Comment faire un prévisionnel financier pour un cabinet de gestion de la paye ?
Si vous tenez à maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs, vous devez établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre cabinet de gestion de la paye.
Élaborer les prévisions financières d'un cabinet de gestion de la paye peut sembler complexe, mais il suffit d'utiliser le bon outil, et The Business Plan Shop est là pour vous guider.
Dans ce guide pratique, nous aborderons tout ce qu'il faut savoir pour établir des prévisions financières pour votre cabinet de gestion de la paye.
Nous commencerons par examiner pourquoi elles sont essentielles, quelles sont les données nécessaires, à quoi ressemble un prévisionnel une fois terminé et quelles sont les solutions disponibles pour créer le vôtre.
Entrons dans le vif du sujet !
Pourquoi établir et maintenir un prévisionnel financier pour un cabinet de gestion de la paye ?
Créer et tenir à jour des prévisions financières est le seul moyen de guider le développement de votre cabinet de gestion de la paye et d'assurer sa viabilité financière pour les années à venir.
Faire un plan financier pour un cabinet de gestion de la paye vous force à examiner votre entreprise en détail : revenus, charges, investissements, financements, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité et ses flux de trésorerie futurs.
Grâce au prévisionnel, vous disposez de la visibilité nécessaire pour planifier en toute confiance vos investissements et votre expansion sur les années à venir.
De plus, lorsque votre environnement commercial se durcit, le fait de disposer de prévisions actualisées pour le cabinet de gestion de la paye vous permet de détecter à l'avance d'éventuels problèmes de trésorerie. Ceci vous permet en retour de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d'être à court de liquidités.
N'oubliez pas non plus que les prévisions financières de votre cabinet de gestion de la paye seront essentielles lors de la recherche de financement. Vous pouvez être sûr(e) à 100 % que les banques et les investisseurs demanderont à voir vos données financières, alors veillez à ce qu'elles soient présentées de manière précise et attrayante.
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Quelles informations servent de base à l'élaboration des prévisions financières d'un cabinet de gestion de la paye ?
Les prévisions financières d'un cabinet de gestion de la paye doivent reposer sur des fondations solides : vos hypothèses.
Les données nécessaires pour établir ces hypothèses varient en fonction de si votre cabinet de gestion de la paye est déjà en activité ou non.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'un cabinet de gestion de la paye déjà en activité, vos principales sources d’informations seront les données comptables historiques et les indicateurs clés de performance opérationnelle, ainsi que les perspectives de votre équipe pour les trois à cinq prochaines années.
Si vous réalisez des prévisions financières pour une création de cabinet de gestion de la paye, vous devrez vous appuyer sur une étude de marché pour élaborer votre stratégie de mise sur le marché et établir votre prévisionnel des ventes.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste détaillée des ressources nécessaires au fonctionnement de votre cabinet de gestion de la paye, ainsi que d'une liste des équipements nécessaires au lancement de l'entreprise (voir ci-dessous).
Maintenant que vous savez ce qui est nécessaire, examinons les éléments qui vont composer le prévisionnel financier de votre cabinet de gestion de la paye.
Le chiffre d'affaires prévisionnel d'un cabinet de gestion de la paye
D'après notre expérience, il est généralement judicieux de commencer par l'estimation du chiffre d’affaires prévisionnel.
Les données utilisées pour prévoir vos ventes comprennent les données commerciales historiques de votre cabinet de gestion de la paye (qui peuvent être utilisées comme point de départ pour les entreprises déjà existantes) et les données recueillies dans le cadre de votre étude de marché (qui sont utiles dans le cadre d'une création comme d'un développement d'activité).
Le prévisionnel des ventes de votre cabinet de gestion de la paye peut être décomposé en deux estimations clés :
- Le prix moyen
- Le nombre de transactions mensuelles
Pour évaluer ces variables avec précision, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- La conjoncture économique : Les fluctuations économiques peuvent avoir un impact sur le prix des services de gestion de la paye et sur le nombre de clients potentiels qui pourraient avoir besoin de vos services.
