Comment faire un prévisionnel financier pour une entreprise de soutien scolaire ?
Établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre entreprise de soutien scolaire est indispensable pour maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
Si vous vous sentez dépassé à l'idée d'établir les prévisions financières d'une entreprise de soutien scolaire, ne vous inquiétez pas, ce guide est là pour vous aider.
Nous aborderons notamment les principaux objectifs d'une prévision financière, les données à rassembler avant de se lancer, les tableaux qui la composent et les outils qui vous aideront à créer et à tenir à jour vos prévisions de manière efficace.
C'est parti !
Pourquoi établir et maintenir des prévisions financières pour une entreprise de soutien scolaire ?
Les prévisions financières de votre entreprise de soutien scolaire servent de feuille de route pour guider sa croissance et assurer sa viabilité financière sur le long terme.
Pour créer un plan financier, vous devrez examiner votre entreprise en détail, des ventes jusqu'aux charges d'exploitation, en passant par les investissements et les sources de financement, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité sur les années à venir et les flux de trésorerie correspondants.
Dans des conditions de marché difficiles, avoir des prévisions financières à jour permet de détecter rapidement une potentielle insuffisance de trésorerie, ce qui permet de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d’être confronté à un manque de liquidités.
Le prévisionnel financier de votre entreprise de soutien scolaire s'avérera également précieux dans le cadre d'une recherche de financement. Les banques et les investisseurs demanderont sans aucun doute à examiner minutieusement vos chiffres ; la précision et la présentation sont donc essentielles.
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Quelles informations sont utilisées pour élaborer le prévisionnel financier d'une entreprise de soutien scolaire ?
La qualité des prévisions financières d'une entreprise de soutien scolaire dépend de la fiabilité des données utilisées pour les élaborer.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une entreprise de soutien scolaire déjà en activité, vous aurez surtout besoin de votre historique comptable, de vos données opérationnelles historiques, ainsi que de la vision de votre équipe sur ce qui vous attend pour les années à venir.
Pour réaliser des prévisions financières dans le cadre de la création d'une entreprise de soutien scolaire, vous devrez avoir fait des recherches et avoir une idée précise de votre environnement concurrentiel et de votre stratégie de mise sur le marché, afin de pouvoir établir un prévisionnel des ventes précis.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste précise des ressources nécessaires au fonctionnement quotidien de votre entreprise de soutien scolaire, ainsi que d'une liste des équipements et des dépenses nécessaires pour lancer l'activité (nous y reviendrons).
Examinons maintenant de plus près les éléments qui composent le prévisionnel financier de votre entreprise de soutien scolaire.
Le prévisionnel des ventes d'une entreprise de soutien scolaire
Le prévisionnel des ventes est normalement le point de départ de l'élaboration du prévisionnel financier de votre entreprise de soutien scolaire.
Pour réaliser un prévisionnel des ventes cohérent, il faut estimer deux facteurs clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour ce faire, vous devrez vous appuyer sur des données historiques (pour une entreprise existante), des données d'études de marché (pour une création ou une entreprise déjà en activité) et prendre en considération les éléments ci-dessous :
- La demande d'aide aux devoirs peut fluctuer en fonction des saisons et du calendrier scolaire. Par exemple, les mois précédant les examens peuvent voir une augmentation des demandes tandis que les vacances d'été peuvent entraîner une baisse.
- Le prix moyen peut être influencé par la concurrence dans la région. Si vous êtes situé dans une zone où il y a peu d'autres services de soutien scolaire, vous pouvez fixer des prix plus élevés. Mais si vous êtes en concurrence avec plusieurs autres entreprises, vous devrez peut-être ajuster vos prix pour rester compétitif.
- Le niveau de satisfaction des clients peut jouer un rôle important dans le nombre de transactions mensuelles. Si vous offrez un excellent service et que vos clients sont satisfaits, ils seront plus enclins à revenir et à recommander votre entreprise à d'autres.
