Comment faire un prévisionnel financier pour un café ?
Établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre café est indispensable pour maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
Si vous vous sentez dépassé à l'idée d'établir les prévisions financières d'un café, ne vous inquiétez pas, ce guide est là pour vous aider.
Nous aborderons notamment les principaux objectifs d'une prévision financière, les données à rassembler avant de se lancer, les tableaux qui la composent et les outils qui vous aideront à créer et à tenir à jour vos prévisions de manière efficace.
C'est parti !
Pourquoi établir et maintenir des prévisions financières pour un café ?
Les prévisions financières de votre café servent de feuille de route pour guider sa croissance et assurer sa viabilité financière sur le long terme.
Pour créer un plan financier, vous devrez examiner votre entreprise en détail, des ventes jusqu'aux charges d'exploitation, en passant par les investissements et les sources de financement, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité sur les années à venir et les flux de trésorerie correspondants.
Dans des conditions de marché difficiles, avoir des prévisions financières à jour permet de détecter rapidement une potentielle insuffisance de trésorerie, ce qui permet de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d’être confronté à un manque de liquidités.
Le prévisionnel financier de votre café s'avérera également précieux dans le cadre d'une recherche de financement. Les banques et les investisseurs demanderont sans aucun doute à examiner minutieusement vos chiffres ; la précision et la présentation sont donc essentielles.
Besoin d'un prévisionnel financier qui tienne la route ?
The Business Plan Shop s'occupe des calculs pour vous. Saisissez simplement vos hypothèses et notre outil en ligne recalcule vos états financiers prévisionnels de façon instantanée.
Quelles informations servent de base à l'élaboration des prévisions financières d'un café ?
Les prévisions financières d'un café doivent reposer sur des fondations solides : vos hypothèses.
Les données nécessaires pour établir ces hypothèses varient en fonction de si votre café est déjà en activité ou non.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'un café déjà en activité, vos principales sources d’informations seront les données comptables historiques et les indicateurs clés de performance opérationnelle, ainsi que les perspectives de votre équipe pour les trois à cinq prochaines années.
Si vous réalisez des prévisions financières pour une création de café, vous devrez vous appuyer sur une étude de marché pour élaborer votre stratégie de mise sur le marché et établir votre prévisionnel des ventes.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste détaillée des ressources nécessaires au fonctionnement de votre café, ainsi que d'une liste des équipements nécessaires au lancement de l'entreprise (voir ci-dessous).
Maintenant que vous savez ce qui est nécessaire, examinons les éléments qui vont composer le prévisionnel financier de votre café.
Le prévisionnel des ventes d'un café
D'expérience, il est généralement préférable de commencer l'élaboration du prévisionnel financier de votre café par le prévisionnel des ventes.
Pour établir un prévisionnel de chiffre d'affaires précis pour votre café, vous devrez vous appuyer sur les données collectées dans votre étude de marché ou, si vous gérez un café déjà en activité, sur les données historiques de l'entreprise, afin d'estimer deux variables clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour y parvenir, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- Les tendances saisonnières : Les ventes peuvent être influencées par les saisons, avec une augmentation pendant les mois d'été et une baisse pendant les mois d'hiver. Vous devriez prendre en compte ces variations saisonnières dans votre prévisionnel des ventes.
- La concurrence locale : La présence de cafés concurrents dans votre quartier peut affecter le nombre de transactions mensuelles réalisées. Si vous êtes entourés de nombreux autres cafés, il est possible que votre clientèle soit partagée et que vos ventes en pâtissent.
- Les événements locaux : Les événements tels que des festivals ou des concerts dans votre quartier peuvent attirer une foule de personnes et augmenter le nombre de transactions dans votre café. Gardez un œil sur le calendrier des événements dans votre région pour prévoir des pics de vente potentiels.
- L'évolution des tendances alimentaires : Les tendances alimentaires peuvent également affecter vos ventes, avec une demande croissante pour des options de restauration plus saines ou végétariennes/vegan. Assurez-vous de suivre les tendances et d'adapter votre menu en conséquence pour maintenir un niveau de ventes élevé.
- Les changements démographiques : Si votre quartier connaît des changements démographiques importants, cela peut également affecter vos ventes. Par exemple, l'arrivée de jeunes familles peut augmenter la demande pour des options de restauration adaptées aux enfants, tandis qu'une population vieillissante peut préférer des options plus légères et moins sucrées.
Une fois votre prévisionnel des ventes établi, il est temps de dresser votre budget de charges d'exploitation. Voyons ensemble ce que cela implique.
Besoin d'inspiration pour votre business plan ?
The Business Plan Shop a plus de 50 modèles de business plans rédigés que vous pouvez utiliser comme source d'inspiration.
Les charges d’exploitation d'un café
L'étape suivante consiste à estimer les frais nécessaires au fonctionnement de votre café au quotidien.
Ceux-ci varieront en fonction des ventes escomptées, de l'emplacement et de la taille de votre entreprise.
