Comment faire un prévisionnel financier pour une salle de spectacle ?
Si vous tenez à maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs, vous devez établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre salle de spectacle.
Élaborer les prévisions financières d'une salle de spectacle peut sembler complexe, mais il suffit d'utiliser le bon outil, et The Business Plan Shop est là pour vous guider.
Dans ce guide pratique, nous aborderons tout ce qu'il faut savoir pour établir des prévisions financières pour votre salle de spectacle.
Nous commencerons par examiner pourquoi elles sont essentielles, quelles sont les données nécessaires, à quoi ressemble un prévisionnel une fois terminé et quelles sont les solutions disponibles pour créer le vôtre.
Entrons dans le vif du sujet !
Pourquoi créer et tenir à jour des prévisions financières pour une salle de spectacle ?
Pour prospérer, votre entreprise doit être en mesure d'anticiper ce qui l'attend et disposer de ressources financières adéquates pour se développer, d'où la nécessité de disposer d’un prévisionnel financier pour votre salle de spectacle.
Créer un prévisionnel financier vous oblige à faire le point sur la situation financière actuelle de votre entreprise et sur la direction que doit prendre son développement.
Une fois que le cap est clairement défini, vous devez élaborer un plan pour atteindre vos objectifs et évaluer ce que cela implique en termes d'investissements, de rentabilité et de flux de trésorerie futurs pour votre salle de spectacle.
Disposer d'un prévisionnel financier actualisé pour une salle de spectacle est également utile si votre environnement commercial se dégrade, car le prévisionnel vous permet de vous adapter aux nouvelles conditions de marché et d'anticiper d'éventuels problèmes de trésorerie.
Enfin, les prévisions financières de votre salle de spectacle vous aideront aussi à obtenir un financement, parce que les banques et les investisseurs voudront voir des prévisions précises avant d'accepter de financer votre entreprise.
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Quelles informations servent de base à l'élaboration des prévisions financières d'une salle de spectacle ?
Les prévisions financières d'une salle de spectacle doivent reposer sur des fondations solides : vos hypothèses.
Les données nécessaires pour établir ces hypothèses varient en fonction de si votre salle de spectacle est déjà en activité ou non.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une salle de spectacle déjà en activité, vos principales sources d’informations seront les données comptables historiques et les indicateurs clés de performance opérationnelle, ainsi que les perspectives de votre équipe pour les trois à cinq prochaines années.
Si vous réalisez des prévisions financières pour une création de salle de spectacle, vous devrez vous appuyer sur une étude de marché pour élaborer votre stratégie de mise sur le marché et établir votre prévisionnel des ventes.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste détaillée des ressources nécessaires au fonctionnement de votre salle de spectacle, ainsi que d'une liste des équipements nécessaires au lancement de l'entreprise (voir ci-dessous).
Maintenant que vous savez ce qui est nécessaire, examinons les éléments qui vont composer le prévisionnel financier de votre salle de spectacle.
Le prévisionnel des ventes d'une salle de spectacle
D'expérience, il est généralement préférable de commencer l'élaboration du prévisionnel financier de votre salle de spectacle par le prévisionnel des ventes.
Pour établir un prévisionnel de chiffre d'affaires précis pour votre salle de spectacle, vous devrez vous appuyer sur les données collectées dans votre étude de marché ou, si vous gérez une salle de spectacle déjà en activité, sur les données historiques de l'entreprise, afin d'estimer deux variables clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour y parvenir, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- La programmation des spectacles : en choisissant des artistes de renom ou des spectacles populaires, vous pouvez attirer un plus grand nombre de spectateurs et augmenter le prix moyen des billets.
- La localisation de la salle : si votre salle est située dans un quartier animé ou facile d'accès, cela peut encourager plus de gens à venir assister à vos spectacles et donc augmenter le nombre de transactions mensuelles.
- Les partenariats avec d'autres entreprises : en collaborant avec des restaurants, des hôtels ou d'autres entreprises locales, vous pouvez proposer des packages intéressants pour vos spectateurs et ainsi augmenter le prix moyen des billets.
- Les événements spéciaux : en organisant des soirées spéciales telles que des avant-premières, des rencontres avec les artistes ou des séances de dédicaces, vous pouvez attirer un public plus diversifié et augmenter le nombre de transactions mensuelles.
- La saisonnalité : les périodes de vacances ou les événements spéciaux peuvent influencer la demande et donc le prix moyen des billets ainsi que le nombre de transactions mensuelles. Il est important de prendre en compte ces variations dans votre prévisionnel des ventes.
Une fois votre prévisionnel des ventes établi, il est temps de dresser votre budget de charges d'exploitation. Voyons ensemble ce que cela implique.
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Les charges d’exploitation d'une salle de spectacle
Une fois que vous avez estimé les ventes attendues, vous pouvez commencer à budgétiser les frais nécessaires à la gestion quotidienne de votre salle de spectacle.
Les charges varient normalement en fonction du niveau de chiffre d'affaires escompté (c'est pourquoi, par expérience, il est toujours préférable de commencer vos prévisions financières par le prévisionnel de ventes) et en fonction de la situation géographique de l'entreprise.
