Comment faire un prévisionnel financier pour une auberge de jeunesse ?
Si vous tenez à maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs, vous devez établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre auberge de jeunesse.
Élaborer les prévisions financières d'une auberge de jeunesse peut sembler complexe, mais il suffit d'utiliser le bon outil, et The Business Plan Shop est là pour vous guider.
Dans ce guide pratique, nous aborderons tout ce qu'il faut savoir pour établir des prévisions financières pour votre auberge de jeunesse.
Nous commencerons par examiner pourquoi elles sont essentielles, quelles sont les données nécessaires, à quoi ressemble un prévisionnel une fois terminé et quelles sont les solutions disponibles pour créer le vôtre.
Entrons dans le vif du sujet !
Pourquoi établir et maintenir un prévisionnel financier pour une auberge de jeunesse ?
Créer et tenir à jour des prévisions financières est le seul moyen de guider le développement de votre auberge de jeunesse et d'assurer sa viabilité financière pour les années à venir.
Faire un plan financier pour une auberge de jeunesse vous force à examiner votre entreprise en détail : revenus, charges, investissements, financements, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité et ses flux de trésorerie futurs.
Grâce au prévisionnel, vous disposez de la visibilité nécessaire pour planifier en toute confiance vos investissements et votre expansion sur les années à venir.
De plus, lorsque votre environnement commercial se durcit, le fait de disposer de prévisions actualisées pour l'auberge de jeunesse vous permet de détecter à l'avance d'éventuels problèmes de trésorerie. Ceci vous permet en retour de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d'être à court de liquidités.
N'oubliez pas non plus que les prévisions financières de votre auberge de jeunesse seront essentielles lors de la recherche de financement. Vous pouvez être sûr(e) à 100 % que les banques et les investisseurs demanderont à voir vos données financières, alors veillez à ce qu'elles soient présentées de manière précise et attrayante.
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Quelles informations sont utilisées pour élaborer le prévisionnel financier d'une auberge de jeunesse ?
La qualité des prévisions financières d'une auberge de jeunesse dépend de la fiabilité des données utilisées pour les élaborer.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une auberge de jeunesse déjà en activité, vous aurez surtout besoin de votre historique comptable, de vos données opérationnelles historiques, ainsi que de la vision de votre équipe sur ce qui vous attend pour les années à venir.
Pour réaliser des prévisions financières dans le cadre de la création d'une auberge de jeunesse, vous devrez avoir fait des recherches et avoir une idée précise de votre environnement concurrentiel et de votre stratégie de mise sur le marché, afin de pouvoir établir un prévisionnel des ventes précis.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste précise des ressources nécessaires au fonctionnement quotidien de votre auberge de jeunesse, ainsi que d'une liste des équipements et des dépenses nécessaires pour lancer l'activité (nous y reviendrons).
Examinons maintenant de plus près les éléments qui composent le prévisionnel financier de votre auberge de jeunesse.
Le prévisionnel des ventes d'une auberge de jeunesse
D'expérience, il est généralement préférable de commencer l'élaboration du prévisionnel financier de votre auberge de jeunesse par le prévisionnel des ventes.
Pour établir un prévisionnel de chiffre d'affaires précis pour votre auberge de jeunesse, vous devrez vous appuyer sur les données collectées dans votre étude de marché ou, si vous gérez une auberge de jeunesse déjà en activité, sur les données historiques de l'entreprise, afin d'estimer deux variables clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour y parvenir, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- Pendant la saison touristique, le nombre de réservations peut augmenter en raison d'une demande plus élevée.
- Si votre auberge de jeunesse est située dans une zone touristique populaire, vous pouvez vous attendre à un prix moyen plus élevé en raison de la forte demande.
- La qualité des services et des installations que vous offrez peut influencer le nombre de réservations et le prix moyen. Des services de qualité supérieure peuvent attirer plus de clients et vous permettre de facturer un prix plus élevé.
