Comment faire un prévisionnel financier pour un coffee shop ?
Élaborer des prévisions financières pour votre coffee shop et veiller à ce qu'elles soient toujours à jour est le seul moyen de maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.
Cela peut paraître complexe, mais avec des conseils et des outils appropriés, ce n'est pas si compliqué de créer un prévisionnel financier précis pour votre coffee shop.
Dans ce guide, nous aborderons les objectifs du prévisionnel financier, les données dont vous avez besoin, les tableaux qui le composent et les outils qui peuvent vous aider à établir votre prévisionnel de manière efficace.
Commençons sans plus attendre !
Pourquoi établir et maintenir des prévisions financières pour un coffee shop ?
Les prévisions financières de votre coffee shop servent de feuille de route pour guider sa croissance et assurer sa viabilité financière sur le long terme.
Pour créer un plan financier, vous devrez examiner votre entreprise en détail, des ventes jusqu'aux charges d'exploitation, en passant par les investissements et les sources de financement, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité sur les années à venir et les flux de trésorerie correspondants.
Dans des conditions de marché difficiles, avoir des prévisions financières à jour permet de détecter rapidement une potentielle insuffisance de trésorerie, ce qui permet de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d’être confronté à un manque de liquidités.
Le prévisionnel financier de votre coffee shop s'avérera également précieux dans le cadre d'une recherche de financement. Les banques et les investisseurs demanderont sans aucun doute à examiner minutieusement vos chiffres ; la précision et la présentation sont donc essentielles.
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Quelles informations servent de base à l'élaboration des prévisions financières d'un coffee shop ?
Les prévisions financières d'un coffee shop doivent reposer sur des fondations solides : vos hypothèses.
Les données nécessaires pour établir ces hypothèses varient en fonction de si votre coffee shop est déjà en activité ou non.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'un coffee shop déjà en activité, vos principales sources d’informations seront les données comptables historiques et les indicateurs clés de performance opérationnelle, ainsi que les perspectives de votre équipe pour les trois à cinq prochaines années.
Si vous réalisez des prévisions financières pour une création de coffee shop, vous devrez vous appuyer sur une étude de marché pour élaborer votre stratégie de mise sur le marché et établir votre prévisionnel des ventes.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste détaillée des ressources nécessaires au fonctionnement de votre coffee shop, ainsi que d'une liste des équipements nécessaires au lancement de l'entreprise (voir ci-dessous).
Maintenant que vous savez ce qui est nécessaire, examinons les éléments qui vont composer le prévisionnel financier de votre coffee shop.
Le chiffre d'affaires prévisionnel d'un coffee shop
D'après notre expérience, il est généralement judicieux de commencer par l'estimation du chiffre d’affaires prévisionnel.
Les données utilisées pour prévoir vos ventes comprennent les données commerciales historiques de votre coffee shop (qui peuvent être utilisées comme point de départ pour les entreprises déjà existantes) et les données recueillies dans le cadre de votre étude de marché (qui sont utiles dans le cadre d'une création comme d'un développement d'activité).
Le prévisionnel des ventes de votre coffee shop peut être décomposé en deux estimations clés :
- Le prix moyen
- Le nombre de transactions mensuelles
Pour évaluer ces variables avec précision, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- L'emplacement de votre coffee shop : Le lieu où vous choisissez d'ouvrir votre coffee shop peut avoir un impact important sur le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles. Par exemple, si votre café est situé dans un quartier fréquenté et dynamique, vous pourriez attirer une clientèle plus aisée prête à dépenser plus pour une tasse de café de qualité.
- Votre offre de produits : Les produits que vous proposez dans votre coffee shop peuvent également influencer le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles. Si vous offrez des produits uniques et de qualité, vous pourriez attirer une clientèle prête à payer un prix plus élevé pour vos produits. De plus, si vous proposez une variété de produits, vous pourriez attirer une clientèle plus large et augmenter le nombre de transactions.
