Comment faire un prévisionnel financier pour un théâtre ?

Établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre théâtre est indispensable pour maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
Si vous vous sentez dépassé à l'idée d'établir les prévisions financières d'un théâtre, ne vous inquiétez pas, ce guide est là pour vous aider.
Nous aborderons notamment les principaux objectifs d'une prévision financière, les données à rassembler avant de se lancer, les tableaux qui la composent et les outils qui vous aideront à créer et à tenir à jour vos prévisions de manière efficace.
C'est parti !
Pourquoi établir et maintenir un prévisionnel financier pour un théâtre ?
Créer et tenir à jour des prévisions financières est le seul moyen de guider le développement de votre théâtre et d'assurer sa viabilité financière pour les années à venir.
Faire un plan financier pour un théâtre vous force à examiner votre entreprise en détail : revenus, charges, investissements, financements, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité et ses flux de trésorerie futurs.
Grâce au prévisionnel, vous disposez de la visibilité nécessaire pour planifier en toute confiance vos investissements et votre expansion sur les années à venir.
De plus, lorsque votre environnement commercial se durcit, le fait de disposer de prévisions actualisées pour le théâtre vous permet de détecter à l'avance d'éventuels problèmes de trésorerie. Ceci vous permet en retour de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d'être à court de liquidités.
N'oubliez pas non plus que les prévisions financières de votre théâtre seront essentielles lors de la recherche de financement. Vous pouvez être sûr(e) à 100 % que les banques et les investisseurs demanderont à voir vos données financières, alors veillez à ce qu'elles soient présentées de manière précise et attrayante.
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Quelles sont les informations nécessaires pour établir le prévisionnel financier d'un théâtre ?
La qualité de vos hypothèses est essentielle en matière de modélisation financière : peu importe la qualité du modèle, si vos hypothèses sont fantaisistes, les prévisions le seront également.
Pour préparer un plan financier en vue de la création d'un théâtre, vous devez avoir réalisé une étude de marché et avoir une vision claire de vos stratégies de vente et de marketing, afin de pouvoir estimer votre chiffre d'affaires prévisionnel avec confiance.
Vous devrez aussi avoir une idée précise des ressources nécessaires pour faire fonctionner le théâtre au quotidien et avoir fait des recherches sur l'équipement nécessaire au lancement de votre entreprise (voir ci-dessous).
Si vous établissez des prévisions financières pour un théâtre déjà en activité, la tâche est généralement plus simple, car vous pourrez utiliser votre historique comptable comme base budgétaire et affiner la prévision à l'aide des perspectives de votre équipe sur ce qui vous attend dans les années à venir.
Détaillons maintenant les éléments qui figureront dans le prévisionnel financier de votre théâtre.
Le prévisionnel des ventes d'un théâtre
D'expérience, il est généralement préférable de commencer l'élaboration du prévisionnel financier de votre théâtre par le prévisionnel des ventes.
Pour établir un prévisionnel de chiffre d'affaires précis pour votre théâtre, vous devrez vous appuyer sur les données collectées dans votre étude de marché ou, si vous gérez un théâtre déjà en activité, sur les données historiques de l'entreprise, afin d'estimer deux variables clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour y parvenir, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- Les prix des billets : plus vos prix seront abordables, plus vous attirerez un large public et augmenterez potentiellement le nombre de ventes mensuelles.
- La programmation : les spectacles que vous choisissez de mettre en scène auront un impact sur le public ciblé et, par conséquent, sur le nombre de transactions mensuelles réalisées.
- La concurrence : si vous êtes le seul théâtre dans la région à proposer un certain type de spectacle, cela peut vous donner un avantage et augmenter les ventes mensuelles.
- La qualité des productions : plus vos spectacles seront de qualité, plus vous serez susceptible d'attirer un public fidèle et de générer des ventes régulières.
- Les offres spéciales et les partenariats : les collaborations avec d'autres entreprises ou les offres spéciales peuvent attirer un nouveau public et augmenter le nombre de transactions mensuelles.
Une fois votre prévisionnel des ventes établi, il est temps de dresser votre budget de charges d'exploitation. Voyons ensemble ce que cela implique.
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Les charges d’exploitation d'un théâtre
Une fois que vous avez estimé les ventes attendues, vous pouvez commencer à budgétiser les frais nécessaires à la gestion quotidienne de votre théâtre.