- Les événements locaux ou nationaux peuvent également avoir un impact sur le nombre de réservations et le prix moyen. Par exemple, si votre auberge de jeunesse est située près d'un festival ou d'une grande manifestation, vous pouvez vous attendre à une augmentation des réservations et des prix pendant cette période.
- La réputation en ligne de votre auberge de jeunesse peut également jouer un rôle important dans le nombre de réservations et le prix moyen. Des commentaires positifs et des évaluations élevées peuvent encourager davantage de clients à réserver chez vous, tandis que des critiques négatives peuvent avoir l'effet inverse.
Une fois votre prévisionnel des ventes établi, il est temps de dresser votre budget de charges d'exploitation. Voyons ensemble ce que cela implique.
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Les charges d’exploitation d'une auberge de jeunesse
L'étape suivante consiste à estimer les frais nécessaires au fonctionnement de votre auberge de jeunesse au quotidien.
Ceux-ci varieront en fonction des ventes escomptées, de l'emplacement et de la taille de votre entreprise.
Mais les frais généraux de votre auberge de jeunesse devraient comprendre au minimum les éléments suivants :
- Frais de personnel : Vous devrez payer les salaires de vos employés, y compris les réceptionnistes, les nettoyeurs, les cuisiniers, les serveurs, les agents de sécurité et les responsables de la maintenance.
- Honoraires d'expertise-comptable : Vous aurez besoin des services d'un expert-comptable pour vous aider à gérer vos finances et préparer vos déclarations fiscales.
- Frais d'assurance : Vous devrez souscrire à une assurance responsabilité civile pour couvrir les éventuels dommages ou blessures causés à vos clients ou à vos biens.
- Licences de logiciel : Vous aurez besoin d'un logiciel de gestion hôtelière pour gérer les réservations, les paiements et les stocks de votre auberge de jeunesse.
- Frais bancaires : Vous devrez payer des frais pour les services bancaires, tels que les transferts, les paiements par carte de crédit et les frais de change.
- Fournitures de bureau : Vous aurez besoin de fournitures de bureau telles que du papier, des stylos, des cartouches d'encre, des enveloppes et des timbres pour gérer les tâches administratives.
- Fournitures de nettoyage : Vous devrez acheter des produits de nettoyage pour maintenir la propreté de votre auberge de jeunesse.
- Frais de publicité et de marketing : Vous devrez peut-être payer pour faire connaître votre auberge de jeunesse, tels que des annonces dans des magazines ou des campagnes de publicité en ligne.
- Frais de maintenance : Vous devrez peut-être payer pour des réparations ou des travaux d'entretien pour maintenir votre auberge en bon état.
- Frais de formation : Vous devrez peut-être investir dans la formation de vos employés pour améliorer leurs compétences et maintenir un haut niveau de service pour vos clients.
- Frais de services publics : Vous devrez payer pour les services publics tels que l'électricité, l'eau et le gaz pour maintenir votre auberge en fonctionnement.
- Frais de télécommunications : Vous devrez payer pour les services de téléphonie et d'Internet pour communiquer avec vos clients et gérer les réservations en ligne.
- Frais de blanchisserie : Vous devrez peut-être externaliser le nettoyage du linge de lit et de bain pour vos chambres.
- Frais de fournitures de cuisine : Vous devrez acheter des ingrédients et des fournitures pour préparer les repas pour vos clients.
- Frais de gestion des déchets : Vous devrez peut-être payer pour l'élimination des déchets et le recyclage pour maintenir votre auberge propre et respectueuse de l'environnement.
Bien entendu, cette liste n'est pas exhaustive et vous devrez l'adapter en fonction de votre modèle économique et de votre taille.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une auberge de jeunesse ?
Créer et développer une auberge de jeunesse implique également des investissements que vous devez prendre en compte dans vos prévisions financières.