- La réglementation fiscale et sociale : Les changements dans la législation fiscale et sociale peuvent influencer la demande pour vos services et, par conséquent, le prix que vous pouvez facturer pour les prestations de gestion de la paye.
- La concurrence : L'arrivée de nouveaux concurrents sur le marché peut entraîner une baisse des prix et une diminution du nombre de transactions pour votre cabinet de gestion de la paye.
- La technologie : L'utilisation de nouvelles technologies dans le domaine de la gestion de la paye peut modifier les attentes des clients et influencer le prix que vous pouvez demander pour vos services.
- La taille et le type d'entreprise : Les petites entreprises peuvent avoir des besoins différents en matière de gestion de la paye par rapport aux grandes entreprises, ce qui peut influencer le prix moyen et le nombre de transactions pour votre cabinet.
Une fois que le prévisionnel des ventes est en place, l'étape suivante consiste à préparer le budget des frais généraux. Penchons-nous à présent sur ce point.
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Les charges d’exploitation d'un cabinet de gestion de la paye
La prochaine étape consiste à estimer les frais que vous devrez supporter pour exploiter votre cabinet de gestion de la paye.
Ceux-ci varieront en fonction de l'emplacement de votre entreprise et de sa taille globale (chiffre d'affaires, personnel, etc.).
Mais les charges d'exploitation de votre cabinet de gestion de la paye devraient normalement comprendre les éléments suivants :
- Frais de personnel : incluent les salaires, les charges sociales et les avantages sociaux pour les employés qui travaillent pour vous.
- Honoraires d'expertise-comptable : frais pour les services de comptabilité et de gestion financière pour votre entreprise.
- Frais d'assurance : couvrent les risques liés à votre activité, tels que les accidents du travail, les dommages matériels et les pertes de données.
- Licences de logiciel : frais pour l'utilisation de logiciels de gestion de la paye, tels que les systèmes de paie et de gestion du temps.
- Frais bancaires : frais pour les services bancaires, tels que les frais de tenue de compte, les frais de transfert d'argent et les frais de carte de crédit.
- Frais de formation : coûts pour la formation de vos employés sur les nouveaux logiciels et les changements dans les lois et réglementations en matière de paie.
- Frais de télécommunications : couvrent les coûts des communications, tels que les forfaits de téléphonie mobile et les abonnements internet.
- Frais de marketing : coûts pour promouvoir vos services de gestion de la paye, tels que les publicités en ligne et les frais d'impression de dépliants.
- Frais de location : coûts pour la location de bureaux ou d'espace de travail pour votre entreprise.
- Frais de déplacement : incluent les dépenses de voyage pour rencontrer des clients ou des fournisseurs, ainsi que les frais de déplacement pour les réunions et les conférences.
- Frais de fournitures de bureau : coûts pour les fournitures de bureau, telles que le papier, les cartouches d'encre et les fournitures de bureau.
- Frais de maintenance informatique : coûts pour la maintenance et la mise à jour de votre matériel et de vos logiciels informatiques.
- Frais de cotisation professionnelle : coûts pour adhérer à des associations professionnelles liées à la gestion de la paye et pour participer à des formations et des événements professionnels.
- Frais de bureau virtuel : frais pour les services de bureau virtuel, tels que la gestion du courrier, la réception des appels et la location de salles de réunion.
- Frais de services externes : coûts pour les services externes, tels que les services de traduction, de marketing ou de développement web.
Cette liste n'est en aucun cas exhaustive et devra être adaptée aux particularités de votre cabinet de gestion de la paye.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer un cabinet de gestion de la paye ?
Une fois que vous avez une idée du volume de ventes que vous pourriez réaliser et des frais de fonctionnement de votre cabinet de gestion de la paye, il est temps de vous pencher sur l'équipement nécessaire au lancement ou à l'expansion de l'activité.
