• Politique en matière de cookies de votre site internet
• Factures
• Etc.

Obtenir les licences et permis éventuels et s'inscrire aux impôts et taxes

Exercer votre activité dans la légalité nécessitera peut-être de disposer de licences et permis. Les besoins exacts applicables à votre situation dépendront du pays dans lequel vous créez votre bureau virtuel.

Les avocats qui vous conseillent seront aussi en mesure de vous conseiller vis-à-vis de l'ensemble des règles applicables à votre activité.

De façon similaire, votre comptable pourra de son côté vous aider à faire les démarches pour vous mettre en conformité avec l’administration fiscale.

Votre idée de création d'entreprise sera-t-elle rentable ?

The Business Plan Shop vous permet de créer facilement un prévisionnel financier pour évaluer le potentiel de rentabilité et le besoin de financement initial de votre idée de création d'entreprise.

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Comment faire le business plan d’un bureau virtuel ?

Lorsque vous aurez réalisé toutes les étapes précédentes, vous pourrez alors vous lancer dans la rédaction du business plan de votre bureau virtuel. 

Qu'est-ce qu'un business plan ?

Pour faire simple, un business plan (ou plan d'affaires en français) est un document composé de deux grandes parties :

• Une partie chiffrée, le prévisionnel financier (dont nous avons parlé précédemment), qui met en avant le besoin de financement initial et le potentiel de rentabilité du projet de création de bureau virtuel,
• Une partie rédigée, argumentée, qui présente en détail votre projet, vise à convaincre de ses chances de réussite et apporte au lecteur le contexte lui permettant de déterminer si le prévisionnel est réaliste ou fantaisiste. 

Le business plan vous permettra de vérifier la cohérence de votre projet de création d'entreprise et de vous assurer que l'entreprise peut être rentable avant d'engager plus de frais. Il vous servira également à convaincre vos partenaires commerciaux et financiers de vous suivre dans l'aventure. 

Vous l'aurez compris, votre business plan doit donc être convaincant et sans erreurs.

Comment rédiger le business plan d'un bureau virtuel ?

De nos jours, la façon moderne de rédiger un business plan consiste à se servir d'un outil de business plan pour création d'entreprise en ligne comme celui que nous développons chez The Business Plan Shop.

Utiliser un logiciel spécialisé pour réaliser un business plan de bureau virtuel présente plusieurs avantages :

• Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel s'occuper des calculs financiers pour vous, sans erreurs
• Le logiciel vous alerte lorsqu'il détecte des incohérences dans vos prévisions financières
• Vous êtes guidé tout au long du processus de rédaction par des instructions détaillées et des exemples pour chaque partie du plan
• Vous pouvez accéder à une bibliothèque de plusieurs dizaines d'exemples et de modèles de business plans complets pour vous inspirer
• Vous obtenez un business plan professionnel, mis en forme et prêt à être envoyé à vos partenaires financiers
• Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
• Vous pouvez importer vos données comptables pour comparer les performances financières réelles de votre entreprise à vos prévisions financières après le début d'activité
• Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que le temps passe, afin de maintenir de la visibilité sur votre trésorerie prévisionnelle
• Si vous avez besoin d'aide ou que vous êtes bloqué, l'équipe support se tient prête à vous aider

Intéressé ? Sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel en vous inscrivant ici.

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Financer la création d’un bureau virtuel

Après avoir rédigé votre business plan, l’étape suivante pour créer un bureau virtuel est la recherche de financement.

Le montant du financement initial nécessaire dépendra bien évidemment de la taille envisagée pour votre bureau virtuel et du pays d’implantation.

Les entreprises ont accès à deux grandes familles de financements : les fonds propres et la dette. Voyons plus en détail leur fonctionnement et les sources possibles.

Fonds propres

De façon simplifiée, pour une création de bureau virtuel, les fonds propres sont les sommes que vous et vos associés et investisseurs éventuels pouvez contribuer au montage du projet.

Les fonds propres permettent de financer votre entreprise avec du capital stable et de long terme (souvent permanent). Ils permettent aussi de démontrer l'engagement des propriétaires de l'entreprise vis-à-vis du projet puisque ces sommes peuvent être perdues en cas de faillite.

Les apporteurs de fonds propres sont rémunérés principalement de deux façons : par le versement de dividendes (ce qui n'est possible que si l'entreprise a accumulé des bénéfices depuis sa création) et par les plus-values qu'ils peuvent faire lors de la vente de leurs actions (si l'entreprise est revendue).

Les apporteurs de fonds propres sont donc dans une situation où ils prennent un risque très élevé (ils peuvent tout perdre en cas de faillite) en échange d'un retour sur investissement potentiellement illimité (possibilité de toucher des dividendes à perpétuité ou de gagner gros si l'entreprise est vendue).