- La qualité de votre service client : La qualité de votre service client peut avoir un impact significatif sur le nombre de transactions mensuelles. Si vous offrez un service chaleureux et attentionné, vos clients pourraient revenir plus souvent et dépenser plus lors de leurs visites. De plus, un bon service client peut également encourager les clients à recommander votre coffee shop à leurs amis et leur famille, augmentant ainsi votre clientèle.
- Votre atmosphère et votre ambiance : L'atmosphère et l'ambiance de votre coffee shop peuvent également avoir un impact sur le nombre de transactions mensuelles. Si votre café offre un environnement confortable et accueillant, les clients pourraient être plus enclins à passer du temps sur place et à consommer davantage. De plus, une ambiance agréable peut encourager les clients à revenir régulièrement et à recommander votre café à d'autres personnes.
- Les événements spéciaux que vous organisez : Les événements spéciaux que vous organisez dans votre coffee shop peuvent également influencer le nombre de transactions mensuelles. Par exemple, si vous organisez des soirées de dégustation de café ou des concerts, vous pourriez attirer une clientèle plus importante et augmenter le nombre de transactions pendant ces événements. De plus, ces événements peuvent également attirer de nouveaux clients qui pourraient revenir par la suite.
Une fois que le prévisionnel des ventes est en place, l'étape suivante consiste à préparer le budget des frais généraux. Penchons-nous à présent sur ce point.
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Les charges d’exploitation d'un coffee shop
Une fois que vous avez estimé les ventes attendues, vous pouvez commencer à budgétiser les frais nécessaires à la gestion quotidienne de votre coffee shop.
Les charges varient normalement en fonction du niveau de chiffre d'affaires escompté (c'est pourquoi, par expérience, il est toujours préférable de commencer vos prévisions financières par le prévisionnel de ventes) et en fonction de la situation géographique de l'entreprise.
Les charges d’exploitation d'un coffee shop comprennent notamment les éléments suivants :
- Frais de personnel : vous devrez payer les salaires de vos employés ainsi que les cotisations sociales et les charges patronales.
- Honoraires d'expertise-comptable : pour vous assurer une gestion financière et comptable efficace, vous devrez faire appel à un expert-comptable qui vous facturera des honoraires en fonction de ses services.
- Frais d'assurance : vous devrez souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle pour protéger votre coffee shop en cas de dommages causés à des tiers.
- Licences de logiciel : pour utiliser des logiciels de gestion de caisse, de comptabilité ou de marketing, vous devrez payer des abonnements ou des licences.
- Frais bancaires : pour gérer vos transactions financières, vous devrez payer des frais bancaires pour l'utilisation de votre compte professionnel.
- Fournitures de bureau : vous aurez besoin de fournitures telles que des stylos, des feuilles de calcul, des imprimantes, etc. pour gérer votre coffee shop au quotidien.
- Frais de publicité : pour promouvoir votre coffee shop et attirer des clients, vous devrez peut-être payer des frais pour des publicités dans les journaux, sur les réseaux sociaux, etc.
- Frais de formation : pour vous et vos employés, vous devrez peut-être investir dans des formations pour améliorer vos compétences en matière de gestion, de service à la clientèle, de marketing, etc.
- Frais de location : si vous ne possédez pas votre propre local, vous devrez payer un loyer mensuel pour le lieu où se trouve votre coffee shop.
- Frais de services publics : vous devrez payer les factures pour l'électricité, l'eau, le gaz, etc. pour maintenir votre coffee shop en activité.
- Frais de maintenance : pour maintenir votre équipement en bon état de fonctionnement, vous devrez peut-être payer des frais pour des réparations ou des remplacements.
- Frais de fournisseurs : pour acheter des ingrédients et des fournitures pour votre coffee shop, vous devrez payer des fournisseurs et des distributeurs.
- Frais de licence d'alcool : si vous souhaitez servir de l'alcool dans votre coffee shop, vous devrez payer des frais pour obtenir une licence d'alcool.
- Frais de nettoyage : pour maintenir votre coffee shop propre et hygiénique, vous devrez peut-être payer des frais pour un service de nettoyage professionnel.
- Frais de gestion des déchets : pour se conformer aux réglementations environnementales, vous devrez peut-être payer des frais pour la collecte et l'élimination des déchets.