Les charges varient normalement en fonction du niveau de chiffre d'affaires escompté (c'est pourquoi, par expérience, il est toujours préférable de commencer vos prévisions financières par le prévisionnel de ventes) et en fonction de la situation géographique de l'entreprise.
Les charges d’exploitation d'un théâtre comprennent notamment les éléments suivants :
- Frais de personnel : incluant les salaires, les cotisations sociales et les avantages sociaux pour les employés du théâtre.
- Honoraires d'expertise-comptable : pour assurer la bonne gestion financière du théâtre et préparer les déclarations fiscales.
- Frais d'assurance : pour couvrir les risques liés aux activités du théâtre, tels que les accidents, les dommages matériels et la responsabilité civile.
- Licences de logiciel : pour utiliser des logiciels de gestion de billetterie, de comptabilité et de marketing.
- Frais bancaires : pour les services bancaires tels que les frais de tenue de compte, les virements et les chèques.
- Frais de location de salle : pour les représentations théâtrales dans des lieux extérieurs au théâtre.
- Frais de communication : incluant les frais d'impression de flyers et d'affiches, les frais de publicité et les frais de conception de sites web.
- Frais de fournitures de bureau : pour les fournitures telles que le papier, les stylos, les cartouches d'encre et les enveloppes.
- Frais de maintenance : pour l'entretien et les réparations des équipements et installations du théâtre.
- Frais de transport : pour les déplacements des employés, des acteurs et des décors.
- Frais de costumes et de décors : pour les achats et la location de costumes et de décors pour les représentations théâtrales.
- Frais de catering : pour les repas et les collations pour les acteurs et les employés pendant les répétitions et les représentations.
- Frais de droits d'auteur : pour l'utilisation de textes et de musiques protégés par des droits d'auteur dans les représentations théâtrales.
- Frais de location de matériel : pour la location de matériel technique tel que des projecteurs, des enceintes et des microphones.
- Frais de formation : pour la formation des employés et des acteurs pour améliorer leurs compétences et leurs performances.
Cette liste devra être adaptée aux spécificités de votre théâtre, mais devrait constituer un bon point de départ pour votre budget.
Quels sont les investissements nécessaires pour lancer ou développer un théâtre ?
Le prévisionnel financier de votre théâtre devra également inclure les investissements nécessaires à la création ou au développement de votre entreprise.
Dans le cas d'un théâtre, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Sièges - Les sièges sont essentiels pour tout théâtre. Assurez-vous d'en acheter suffisamment pour votre capacité d'accueil et de les choisir en fonction du confort du public.
- Éclairage - Un bon éclairage est crucial pour la mise en scène et l'ambiance de votre théâtre. Pensez à investir dans des projecteurs de qualité et des équipements d'éclairage programmables pour créer des effets spéciaux.
- Sonorisation - Pour que le son soit bien entendu par le public, il est important d'avoir un système de sonorisation adapté à la taille de votre théâtre. Pensez également à acheter des microphones et des haut-parleurs de qualité pour garantir une bonne qualité sonore.
- Décors - Les décors sont un élément clé de toute production théâtrale. Assurez-vous d'avoir un budget pour acheter des décors de qualité qui correspondent à vos besoins et à vos productions.
- Costumes - Les costumes aident à donner vie aux personnages et à l'histoire. Prévoyez un budget pour acheter des costumes adaptés à vos productions et à vos acteurs.
À nouveau, cette liste devra être ajustée en fonction de la taille et des ambitions de votre théâtre.
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Le financement de votre théâtre
L'étape suivante consiste à vous pencher sur le plan de financement de votre théâtre.
La majorité de votre financement proviendra probablement de vos associés (capitaux propres) et de vos partenaires bancaires (emprunts).
Vous devrez ensuite modéliser les instruments qui composent votre financement pour les intégrer dans vos états financiers prévisionnels.
En particulier, les mensualités des prêts bancaires devront être séparées entre charges d'intérêts (au compte de résultat), remboursements du capital (dans les flux de trésorerie) et capital restant dû (au bilan).
Quels tableaux sont inclus dans le plan financier d'un théâtre ?
Une fois établi, le prévisionnel financier de votre théâtre sera présenté à l'aide des tableaux ci-dessous.
Le compte de résultat prévisionnel de votre théâtre
Le compte de résultat prévisionnel permet de visualiser le potentiel de rentabilité de votre théâtre sur les années à venir.