De fait, les apporteurs de fonds propres recherchent généralement des projets à fort potentiel de croissance ou de rentabilité de façon à ce que leur prise de risque soit justifiée par un retour sur investissement attractif.

Du point de vue de l'entreprise et de ses créanciers, les fonds propres permettent de réduire le risque puisque les apporteurs de fonds propres financent l'entreprise en n'étant rémunérés qu'en cas de succès.

Dans le détail, les fonds propres sont composés des éléments suivants :

• Le capital social et les primes d'émission : qui représentent les sommes investies par les associés dans les sociétés de capitaux. Ce capital est dit permanent, car il est non-remboursable. En échange de leur investissement, les associés reçoivent des parts sociales (actions) qui leur donnent un droit d'information, un pouvoir de décision (vote en assemblée générale), et la possibilité de toucher une partie des dividendes éventuellement versés par l'entreprise.
• Les comptes courants d'associés : qui représentent l'argent avancé à l'entreprise par ses associés (ou l'entrepreneur dans une entreprise individuelle). Ce capital est remboursable à tout moment, sauf lorsqu'il est bloqué (ce qui se fait parfois à la demande des banques).
• Les bénéfices non-distribués et les réserves : qui représentent le cumul des bénéfices ou pertes réalisés par l'entreprise depuis sa création, moins les sommes déjà versées sous forme de dividende. Les bénéfices peuvent éventuellement être mis en réserves pour les bloquer et augmenter ainsi le capital de façon permanente.
• Les subventions d'investissement : qui représentent les sommes non-remboursables éventuellement versées à l'entreprise pour l'aider à investir dans des actifs de long terme.
• Les autres fonds propres : qui sont plus rares pour des petites structures et contiennent les capitaux permanents qui ne vont pas dans les autres catégories de fonds propres. Notamment les émissions de titres participatifs, les écarts d'équivalence ou de réévaluation et les provisions réglementées.

Les principales sources de fonds propres sont les suivantes :

• Apport personnel provenant de l'épargne des fondateurs
• Investisseurs privés : business angels, amis et famille
• Crowdfunding : campagnes de financement participatives permettant de chercher des investisseurs ou de récolter des dons (généralement avec contrepartie)
• Aides à la création d'entreprise, typiquement des prêts d'honneur versés aux associés pour les aider à constituer leur capital de départ

La dette

La dette est l'autre moyen de financer les entreprises. À l'inverse des fonds propres, la dette offre aux prêteurs un retour sur investissement limité, mais garanti de façon contractuelle.

Votre bureau virtuel s'engage à leur verser des intérêts et à leur rembourser le capital emprunté suivant un échéancier convenu à l'avance. Les prêteurs sont donc rémunérés que l'entreprise fasse des bénéfices ou non.

En conséquence, le seul risque que prennent les prêteurs est celui de la faillite de l'entreprise, ils sont donc extrêmement conservateurs et souhaitent voir une gestion prudente, de bon père de famille, des finances de l'entreprise.

Du point de vue de l'entreprise, et de l'ensemble de ses parties prenantes (effectifs, clients, fournisseurs, etc.), l'obligation contractuelle qu'a l'entreprise de rémunérer les prêteurs augmente le risque pour tous. Il y a donc une certaine méfiance envers les entreprises top endettées.

Les entreprises empruntent de deux façons :

1. Contre des actifs : c'est la façon la plus courante d'emprunter. La banque finance un pourcentage du prix d'un actif (un véhicule ou un bâtiment, par exemple) et prend l'actif en garantie. Si l'entreprise ne peut pas rembourser, la banque saisit l'actif et le revend pour récupérer une partie de ses pertes.
2. Sur leurs flux de trésorerie futurs : la banque évalue le prévisionnel de l'entreprise afin d'estimer sa capacité d'emprunt (montant, conditions, etc.).

La mauvaise nouvelle, pour vous qui souhaitez ouvrir un bureau virtuel, est que la seconde option est généralement réservée aux entreprises déjà en activité qui disposent d'un historique permettant de crédibiliser le prévisionnel.

Pour une création, la première option est souvent la seule possible (sauf si vous avez un patrimoine personnel que vous pouvez offrir en garantie), et les types d'actifs financés sont assez limités puisque la banque voudra être sûre de pouvoir les revendre si besoin.

Au niveau des sources d'emprunts possibles, la source principale sont ici les banques et les établissements de crédit.

Dans certains pays, il est aussi possible d'emprunter auprès d'investisseurs privés (de façon directe ou via des plateformes de crowdfunding) ou d'autres entreprises, mais pas partout (l'activité de crédit est très réglementée et les conditions varient fortement d'un pays à l'autre).