Mais les frais généraux de votre café devraient comprendre au minimum les éléments suivants :
- Frais de personnel : inclut les salaires et les charges sociales pour les employés de votre café.
- Honoraires d'expertise-comptable : pour la tenue de vos comptes et la réalisation de bilans financiers.
- Frais d'assurance : pour couvrir les risques liés à votre activité, comme les incendies ou les vols.
- Licences de logiciel : pour utiliser les logiciels nécessaires à la gestion de votre café, comme un système de caisse ou de réservation.
- Frais bancaires : pour les opérations bancaires liées à votre activité, comme les frais de tenue de compte ou les virements.
- Fournitures de bureau : inclut les fournitures nécessaires à la gestion quotidienne de votre café, comme le papier, les stylos, etc.
- Fournitures de cuisine : pour les produits et matériaux utilisés dans la préparation des boissons et des plats dans votre café.
- Frais de nettoyage : pour l'entretien de votre café, comme le ménage, la blanchisserie et le nettoyage des équipements.
- Frais de marketing : pour promouvoir votre café, comme les publicités, les flyers et les événements spéciaux.
- Frais de maintenance : pour l'entretien et les réparations de votre café, comme la plomberie, l'électricité ou les équipements.
- Frais de formation : pour former vos employés aux techniques de service et de préparation des boissons et des plats.
- Frais de location : pour la location de votre espace commercial, si vous n'êtes pas propriétaire.
- Frais de transport : pour les livraisons de fournitures et de produits pour votre café.
- Frais d'eau, d'électricité et de gaz : pour les services publics utilisés dans votre café.
- Frais de télécommunications : pour les abonnements téléphoniques et internet pour votre café.
Bien entendu, cette liste n'est pas exhaustive et vous devrez l'adapter en fonction de votre modèle économique et de votre taille.
Quels sont les investissements nécessaires pour lancer ou développer un café ?
Le prévisionnel financier de votre café devra également inclure les investissements nécessaires à la création ou au développement de votre entreprise.
Dans le cas d'un café, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Un comptoir en bois pour accueillir les clients et mettre en valeur vos produits. Assurez-vous que le comptoir soit assez large pour contenir votre caisse enregistreuse et vos ingrédients.
- Une machine à expresso pour préparer de délicieux cafés et cappuccinos. Optez pour une machine de qualité pour garantir la meilleure expérience pour vos clients.
- Un réfrigérateur pour stocker vos laits et autres ingrédients frais. Assurez-vous que le réfrigérateur soit assez grand pour contenir tout ce dont vous avez besoin pour votre menu.
- Des tables et des chaises pour offrir un espace confortable pour vos clients. Choisissez des meubles qui correspondent au style de votre café et qui soient faciles à nettoyer.
- Une vitrine réfrigérée pour exposer vos pâtisseries et autres snacks. Cela permettra à vos clients de voir les options disponibles et de les inciter à en acheter.
À nouveau, cette liste devra être ajustée en fonction de la taille et des ambitions de votre café.
Besoin d'un business plan convaincant ?
The Business Plan Shop permet de créer facilement un prévisionnel financier pour vérifier le potentiel de rentabilité de vos projets et un business plan professionnel pour présenter à vos partenaires financiers.
Le financement de votre café
L'étape suivante consiste à vous pencher sur le plan de financement de votre café.
La majorité de votre financement proviendra probablement de vos associés (capitaux propres) et de vos partenaires bancaires (emprunts).
Vous devrez ensuite modéliser les instruments qui composent votre financement pour les intégrer dans vos états financiers prévisionnels.
En particulier, les mensualités des prêts bancaires devront être séparées entre charges d'intérêts (au compte de résultat), remboursements du capital (dans les flux de trésorerie) et capital restant dû (au bilan).
Quels tableaux figurent dans le plan financier d'un café ?
Une fois terminé, le prévisionnel financier de votre café sera présenté au moyen des tableaux suivants.
Le compte de résultat prévisionnel de votre café
Le compte de résultat prévisionnel vous permettra de visualiser le potentiel de croissance et de rentabilité de votre café au cours des trois à cinq prochaines années.
Un compte de résultat financièrement viable pour un café doit normalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (idéalement)
- Un bénéfice net
Cela dépend évidemment du stade de développement de votre entreprise : par exemple, une nouvelle entreprise peut être déficitaire jusqu'à ce qu'elle atteigne son seuil de rentabilité au cours de la deuxième ou de la troisième année.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel de votre café donne un aperçu de la situation financière de votre entreprise à la fin de l'année.
Il se compose de trois types d'éléments : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : représentent ce que l'entreprise possède, notamment la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Il s'agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre café permet de visualiser la trésorerie que votre entreprise prévoit de consommer ou générer dans les années à venir.
Une bonne pratique consiste à organiser le prévisionnel de trésorerie par nature afin de mieux expliquer comment la trésorerie est utilisée ou générée par le café :
- Flux de trésorerie opérationnel : indique la trésorerie générée par l’activité commerciale de l'entreprise
- Flux d'investissement : indique le montant des investissements nécessaires au maintien ou à l’expansion de l'entreprise
- Flux de financement : indique si l'entreprise lève de nouveaux fonds ou rembourse ses partenaires financiers (remboursement de la dette, dividendes)
Il est essentiel de surveiller (et de mettre à jour régulièrement) le prévisionnel de trésorerie de votre café pour vous assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie pour fonctionner normalement et pour détecter les besoins de financement le plus tôt possible.
