Comment faire un prévisionnel financier pour une agence de recouvrement ?
Élaborer des prévisions financières pour votre agence de recouvrement et veiller à ce qu'elles soient toujours à jour est le seul moyen de maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.
Cela peut paraître complexe, mais avec des conseils et des outils appropriés, ce n'est pas si compliqué de créer un prévisionnel financier précis pour votre agence de recouvrement.
Dans ce guide, nous aborderons les objectifs du prévisionnel financier, les données dont vous avez besoin, les tableaux qui le composent et les outils qui peuvent vous aider à établir votre prévisionnel de manière efficace.
Commençons sans plus attendre !
Pourquoi créer et tenir à jour des prévisions financières pour une agence de recouvrement ?
Pour prospérer, votre entreprise doit être en mesure d'anticiper ce qui l'attend et disposer de ressources financières adéquates pour se développer, d'où la nécessité de disposer d’un prévisionnel financier pour votre agence de recouvrement.
Créer un prévisionnel financier vous oblige à faire le point sur la situation financière actuelle de votre entreprise et sur la direction que doit prendre son développement.
Une fois que le cap est clairement défini, vous devez élaborer un plan pour atteindre vos objectifs et évaluer ce que cela implique en termes d'investissements, de rentabilité et de flux de trésorerie futurs pour votre agence de recouvrement.
Disposer d'un prévisionnel financier actualisé pour une agence de recouvrement est également utile si votre environnement commercial se dégrade, car le prévisionnel vous permet de vous adapter aux nouvelles conditions de marché et d'anticiper d'éventuels problèmes de trésorerie.
Enfin, les prévisions financières de votre agence de recouvrement vous aideront aussi à obtenir un financement, parce que les banques et les investisseurs voudront voir des prévisions précises avant d'accepter de financer votre entreprise.
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Quelles sont les informations nécessaires pour établir le prévisionnel financier d'une agence de recouvrement ?
La qualité de vos hypothèses est essentielle en matière de modélisation financière : peu importe la qualité du modèle, si vos hypothèses sont fantaisistes, les prévisions le seront également.
Pour préparer un plan financier en vue de la création d'une agence de recouvrement, vous devez avoir réalisé une étude de marché et avoir une vision claire de vos stratégies de vente et de marketing, afin de pouvoir estimer votre chiffre d'affaires prévisionnel avec confiance.
Vous devrez aussi avoir une idée précise des ressources nécessaires pour faire fonctionner l'agence de recouvrement au quotidien et avoir fait des recherches sur l'équipement nécessaire au lancement de votre entreprise (voir ci-dessous).
Si vous établissez des prévisions financières pour une agence de recouvrement déjà en activité, la tâche est généralement plus simple, car vous pourrez utiliser votre historique comptable comme base budgétaire et affiner la prévision à l'aide des perspectives de votre équipe sur ce qui vous attend dans les années à venir.
Détaillons maintenant les éléments qui figureront dans le prévisionnel financier de votre agence de recouvrement.
Le prévisionnel des ventes d'une agence de recouvrement
D'expérience, il est généralement préférable de commencer l'élaboration du prévisionnel financier de votre agence de recouvrement par le prévisionnel des ventes.
Pour établir un prévisionnel de chiffre d'affaires précis pour votre agence de recouvrement, vous devrez vous appuyer sur les données collectées dans votre étude de marché ou, si vous gérez une agence de recouvrement déjà en activité, sur les données historiques de l'entreprise, afin d'estimer deux variables clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour y parvenir, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- Le taux de chômage dans votre région : Si le taux de chômage dans votre région augmente, cela peut signifier une augmentation du nombre de personnes ayant des difficultés à rembourser leurs dettes, ce qui peut conduire à une augmentation du nombre de clients potentiels pour votre agence de recouvrement.
- Les taux d'intérêt : Des taux d'intérêt élevés peuvent inciter les consommateurs à accumuler plus de dettes, ce qui peut entraîner une augmentation du nombre de transactions mensuelles pour votre agence de recouvrement.
- Les politiques de crédit des institutions financières : Si les institutions financières resserrent leurs politiques de crédit, cela peut rendre plus difficile pour les consommateurs d'obtenir des prêts, ce qui peut conduire à une augmentation du nombre de personnes ayant des difficultés à rembourser leurs dettes et, par conséquent, à une augmentation du nombre de clients potentiels pour votre agence de recouvrement.
- L'évolution de la législation en matière de recouvrement de créances : Des changements dans la législation peuvent avoir un impact sur la façon dont les agences de recouvrement peuvent exercer leurs activités, ce qui peut influencer le nombre de transactions mensuelles et/ou le prix moyen par transaction pour votre entreprise.
- La réputation de votre agence de recouvrement : Une mauvaise réputation peut dissuader les clients potentiels de faire appel à vos services, tandis qu'une bonne réputation peut attirer plus de clients et potentiellement augmenter le prix moyen par transaction pour votre entreprise.
