Comment faire un prévisionnel financier pour un bureau virtuel ?
Élaborer des prévisions financières pour votre bureau virtuel et veiller à ce qu'elles soient toujours à jour est le seul moyen de maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.
Cela peut paraître complexe, mais avec des conseils et des outils appropriés, ce n'est pas si compliqué de créer un prévisionnel financier précis pour votre bureau virtuel.
Dans ce guide, nous aborderons les objectifs du prévisionnel financier, les données dont vous avez besoin, les tableaux qui le composent et les outils qui peuvent vous aider à établir votre prévisionnel de manière efficace.
Commençons sans plus attendre !
Pourquoi établir et maintenir des prévisions financières pour un bureau virtuel ?
Les prévisions financières de votre bureau virtuel servent de feuille de route pour guider sa croissance et assurer sa viabilité financière sur le long terme.
Pour créer un plan financier, vous devrez examiner votre entreprise en détail, des ventes jusqu'aux charges d'exploitation, en passant par les investissements et les sources de financement, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité sur les années à venir et les flux de trésorerie correspondants.
Dans des conditions de marché difficiles, avoir des prévisions financières à jour permet de détecter rapidement une potentielle insuffisance de trésorerie, ce qui permet de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d’être confronté à un manque de liquidités.
Le prévisionnel financier de votre bureau virtuel s'avérera également précieux dans le cadre d'une recherche de financement. Les banques et les investisseurs demanderont sans aucun doute à examiner minutieusement vos chiffres ; la précision et la présentation sont donc essentielles.
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Quelles sont les informations nécessaires pour établir le prévisionnel financier d'un bureau virtuel ?
La qualité de vos hypothèses est essentielle en matière de modélisation financière : peu importe la qualité du modèle, si vos hypothèses sont fantaisistes, les prévisions le seront également.
Pour préparer un plan financier en vue de la création d'un bureau virtuel, vous devez avoir réalisé une étude de marché et avoir une vision claire de vos stratégies de vente et de marketing, afin de pouvoir estimer votre chiffre d'affaires prévisionnel avec confiance.
Vous devrez aussi avoir une idée précise des ressources nécessaires pour faire fonctionner le bureau virtuel au quotidien et avoir fait des recherches sur l'équipement nécessaire au lancement de votre entreprise (voir ci-dessous).
Si vous établissez des prévisions financières pour un bureau virtuel déjà en activité, la tâche est généralement plus simple, car vous pourrez utiliser votre historique comptable comme base budgétaire et affiner la prévision à l'aide des perspectives de votre équipe sur ce qui vous attend dans les années à venir.
Détaillons maintenant les éléments qui figureront dans le prévisionnel financier de votre bureau virtuel.
Le prévisionnel des ventes d'un bureau virtuel
Le prévisionnel des ventes est normalement le point de départ de l'élaboration du prévisionnel financier de votre bureau virtuel.
Pour réaliser un prévisionnel des ventes cohérent, il faut estimer deux facteurs clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour ce faire, vous devrez vous appuyer sur des données historiques (pour une entreprise existante), des données d'études de marché (pour une création ou une entreprise déjà en activité) et prendre en considération les éléments ci-dessous :
- La concurrence : elle peut avoir un impact sur le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles de votre bureau virtuel. Si vous êtes dans un marché très concurrentiel, vous pourriez être obligé de baisser vos prix pour rester compétitif, ce qui pourrait réduire votre marge bénéficiaire et votre nombre de transactions.
- L'évolution des technologies : si de nouvelles technologies voient le jour dans votre domaine d'activité, cela peut influencer le prix moyen de vos services. Par exemple, si vous proposez des services de stockage en ligne, l'apparition de nouveaux systèmes de stockage plus performants et moins chers pourrait vous obliger à ajuster vos prix pour rester compétitif.
- Les fluctuations économiques : les périodes de crise économique peuvent avoir un impact sur le pouvoir d'achat de vos clients et donc sur le nombre de transactions mensuelles réalisées. Il est important de prendre ces fluctuations en compte dans votre prévisionnel, notamment si vous ciblez des secteurs d'activité particulièrement sensibles aux crises économiques.
- Les évolutions légales et réglementaires : si des changements de lois ou de réglementations impactent votre secteur d'activité, cela peut influencer le prix moyen de vos services. Par exemple, si de nouvelles taxes sont mises en place, vous pourriez être contraint d'augmenter vos prix pour compenser ces coûts supplémentaires.
- Les besoins et attentes de vos clients : si vous observez une évolution dans les besoins et attentes de vos clients, cela peut influencer le prix moyen de vos services. Par exemple, si vos clients sont de plus en plus demandeurs de services personnalisés, vous pourriez être amené à proposer des tarifs plus élevés pour répondre à ces demandes spécifiques.
Après l'estimation du chiffre d'affaires prévisionnel, vient le budget des frais généraux que nous allons maintenant examiner plus en détail.
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Les charges d’exploitation d'un bureau virtuel
Une fois que vous avez estimé les ventes attendues, vous pouvez commencer à budgétiser les frais nécessaires à la gestion quotidienne de votre bureau virtuel.
