Comment faire un prévisionnel financier pour une agence de voyage ?
Élaborer des prévisions financières pour votre agence de voyage et veiller à ce qu'elles soient toujours à jour est le seul moyen de maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.
Cela peut paraître complexe, mais avec des conseils et des outils appropriés, ce n'est pas si compliqué de créer un prévisionnel financier précis pour votre agence de voyage.
Dans ce guide, nous aborderons les objectifs du prévisionnel financier, les données dont vous avez besoin, les tableaux qui le composent et les outils qui peuvent vous aider à établir votre prévisionnel de manière efficace.
Commençons sans plus attendre !
Pourquoi établir et maintenir des prévisions financières pour une agence de voyage ?
Les prévisions financières de votre agence de voyage servent de feuille de route pour guider sa croissance et assurer sa viabilité financière sur le long terme.
Pour créer un plan financier, vous devrez examiner votre entreprise en détail, des ventes jusqu'aux charges d'exploitation, en passant par les investissements et les sources de financement, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité sur les années à venir et les flux de trésorerie correspondants.
Dans des conditions de marché difficiles, avoir des prévisions financières à jour permet de détecter rapidement une potentielle insuffisance de trésorerie, ce qui permet de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d’être confronté à un manque de liquidités.
Le prévisionnel financier de votre agence de voyage s'avérera également précieux dans le cadre d'une recherche de financement. Les banques et les investisseurs demanderont sans aucun doute à examiner minutieusement vos chiffres ; la précision et la présentation sont donc essentielles.
Besoin d'un prévisionnel financier qui tienne la route ?
The Business Plan Shop s'occupe des calculs pour vous. Saisissez simplement vos hypothèses et notre outil en ligne recalcule vos états financiers prévisionnels de façon instantanée.
Quelles informations sont utilisées pour élaborer le prévisionnel financier d'une agence de voyage ?
La qualité des prévisions financières d'une agence de voyage dépend de la fiabilité des données utilisées pour les élaborer.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une agence de voyage déjà en activité, vous aurez surtout besoin de votre historique comptable, de vos données opérationnelles historiques, ainsi que de la vision de votre équipe sur ce qui vous attend pour les années à venir.
Pour réaliser des prévisions financières dans le cadre de la création d'une agence de voyage, vous devrez avoir fait des recherches et avoir une idée précise de votre environnement concurrentiel et de votre stratégie de mise sur le marché, afin de pouvoir établir un prévisionnel des ventes précis.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste précise des ressources nécessaires au fonctionnement quotidien de votre agence de voyage, ainsi que d'une liste des équipements et des dépenses nécessaires pour lancer l'activité (nous y reviendrons).
Examinons maintenant de plus près les éléments qui composent le prévisionnel financier de votre agence de voyage.
Le prévisionnel des ventes d'une agence de voyage
D'expérience, il est généralement préférable de commencer l'élaboration du prévisionnel financier de votre agence de voyage par le prévisionnel des ventes.
Pour établir un prévisionnel de chiffre d'affaires précis pour votre agence de voyage, vous devrez vous appuyer sur les données collectées dans votre étude de marché ou, si vous gérez une agence de voyage déjà en activité, sur les données historiques de l'entreprise, afin d'estimer deux variables clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour y parvenir, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- Les fluctuations saisonnières : Comme pour toute agence de voyage, votre entreprise sera soumise à des périodes de forte et de faible demande en fonction des saisons. Par exemple, pendant les mois d'été, vous pourriez voir une augmentation du nombre de transactions mensuelles en raison des vacances scolaires et des voyages d'été.
- Les tendances économiques : Les conditions économiques peuvent également avoir un impact sur votre entreprise. Par exemple, en période de récession, les gens peuvent être moins enclins à voyager, ce qui pourrait entraîner une baisse du nombre de transactions mensuelles.
- La concurrence : La présence d'autres agences de voyage dans votre région peut avoir un impact sur votre entreprise. Si la concurrence est forte, vous pourriez être obligé de baisser vos prix pour rester compétitif, ce qui pourrait entraîner une baisse du prix moyen des transactions.