Une fois votre prévisionnel des ventes établi, il est temps de dresser votre budget de charges d'exploitation. Voyons ensemble ce que cela implique.
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Les charges d’exploitation d'une agence de recouvrement
Une fois que vous avez estimé les ventes attendues, vous pouvez commencer à budgétiser les frais nécessaires à la gestion quotidienne de votre agence de recouvrement.
Les charges varient normalement en fonction du niveau de chiffre d'affaires escompté (c'est pourquoi, par expérience, il est toujours préférable de commencer vos prévisions financières par le prévisionnel de ventes) et en fonction de la situation géographique de l'entreprise.
Les charges d’exploitation d'une agence de recouvrement comprennent notamment les éléments suivants :
- Frais de personnel : Vous devrez payer les salaires et les avantages sociaux de votre personnel, y compris les agents de recouvrement, les gestionnaires et le personnel administratif.
- Honoraires d'expertise-comptable : Vous devrez engager un expert-comptable pour gérer la comptabilité et les déclarations fiscales de votre agence de recouvrement.
- Frais d'assurance : Vous devrez souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle pour vous protéger contre les réclamations liées à l'exercice de votre activité de recouvrement.
- Licences de logiciel : Vous devrez acheter ou renouveler les licences de logiciel nécessaires pour gérer les dossiers de vos clients et effectuer les recouvrements.
- Frais bancaires : Vous devrez payer des frais pour les services bancaires tels que les virements de fonds, les dépôts de chèques et les relevés de compte.
- Frais de communication : Vous devrez payer les factures de téléphone, d'internet et de courrier pour communiquer avec vos clients et les créanciers.
- Frais de formation : Vous devrez investir dans la formation de votre personnel pour améliorer leurs compétences en matière de négociation et de gestion des conflits.
- Frais de location : Vous devrez louer un espace de bureau pour votre agence de recouvrement, ainsi que des équipements tels que des ordinateurs et des imprimantes.
- Frais de publicité : Vous devrez faire la promotion de votre agence de recouvrement pour attirer de nouveaux clients, ce qui peut inclure des dépenses pour des annonces en ligne et des matériaux de marketing.
- Frais de déplacement : Vous devrez peut-être vous déplacer pour rencontrer des clients ou des créanciers, ce qui générera des frais de transport, d'hébergement et de repas.
- Frais de justice : Vous devrez peut-être engager un avocat pour traiter des cas litigieux et payer des frais de justice tels que les dépôts de plainte et les honoraires d'huissier.
- Frais de fournitures de bureau : Vous devrez acheter du matériel de bureau tel que du papier, des stylos et des cartouches d'encre pour vos activités quotidiennes.
- Frais de gestion des débiteurs : Vous devrez peut-être externaliser la gestion des débiteurs à une agence spécialisée, ce qui peut entraîner des coûts supplémentaires.
- Frais de maintenance informatique : Vous devrez peut-être payer pour la maintenance et les mises à jour de votre système informatique pour assurer la sécurité et la fiabilité de vos données.
- Frais de formation continue : Vous devrez continuer à investir dans la formation de votre personnel pour rester à jour sur les lois et les meilleures pratiques en matière de recouvrement.
Cette liste devra être adaptée aux spécificités de votre agence de recouvrement, mais devrait constituer un bon point de départ pour votre budget.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une agence de recouvrement ?
Créer et développer une agence de recouvrement implique également des investissements que vous devez prendre en compte dans vos prévisions financières.
Parmi le BFR initial et les investissements d'une agence de recouvrement, on peut citer des éléments tels que :
- Achat de véhicules pour vos agents de terrain : ces véhicules seront essentiels pour se déplacer et effectuer les visites chez les clients.
- Logiciels de gestion de la relation client : ces outils vous permettront de suivre les dossiers de vos clients de manière plus efficace et de mieux organiser votre travail.
- Matériel informatique pour votre personnel administratif : ordinateurs, imprimantes, scanners, etc. seront nécessaires pour gérer les tâches administratives de votre agence.
- Mobiliers de bureau : bureaux, chaises, armoires de rangement, etc. Ces équipements faciliteront le travail de votre équipe et amélioreront leur confort.
- Système de sécurité : pour protéger vos locaux et les informations confidentielles de vos clients, il est important d'investir dans un système de sécurité fiable.
Là encore, cette liste n'est pas exhaustive et devra être adaptée en fonction de votre agence de recouvrement.
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Le plan de financement de votre agence de recouvrement
L'étape suivante de la construction du prévisionnel de votre agence de recouvrement consiste à modéliser le plan de financement de votre entreprise.
Vous devrez réfléchir à quelle part du financement proviendra de fonds propres et quelle part proviendra de financements bancaires.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin d'inclure les charges d'intérêts dans le compte de résultat prévisionnel, le capital restant dû au bilan et les remboursements du capital dans la prévision de trésorerie.
Quels tableaux sont inclus dans le plan financier d'une agence de recouvrement ?
Une fois établi, le prévisionnel financier de votre agence de recouvrement sera présenté à l'aide des tableaux ci-dessous.
