Comment faire un prévisionnel financier pour une agence de communication ?
Établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre agence de communication est indispensable pour maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
Si vous vous sentez dépassé à l'idée d'établir les prévisions financières d'une agence de communication, ne vous inquiétez pas, ce guide est là pour vous aider.
Nous aborderons notamment les principaux objectifs d'une prévision financière, les données à rassembler avant de se lancer, les tableaux qui la composent et les outils qui vous aideront à créer et à tenir à jour vos prévisions de manière efficace.
C'est parti !
Pourquoi établir et maintenir un prévisionnel financier pour une agence de communication ?
Créer et tenir à jour des prévisions financières est le seul moyen de guider le développement de votre agence de communication et d'assurer sa viabilité financière pour les années à venir.
Faire un plan financier pour une agence de communication vous force à examiner votre entreprise en détail : revenus, charges, investissements, financements, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité et ses flux de trésorerie futurs.
Grâce au prévisionnel, vous disposez de la visibilité nécessaire pour planifier en toute confiance vos investissements et votre expansion sur les années à venir.
De plus, lorsque votre environnement commercial se durcit, le fait de disposer de prévisions actualisées pour l'agence de communication vous permet de détecter à l'avance d'éventuels problèmes de trésorerie. Ceci vous permet en retour de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d'être à court de liquidités.
N'oubliez pas non plus que les prévisions financières de votre agence de communication seront essentielles lors de la recherche de financement. Vous pouvez être sûr(e) à 100 % que les banques et les investisseurs demanderont à voir vos données financières, alors veillez à ce qu'elles soient présentées de manière précise et attrayante.
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Quelles informations servent de base à l'élaboration des prévisions financières d'une agence de communication ?
Les prévisions financières d'une agence de communication doivent reposer sur des fondations solides : vos hypothèses.
Les données nécessaires pour établir ces hypothèses varient en fonction de si votre agence de communication est déjà en activité ou non.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une agence de communication déjà en activité, vos principales sources d’informations seront les données comptables historiques et les indicateurs clés de performance opérationnelle, ainsi que les perspectives de votre équipe pour les trois à cinq prochaines années.
Si vous réalisez des prévisions financières pour une création d'agence de communication, vous devrez vous appuyer sur une étude de marché pour élaborer votre stratégie de mise sur le marché et établir votre prévisionnel des ventes.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste détaillée des ressources nécessaires au fonctionnement de votre agence de communication, ainsi que d'une liste des équipements nécessaires au lancement de l'entreprise (voir ci-dessous).
Maintenant que vous savez ce qui est nécessaire, examinons les éléments qui vont composer le prévisionnel financier de votre agence de communication.
Le prévisionnel des ventes d'une agence de communication
Le prévisionnel des ventes est normalement le point de départ de l'élaboration du prévisionnel financier de votre agence de communication.
Pour réaliser un prévisionnel des ventes cohérent, il faut estimer deux facteurs clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour ce faire, vous devrez vous appuyer sur des données historiques (pour une entreprise existante), des données d'études de marché (pour une création ou une entreprise déjà en activité) et prendre en considération les éléments ci-dessous :
- La conjoncture économique locale et nationale peut influencer les budgets de communication alloués par les entreprises, et donc le nombre de transactions mensuelles que vous pouvez réaliser.
- Les tendances du marché en matière de communication, telles que l'essor des réseaux sociaux ou l'utilisation croissante de la vidéo, peuvent impacter le prix moyen de vos prestations et ainsi avoir un impact sur votre chiffre d'affaires.
- La réputation de votre agence, notamment à travers les retours clients et les recommandations, peut jouer sur la confiance et l'intérêt des potentiels clients et ainsi influencer le nombre de transactions réalisées chaque mois.
- La qualité de vos prestations et le niveau d'expertise de votre équipe peuvent également influencer le prix moyen de vos services et la satisfaction de vos clients, ce qui peut avoir un impact sur le nombre de transactions réalisées.
- La concurrence dans votre secteur peut également avoir un impact sur le prix moyen de vos prestations et le nombre de transactions que vous pouvez réaliser, en fonction de la demande et de l'offre sur le marché.
Après l'estimation du chiffre d'affaires prévisionnel, vient le budget des frais généraux que nous allons maintenant examiner plus en détail.
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Les charges d’exploitation d'une agence de communication
La prochaine étape consiste à estimer les frais que vous devrez supporter pour exploiter votre agence de communication.
Ceux-ci varieront en fonction de l'emplacement de votre entreprise et de sa taille globale (chiffre d'affaires, personnel, etc.).
Mais les charges d'exploitation de votre agence de communication devraient normalement comprendre les éléments suivants :
- Frais de personnel : Vous devrez payer les salaires et les charges sociales de vos employés, ainsi que les éventuelles primes et avantages sociaux.
- Honoraires d'expertise-comptable : Pour vous assurer une gestion financière saine, vous devrez faire appel à un expert-comptable qui vous facturera ses services.