Pour un cabinet de gestion de la paye, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Matériel informatique : Vous aurez besoin de plusieurs ordinateurs pour votre équipe de gestion de la paye. Assurez-vous de choisir des modèles puissants et fiables, avec suffisamment de mémoire et de stockage pour gérer toutes les données de vos clients.
- Logiciels de gestion de la paye : Pour faciliter votre travail et garantir une gestion efficace de la paye, vous devrez investir dans un ou plusieurs logiciels spécialisés. Recherchez des options qui répondent aux besoins de votre cabinet et qui offrent des fonctionnalités telles que la gestion des heures de travail, les paiements électroniques et la production de rapports personnalisés.
- Mobiliers de bureau : Votre équipe aura besoin d'un espace de travail confortable pour mener à bien ses tâches quotidiennes. Pensez à investir dans des bureaux, des chaises ergonomiques, des étagères de rangement et autres équipements de bureau pour créer un environnement de travail fonctionnel et agréable.
- Fournitures de bureau : En plus des meubles de bureau, vous aurez également besoin de fournitures de bureau essentielles telles que des stylos, des cahiers, des enveloppes et des cartouches d'encre. Assurez-vous d'avoir un stock suffisant pour votre équipe afin qu'elle puisse travailler efficacement sans manquer de matériel.
- Matériel de sécurité : Dans le cadre de votre travail, vous serez amené à manipuler des données sensibles telles que des informations financières et des numéros de sécurité sociale. Pour protéger ces informations, vous devrez investir dans du matériel de sécurité tel que des serrures pour vos bureaux et des logiciels de protection des données.
Une fois encore, il faudra adapter cette liste aux spécificités de votre cabinet de gestion de la paye.
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Le plan de financement de votre cabinet de gestion de la paye
L'étape suivante de la construction du prévisionnel de votre cabinet de gestion de la paye consiste à modéliser le plan de financement de votre entreprise.
Vous devrez réfléchir à quelle part du financement proviendra de fonds propres et quelle part proviendra de financements bancaires.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin d'inclure les charges d'intérêts dans le compte de résultat prévisionnel, le capital restant dû au bilan et les remboursements du capital dans la prévision de trésorerie.
Quels tableaux font partie du plan financier d'un cabinet de gestion de la paye ?
Examinons maintenant les principaux tableaux qui composent le prévisionnel financier de votre cabinet de gestion de la paye.
Le compte de résultat prévisionnel de votre cabinet de gestion de la paye
Le compte de résultat prévisionnel permet de visualiser le potentiel de rentabilité de votre cabinet de gestion de la paye sur les années à venir.
Pour que votre cabinet de gestion de la paye soit financièrement viable, votre compte de résultat prévisionnel doit idéalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation (plus elle est élevée, mieux c'est)
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (plus elles sont élevées, mieux c'est)
- Un bénéfice net à la fin de chaque exercice (plus il est important, mieux c'est)
Ceci s'applique aux cabinets de gestion de la paye déjà en activité. Il y a une certaine indulgence pour les créations, dont les chiffres seront légèrement différents de ceux des entreprises établies.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel donne un aperçu de la structure financière de votre cabinet de gestion de la paye à la fin de chaque exercice financier.
Il se compose de trois catégories d'éléments : les actifs, les dettes et les fonds propres
- Actifs : ce que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l’immobilier, les équipements et les créances (argent dû par les clients).
- Dettes : il s’agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
La prévision des flux de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre cabinet de gestion de la paye permet de visualiser la trésorerie que l'entreprise prévoit de générer ou consommer au cours des trois à cinq prochaines années.
Il existe plusieurs façons de présenter un prévisionnel de trésorerie, mais l'expérience nous a appris qu'il est préférable de l'organiser par nature afin d'afficher clairement ces éléments :
- Flux de trésorerie opérationnel : quelle est la trésorerie générée par l’activité commerciale de votre cabinet de gestion de la paye ?