Les charges varient normalement en fonction du niveau de chiffre d'affaires escompté (c'est pourquoi, par expérience, il est toujours préférable de commencer vos prévisions financières par le prévisionnel de ventes) et en fonction de la situation géographique de l'entreprise.
Les charges d’exploitation d'un bureau virtuel comprennent notamment les éléments suivants :
- Frais de personnel: inclut les salaires et les avantages sociaux pour les employés travaillant au bureau virtuel.
- Honoraires d'expertise-comptable: frais pour les services d'un expert-comptable pour la gestion de la comptabilité et des déclarations fiscales.
- Frais d'assurance: couverture pour les risques liés au bureau virtuel, tels que les dommages matériels ou les accidents de travail.
- Licences de logiciel: frais pour l'utilisation de logiciels nécessaires pour les opérations du bureau virtuel, tels que les logiciels de communication et de gestion de projet.
- Frais bancaires: frais pour les services bancaires tels que les transferts de fonds et les dépôts de chèques.
- Frais de télécommunications: coûts pour les services de télécommunications tels que l'internet haut débit et les lignes téléphoniques.
- Frais de location: coûts pour la location de l'espace du bureau virtuel, y compris les loyers mensuels et les charges.
- Frais de fournitures de bureau: coûts pour les fournitures de bureau telles que le papier, les stylos et les cartouches d'encre.
- Frais de déplacements: coûts pour les déplacements liés aux opérations du bureau virtuel, tels que les frais de transport et d'hébergement pour des réunions avec des clients ou des partenaires.
- Frais de formation: coûts pour la formation du personnel du bureau virtuel, tels que les ateliers et les cours en ligne.
- Frais de marketing: coûts pour la promotion du bureau virtuel, tels que les publicités en ligne et les frais de participation à des salons professionnels.
- Frais de maintenance: coûts pour la maintenance et la réparation de l'équipement et des installations du bureau virtuel.
- Frais de sécurité: coûts pour la sécurité du bureau virtuel, tels que les systèmes de surveillance et les services de sécurité.
- Frais de services externes: coûts pour les services externes tels que les services de nettoyage et de maintenance informatique.
- Frais de services juridiques: coûts pour les services juridiques tels que la rédaction de contrats et la consultation juridique.
Cette liste devra être adaptée aux spécificités de votre bureau virtuel, mais devrait constituer un bon point de départ pour votre budget.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer un bureau virtuel ?
Créer et développer un bureau virtuel implique également des investissements que vous devez prendre en compte dans vos prévisions financières.
Parmi le BFR initial et les investissements d'un bureau virtuel, on peut citer des éléments tels que :
- Ordinateur portable - L'achat d'un ordinateur portable est essentiel pour un bureau virtuel. Cela vous permettra de travailler de n'importe où et de rester connecté avec vos clients et partenaires.
- Casque d'écoute avec microphone - Un casque d'écoute avec microphone de qualité est indispensable pour les appels et les réunions virtuelles. Assurez-vous de choisir un modèle ergonomique pour un confort optimal.
- Logiciel de gestion de projets - Pour garder une trace de vos projets et de vos tâches, un logiciel de gestion de projets est un must. Il vous permettra également de collaborer avec votre équipe de manière efficace.
- Scanner - Bien que votre bureau soit virtuel, vous aurez toujours besoin de numériser des documents à l'occasion. Un scanner de bureau fiable vous fera gagner du temps et de l'espace.
- Routeur Wi-Fi - Pour une connexion Internet stable et rapide, un routeur Wi-Fi de qualité est indispensable. Assurez-vous de choisir un modèle adapté à vos besoins en termes de vitesse et de portée.
Là encore, cette liste n'est pas exhaustive et devra être adaptée en fonction de votre bureau virtuel.
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Le plan de financement de votre bureau virtuel
L'étape suivante de l'élaboration des prévisions financières de votre bureau virtuel consiste à réfléchir à la manière dont vous allez financer votre entreprise.
Vous devrez évaluer la part de capital qui proviendra des associés (fonds propres) et celle qui pourra être obtenue auprès des banques.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin que vous puissiez séparer les charges d'intérêts des remboursements du capital et inclure toutes ces données au bon endroit dans vos tableaux prévisionnels.
Quels tableaux sont inclus dans le plan financier d'un bureau virtuel ?
Une fois établi, le prévisionnel financier de votre bureau virtuel sera présenté à l'aide des tableaux ci-dessous.
Le compte de résultat prévisionnel de votre bureau virtuel
Le compte de résultat prévisionnel vous permettra de visualiser le potentiel de croissance et de rentabilité de votre bureau virtuel au cours des trois à cinq prochaines années.
Un compte de résultat financièrement viable pour un bureau virtuel doit normalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (idéalement)
- Un bénéfice net
Cela dépend évidemment du stade de développement de votre entreprise : par exemple, une nouvelle entreprise peut être déficitaire jusqu'à ce qu'elle atteigne son seuil de rentabilité au cours de la deuxième ou de la troisième année.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel de votre bureau virtuel donne un aperçu de la situation financière de votre entreprise à la fin de l'année.