- Les changements dans les programmes scolaires ou les nouvelles méthodes d'enseignement peuvent également influencer le nombre de transactions. Si de nouvelles matières sont ajoutées aux programmes scolaires, cela peut créer une demande pour des cours de soutien supplémentaires.
- Les partenariats avec les écoles et les organisations locales peuvent également avoir un impact sur le nombre de transactions mensuelles. En travaillant avec ces partenaires, vous pouvez atteindre un public plus large et augmenter votre clientèle potentielle.
Après l'estimation du chiffre d'affaires prévisionnel, vient le budget des frais généraux que nous allons maintenant examiner plus en détail.
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Les charges d’exploitation d'une entreprise de soutien scolaire
L'étape suivante consiste à estimer les frais nécessaires au fonctionnement de votre entreprise de soutien scolaire au quotidien.
Ceux-ci varieront en fonction des ventes escomptées, de l'emplacement et de la taille de votre entreprise.
Mais les frais généraux de votre entreprise de soutien scolaire devraient comprendre au minimum les éléments suivants :
- Frais de personnel: Vous devrez embaucher des enseignants qualifiés pour dispenser les cours de soutien scolaire à vos étudiants.
- Honoraires d'expertise-comptable: Il est recommandé de faire appel à un expert-comptable pour gérer vos finances et vous assurer de respecter les obligations fiscales et comptables.
- Frais d'assurance: Vous devrez souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle pour vous protéger en cas de dommages ou de litiges.
- Licences de logiciel: Vous aurez besoin d'un logiciel de gestion pour suivre les horaires et les paiements des étudiants ainsi que pour gérer les données et les notes.
- Frais bancaires: Vous devrez ouvrir un compte bancaire professionnel pour gérer les transactions financières de votre entreprise.
- Fournitures de bureau: Vous aurez besoin de fournitures telles que des cahiers, des stylos et du matériel pédagogique pour vos cours de soutien.
- Frais de communication: Vous devrez peut-être dépenser de l'argent pour promouvoir votre entreprise de soutien scolaire en utilisant des supports de communication tels que des flyers ou des publicités en ligne.
- Frais de déplacement: Si vous vous rendez chez les étudiants pour dispenser les cours, vous devrez prendre en compte les frais de déplacement tels que l'essence ou les transports en commun.
- Frais de location: Si vous n'avez pas de local pour donner les cours, vous devrez peut-être louer un espace pour vos séances de soutien scolaire.
- Frais de formation: Pour maintenir vos compétences à jour et offrir un enseignement de qualité, vous devrez peut-être suivre des formations continues.
- Frais de publicité: Pour attirer de nouveaux étudiants, vous devrez peut-être investir dans des campagnes publicitaires sur les réseaux sociaux ou dans les journaux locaux.
- Frais de gestion du site internet: Si vous avez un site internet pour promouvoir votre entreprise, vous devrez peut-être payer pour son hébergement et sa maintenance.
- Frais de services professionnels: Si vous avez besoin de l'aide d'un professionnel externe, comme un graphiste ou un avocat, pour gérer certains aspects de votre entreprise, vous devrez prendre en compte ces coûts.
- Frais de sécurité: Comme votre entreprise implique de travailler avec des mineurs, vous devrez peut-être investir dans des mesures de sécurité supplémentaires pour garantir leur protection.
- Frais de gestion des impayés: Il est possible que certains étudiants ne paient pas à temps ou ne paient pas du tout. Vous devrez donc prendre en compte ces éventuels impayés dans vos prévisions de charges d'exploitation.
Bien entendu, cette liste n'est pas exhaustive et vous devrez l'adapter en fonction de votre modèle économique et de votre taille.
Quels sont les investissements nécessaires pour lancer ou développer une entreprise de soutien scolaire ?
Le prévisionnel financier de votre entreprise de soutien scolaire devra également inclure les investissements nécessaires à la création ou au développement de votre entreprise.