Le compte de résultat prévisionnel de votre agence de recouvrement
Le compte de résultat prévisionnel vous permettra de visualiser le potentiel de croissance et de rentabilité de votre agence de recouvrement au cours des trois à cinq prochaines années.
Un compte de résultat financièrement viable pour une agence de recouvrement doit normalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (idéalement)
- Un bénéfice net
Cela dépend évidemment du stade de développement de votre entreprise : par exemple, une nouvelle entreprise peut être déficitaire jusqu'à ce qu'elle atteigne son seuil de rentabilité au cours de la deuxième ou de la troisième année.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel de votre agence de recouvrement donne un aperçu de la situation financière de votre entreprise à la fin de l'année.
Il se compose de trois types d'éléments : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : représentent ce que l'entreprise possède, notamment la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Il s'agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels d'une agence de recouvrement permet de visualiser la trésorerie générée ou consommée par l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie est généralement organisé par nature de manière à présenter trois indicateurs clés :
- Le flux de trésorerie opérationnel : l’exploitation de l’activité commerciale génère-t-elle ou consomme-t-elle de la trésorerie ?
- Le flux d'investissement : quel est le montant investi par l'entreprise dans des actifs à long terme (cette donnée est généralement comparée aux actifs immobilisés figurant au bilan afin de déterminer si l'entreprise entretient et renouvelle régulièrement ses équipements) ?
- Le flux de financement : l'entreprise lève-t-elle de nouveaux fonds ou rembourse-t-elle ses apporteurs de fonds (remboursement de dette, dividendes) ?
La trésorerie étant le nerf de la guerre, il est impératif de garder un œil sur les flux de trésorerie futurs pour gérer une entreprise avec succès. C'est pourquoi vous devez accorder une attention particulière au prévisionnel de trésorerie de votre agence de recouvrement.
Si vous cherchez à obtenir un financement, sachez qu'il est d'usage de fournir des prévisions de trésorerie annuelles et mensuelles dans un plan financier, afin que le lecteur puisse analyser les fluctuations saisonnières et s'assurer que l'agence de recouvrement dispose d'une capitalisation adéquate.
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Quel outil faut-il utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre agence de recouvrement ?
En utilisant le bon outil ou la bonne solution, l'élaboration des prévisions financières sera beaucoup plus facile qu'il n'y paraît. Examinons maintenant vos principales options.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour élaborer les prévisions de votre agence de recouvrement
Utiliser un outil de prévisionnel financier en ligne, tel que celui que nous proposons chez The Business Plan Shop, est la solution la plus moderne et la plus simple.
Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel spécialisé :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance sympathique est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour une agence de recouvrement.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre agence de recouvrement ?
Créer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une agence de recouvrement sur Excel (ou tout autre tableur) est un exercice très technique qui requiert à la fois une bonne maîtrise des règles comptables et de solides compétences en matière de modélisation financière.
La plupart des entrepreneurs n'ont pas l'expertise nécessaire pour créer des prévisions financières précises à l'aide d'un tableur comme Excel ou Google Sheets. Cette réalité est bien connue des financiers qui font, en conséquence, rarement confiance aux chiffres établis par les entrepreneurs sur tableur.
La deuxième raison est l'inefficacité. L'élaboration de prévisions sur des feuilles de calcul était la seule option possible dans les années 1990 et au début des années 2000. Aujourd'hui, grâce aux progrès technologiques, les logiciels permettent de réaliser ces prévisions beaucoup plus rapidement et avec beaucoup plus de précision.
C'est pourquoi les professionnels du chiffre utilisent tous des logiciels. Avec l'essor de l'IA, les logiciels deviennent également plus intelligents pour nous aider à détecter les erreurs dans nos prévisions et à analyser les chiffres afin de prendre des décisions plus éclairées.
Enfin, avec les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses, sujettes aux erreurs et qui prennent beaucoup de temps. À l’inverse, un logiciel de prévisionnel financier tel que The Business Plan Shop est spécialement conçu à cette fin.
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S’inspirer de nos modèles de prévisions financières
The Business Plan Shop propose des dizaines de modèles de prévisionnels financiers.
Nos exemples comprennent un business plan complet avec un prévisionnel financier et une partie rédigée détaillant l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de démarrage ou que vous ayez déjà votre propre agence de recouvrement, nos modèles de prévisionnels financiers sont un bon moyen de vous aider à :
- Comprendre à quoi doit ressembler un plan d'affaires complet
- Comprendre comment modéliser les éléments financiers de votre agence de recouvrement
À retenir
- Un prévisionnel financier met en avant la croissance, la rentabilité et la génération de trésorerie attendues pour votre agence de recouvrement.
- Il est nécessaire de suivre le réel comptable pour le comparer au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse, afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisions et budgets.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les démarches nécessaires à l'élaboration du prévisionnel financier d'une agence de recouvrement. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
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Fondateur & CEO at The Business Plan Shop Ltd