- Frais d'assurance : Il est important de souscrire à une assurance professionnelle pour vous protéger en cas de litige ou de dommages causés à des tiers.
- Licences de logiciel : Pour travailler efficacement, vous aurez besoin de licences pour les logiciels de création et de gestion de projets.
- Frais bancaires : Vous devrez payer des frais pour l'utilisation de votre compte bancaire professionnel, notamment pour les virements et les prélèvements automatiques.
- Frais de location : Si vous n'avez pas encore de locaux, vous devrez payer un loyer pour votre agence.
- Frais de communication : Pour faire connaître votre agence et trouver de nouveaux clients, vous devrez investir dans des outils de communication tels que des flyers, des cartes de visite ou des publicités en ligne.
- Frais de déplacement : Si vous avez des clients en dehors de votre ville, vous devrez prendre en charge les frais de déplacement de votre équipe pour les rendez-vous et les événements.
- Frais de formation : Pour rester compétitif sur le marché, vous devrez investir dans la formation de votre équipe pour qu'elle puisse acquérir de nouvelles compétences et connaissances.
- Frais de fournitures de bureau : Vous aurez besoin de fournitures de bureau telles que des stylos, des feuilles de papier et des cartouches d'encre pour vos imprimantes.
- Frais de maintenance informatique : Si vous utilisez du matériel informatique, vous devrez prévoir des frais pour la maintenance et les éventuelles réparations.
- Frais de gestion de projet : Si vous travaillez sur des projets pour vos clients, vous devrez peut-être investir dans des outils de gestion de projet pour faciliter la collaboration et le suivi.
- Frais de services externes : Si vous avez besoin de compétences spécifiques pour un projet, vous devrez peut-être faire appel à des prestataires externes et payer leurs services.
- Frais de sécurité informatique : Pour protéger vos données et celles de vos clients, vous devrez investir dans des solutions de sécurité informatique telles que des antivirus et des pare-feu.
- Frais de formation continue : Pour rester à la pointe des nouvelles technologies et des tendances du marché, vous devrez prévoir un budget pour la formation continue de votre équipe.
Cette liste n'est en aucun cas exhaustive et devra être adaptée aux particularités de votre agence de communication.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une agence de communication ?
Une fois que vous avez une idée du volume de ventes que vous pourriez réaliser et des frais de fonctionnement de votre agence de communication, il est temps de vous pencher sur l'équipement nécessaire au lancement ou à l'expansion de l'activité.
Pour une agence de communication, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Matériel informatique : Il est essentiel d'avoir un ordinateur, une imprimante et un scanner pour pouvoir travailler efficacement. Vous pourriez également avoir besoin d'un serveur pour stocker vos données et d'un routeur pour gérer votre réseau.
- Mobilier de bureau : Des bureaux, des chaises, des armoires de rangement et des étagères sont nécessaires pour aménager votre espace de travail. N'oubliez pas de prévoir également du matériel de bureau tel que des stylos, des feuilles et des trombones.
- Logiciels et licences : En tant qu'agence de communication, vous aurez besoin de différents logiciels pour réaliser des tâches telles que la création graphique, la gestion de projet ou la comptabilité. Assurez-vous d'acheter les licences nécessaires pour utiliser ces logiciels de manière légale.
- Matériel audiovisuel : Si vous prévoyez de réaliser des vidéos ou des enregistrements sonores pour vos clients, vous devrez acheter du matériel adapté tels que des caméras, des microphones et des éclairages.
- Véhicule de fonction : Si vous comptez vous déplacer fréquemment pour rencontrer vos clients ou pour réaliser des tournages à l'extérieur, il pourrait être utile d'investir dans un véhicule dédié à cet usage.
Une fois encore, il faudra adapter cette liste aux spécificités de votre agence de communication.
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Le plan de financement de votre agence de communication
L'étape suivante de la construction du prévisionnel de votre agence de communication consiste à modéliser le plan de financement de votre entreprise.
Vous devrez réfléchir à quelle part du financement proviendra de fonds propres et quelle part proviendra de financements bancaires.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin d'inclure les charges d'intérêts dans le compte de résultat prévisionnel, le capital restant dû au bilan et les remboursements du capital dans la prévision de trésorerie.
Quels tableaux font partie du plan financier d'une agence de communication ?
Examinons maintenant les principaux tableaux qui composent le prévisionnel financier de votre agence de communication.
Le compte de résultat prévisionnel de votre agence de communication
Le compte de résultat prévisionnel permet de visualiser le potentiel de rentabilité de votre agence de communication sur les années à venir.
Pour que votre agence de communication soit financièrement viable, votre compte de résultat prévisionnel doit idéalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation (plus elle est élevée, mieux c'est)
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (plus elles sont élevées, mieux c'est)
- Un bénéfice net à la fin de chaque exercice (plus il est important, mieux c'est)
Ceci s'applique aux agences de communication déjà en activité. Il y a une certaine indulgence pour les créations, dont les chiffres seront légèrement différents de ceux des entreprises établies.