Les charges d’exploitation d'une salle de spectacle comprennent notamment les éléments suivants :
- Les frais de personnel : Les salaires et les charges sociales des employés de la salle de spectacle
- Les frais d'expertise-comptable : Les honoraires payés à un expert-comptable pour la gestion de votre comptabilité et de vos déclarations fiscales
- Les frais d'assurance : Les primes d'assurance pour couvrir les risques liés à l'exploitation de la salle de spectacle (responsabilité civile, incendie, vol, etc.)
- Les licences de logiciel : Les frais pour l'utilisation de logiciels de gestion de la billetterie, de la comptabilité, etc.
- Les frais bancaires : Les frais de tenue de compte, de virements, de prélèvements et autres services bancaires pour la gestion de vos transactions financières
- Les frais de communication : Les coûts liés à la publicité et à la promotion de la salle de spectacle (affiches, flyers, annonces, etc.)
- Les frais d'électricité et de chauffage : Les dépenses en énergie pour le fonctionnement de la salle de spectacle et de ses équipements
- Les frais de location : Les loyers pour la location de la salle de spectacle et de ses locaux annexes (bureaux, entrepôt, etc.)
- Les frais de maintenance : Les coûts pour l'entretien et la réparation des équipements et des installations de la salle de spectacle
- Les frais de fournitures : Les dépenses pour l'achat de fournitures de bureau, de papeterie, de consommables, etc.
- Les frais de nettoyage : Les coûts pour le nettoyage et l'entretien de la salle de spectacle et de ses locaux
- Les frais de sécurité : Les dépenses pour la surveillance et la sécurité de la salle de spectacle et de ses biens
- Les frais de transport : Les coûts pour le transport des artistes, du matériel, etc. pour les spectacles
- Les frais de gestion : Les dépenses pour les services de gestion (comptabilité, RH, juridique, etc.) si vous n'avez pas de personnel dédié à ces tâches
- Les frais de formation : Les coûts pour la formation de votre personnel sur les aspects techniques et artistiques liés à la salle de spectacle
Cette liste devra être adaptée aux spécificités de votre salle de spectacle, mais devrait constituer un bon point de départ pour votre budget.
Quels sont les investissements nécessaires pour lancer ou développer une salle de spectacle ?
Le prévisionnel financier de votre salle de spectacle devra également inclure les investissements nécessaires à la création ou au développement de votre entreprise.
Dans le cas d'une salle de spectacle, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- La scène: C'est l'élément central de votre salle de spectacle. Assurez-vous de choisir une scène assez grande pour accueillir tous vos artistes et leurs équipements. Pensez également à la sécurité en optant pour une scène solide et bien fixée.
- Les sièges: Vos spectateurs doivent être confortablement installés pour profiter pleinement de votre spectacle. Choisissez des sièges de bonne qualité, résistants et ergonomiques pour offrir une expérience agréable à votre public.
- L'éclairage: L'éclairage est un élément essentiel pour créer une ambiance adaptée à votre spectacle. Prévoyez l'achat de différents types de lumières (projecteurs, spots, etc.) pour mettre en valeur vos artistes et leur prestation.
- Le son: Pour que votre spectacle soit un succès, il est important que le son soit de qualité. Investissez dans un système de sonorisation performant et adapté à la taille de votre salle de spectacle.
- Les équipements de scène: En plus de la scène, vous aurez besoin de différents équipements pour que vos artistes puissent donner le meilleur d'eux-mêmes. Pensez aux micros, aux instruments de musique, aux amplis, etc.
À nouveau, cette liste devra être ajustée en fonction de la taille et des ambitions de votre salle de spectacle.
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Le plan de financement de votre salle de spectacle
L'étape suivante de la construction du prévisionnel de votre salle de spectacle consiste à modéliser le plan de financement de votre entreprise.
Vous devrez réfléchir à quelle part du financement proviendra de fonds propres et quelle part proviendra de financements bancaires.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin d'inclure les charges d'intérêts dans le compte de résultat prévisionnel, le capital restant dû au bilan et les remboursements du capital dans la prévision de trésorerie.
Quels tableaux font partie du plan financier d'une salle de spectacle ?
Examinons maintenant les principaux tableaux qui composent le prévisionnel financier de votre salle de spectacle.
Le compte de résultat prévisionnel de votre salle de spectacle
Le compte de résultat prévisionnel vous donne une idée précise de la croissance attendue pour votre entreprise au cours des trois à cinq prochaines années et de son potentiel de rentabilité.
Pour que votre activité soit pérenne, le compte de résultat d’une salle de spectacle doit afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires égale (au minimum) ou supérieure (de préférence) à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables (a minima) ou en augmentation (idéalement)
- Un résultat net positif
Tout dépendra bien sûr du stade de développement de votre entreprise : les chiffres d'une création de salle de spectacle seront différents de ceux d'une entreprise établie.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel donne un aperçu de la structure financière de votre salle de spectacle à la fin de chaque exercice financier.
Il se compose de trois catégories d'éléments : les actifs, les dettes et les fonds propres
- Actifs : ce que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l’immobilier, les équipements et les créances (argent dû par les clients).
