Comment faire un prévisionnel financier pour une maison de retraite ?
Si vous tenez à maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs, vous devez établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre maison de retraite.
Élaborer les prévisions financières d'une maison de retraite peut sembler complexe, mais il suffit d'utiliser le bon outil, et The Business Plan Shop est là pour vous guider.
Dans ce guide pratique, nous aborderons tout ce qu'il faut savoir pour établir des prévisions financières pour votre maison de retraite.
Nous commencerons par examiner pourquoi elles sont essentielles, quelles sont les données nécessaires, à quoi ressemble un prévisionnel une fois terminé et quelles sont les solutions disponibles pour créer le vôtre.
Entrons dans le vif du sujet !
Pourquoi établir et maintenir un prévisionnel financier pour une maison de retraite ?
Créer et tenir à jour des prévisions financières est le seul moyen de guider le développement de votre maison de retraite et d'assurer sa viabilité financière pour les années à venir.
Faire un plan financier pour une maison de retraite vous force à examiner votre entreprise en détail : revenus, charges, investissements, financements, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité et ses flux de trésorerie futurs.
Grâce au prévisionnel, vous disposez de la visibilité nécessaire pour planifier en toute confiance vos investissements et votre expansion sur les années à venir.
De plus, lorsque votre environnement commercial se durcit, le fait de disposer de prévisions actualisées pour la maison de retraite vous permet de détecter à l'avance d'éventuels problèmes de trésorerie. Ceci vous permet en retour de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d'être à court de liquidités.
N'oubliez pas non plus que les prévisions financières de votre maison de retraite seront essentielles lors de la recherche de financement. Vous pouvez être sûr(e) à 100 % que les banques et les investisseurs demanderont à voir vos données financières, alors veillez à ce qu'elles soient présentées de manière précise et attrayante.
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Quelles informations servent de base à l'élaboration des prévisions financières d'une maison de retraite ?
Les prévisions financières d'une maison de retraite doivent reposer sur des fondations solides : vos hypothèses.
Les données nécessaires pour établir ces hypothèses varient en fonction de si votre maison de retraite est déjà en activité ou non.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une maison de retraite déjà en activité, vos principales sources d’informations seront les données comptables historiques et les indicateurs clés de performance opérationnelle, ainsi que les perspectives de votre équipe pour les trois à cinq prochaines années.
Si vous réalisez des prévisions financières pour une création de maison de retraite, vous devrez vous appuyer sur une étude de marché pour élaborer votre stratégie de mise sur le marché et établir votre prévisionnel des ventes.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste détaillée des ressources nécessaires au fonctionnement de votre maison de retraite, ainsi que d'une liste des équipements nécessaires au lancement de l'entreprise (voir ci-dessous).
Maintenant que vous savez ce qui est nécessaire, examinons les éléments qui vont composer le prévisionnel financier de votre maison de retraite.
Le chiffre d'affaires prévisionnel d'une maison de retraite
D'après notre expérience, il est généralement judicieux de commencer par l'estimation du chiffre d’affaires prévisionnel.
Les données utilisées pour prévoir vos ventes comprennent les données commerciales historiques de votre maison de retraite (qui peuvent être utilisées comme point de départ pour les entreprises déjà existantes) et les données recueillies dans le cadre de votre étude de marché (qui sont utiles dans le cadre d'une création comme d'un développement d'activité).
Le prévisionnel des ventes de votre maison de retraite peut être décomposé en deux estimations clés :
- Le prix moyen
- Le nombre de transactions mensuelles
Pour évaluer ces variables avec précision, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- La population vieillissante : Avec le vieillissement de la population, le nombre de personnes âgées en recherche de maison de retraite augmente, ce qui peut influencer le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles de votre entreprise.
- La concurrence locale : La présence d'autres maisons de retraite dans votre région peut avoir un impact sur vos ventes. Si la concurrence est forte, vous pourriez être amené à baisser vos prix pour attirer de nouveaux clients.
- Les équipements et services proposés : Les équipements et services que vous proposez dans votre maison de retraite peuvent influencer le prix moyen et attirer de nouveaux clients. Par exemple, si vous proposez des activités variées et un personnel qualifié, vous pourriez attirer une clientèle plus haut de gamme prête à payer un prix plus élevé.
- La réputation de votre maison de retraite : Une bonne réputation peut attirer de nouveaux clients et vous permettre de maintenir des prix plus élevés. En revanche, une mauvaise réputation peut avoir un impact négatif sur votre entreprise et entraîner une baisse du nombre de transactions mensuelles.
- Les conditions économiques : Les conditions économiques locales peuvent également avoir un impact sur vos ventes. Par exemple, une récession économique peut entraîner une baisse du pouvoir d'achat des personnes âgées et ainsi affecter vos ventes. À l'inverse, une croissance économique peut avoir un effet positif sur votre entreprise.
Une fois que le prévisionnel des ventes est en place, l'étape suivante consiste à préparer le budget des frais généraux. Penchons-nous à présent sur ce point.