- Flux d'investissement : quels sont les investissements réalisés par l'entreprise pour développer ou entretenir ses équipements ?
- Flux de financement : l'entreprise lève-t-elle des fonds supplémentaires ou rémunère-t-elle ses apporteurs de fonds (dividendes, remboursement de dette) ?
Votre prévisionnel de trésorerie est l'élément le plus important de votre prévision financière et c'est là que vous devez concentrer votre attention pour vous assurer que votre cabinet de gestion de la paye dispose d'un financement adéquat.
Remarque : si vous établissez un prévisionnel financier en vue d'obtenir un financement, vous devrez inclure à la fois une prévision de trésorerie annuelle et une prévision de trésorerie mensuelle dans le plan financier de votre cabinet de gestion de la paye.
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Quel outil faut-il utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre cabinet de gestion de la paye ?
En utilisant le bon outil ou la bonne solution, l'élaboration des prévisions financières sera beaucoup plus facile qu'il n'y paraît. Examinons maintenant vos principales options.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les prévisions de votre cabinet de gestion de la paye
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel professionnel présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution rentable qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour un cabinet de gestion de la paye.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser une feuille de calcul telle qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre cabinet de gestion de la paye ?
Élaborer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour un cabinet de gestion de la paye à l'aide d'une feuille de calcul est très technique et nécessite des connaissances approfondies en comptabilité et une bonne compréhension des techniques de modélisation financière.
Rares sont les dirigeants d'entreprise qui sont suffisamment expérimentés sur le plan financier pour être en mesure d'établir eux-mêmes des prévisions sur Excel sans faire d'erreurs.
Les prêteurs et les investisseurs en sont conscients, c'est pourquoi les prévisions créées sur Excel par le dirigeant de l'entreprise sont souvent prises avec un grain de sel.
En matière de prévisions financières, il est essentiel de pouvoir se fier aux chiffres et, à cette fin, l'utilisation d'un logiciel est beaucoup plus sûre.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est également plus rapide que d'utiliser un tableur et, avec l'essor de l'intelligence artificielle, les logiciels deviennent de plus en plus efficaces pour nous aider à analyser les chiffres afin de prendre des décisions éclairées.
Enfin, comme pour tout ce qui concerne les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses et sujettes aux erreurs. Ce qui n'est pas le cas avec un logiciel de prévisionnel financier comme The Business Plan Shop qui est spécialement conçu à cet effet.
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S’inspirer de nos modèles de prévisions financières
The Business Plan Shop propose des dizaines de modèles de prévisionnels financiers.
Nos exemples comprennent un business plan complet avec un prévisionnel financier et une partie rédigée détaillant l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de démarrage ou que vous ayez déjà votre propre cabinet de gestion de la paye, nos modèles de prévisionnels financiers sont un bon moyen de vous aider à :
- Comprendre à quoi doit ressembler un plan d'affaires complet
- Comprendre comment modéliser les éléments financiers de votre cabinet de gestion de la paye
À retenir
- Un prévisionnel financier montre la croissance, rentabilité et trésorerie attendues pour votre entreprise sur les 3 à 5 prochaines années.
- Comparer le réel comptable au prévisionnel permet de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour les prévisionnels de votre cabinet de gestion de la paye.
C'est la fin de notre guide consacré aux prévisions financières d'un cabinet de gestion de la paye, nous espérons qu'il vous a été utile. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez nous faire part de vos retours d’expérience ou si vous avez des questions.
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À voir aussi sur The Business Plan Shop
- Plan de financement initial
- Budgétiser les frais de personnel
- Impôts et taxes prévisionnels
- Calcul du chiffre d'affaires prévisionnel
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Fondateur & CEO at The Business Plan Shop Ltd