Si vous essayez de lever des fonds, il vous sera, en principe, demandé de fournir des prévisions de trésorerie mensuelles dans le plan financier de votre café, afin que les banques ou les investisseurs puissent évaluer les variations saisonnières et s'assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie.
Besoin d'un prévisionnel financier qui tienne la route ?
The Business Plan Shop s'occupe des calculs pour vous. Saisissez simplement vos hypothèses et notre outil en ligne recalcule vos états financiers prévisionnels de façon instantanée.
Quel outil devriez-vous utiliser pour établir le prévisionnel financier de votre café ?
Il n'est pas difficile d'établir un prévisionnel financier pour un café, à condition d'utiliser l'outil adéquat. Voyons quelles sont les options disponibles ci-dessous.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour élaborer les prévisions de votre café
Utiliser un outil de prévisionnel financier en ligne, tel que celui que nous proposons chez The Business Plan Shop, est la solution la plus moderne et la plus simple.
Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel spécialisé :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance sympathique est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un expert-comptable ou à un consultant
Une autre solution consiste à confier l'élaboration des prévisions financières de votre café à un tiers.
Comme vous pouvez vous en douter, cette solution sera plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel, car le prix devra couvrir le temps du comptable, le coût de son logiciel et sa marge bénéficiaire.
Le prix peut varier considérablement en fonction de la complexité de votre entreprise. Par expérience, pour une petite entreprise, des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) sont proposées à partir d'environ 750€ H.T.
Il convient de garder à l'esprit que cette estimation concerne des prévisions établies de façon ponctuelle. La mise à jour et le suivi de vos prévisions par rapport aux données réelles entraîneront des frais supplémentaires.
Si vous décidez d’externaliser la réalisation de vos prévisions :
- Assurez-vous que le professionnel dispose d'une expérience concrète dans votre secteur d'activité et qu'il soit en mesure de challenger vos hypothèses de manière constructive.
- Évitez les consultants qui utilisent des moyennes sectorielles pour établir les prévisionnels financiers de leurs clients (ces prévisions sont sans intérêt pour une petite entreprise).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre café ?
Vous et vos partenaires financiers avez besoin de chiffres fiables. À moins que vous n'ayez étudié la finance ou la comptabilité, élaborer un prévisionnel financier fiable et exempt d’erreurs sur tableur risque de s'avérer compliqué.
La modélisation financière est très technique par nature et nécessite une solide maîtrise des principes comptables pour être réalisée sans erreurs. Cela signifie que la plupart des dirigeants d'entreprise ne sont pas en mesure d'utiliser des tableurs tels qu'Excel ou Google Sheets pour créer des prévisions financières fiables.
De plus, il est aujourd'hui inefficace de créer des prévisions avec Excel :
- Les logiciels ont progressé à tel point que les prévisions peuvent être réalisées beaucoup plus rapidement et avec plus de précision que manuellement sur une feuille de calcul.
- Grâce à l'intelligence artificielle, les logiciels sont capables de détecter les erreurs et d'aider à la prise de décision.
Les tableurs sont des outils polyvalents, mais ils ne sont pas adaptés au reporting. Importer les données comptables de votre café dans Excel pour comparer les données réelles aux prévisions est extrêmement manuel et fastidieux (tout comme l'est la mise à jour des prévisions). Il est beaucoup plus rapide d'utiliser des outils de planification financière spécialisés tels que The Business Plan Shop.
Besoin d'un business plan convaincant ?
The Business Plan Shop permet de créer facilement un prévisionnel financier pour vérifier le potentiel de rentabilité de vos projets et un business plan professionnel pour présenter à vos partenaires financiers.
Se servir de nos modèles de prévisionnels financiers pour trouver l'inspiration
The Business Plan Shop propose des dizaines d'exemples de prévisionnels financiers.
Nos modèles contiennent à la fois un prévisionnel financier et un plan d'affaires rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Nos modèles sont une excellente source d'inspiration, que ce soit pour voir à quoi ressemble un business plan complet ou pour trouver des exemples concrets de modélisation financière pour vos propres prévisions.
À retenir
- Un prévisionnel financier met en avant la croissance, la rentabilité et la génération de trésorerie attendues pour votre café.
- Il est nécessaire de suivre le réel comptable pour le comparer au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse, afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisions et budgets.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les démarches nécessaires à l'élaboration du prévisionnel financier d'un café. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
Besoin d'inspiration pour votre business plan ?
The Business Plan Shop a plus de 50 modèles de business plans rédigés que vous pouvez utiliser comme source d'inspiration.
À voir aussi sur The Business Plan Shop
Vous connaissez une personne qui gère ou souhaite créer un café ? Partagez ce guide avec elle !