Dans le cas d'une entreprise de soutien scolaire, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Mobilier de bureau : Pour votre entreprise de soutien scolaire, vous aurez besoin d'un espace de travail confortable et fonctionnel pour vous et vos employés. Le mobilier de bureau comprendra des bureaux, des chaises, des étagères et des armoires de rangement.
- Matériel informatique : Dans le cadre de vos activités, vous aurez besoin d'ordinateurs, d'imprimantes, de scanners et de tout autre équipement informatique nécessaire pour gérer votre entreprise et fournir des services de soutien scolaire de qualité.
- Matériel pédagogique : Pour offrir un soutien scolaire efficace, vous aurez besoin de matériel pédagogique adapté à chaque matière et niveau d'étude. Cela peut inclure des livres, des manuels, des jeux éducatifs, des outils de manipulation, etc.
- Équipement de sécurité : Pour garantir la sécurité de vos élèves et de votre personnel, vous devrez investir dans des équipements de sécurité tels que des alarmes, des caméras de surveillance, des extincteurs, des trousses de premiers soins, etc.
- Matériel de transport : Si vous prévoyez de proposer des services de soutien scolaire à domicile, vous devrez peut-être acheter un véhicule pour vous déplacer et transporter le matériel pédagogique nécessaire.
À nouveau, cette liste devra être ajustée en fonction de la taille et des ambitions de votre entreprise de soutien scolaire.
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Le plan de financement de votre entreprise de soutien scolaire
L'étape suivante de la construction du prévisionnel de votre entreprise de soutien scolaire consiste à modéliser le plan de financement de votre entreprise.
Vous devrez réfléchir à quelle part du financement proviendra de fonds propres et quelle part proviendra de financements bancaires.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin d'inclure les charges d'intérêts dans le compte de résultat prévisionnel, le capital restant dû au bilan et les remboursements du capital dans la prévision de trésorerie.
Quels tableaux figurent dans le plan financier d'une entreprise de soutien scolaire ?
Une fois terminé, le prévisionnel financier de votre entreprise de soutien scolaire sera présenté au moyen des tableaux suivants.
Le compte de résultat prévisionnel de votre entreprise de soutien scolaire
Le compte de résultat prévisionnel permet de visualiser le potentiel de rentabilité de votre entreprise de soutien scolaire sur les années à venir.
Pour que votre entreprise de soutien scolaire soit financièrement viable, votre compte de résultat prévisionnel doit idéalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation (plus elle est élevée, mieux c'est)
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (plus elles sont élevées, mieux c'est)
- Un bénéfice net à la fin de chaque exercice (plus il est important, mieux c'est)
Ceci s'applique aux entreprises de soutien scolaire déjà en activité. Il y a une certaine indulgence pour les créations, dont les chiffres seront légèrement différents de ceux des entreprises établies.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel donne un aperçu de la structure financière de votre entreprise de soutien scolaire à la fin de chaque exercice financier.
Il se compose de trois catégories d'éléments : les actifs, les dettes et les fonds propres
- Actifs : ce que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l’immobilier, les équipements et les créances (argent dû par les clients).
- Dettes : il s’agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre entreprise de soutien scolaire permet de visualiser la trésorerie que votre entreprise prévoit de consommer ou générer dans les années à venir.
Une bonne pratique consiste à organiser le prévisionnel de trésorerie par nature afin de mieux expliquer comment la trésorerie est utilisée ou générée par l'entreprise de soutien scolaire :
- Flux de trésorerie opérationnel : indique la trésorerie générée par l’activité commerciale de l'entreprise
- Flux d'investissement : indique le montant des investissements nécessaires au maintien ou à l’expansion de l'entreprise
- Flux de financement : indique si l'entreprise lève de nouveaux fonds ou rembourse ses partenaires financiers (remboursement de la dette, dividendes)
Il est essentiel de surveiller (et de mettre à jour régulièrement) le prévisionnel de trésorerie de votre entreprise de soutien scolaire pour vous assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie pour fonctionner normalement et pour détecter les besoins de financement le plus tôt possible.