- Les événements mondiaux : Les événements mondiaux, tels que les catastrophes naturelles ou les crises politiques, peuvent avoir un impact sur l'industrie du voyage. Par exemple, si un pays subit une crise politique, les gens peuvent éviter de s'y rendre, ce qui pourrait entraîner une baisse du nombre de transactions mensuelles pour les destinations concernées.
- Les partenariats commerciaux : Les partenariats avec des compagnies aériennes, des hôtels ou d'autres entreprises liées au voyage peuvent avoir un impact sur le prix moyen des transactions. Par exemple, si vous concluez un partenariat avec une compagnie aérienne offrant des tarifs préférentiels, vous pourriez proposer des offres plus attractives à vos clients, ce qui pourrait augmenter le nombre de transactions mensuelles.
Une fois votre prévisionnel des ventes établi, il est temps de dresser votre budget de charges d'exploitation. Voyons ensemble ce que cela implique.
Besoin d'inspiration pour votre business plan ?
The Business Plan Shop a plus de 50 modèles de business plans rédigés que vous pouvez utiliser comme source d'inspiration.
Les charges d’exploitation d'une agence de voyage
Une fois que vous avez estimé les ventes attendues, vous pouvez commencer à budgétiser les frais nécessaires à la gestion quotidienne de votre agence de voyage.
Les charges varient normalement en fonction du niveau de chiffre d'affaires escompté (c'est pourquoi, par expérience, il est toujours préférable de commencer vos prévisions financières par le prévisionnel de ventes) et en fonction de la situation géographique de l'entreprise.
Les charges d’exploitation d'une agence de voyage comprennent notamment les éléments suivants :
- Frais de personnel : inclut les salaires, les charges sociales et les avantages sociaux pour les employés de l'agence de voyage.
- Honoraires d'expertise-comptable : pour la tenue de la comptabilité de l'agence et la préparation des déclarations fiscales.
- Frais d'assurance : pour couvrir les risques liés aux activités de l'agence de voyage, y compris les assurances responsabilité civile et les assurances voyage pour les clients.
- Licences de logiciel : pour utiliser les logiciels nécessaires à la gestion des réservations, des paiements et de la comptabilité de l'agence.
- Frais bancaires : pour les frais de tenue de compte, les transferts d'argent et les opérations bancaires liées aux activités de l'agence de voyage.
- Frais de publicité : pour promouvoir les offres de voyages de l'agence, y compris les publicités en ligne, les brochures imprimées et les campagnes marketing.
- Frais de location de bureau : pour le loyer du local où est située l'agence de voyage.
- Frais de voyage : pour les déplacements des employés de l'agence, par exemple pour visiter des destinations, participer à des salons professionnels ou rencontrer des partenaires.
- Frais de formation : pour former les employés de l'agence aux nouvelles destinations, aux nouvelles offres et aux nouvelles techniques de vente.
- Frais de communication : pour les abonnements téléphoniques et internet, ainsi que pour les fournitures de bureau comme le papier, les cartouches d'encre et les enveloppes.
- Frais de maintenance informatique : pour assurer le bon fonctionnement des équipements informatiques de l'agence, y compris les ordinateurs, les imprimantes et les scanners.
- Frais de transport et de livraison : pour les frais de livraison des documents de voyage aux clients, ainsi que pour les frais de transport des employés pour se rendre sur les lieux de vente.
- Frais de gestion des litiges : pour couvrir les coûts liés aux litiges avec les clients, tels que les remboursements, les frais de justice et les compensations.
- Frais de services externes : pour les services fournis par des prestataires externes, tels que les services de traduction, de photographie ou de création de contenu.
- Frais de fournitures de voyage : pour les fournitures nécessaires aux clients lors de leurs voyages, comme les cartes, les guides et les kits de voyage.
Cette liste devra être adaptée aux spécificités de votre agence de voyage, mais devrait constituer un bon point de départ pour votre budget.
Quels sont les investissements nécessaires pour lancer ou développer une agence de voyage ?
Le prévisionnel financier de votre agence de voyage devra également inclure les investissements nécessaires à la création ou au développement de votre entreprise.
Dans le cas d'une agence de voyage, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Véhicule de transport - Si votre agence de voyage propose des circuits touristiques ou des transferts pour ses clients, vous aurez besoin d'un véhicule adapté pour les transporter en toute sécurité et confort.