Le bilan prévisionnel d'une agence de communication
Le bilan prévisionnel de votre agence de communication vous permet d'évaluer votre structure financière et votre besoin de fonds de roulement.
Il présente trois composantes : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : ce sont les ressources que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : elles représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Elles comprennent des éléments tels que les dettes fournisseurs (l'argent dû aux fournisseurs), les impôts à payer et les prêts.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre agence de communication permet de visualiser la trésorerie que votre entreprise prévoit de consommer ou générer dans les années à venir.
Une bonne pratique consiste à organiser le prévisionnel de trésorerie par nature afin de mieux expliquer comment la trésorerie est utilisée ou générée par l'agence de communication :
- Flux de trésorerie opérationnel : indique la trésorerie générée par l’activité commerciale de l'entreprise
- Flux d'investissement : indique le montant des investissements nécessaires au maintien ou à l’expansion de l'entreprise
- Flux de financement : indique si l'entreprise lève de nouveaux fonds ou rembourse ses partenaires financiers (remboursement de la dette, dividendes)
Il est essentiel de surveiller (et de mettre à jour régulièrement) le prévisionnel de trésorerie de votre agence de communication pour vous assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie pour fonctionner normalement et pour détecter les besoins de financement le plus tôt possible.
Si vous essayez de lever des fonds, il vous sera, en principe, demandé de fournir des prévisions de trésorerie mensuelles dans le plan financier de votre agence de communication, afin que les banques ou les investisseurs puissent évaluer les variations saisonnières et s'assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie.
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Quel outil utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre agence de communication ?
Élaborer des prévisions financières pour votre agence de communication peut sembler intimidant, mais la bonne nouvelle est qu'il y a plusieurs façons de procéder.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour élaborer les prévisions de votre agence de communication
Utiliser un outil de prévisionnel financier en ligne, tel que celui que nous proposons chez The Business Plan Shop, est la solution la plus moderne et la plus simple.
Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel spécialisé :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance sympathique est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Recourir aux services d'un consultant financier ou d'un expert-comptable
Il est également possible de recourir aux services d'un consultant ou d'un expert-comptable afin de réaliser une prévision financière professionnelle pour une agence de communication.
Comme vous pouvez l'imaginer, cette solution est beaucoup plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel. D'après notre expérience, le prix de la réalisation d'une prévision financière simple sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) commence à partir de 750€ hors taxes.
L'estimation donnée à titre indicatif ci-dessus concerne une petite entreprise et une prévision réalisée de manière ponctuelle. Si vous faites appel à un consultant financier ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et pour tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle, cela coûtera évidemment beaucoup plus cher.
Si vous choisissez cette solution, veillez à ce que votre prestataire de services connaisse bien votre secteur d'activité, afin qu'il puisse challenger vos chiffres et vous apporter des éclaircissements (au lieu de simplement accepter vos chiffres tels quels pour établir les états financiers prévisionnels).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre agence de communication ?
Créer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une agence de communication sur Excel (ou tout autre tableur) est un exercice très technique qui requiert à la fois une bonne maîtrise des règles comptables et de solides compétences en matière de modélisation financière.
La plupart des entrepreneurs n'ont pas l'expertise nécessaire pour créer des prévisions financières précises à l'aide d'un tableur comme Excel ou Google Sheets. Cette réalité est bien connue des financiers qui font, en conséquence, rarement confiance aux chiffres établis par les entrepreneurs sur tableur.
La deuxième raison est l'inefficacité. L'élaboration de prévisions sur des feuilles de calcul était la seule option possible dans les années 1990 et au début des années 2000. Aujourd'hui, grâce aux progrès technologiques, les logiciels permettent de réaliser ces prévisions beaucoup plus rapidement et avec beaucoup plus de précision.
C'est pourquoi les professionnels du chiffre utilisent tous des logiciels. Avec l'essor de l'IA, les logiciels deviennent également plus intelligents pour nous aider à détecter les erreurs dans nos prévisions et à analyser les chiffres afin de prendre des décisions plus éclairées.
Enfin, avec les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses, sujettes aux erreurs et qui prennent beaucoup de temps. À l’inverse, un logiciel de prévisionnel financier tel que The Business Plan Shop est spécialement conçu à cette fin.
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S’inspirer de nos modèles de prévisions financières
The Business Plan Shop propose des dizaines de modèles de prévisionnels financiers.
Nos exemples comprennent un business plan complet avec un prévisionnel financier et une partie rédigée détaillant l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de démarrage ou que vous ayez déjà votre propre agence de communication, nos modèles de prévisionnels financiers sont un bon moyen de vous aider à :
- Comprendre à quoi doit ressembler un plan d'affaires complet
- Comprendre comment modéliser les éléments financiers de votre agence de communication
À retenir
- Un prévisionnel financier met en avant la croissance, la rentabilité et la génération de trésorerie attendues pour votre agence de communication.
- Il est nécessaire de suivre le réel comptable pour le comparer au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse, afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisions et budgets.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les démarches nécessaires à l'élaboration du prévisionnel financier d'une agence de communication. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
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