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Les charges d’exploitation d'une maison de retraite
L'étape suivante consiste à estimer les frais nécessaires au fonctionnement de votre maison de retraite au quotidien.
Ceux-ci varieront en fonction des ventes escomptées, de l'emplacement et de la taille de votre entreprise.
Mais les frais généraux de votre maison de retraite devraient comprendre au minimum les éléments suivants :
- Frais de personnel : incluant les salaires, les charges sociales et les avantages sociaux pour votre personnel de soins, de cuisine, de maintenance et d'administration.
- Honoraires d'expertise-comptable : pour la tenue de vos comptes, la préparation de vos déclarations fiscales et l'analyse de vos finances.
- Frais d'assurance : pour couvrir les risques de responsabilité civile, d'incendie, de vol et de blessures pour vos résidents et votre établissement.
- Licences de logiciel : pour les logiciels utilisés pour la gestion de vos résidents, la facturation et la tenue des dossiers médicaux.
- Frais bancaires : pour les frais de tenue de compte, les commissions sur les transactions et les frais de traitement des chèques.
- Fournitures de bureau : pour les fournitures de papeterie, les consommables informatiques et les fournitures de nettoyage.
- Frais d'électricité, d'eau et de gaz : pour couvrir les coûts d'utilités pour votre établissement et vos équipements.
- Frais de télécommunications : pour les services de téléphone, d'internet et de télévision pour vos résidents et votre établissement.
- Frais de maintenance : pour l'entretien et la réparation de vos équipements et de votre bâtiment.
- Frais de blanchisserie : pour le lavage et le pressage du linge de lit, des serviettes et des vêtements de vos résidents.
- Frais alimentaires : pour couvrir le coût des repas pour vos résidents et votre personnel.
- Frais de transport : pour les déplacements de vos résidents pour des rendez-vous médicaux ou des sorties.
- Frais de formation : pour la formation continue de votre personnel pour maintenir leurs compétences à jour.
- Frais de publicité et de marketing : pour promouvoir votre maison de retraite et attirer de nouveaux résidents.
- Frais de sécurité : pour la sécurité de vos résidents et de votre établissement, y compris les alarmes et les systèmes de surveillance.
Bien entendu, cette liste n'est pas exhaustive et vous devrez l'adapter en fonction de votre modèle économique et de votre taille.
Quels sont les investissements nécessaires pour lancer ou développer une maison de retraite ?
Le prévisionnel financier de votre maison de retraite devra également inclure les investissements nécessaires à la création ou au développement de votre entreprise.
Dans le cas d'une maison de retraite, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Acheter des lits adaptés pour les résidents : il est important que les lits soient confortables et adaptés aux besoins spécifiques des personnes âgées, telles que la hauteur et la fermeté.
- Investir dans du matériel médical tel que des fauteuils roulants, des déambulateurs et des appareils de surveillance de la santé pour assurer le bien-être des résidents et le bon fonctionnement de la maison de retraite.
- Acquérir des équipements de cuisine professionnels pour la préparation des repas pour les résidents : il est essentiel de fournir des repas nutritifs et variés pour maintenir la santé et le bien-être des personnes âgées.
- Procéder à l'achat de mobiliers adaptés pour les espaces communs tels que les salons, les salles à manger et les salles d'activités : cela permettra aux résidents de se sentir à l'aise et de profiter pleinement de leur environnement.
- Investir dans des systèmes de sécurité tels que des caméras de surveillance et des alarmes pour assurer la sécurité des résidents et du personnel de la maison de retraite.
À nouveau, cette liste devra être ajustée en fonction de la taille et des ambitions de votre maison de retraite.
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Le plan de financement de votre maison de retraite
L'étape suivante de la construction du prévisionnel de votre maison de retraite consiste à modéliser le plan de financement de votre entreprise.
Vous devrez réfléchir à quelle part du financement proviendra de fonds propres et quelle part proviendra de financements bancaires.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin d'inclure les charges d'intérêts dans le compte de résultat prévisionnel, le capital restant dû au bilan et les remboursements du capital dans la prévision de trésorerie.
Quels tableaux sont inclus dans le plan financier d'une maison de retraite ?
Une fois établi, le prévisionnel financier de votre maison de retraite sera présenté à l'aide des tableaux ci-dessous.
Le compte de résultat prévisionnel de votre maison de retraite
Le compte de résultat prévisionnel vous donne une idée précise de la croissance attendue pour votre entreprise au cours des trois à cinq prochaines années et de son potentiel de rentabilité.
Pour que votre activité soit pérenne, le compte de résultat d’une maison de retraite doit afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires égale (au minimum) ou supérieure (de préférence) à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables (a minima) ou en augmentation (idéalement)
- Un résultat net positif
Tout dépendra bien sûr du stade de développement de votre entreprise : les chiffres d'une création de maison de retraite seront différents de ceux d'une entreprise établie.
Le bilan prévisionnel d'une maison de retraite
Le bilan prévisionnel de votre maison de retraite vous permet d'évaluer votre structure financière et votre besoin de fonds de roulement.