Pour que votre théâtre soit financièrement viable, votre compte de résultat prévisionnel doit idéalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation (plus elle est élevée, mieux c'est)
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (plus elles sont élevées, mieux c'est)
- Un bénéfice net à la fin de chaque exercice (plus il est important, mieux c'est)
Ceci s'applique aux théâtres déjà en activité. Il y a une certaine indulgence pour les créations, dont les chiffres seront légèrement différents de ceux des entreprises établies.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel de votre théâtre donne un aperçu de la situation financière de votre entreprise à la fin de l'année.
Il se compose de trois types d'éléments : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : représentent ce que l'entreprise possède, notamment la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Il s'agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.

Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels d'un théâtre permet de visualiser la trésorerie générée ou consommée par l'entreprise.

Le prévisionnel de trésorerie est généralement organisé par nature de manière à présenter trois indicateurs clés :
- Le flux de trésorerie opérationnel : l’exploitation de l’activité commerciale génère-t-elle ou consomme-t-elle de la trésorerie ?
- Le flux d'investissement : quel est le montant investi par l'entreprise dans des actifs à long terme (cette donnée est généralement comparée aux actifs immobilisés figurant au bilan afin de déterminer si l'entreprise entretient et renouvelle régulièrement ses équipements) ?
- Le flux de financement : l'entreprise lève-t-elle de nouveaux fonds ou rembourse-t-elle ses apporteurs de fonds (remboursement de dette, dividendes) ?
La trésorerie étant le nerf de la guerre, il est impératif de garder un œil sur les flux de trésorerie futurs pour gérer une entreprise avec succès. C'est pourquoi vous devez accorder une attention particulière au prévisionnel de trésorerie de votre théâtre.
Si vous cherchez à obtenir un financement, sachez qu'il est d'usage de fournir des prévisions de trésorerie annuelles et mensuelles dans un plan financier, afin que le lecteur puisse analyser les fluctuations saisonnières et s'assurer que le théâtre dispose d'une capitalisation adéquate.
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Quel outil faut-il utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre théâtre ?
En utilisant le bon outil ou la bonne solution, l'élaboration des prévisions financières sera beaucoup plus facile qu'il n'y paraît. Examinons maintenant vos principales options.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour élaborer les prévisions de votre théâtre
Utiliser un outil de prévisionnel financier en ligne, tel que celui que nous proposons chez The Business Plan Shop, est la solution la plus moderne et la plus simple.
Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel spécialisé :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance sympathique est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour un théâtre.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre théâtre ?
Vous et vos partenaires financiers avez besoin de chiffres fiables. À moins que vous n'ayez étudié la finance ou la comptabilité, élaborer un prévisionnel financier fiable et exempt d’erreurs sur tableur risque de s'avérer compliqué.
La modélisation financière est très technique par nature et nécessite une solide maîtrise des principes comptables pour être réalisée sans erreurs. Cela signifie que la plupart des dirigeants d'entreprise ne sont pas en mesure d'utiliser des tableurs tels qu'Excel ou Google Sheets pour créer des prévisions financières fiables.
De plus, il est aujourd'hui inefficace de créer des prévisions avec Excel :
- Les logiciels ont progressé à tel point que les prévisions peuvent être réalisées beaucoup plus rapidement et avec plus de précision que manuellement sur une feuille de calcul.
- Grâce à l'intelligence artificielle, les logiciels sont capables de détecter les erreurs et d'aider à la prise de décision.
Les tableurs sont des outils polyvalents, mais ils ne sont pas adaptés au reporting. Importer les données comptables de votre théâtre dans Excel pour comparer les données réelles aux prévisions est extrêmement manuel et fastidieux (tout comme l'est la mise à jour des prévisions). Il est beaucoup plus rapide d'utiliser des outils de planification financière spécialisés tels que The Business Plan Shop.
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Utiliser nos modèles de prévisionnels financiers pour vous inspirer
The Business Plan Shop propose plus de 50 modèles de prévisionnels financiers.
Nos exemples comprennent à la fois un prévisionnel financier et un business plan rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de lancement ou que vous ayez déjà votre propre théâtre, vous pouvez toujours consulter nos modèles pour trouver des idées sur la modélisation des éléments financiers et sur la rédaction d'un plan d'affaires en vue d’obtenir un financement.

À retenir
- Un prévisionnel financier met en avant la croissance, la rentabilité et la génération de trésorerie attendues pour votre théâtre.
- Il est nécessaire de suivre le réel comptable pour le comparer au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse, afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisions et budgets.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les démarches nécessaires à l'élaboration du prévisionnel financier d'un théâtre. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
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