Il se compose de trois types d'éléments : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : représentent ce que l'entreprise possède, notamment la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Il s'agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
La prévision des flux de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre bureau virtuel permet de visualiser la trésorerie que l'entreprise prévoit de générer ou consommer au cours des trois à cinq prochaines années.
Il existe plusieurs façons de présenter un prévisionnel de trésorerie, mais l'expérience nous a appris qu'il est préférable de l'organiser par nature afin d'afficher clairement ces éléments :
- Flux de trésorerie opérationnel : quelle est la trésorerie générée par l’activité commerciale de votre bureau virtuel ?
- Flux d'investissement : quels sont les investissements réalisés par l'entreprise pour développer ou entretenir ses équipements ?
- Flux de financement : l'entreprise lève-t-elle des fonds supplémentaires ou rémunère-t-elle ses apporteurs de fonds (dividendes, remboursement de dette) ?
Votre prévisionnel de trésorerie est l'élément le plus important de votre prévision financière et c'est là que vous devez concentrer votre attention pour vous assurer que votre bureau virtuel dispose d'un financement adéquat.
Remarque : si vous établissez un prévisionnel financier en vue d'obtenir un financement, vous devrez inclure à la fois une prévision de trésorerie annuelle et une prévision de trésorerie mensuelle dans le plan financier de votre bureau virtuel.
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Quel outil utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre bureau virtuel ?
Élaborer des prévisions financières pour votre bureau virtuel peut sembler intimidant, mais la bonne nouvelle est qu'il y a plusieurs façons de procéder.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les prévisions de votre bureau virtuel
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel professionnel présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution rentable qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un expert-comptable ou à un consultant
Une autre solution consiste à confier l'élaboration des prévisions financières de votre bureau virtuel à un tiers.
Comme vous pouvez vous en douter, cette solution sera plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel, car le prix devra couvrir le temps du comptable, le coût de son logiciel et sa marge bénéficiaire.
Le prix peut varier considérablement en fonction de la complexité de votre entreprise. Par expérience, pour une petite entreprise, des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) sont proposées à partir d'environ 750€ H.T.
Il convient de garder à l'esprit que cette estimation concerne des prévisions établies de façon ponctuelle. La mise à jour et le suivi de vos prévisions par rapport aux données réelles entraîneront des frais supplémentaires.
Si vous décidez d’externaliser la réalisation de vos prévisions :
- Assurez-vous que le professionnel dispose d'une expérience concrète dans votre secteur d'activité et qu'il soit en mesure de challenger vos hypothèses de manière constructive.
- Évitez les consultants qui utilisent des moyennes sectorielles pour établir les prévisionnels financiers de leurs clients (ces prévisions sont sans intérêt pour une petite entreprise).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre bureau virtuel ?
Vous et vos partenaires financiers avez besoin de chiffres fiables. À moins que vous n'ayez étudié la finance ou la comptabilité, élaborer un prévisionnel financier fiable et exempt d’erreurs sur tableur risque de s'avérer compliqué.
La modélisation financière est très technique par nature et nécessite une solide maîtrise des principes comptables pour être réalisée sans erreurs. Cela signifie que la plupart des dirigeants d'entreprise ne sont pas en mesure d'utiliser des tableurs tels qu'Excel ou Google Sheets pour créer des prévisions financières fiables.
De plus, il est aujourd'hui inefficace de créer des prévisions avec Excel :
- Les logiciels ont progressé à tel point que les prévisions peuvent être réalisées beaucoup plus rapidement et avec plus de précision que manuellement sur une feuille de calcul.
- Grâce à l'intelligence artificielle, les logiciels sont capables de détecter les erreurs et d'aider à la prise de décision.
Les tableurs sont des outils polyvalents, mais ils ne sont pas adaptés au reporting. Importer les données comptables de votre bureau virtuel dans Excel pour comparer les données réelles aux prévisions est extrêmement manuel et fastidieux (tout comme l'est la mise à jour des prévisions). Il est beaucoup plus rapide d'utiliser des outils de planification financière spécialisés tels que The Business Plan Shop.
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Nos exemples comprennent à la fois un prévisionnel financier et un business plan rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de lancement ou que vous ayez déjà votre propre bureau virtuel, vous pouvez toujours consulter nos modèles pour trouver des idées sur la modélisation des éléments financiers et sur la rédaction d'un plan d'affaires en vue d’obtenir un financement.
À retenir
- Un prévisionnel financier permet de visualiser la croissance, rentabilité et génération de trésorerie attendues pour votre entreprise sur les années à venir.
- Il est nécessaire de comparer le réel comptable au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse afin de mettre à jour votre prévisionnel et ainsi maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre bureau virtuel.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisionnels.
Vous voilà arrivé à la fin de notre guide. Nous espérons qu’il vous a aidé à mieux comprendre comment réaliser un prévisionnel financier pour un bureau virtuel. N'hésitez pas à contacter notre équipe si vous avez des questions ou si vous souhaitez partager votre expérience en matière de prévisions financières !
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