Parmi le BFR initial et les investissements d'une auberge de jeunesse, on peut citer des éléments tels que :
- Lits superposés - Les lits superposés sont un élément essentiel pour une auberge de jeunesse car ils permettent d'optimiser l'espace et d'accueillir plus de clients dans une chambre. Assurez-vous d'en acheter suffisamment pour répondre à la demande.
- Armoires individuelles - Les clients auront besoin d'un endroit pour ranger leurs affaires en toute sécurité. Les armoires individuelles sont donc indispensables pour offrir un service de qualité à vos clients et éviter les vols.
- Tables de chevet - Les tables de chevet sont pratiques pour que les clients puissent poser leurs affaires à côté de leur lit. Choisissez-en avec des prises électriques intégrées pour permettre à vos clients de charger leurs appareils électroniques en toute sécurité.
- Casiers à bagages - Les casiers à bagages sont utiles pour que les clients puissent laisser leurs bagages en sécurité s'ils arrivent avant l'heure d'enregistrement ou s'ils ont déjà fait leur check-out. Cela évite également l'encombrement dans les chambres.
- Matériel de cuisine - Si vous proposez une cuisine commune à vos clients, il est important d'investir dans du matériel de qualité pour leur permettre de préparer leurs repas en toute sécurité et confortablement.
Là encore, cette liste n'est pas exhaustive et devra être adaptée en fonction de votre auberge de jeunesse.
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Le plan de financement de votre auberge de jeunesse
L'étape suivante de l'élaboration des prévisions financières de votre auberge de jeunesse consiste à réfléchir à la manière dont vous allez financer votre entreprise.
Vous devrez évaluer la part de capital qui proviendra des associés (fonds propres) et celle qui pourra être obtenue auprès des banques.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin que vous puissiez séparer les charges d'intérêts des remboursements du capital et inclure toutes ces données au bon endroit dans vos tableaux prévisionnels.
Quels tableaux figurent dans le plan financier d'une auberge de jeunesse ?
Une fois terminé, le prévisionnel financier de votre auberge de jeunesse sera présenté au moyen des tableaux suivants.
Le compte de résultat prévisionnel de votre auberge de jeunesse
Le compte de résultat prévisionnel permet de visualiser le potentiel de rentabilité de votre auberge de jeunesse sur les années à venir.
Pour que votre auberge de jeunesse soit financièrement viable, votre compte de résultat prévisionnel doit idéalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation (plus elle est élevée, mieux c'est)
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (plus elles sont élevées, mieux c'est)
- Un bénéfice net à la fin de chaque exercice (plus il est important, mieux c'est)
Ceci s'applique aux auberges de jeunesse déjà en activité. Il y a une certaine indulgence pour les créations, dont les chiffres seront légèrement différents de ceux des entreprises établies.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel donne un aperçu de la structure financière de votre auberge de jeunesse à la fin de chaque exercice financier.
Il se compose de trois catégories d'éléments : les actifs, les dettes et les fonds propres
- Actifs : ce que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l’immobilier, les équipements et les créances (argent dû par les clients).
- Dettes : il s’agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels d'une auberge de jeunesse permet de visualiser la trésorerie générée ou consommée par l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie est généralement organisé par nature de manière à présenter trois indicateurs clés :
- Le flux de trésorerie opérationnel : l’exploitation de l’activité commerciale génère-t-elle ou consomme-t-elle de la trésorerie ?
- Le flux d'investissement : quel est le montant investi par l'entreprise dans des actifs à long terme (cette donnée est généralement comparée aux actifs immobilisés figurant au bilan afin de déterminer si l'entreprise entretient et renouvelle régulièrement ses équipements) ?
- Le flux de financement : l'entreprise lève-t-elle de nouveaux fonds ou rembourse-t-elle ses apporteurs de fonds (remboursement de dette, dividendes) ?