Il présente trois composantes : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : ce sont les ressources que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : elles représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Elles comprennent des éléments tels que les dettes fournisseurs (l'argent dû aux fournisseurs), les impôts à payer et les prêts.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels d'une maison de retraite permet de visualiser la trésorerie générée ou consommée par l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie est généralement organisé par nature de manière à présenter trois indicateurs clés :
- Le flux de trésorerie opérationnel : l’exploitation de l’activité commerciale génère-t-elle ou consomme-t-elle de la trésorerie ?
- Le flux d'investissement : quel est le montant investi par l'entreprise dans des actifs à long terme (cette donnée est généralement comparée aux actifs immobilisés figurant au bilan afin de déterminer si l'entreprise entretient et renouvelle régulièrement ses équipements) ?
- Le flux de financement : l'entreprise lève-t-elle de nouveaux fonds ou rembourse-t-elle ses apporteurs de fonds (remboursement de dette, dividendes) ?
La trésorerie étant le nerf de la guerre, il est impératif de garder un œil sur les flux de trésorerie futurs pour gérer une entreprise avec succès. C'est pourquoi vous devez accorder une attention particulière au prévisionnel de trésorerie de votre maison de retraite.
Si vous cherchez à obtenir un financement, sachez qu'il est d'usage de fournir des prévisions de trésorerie annuelles et mensuelles dans un plan financier, afin que le lecteur puisse analyser les fluctuations saisonnières et s'assurer que la maison de retraite dispose d'une capitalisation adéquate.
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Quel outil devriez-vous utiliser pour établir le prévisionnel financier de votre maison de retraite ?
Il n'est pas difficile d'établir un prévisionnel financier pour une maison de retraite, à condition d'utiliser l'outil adéquat. Voyons quelles sont les options disponibles ci-dessous.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les projections de votre maison de retraite
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel professionnel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel spécialisé présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Recourir aux services d'un consultant financier ou d'un expert-comptable
Il est également possible de recourir aux services d'un consultant ou d'un expert-comptable afin de réaliser une prévision financière professionnelle pour une maison de retraite.
Comme vous pouvez l'imaginer, cette solution est beaucoup plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel. D'après notre expérience, le prix de la réalisation d'une prévision financière simple sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) commence à partir de 750€ hors taxes.
L'estimation donnée à titre indicatif ci-dessus concerne une petite entreprise et une prévision réalisée de manière ponctuelle. Si vous faites appel à un consultant financier ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et pour tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle, cela coûtera évidemment beaucoup plus cher.
Si vous choisissez cette solution, veillez à ce que votre prestataire de services connaisse bien votre secteur d'activité, afin qu'il puisse challenger vos chiffres et vous apporter des éclaircissements (au lieu de simplement accepter vos chiffres tels quels pour établir les états financiers prévisionnels).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre maison de retraite ?
Créer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une maison de retraite sur Excel (ou tout autre tableur) est un exercice très technique qui requiert à la fois une bonne maîtrise des règles comptables et de solides compétences en matière de modélisation financière.
La plupart des entrepreneurs n'ont pas l'expertise nécessaire pour créer des prévisions financières précises à l'aide d'un tableur comme Excel ou Google Sheets. Cette réalité est bien connue des financiers qui font, en conséquence, rarement confiance aux chiffres établis par les entrepreneurs sur tableur.
La deuxième raison est l'inefficacité. L'élaboration de prévisions sur des feuilles de calcul était la seule option possible dans les années 1990 et au début des années 2000. Aujourd'hui, grâce aux progrès technologiques, les logiciels permettent de réaliser ces prévisions beaucoup plus rapidement et avec beaucoup plus de précision.
C'est pourquoi les professionnels du chiffre utilisent tous des logiciels. Avec l'essor de l'IA, les logiciels deviennent également plus intelligents pour nous aider à détecter les erreurs dans nos prévisions et à analyser les chiffres afin de prendre des décisions plus éclairées.
Enfin, avec les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses, sujettes aux erreurs et qui prennent beaucoup de temps. À l’inverse, un logiciel de prévisionnel financier tel que The Business Plan Shop est spécialement conçu à cette fin.
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The Business Plan Shop permet de créer facilement un prévisionnel financier pour vérifier le potentiel de rentabilité de vos projets et un business plan professionnel pour présenter à vos partenaires financiers.
Se servir de nos modèles de prévisionnels financiers pour trouver l'inspiration
The Business Plan Shop propose des dizaines d'exemples de prévisionnels financiers.
Nos modèles contiennent à la fois un prévisionnel financier et un plan d'affaires rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Nos modèles sont une excellente source d'inspiration, que ce soit pour voir à quoi ressemble un business plan complet ou pour trouver des exemples concrets de modélisation financière pour vos propres prévisions.
À retenir
- Un prévisionnel financier met en avant la croissance, la rentabilité et la génération de trésorerie attendues pour votre maison de retraite.
- Il est nécessaire de suivre le réel comptable pour le comparer au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse, afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisions et budgets.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les démarches nécessaires à l'élaboration du prévisionnel financier d'une maison de retraite. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
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