À retenir au niveau du financement

Pour réunir la somme nécessaire au lancement de l'activité, vous aurez besoin de réfléchir aux différentes options de financement s’offrant à vous.

Il y a deux catégories de financement pour les entreprises, pour une création l'utilisation d'un minimum de fonds propres est généralement un impératif, et un financement bancaire peut-être envisagé pour compléter la somme et financer une partie des travaux d'aménagement du local ou de l’équipement.

Vous pouvez trouver plus de détails sur ces différents moyens dans notre guide du financement de la création d’entreprise.

Que faire après le lancement de votre bureau virtuel ?

Le lancement de votre bureau virtuel est le début d'une aventure entrepreneuriale passionnante et la consécration des efforts qui vous auront permis de mener le projet à terme. Mais c'est aussi là que les choses sérieuses commencent.

Comme vous le savez, près d'une création d'entreprise sur deux échoue, vous devrez donc mettre tout en œuvre pour pérenniser votre activité dès le lancement.

Estimer la performance financière d'un bureau virtuel comporte forcément une part d'aléa. C'est pour cette raison qu'il est recommandé de simuler plusieurs scénarios : un cas central avec la simulation la plus probable, un cas optimiste et un cas pessimiste visant à tester les limites de votre modèle économique.

Normalement, la performance financière réelle de votre entreprise, observée après le début d'activité, devrait se situer quelque part entre votre cas pessimiste et votre cas optimiste.

L'important sera de rapidement mesurer et comparer cette performance réelle aux chiffres prévus dans votre prévisionnel pour savoir où vous en êtes, puis d'actualiser la prévision pour re-estimer la trésorerie future de votre bureau virtuel.

Cet exercice de gestion financière prévisionnelle est la seule façon de savoir où vous en êtes et où vous allez. Et, lorsque vos chiffres se situent en dessous de ce que vous attendiez, de mettre rapidement en place des actions pour redresser la barre avant que l'entreprise soit à court de trésorerie. 

Il n'y a rien de plus dangereux que d’attendre d’avoir vos comptes, ce qui prend jusqu’à cinq mois après la fin de votre année financière, et de réaliser à ce moment-là que vous n'êtes pas sur la bonne voie et que votre bureau virtuel n’aura pas assez de trésorerie pour fonctionner sur les douze prochains mois.

C’est là qu'utiliser une solution de prévisionnel qui intègre le suivi du réel, comme le font les tableaux de bord financiers de The Business Plan Shop, permet de simplifier la gestion financière de votre entreprise et de réduire le risque lié à votre projet de création.

Votre idée de création d'entreprise sera-t-elle rentable ?

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À retenir

1. La création d’un bureau virtuel se fait au travers des 15 étapes clés que nous vous avons présenté ici.
2. Le prévisionnel financier est l’outil qui vous permettra de valider la viabilité financière de votre idée de création de bureau virtuel.
3. Le business plan est le document qui vous permettra d’approcher vos partenaires financiers et commerciaux pour les convaincre des atouts de votre projet et sécuriser le financement nécessaire au lancement.
4. Après le lancement, il est essentiel de disposer d'un prévisionnel à jour pour maintenir la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
5. Utiliser une plateforme de planification et d'analyse financière qui intègre prévisionnel, business plan et suivi des performances réelles, comme The Business Plan Shop, permet de faciliter les démarches et de réduire les risques liés à la création.

Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre comment ouvrir un bureau virtuel. N'hésitez pas à nous contacter, si vous avez la moindre question.

À voir aussi sur The Business Plan Shop

• Erreurs à ne pas faire lorsqu’on crée son entreprise
• Guide du bail commercial
• Quelle ville choisir pour le siège social de votre entreprise ?
• Publier une annonce légale : l'étape incontournable
• Comment trouver une idée de création d’entreprise ?

Vous connaissez une personne qui cherche à savoir comment ouvrir un bureau virtuel ? Partagez notre guide avec elle !

Guillaume Le Brouster

Fondateur & CEO at The Business Plan Shop Ltd

Guillaume Le Brouster est un entrepreneur et un financier chevronné.

Guillaume est entrepreneur depuis plus de dix ans et possède une expérience directe en création, gestion et développement d'une entreprise prospère.

Avant d'être dirigeant d'entreprise, Guillaume a travaillé en banque d'affaires et en capital-investissement, où il a passé la plupart de son temps à créer des prévisions financières complexes, à rédiger des plans d'affaires et à analyser des états financiers pour prendre des décisions en matière de financement et d'investissement.

Guillaume est titulaire d'un Master en Finance de l'ESCP Business School et d'une Maîtrise des Sciences en Gestion de l'Université de Paris Dauphine.