La trésorerie étant le nerf de la guerre, il est impératif de garder un œil sur les flux de trésorerie futurs pour gérer une entreprise avec succès. C'est pourquoi vous devez accorder une attention particulière au prévisionnel de trésorerie de votre auberge de jeunesse.
Si vous cherchez à obtenir un financement, sachez qu'il est d'usage de fournir des prévisions de trésorerie annuelles et mensuelles dans un plan financier, afin que le lecteur puisse analyser les fluctuations saisonnières et s'assurer que l'auberge de jeunesse dispose d'une capitalisation adéquate.
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Quel outil devriez-vous utiliser pour établir le prévisionnel financier de votre auberge de jeunesse ?
Il n'est pas difficile d'établir un prévisionnel financier pour une auberge de jeunesse, à condition d'utiliser l'outil adéquat. Voyons quelles sont les options disponibles ci-dessous.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les prévisions de votre auberge de jeunesse
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel professionnel présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution rentable qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Recourir aux services d'un consultant financier ou d'un expert-comptable
Il est également possible de recourir aux services d'un consultant ou d'un expert-comptable afin de réaliser une prévision financière professionnelle pour une auberge de jeunesse.
Comme vous pouvez l'imaginer, cette solution est beaucoup plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel. D'après notre expérience, le prix de la réalisation d'une prévision financière simple sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) commence à partir de 750€ hors taxes.
L'estimation donnée à titre indicatif ci-dessus concerne une petite entreprise et une prévision réalisée de manière ponctuelle. Si vous faites appel à un consultant financier ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et pour tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle, cela coûtera évidemment beaucoup plus cher.
Si vous choisissez cette solution, veillez à ce que votre prestataire de services connaisse bien votre secteur d'activité, afin qu'il puisse challenger vos chiffres et vous apporter des éclaircissements (au lieu de simplement accepter vos chiffres tels quels pour établir les états financiers prévisionnels).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre auberge de jeunesse ?
Vous et vos partenaires financiers avez besoin de chiffres fiables. À moins que vous n'ayez étudié la finance ou la comptabilité, élaborer un prévisionnel financier fiable et exempt d’erreurs sur tableur risque de s'avérer compliqué.
La modélisation financière est très technique par nature et nécessite une solide maîtrise des principes comptables pour être réalisée sans erreurs. Cela signifie que la plupart des dirigeants d'entreprise ne sont pas en mesure d'utiliser des tableurs tels qu'Excel ou Google Sheets pour créer des prévisions financières fiables.
De plus, il est aujourd'hui inefficace de créer des prévisions avec Excel :
- Les logiciels ont progressé à tel point que les prévisions peuvent être réalisées beaucoup plus rapidement et avec plus de précision que manuellement sur une feuille de calcul.
- Grâce à l'intelligence artificielle, les logiciels sont capables de détecter les erreurs et d'aider à la prise de décision.
Les tableurs sont des outils polyvalents, mais ils ne sont pas adaptés au reporting. Importer les données comptables de votre auberge de jeunesse dans Excel pour comparer les données réelles aux prévisions est extrêmement manuel et fastidieux (tout comme l'est la mise à jour des prévisions). Il est beaucoup plus rapide d'utiliser des outils de planification financière spécialisés tels que The Business Plan Shop.
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Utiliser nos modèles de prévisionnels financiers pour vous inspirer
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Nos exemples comprennent à la fois un prévisionnel financier et un business plan rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de lancement ou que vous ayez déjà votre propre auberge de jeunesse, vous pouvez toujours consulter nos modèles pour trouver des idées sur la modélisation des éléments financiers et sur la rédaction d'un plan d'affaires en vue d’obtenir un financement.
À retenir
- Un prévisionnel financier met en avant la croissance, la rentabilité et la génération de trésorerie attendues pour votre auberge de jeunesse.
- Il est nécessaire de suivre le réel comptable pour le comparer au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse, afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisions et budgets.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les démarches nécessaires à l'élaboration du prévisionnel financier d'une auberge de jeunesse. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
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