Cette liste devra être adaptée aux spécificités de votre coffee shop, mais devrait constituer un bon point de départ pour votre budget.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer un coffee shop ?
Une fois que vous avez une idée du volume de ventes que vous pourriez réaliser et des frais de fonctionnement de votre coffee shop, il est temps de vous pencher sur l'équipement nécessaire au lancement ou à l'expansion de l'activité.
Pour un coffee shop, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Machine à café : Cet équipement essentiel vous permettra de préparer les boissons chaudes que vous servirez à vos clients, comme les cafés, les thés et les chocolats chauds.
- Moulin à café : Un bon café doit être fraîchement moulu pour en révéler toutes les saveurs. C'est pourquoi vous aurez besoin d'un moulin à café pour moudre vos grains de café avant de les utiliser.
- Réfrigérateur : Vous aurez besoin d'un réfrigérateur pour stocker les ingrédients périssables, tels que le lait, la crème et les sirops, ainsi que les boissons fraîches que vous proposerez à vos clients.
- Four à micro-ondes : Si vous envisagez de servir des pâtisseries ou des sandwichs chauds, un four à micro-ondes sera indispensable pour réchauffer ces aliments.
- Comptoir/caisse : Pour accueillir vos clients et enregistrer leurs commandes, vous aurez besoin d'un comptoir/caisse fonctionnel et esthétique. Celui-ci peut également servir de point de vente pour les produits à emporter.
Une fois encore, il faudra adapter cette liste aux spécificités de votre coffee shop.
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Le financement de votre coffee shop
L'étape suivante consiste à vous pencher sur le plan de financement de votre coffee shop.
La majorité de votre financement proviendra probablement de vos associés (capitaux propres) et de vos partenaires bancaires (emprunts).
Vous devrez ensuite modéliser les instruments qui composent votre financement pour les intégrer dans vos états financiers prévisionnels.
En particulier, les mensualités des prêts bancaires devront être séparées entre charges d'intérêts (au compte de résultat), remboursements du capital (dans les flux de trésorerie) et capital restant dû (au bilan).
Quels tableaux sont inclus dans le plan financier d'un coffee shop ?
Une fois établi, le prévisionnel financier de votre coffee shop sera présenté à l'aide des tableaux ci-dessous.
Le compte de résultat prévisionnel de votre coffee shop
Le compte de résultat prévisionnel vous donne une idée précise de la croissance attendue pour votre entreprise au cours des trois à cinq prochaines années et de son potentiel de rentabilité.
Pour que votre activité soit pérenne, le compte de résultat d’un coffee shop doit afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires égale (au minimum) ou supérieure (de préférence) à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables (a minima) ou en augmentation (idéalement)
- Un résultat net positif
Tout dépendra bien sûr du stade de développement de votre entreprise : les chiffres d'une création de coffee shop seront différents de ceux d'une entreprise établie.
Le bilan prévisionnel d'un coffee shop
Le bilan prévisionnel de votre coffee shop vous permet d'évaluer votre structure financière et votre besoin de fonds de roulement.
Il présente trois composantes : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : ce sont les ressources que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : elles représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Elles comprennent des éléments tels que les dettes fournisseurs (l'argent dû aux fournisseurs), les impôts à payer et les prêts.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre coffee shop permet de visualiser la trésorerie que votre entreprise prévoit de consommer ou générer dans les années à venir.
Une bonne pratique consiste à organiser le prévisionnel de trésorerie par nature afin de mieux expliquer comment la trésorerie est utilisée ou générée par le coffee shop :
- Flux de trésorerie opérationnel : indique la trésorerie générée par l’activité commerciale de l'entreprise
- Flux d'investissement : indique le montant des investissements nécessaires au maintien ou à l’expansion de l'entreprise
- Flux de financement : indique si l'entreprise lève de nouveaux fonds ou rembourse ses partenaires financiers (remboursement de la dette, dividendes)
Il est essentiel de surveiller (et de mettre à jour régulièrement) le prévisionnel de trésorerie de votre coffee shop pour vous assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie pour fonctionner normalement et pour détecter les besoins de financement le plus tôt possible.