- Matériel informatique - Pour gérer efficacement les réservations et la comptabilité de votre agence de voyage, vous aurez besoin d'ordinateurs, d'imprimantes, de scanners et de logiciels spécialisés.
- Mobilier de bureau - Pour accueillir vos clients et travailler dans un environnement professionnel, vous aurez besoin de bureaux, de chaises, de fauteuils et d'autres équipements de bureau.
- Équipement de communication - Pour rester en contact avec vos clients et vos partenaires, vous aurez peut-être besoin d'un téléphone fixe, d'un téléphone portable et d'un accès Internet haut débit.
- Matériel de sécurité - Si vous organisez des activités de plein air ou des excursions en mer, vous devrez peut-être investir dans des équipements de sécurité tels que des gilets de sauvetage, des extincteurs et des trousses de premiers soins.
À nouveau, cette liste devra être ajustée en fonction de la taille et des ambitions de votre agence de voyage.
Besoin d'un business plan convaincant ?
The Business Plan Shop permet de créer facilement un prévisionnel financier pour vérifier le potentiel de rentabilité de vos projets et un business plan professionnel pour présenter à vos partenaires financiers.
Le plan de financement de votre agence de voyage
L'étape suivante de la construction du prévisionnel de votre agence de voyage consiste à modéliser le plan de financement de votre entreprise.
Vous devrez réfléchir à quelle part du financement proviendra de fonds propres et quelle part proviendra de financements bancaires.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin d'inclure les charges d'intérêts dans le compte de résultat prévisionnel, le capital restant dû au bilan et les remboursements du capital dans la prévision de trésorerie.
Quels tableaux sont inclus dans le plan financier d'une agence de voyage ?
Une fois établi, le prévisionnel financier de votre agence de voyage sera présenté à l'aide des tableaux ci-dessous.
Le compte de résultat prévisionnel de votre agence de voyage
Le compte de résultat prévisionnel vous permettra de visualiser le potentiel de croissance et de rentabilité de votre agence de voyage au cours des trois à cinq prochaines années.
Un compte de résultat financièrement viable pour une agence de voyage doit normalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (idéalement)
- Un bénéfice net
Cela dépend évidemment du stade de développement de votre entreprise : par exemple, une nouvelle entreprise peut être déficitaire jusqu'à ce qu'elle atteigne son seuil de rentabilité au cours de la deuxième ou de la troisième année.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel donne un aperçu de la structure financière de votre agence de voyage à la fin de chaque exercice financier.
Il se compose de trois catégories d'éléments : les actifs, les dettes et les fonds propres
- Actifs : ce que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l’immobilier, les équipements et les créances (argent dû par les clients).
- Dettes : il s’agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre agence de voyage permet de visualiser la trésorerie que votre entreprise prévoit de consommer ou générer dans les années à venir.
Une bonne pratique consiste à organiser le prévisionnel de trésorerie par nature afin de mieux expliquer comment la trésorerie est utilisée ou générée par l'agence de voyage :
- Flux de trésorerie opérationnel : indique la trésorerie générée par l’activité commerciale de l'entreprise
- Flux d'investissement : indique le montant des investissements nécessaires au maintien ou à l’expansion de l'entreprise
- Flux de financement : indique si l'entreprise lève de nouveaux fonds ou rembourse ses partenaires financiers (remboursement de la dette, dividendes)
Il est essentiel de surveiller (et de mettre à jour régulièrement) le prévisionnel de trésorerie de votre agence de voyage pour vous assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie pour fonctionner normalement et pour détecter les besoins de financement le plus tôt possible.
Si vous essayez de lever des fonds, il vous sera, en principe, demandé de fournir des prévisions de trésorerie mensuelles dans le plan financier de votre agence de voyage, afin que les banques ou les investisseurs puissent évaluer les variations saisonnières et s'assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie.
Besoin d'un prévisionnel financier qui tienne la route ?
The Business Plan Shop s'occupe des calculs pour vous. Saisissez simplement vos hypothèses et notre outil en ligne recalcule vos états financiers prévisionnels de façon instantanée.
Quel outil utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre agence de voyage ?