Si vous essayez de lever des fonds, il vous sera, en principe, demandé de fournir des prévisions de trésorerie mensuelles dans le plan financier de votre entreprise de soutien scolaire, afin que les banques ou les investisseurs puissent évaluer les variations saisonnières et s'assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie.
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Quel outil utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre entreprise de soutien scolaire ?
Élaborer des prévisions financières pour votre entreprise de soutien scolaire peut sembler intimidant, mais la bonne nouvelle est qu'il y a plusieurs façons de procéder.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour élaborer les prévisions de votre entreprise de soutien scolaire
Utiliser un outil de prévisionnel financier en ligne, tel que celui que nous proposons chez The Business Plan Shop, est la solution la plus moderne et la plus simple.
Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel spécialisé :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance sympathique est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un expert-comptable ou à un consultant
Une autre solution consiste à confier l'élaboration des prévisions financières de votre entreprise de soutien scolaire à un tiers.
Comme vous pouvez vous en douter, cette solution sera plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel, car le prix devra couvrir le temps du comptable, le coût de son logiciel et sa marge bénéficiaire.
Le prix peut varier considérablement en fonction de la complexité de votre entreprise. Par expérience, pour une petite entreprise, des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) sont proposées à partir d'environ 750€ H.T.
Il convient de garder à l'esprit que cette estimation concerne des prévisions établies de façon ponctuelle. La mise à jour et le suivi de vos prévisions par rapport aux données réelles entraîneront des frais supplémentaires.
Si vous décidez d’externaliser la réalisation de vos prévisions :
- Assurez-vous que le professionnel dispose d'une expérience concrète dans votre secteur d'activité et qu'il soit en mesure de challenger vos hypothèses de manière constructive.
- Évitez les consultants qui utilisent des moyennes sectorielles pour établir les prévisionnels financiers de leurs clients (ces prévisions sont sans intérêt pour une petite entreprise).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre entreprise de soutien scolaire ?
Vous et vos partenaires financiers avez besoin de chiffres fiables. À moins que vous n'ayez étudié la finance ou la comptabilité, élaborer un prévisionnel financier fiable et exempt d’erreurs sur tableur risque de s'avérer compliqué.
La modélisation financière est très technique par nature et nécessite une solide maîtrise des principes comptables pour être réalisée sans erreurs. Cela signifie que la plupart des dirigeants d'entreprise ne sont pas en mesure d'utiliser des tableurs tels qu'Excel ou Google Sheets pour créer des prévisions financières fiables.
De plus, il est aujourd'hui inefficace de créer des prévisions avec Excel :
- Les logiciels ont progressé à tel point que les prévisions peuvent être réalisées beaucoup plus rapidement et avec plus de précision que manuellement sur une feuille de calcul.
- Grâce à l'intelligence artificielle, les logiciels sont capables de détecter les erreurs et d'aider à la prise de décision.
Les tableurs sont des outils polyvalents, mais ils ne sont pas adaptés au reporting. Importer les données comptables de votre entreprise de soutien scolaire dans Excel pour comparer les données réelles aux prévisions est extrêmement manuel et fastidieux (tout comme l'est la mise à jour des prévisions). Il est beaucoup plus rapide d'utiliser des outils de planification financière spécialisés tels que The Business Plan Shop.
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Se servir de nos modèles de prévisionnels financiers pour trouver l'inspiration
The Business Plan Shop propose des dizaines d'exemples de prévisionnels financiers.
Nos modèles contiennent à la fois un prévisionnel financier et un plan d'affaires rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Nos modèles sont une excellente source d'inspiration, que ce soit pour voir à quoi ressemble un business plan complet ou pour trouver des exemples concrets de modélisation financière pour vos propres prévisions.
À retenir
- Un prévisionnel financier met en avant la croissance, la rentabilité et la génération de trésorerie attendues pour votre entreprise de soutien scolaire.
- Il est nécessaire de suivre le réel comptable pour le comparer au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse, afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisions et budgets.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les démarches nécessaires à l'élaboration du prévisionnel financier d'une entreprise de soutien scolaire. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
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