Si vous essayez de lever des fonds, il vous sera, en principe, demandé de fournir des prévisions de trésorerie mensuelles dans le plan financier de votre coffee shop, afin que les banques ou les investisseurs puissent évaluer les variations saisonnières et s'assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie.
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Quel outil devriez-vous utiliser pour établir le prévisionnel financier de votre coffee shop ?
Il n'est pas difficile d'établir un prévisionnel financier pour un coffee shop, à condition d'utiliser l'outil adéquat. Voyons quelles sont les options disponibles ci-dessous.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les projections de votre coffee shop
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel professionnel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel spécialisé présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un expert-comptable ou à un consultant
Une autre solution consiste à confier l'élaboration des prévisions financières de votre coffee shop à un tiers.
Comme vous pouvez vous en douter, cette solution sera plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel, car le prix devra couvrir le temps du comptable, le coût de son logiciel et sa marge bénéficiaire.
Le prix peut varier considérablement en fonction de la complexité de votre entreprise. Par expérience, pour une petite entreprise, des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) sont proposées à partir d'environ 750€ H.T.
Il convient de garder à l'esprit que cette estimation concerne des prévisions établies de façon ponctuelle. La mise à jour et le suivi de vos prévisions par rapport aux données réelles entraîneront des frais supplémentaires.
Si vous décidez d’externaliser la réalisation de vos prévisions :
- Assurez-vous que le professionnel dispose d'une expérience concrète dans votre secteur d'activité et qu'il soit en mesure de challenger vos hypothèses de manière constructive.
- Évitez les consultants qui utilisent des moyennes sectorielles pour établir les prévisionnels financiers de leurs clients (ces prévisions sont sans intérêt pour une petite entreprise).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre coffee shop ?
Vous et vos partenaires financiers avez besoin de chiffres fiables. À moins que vous n'ayez étudié la finance ou la comptabilité, élaborer un prévisionnel financier fiable et exempt d’erreurs sur tableur risque de s'avérer compliqué.
La modélisation financière est très technique par nature et nécessite une solide maîtrise des principes comptables pour être réalisée sans erreurs. Cela signifie que la plupart des dirigeants d'entreprise ne sont pas en mesure d'utiliser des tableurs tels qu'Excel ou Google Sheets pour créer des prévisions financières fiables.
De plus, il est aujourd'hui inefficace de créer des prévisions avec Excel :
- Les logiciels ont progressé à tel point que les prévisions peuvent être réalisées beaucoup plus rapidement et avec plus de précision que manuellement sur une feuille de calcul.
- Grâce à l'intelligence artificielle, les logiciels sont capables de détecter les erreurs et d'aider à la prise de décision.
Les tableurs sont des outils polyvalents, mais ils ne sont pas adaptés au reporting. Importer les données comptables de votre coffee shop dans Excel pour comparer les données réelles aux prévisions est extrêmement manuel et fastidieux (tout comme l'est la mise à jour des prévisions). Il est beaucoup plus rapide d'utiliser des outils de planification financière spécialisés tels que The Business Plan Shop.
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Nos exemples comprennent à la fois un prévisionnel financier et un business plan rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de lancement ou que vous ayez déjà votre propre coffee shop, vous pouvez toujours consulter nos modèles pour trouver des idées sur la modélisation des éléments financiers et sur la rédaction d'un plan d'affaires en vue d’obtenir un financement.
À retenir
- Un prévisionnel financier permet de visualiser la croissance, rentabilité et génération de trésorerie attendues pour votre entreprise sur les années à venir.
- Il est nécessaire de comparer le réel comptable au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse afin de mettre à jour votre prévisionnel et ainsi maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre coffee shop.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisionnels.
Vous voilà arrivé à la fin de notre guide. Nous espérons qu’il vous a aidé à mieux comprendre comment réaliser un prévisionnel financier pour un coffee shop. N'hésitez pas à contacter notre équipe si vous avez des questions ou si vous souhaitez partager votre expérience en matière de prévisions financières !
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