Élaborer des prévisions financières pour votre agence de voyage peut sembler intimidant, mais la bonne nouvelle est qu'il y a plusieurs façons de procéder.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour élaborer les prévisions de votre agence de voyage
Utiliser un outil de prévisionnel financier en ligne, tel que celui que nous proposons chez The Business Plan Shop, est la solution la plus moderne et la plus simple.
Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel spécialisé :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance sympathique est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un expert-comptable ou à un consultant
Une autre solution consiste à confier l'élaboration des prévisions financières de votre agence de voyage à un tiers.
Comme vous pouvez vous en douter, cette solution sera plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel, car le prix devra couvrir le temps du comptable, le coût de son logiciel et sa marge bénéficiaire.
Le prix peut varier considérablement en fonction de la complexité de votre entreprise. Par expérience, pour une petite entreprise, des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) sont proposées à partir d'environ 750€ H.T.
Il convient de garder à l'esprit que cette estimation concerne des prévisions établies de façon ponctuelle. La mise à jour et le suivi de vos prévisions par rapport aux données réelles entraîneront des frais supplémentaires.
Si vous décidez d’externaliser la réalisation de vos prévisions :
- Assurez-vous que le professionnel dispose d'une expérience concrète dans votre secteur d'activité et qu'il soit en mesure de challenger vos hypothèses de manière constructive.
- Évitez les consultants qui utilisent des moyennes sectorielles pour établir les prévisionnels financiers de leurs clients (ces prévisions sont sans intérêt pour une petite entreprise).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre agence de voyage ?
Créer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une agence de voyage sur Excel (ou tout autre tableur) est un exercice très technique qui requiert à la fois une bonne maîtrise des règles comptables et de solides compétences en matière de modélisation financière.
La plupart des entrepreneurs n'ont pas l'expertise nécessaire pour créer des prévisions financières précises à l'aide d'un tableur comme Excel ou Google Sheets. Cette réalité est bien connue des financiers qui font, en conséquence, rarement confiance aux chiffres établis par les entrepreneurs sur tableur.
La deuxième raison est l'inefficacité. L'élaboration de prévisions sur des feuilles de calcul était la seule option possible dans les années 1990 et au début des années 2000. Aujourd'hui, grâce aux progrès technologiques, les logiciels permettent de réaliser ces prévisions beaucoup plus rapidement et avec beaucoup plus de précision.
C'est pourquoi les professionnels du chiffre utilisent tous des logiciels. Avec l'essor de l'IA, les logiciels deviennent également plus intelligents pour nous aider à détecter les erreurs dans nos prévisions et à analyser les chiffres afin de prendre des décisions plus éclairées.
Enfin, avec les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses, sujettes aux erreurs et qui prennent beaucoup de temps. À l’inverse, un logiciel de prévisionnel financier tel que The Business Plan Shop est spécialement conçu à cette fin.
Besoin d'un business plan convaincant ?
The Business Plan Shop permet de créer facilement un prévisionnel financier pour vérifier le potentiel de rentabilité de vos projets et un business plan professionnel pour présenter à vos partenaires financiers.
Utiliser nos modèles de prévisionnels financiers pour vous inspirer
The Business Plan Shop propose plus de 50 modèles de prévisionnels financiers.
Nos exemples comprennent à la fois un prévisionnel financier et un business plan rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de lancement ou que vous ayez déjà votre propre agence de voyage, vous pouvez toujours consulter nos modèles pour trouver des idées sur la modélisation des éléments financiers et sur la rédaction d'un plan d'affaires en vue d’obtenir un financement.
À retenir
- Un prévisionnel financier met en avant la croissance, la rentabilité et la génération de trésorerie attendues pour votre agence de voyage.
- Il est nécessaire de suivre le réel comptable pour le comparer au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse, afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisions et budgets.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les démarches nécessaires à l'élaboration du prévisionnel financier d'une agence de voyage. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
Besoin d'inspiration pour votre business plan ?
The Business Plan Shop a plus de 50 modèles de business plans rédigés que vous pouvez utiliser comme source d'inspiration.
À voir aussi sur The Business Plan Shop
Vous connaissez une personne qui gère ou souhaite créer une agence de voyage ? Partagez ce guide avec elle !
Fondateur & CEO at The Business Plan Shop Ltd