- Dettes : il s’agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
La prévision des flux de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre salle de spectacle permet de visualiser la trésorerie que l'entreprise prévoit de générer ou consommer au cours des trois à cinq prochaines années.
Il existe plusieurs façons de présenter un prévisionnel de trésorerie, mais l'expérience nous a appris qu'il est préférable de l'organiser par nature afin d'afficher clairement ces éléments :
- Flux de trésorerie opérationnel : quelle est la trésorerie générée par l’activité commerciale de votre salle de spectacle ?
- Flux d'investissement : quels sont les investissements réalisés par l'entreprise pour développer ou entretenir ses équipements ?
- Flux de financement : l'entreprise lève-t-elle des fonds supplémentaires ou rémunère-t-elle ses apporteurs de fonds (dividendes, remboursement de dette) ?
Votre prévisionnel de trésorerie est l'élément le plus important de votre prévision financière et c'est là que vous devez concentrer votre attention pour vous assurer que votre salle de spectacle dispose d'un financement adéquat.
Remarque : si vous établissez un prévisionnel financier en vue d'obtenir un financement, vous devrez inclure à la fois une prévision de trésorerie annuelle et une prévision de trésorerie mensuelle dans le plan financier de votre salle de spectacle.
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Quel outil faut-il utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre salle de spectacle ?
En utilisant le bon outil ou la bonne solution, l'élaboration des prévisions financières sera beaucoup plus facile qu'il n'y paraît. Examinons maintenant vos principales options.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour élaborer les prévisions de votre salle de spectacle
Utiliser un outil de prévisionnel financier en ligne, tel que celui que nous proposons chez The Business Plan Shop, est la solution la plus moderne et la plus simple.
Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel spécialisé :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance sympathique est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Recourir aux services d'un consultant financier ou d'un expert-comptable
Il est également possible de recourir aux services d'un consultant ou d'un expert-comptable afin de réaliser une prévision financière professionnelle pour une salle de spectacle.
Comme vous pouvez l'imaginer, cette solution est beaucoup plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel. D'après notre expérience, le prix de la réalisation d'une prévision financière simple sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) commence à partir de 750€ hors taxes.
L'estimation donnée à titre indicatif ci-dessus concerne une petite entreprise et une prévision réalisée de manière ponctuelle. Si vous faites appel à un consultant financier ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et pour tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle, cela coûtera évidemment beaucoup plus cher.
Si vous choisissez cette solution, veillez à ce que votre prestataire de services connaisse bien votre secteur d'activité, afin qu'il puisse challenger vos chiffres et vous apporter des éclaircissements (au lieu de simplement accepter vos chiffres tels quels pour établir les états financiers prévisionnels).
Pourquoi ne pas utiliser une feuille de calcul telle qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre salle de spectacle ?
Élaborer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une salle de spectacle à l'aide d'une feuille de calcul est très technique et nécessite des connaissances approfondies en comptabilité et une bonne compréhension des techniques de modélisation financière.
Rares sont les dirigeants d'entreprise qui sont suffisamment expérimentés sur le plan financier pour être en mesure d'établir eux-mêmes des prévisions sur Excel sans faire d'erreurs.
Les prêteurs et les investisseurs en sont conscients, c'est pourquoi les prévisions créées sur Excel par le dirigeant de l'entreprise sont souvent prises avec un grain de sel.
En matière de prévisions financières, il est essentiel de pouvoir se fier aux chiffres et, à cette fin, l'utilisation d'un logiciel est beaucoup plus sûre.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est également plus rapide que d'utiliser un tableur et, avec l'essor de l'intelligence artificielle, les logiciels deviennent de plus en plus efficaces pour nous aider à analyser les chiffres afin de prendre des décisions éclairées.
Enfin, comme pour tout ce qui concerne les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses et sujettes aux erreurs. Ce qui n'est pas le cas avec un logiciel de prévisionnel financier comme The Business Plan Shop qui est spécialement conçu à cet effet.
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Utiliser nos modèles de prévisionnels financiers pour vous inspirer
The Business Plan Shop propose plus de 50 modèles de prévisionnels financiers.
Nos exemples comprennent à la fois un prévisionnel financier et un business plan rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de lancement ou que vous ayez déjà votre propre salle de spectacle, vous pouvez toujours consulter nos modèles pour trouver des idées sur la modélisation des éléments financiers et sur la rédaction d'un plan d'affaires en vue d’obtenir un financement.
À retenir
- Un prévisionnel financier permet de visualiser la croissance, rentabilité et génération de trésorerie attendues pour votre entreprise sur les années à venir.
- Il est nécessaire de comparer le réel comptable au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse afin de mettre à jour votre prévisionnel et ainsi maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre salle de spectacle.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisionnels.
Vous voilà arrivé à la fin de notre guide. Nous espérons qu’il vous a aidé à mieux comprendre comment réaliser un prévisionnel financier pour une salle de spectacle. N'hésitez pas à contacter notre équipe si vous avez des questions ou si vous souhaitez partager votre expérience en matière de prévisions financières !
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Fondateur & CEO at The Business Plan Shop Ltd
