Comment faire un prévisionnel financier pour une entreprise de soutien administratif ?
Établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre entreprise de soutien administratif est indispensable pour maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
Si vous vous sentez dépassé à l'idée d'établir les prévisions financières d'une entreprise de soutien administratif, ne vous inquiétez pas, ce guide est là pour vous aider.
Nous aborderons notamment les principaux objectifs d'une prévision financière, les données à rassembler avant de se lancer, les tableaux qui la composent et les outils qui vous aideront à créer et à tenir à jour vos prévisions de manière efficace.
C'est parti !
Pourquoi créer et tenir à jour des prévisions financières pour une entreprise de soutien administratif ?
Pour prospérer, votre entreprise doit être en mesure d'anticiper ce qui l'attend et disposer de ressources financières adéquates pour se développer, d'où la nécessité de disposer d’un prévisionnel financier pour votre entreprise de soutien administratif.
Créer un prévisionnel financier vous oblige à faire le point sur la situation financière actuelle de votre entreprise et sur la direction que doit prendre son développement.
Une fois que le cap est clairement défini, vous devez élaborer un plan pour atteindre vos objectifs et évaluer ce que cela implique en termes d'investissements, de rentabilité et de flux de trésorerie futurs pour votre entreprise de soutien administratif.
Disposer d'un prévisionnel financier actualisé pour une entreprise de soutien administratif est également utile si votre environnement commercial se dégrade, car le prévisionnel vous permet de vous adapter aux nouvelles conditions de marché et d'anticiper d'éventuels problèmes de trésorerie.
Enfin, les prévisions financières de votre entreprise de soutien administratif vous aideront aussi à obtenir un financement, parce que les banques et les investisseurs voudront voir des prévisions précises avant d'accepter de financer votre entreprise.
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Quelles informations servent de base à l'élaboration des prévisions financières d'une entreprise de soutien administratif ?
Les prévisions financières d'une entreprise de soutien administratif doivent reposer sur des fondations solides : vos hypothèses.
Les données nécessaires pour établir ces hypothèses varient en fonction de si votre entreprise de soutien administratif est déjà en activité ou non.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une entreprise de soutien administratif déjà en activité, vos principales sources d’informations seront les données comptables historiques et les indicateurs clés de performance opérationnelle, ainsi que les perspectives de votre équipe pour les trois à cinq prochaines années.
Si vous réalisez des prévisions financières pour une création d'entreprise de soutien administratif, vous devrez vous appuyer sur une étude de marché pour élaborer votre stratégie de mise sur le marché et établir votre prévisionnel des ventes.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste détaillée des ressources nécessaires au fonctionnement de votre entreprise de soutien administratif, ainsi que d'une liste des équipements nécessaires au lancement de l'entreprise (voir ci-dessous).
Maintenant que vous savez ce qui est nécessaire, examinons les éléments qui vont composer le prévisionnel financier de votre entreprise de soutien administratif.
Le chiffre d'affaires prévisionnel d'une entreprise de soutien administratif
D'après notre expérience, il est généralement judicieux de commencer par l'estimation du chiffre d’affaires prévisionnel.
Les données utilisées pour prévoir vos ventes comprennent les données commerciales historiques de votre entreprise de soutien administratif (qui peuvent être utilisées comme point de départ pour les entreprises déjà existantes) et les données recueillies dans le cadre de votre étude de marché (qui sont utiles dans le cadre d'une création comme d'un développement d'activité).
Le prévisionnel des ventes de votre entreprise de soutien administratif peut être décomposé en deux estimations clés :
- Le prix moyen
- Le nombre de transactions mensuelles
Pour évaluer ces variables avec précision, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- Le développement de nouvelles technologies dans le domaine de la gestion de données peut influencer le prix moyen de vos services de soutien administratif, en vous permettant de proposer des solutions plus efficaces et donc plus coûteuses pour vos clients.
- La fluctuation du taux de change peut également avoir un impact sur le prix de vos services pour les clients situés à l'étranger, pouvant augmenter ou diminuer votre chiffre d'affaires mensuel.
- La qualité de vos relations avec vos clients peut influencer le nombre de transactions mensuelles réalisées, en jouant sur leur satisfaction et leur fidélité envers votre entreprise.
- La mise en place de partenariats avec d'autres entreprises du même secteur peut vous permettre d'élargir votre offre de services et d'attirer de nouveaux clients, pouvant ainsi augmenter votre chiffre d'affaires mensuel.
- La conjoncture économique peut également influencer le prix moyen de vos services, en fonction de la demande et de l'offre sur le marché du soutien administratif.
Une fois que le prévisionnel des ventes est en place, l'étape suivante consiste à préparer le budget des frais généraux. Penchons-nous à présent sur ce point.
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Les charges d’exploitation d'une entreprise de soutien administratif
L'étape suivante consiste à estimer les frais nécessaires au fonctionnement de votre entreprise de soutien administratif au quotidien.
Ceux-ci varieront en fonction des ventes escomptées, de l'emplacement et de la taille de votre entreprise.
Mais les frais généraux de votre entreprise de soutien administratif devraient comprendre au minimum les éléments suivants :
- Frais de personnel : incluant les salaires, les cotisations sociales et les avantages sociaux pour vos employés administratifs.
- Honoraires d'expertise-comptable : pour les services de tenue de comptes, de préparation des déclarations fiscales et de conseil en matière financière.
- Frais d'assurance : pour couvrir les risques liés à votre activité, tels que la responsabilité civile professionnelle et les dommages matériels.
- Licences de logiciel : pour utiliser des programmes informatiques spécifiques à votre activité, tels que des logiciels de traitement de texte, de comptabilité ou de gestion de projets.
- Frais bancaires : pour les services liés à votre compte professionnel, tels que les frais de tenue de compte, les commissions sur les opérations bancaires et les frais de carte bancaire.
- Frais de communication : pour les moyens de communication utilisés dans votre activité, tels que les abonnements téléphoniques, l'accès à internet et les frais d'affranchissement.
- Frais de fournitures de bureau : pour les fournitures de bureau telles que le papier, les stylos, les enveloppes et les cartouches d'encre.
- Frais de déplacement : pour les déplacements professionnels, tels que les frais de transport, d'hébergement et de repas.
- Frais de formation : pour vous et vos employés, afin de maintenir vos compétences à jour et d'améliorer vos pratiques professionnelles.
- Frais de publicité et de marketing : pour promouvoir votre entreprise et attirer de nouveaux clients, tels que les annonces dans les médias, la création de supports de communication et les frais d'impression.
- Frais de location de bureau : pour le loyer de votre espace de travail, que vous travailliez depuis chez vous ou que vous ayez un bureau dédié.
- Frais de services externes : pour les services ponctuels dont vous pourriez avoir besoin, tels que la traduction, la correction ou la rédaction de documents.
- Frais de formation et de conférences : pour assister à des formations ou à des conférences liées à votre activité.
- Frais de location de matériel : pour la location ponctuelle de matériel nécessaire à votre activité, tels qu'un projecteur ou une imprimante professionnelle.
- Frais juridiques : pour les services d'un avocat ou d'un notaire si nécessaire, tels que la rédaction de contrats ou la gestion de litiges.
Bien entendu, cette liste n'est pas exhaustive et vous devrez l'adapter en fonction de votre modèle économique et de votre taille.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une entreprise de soutien administratif ?
Créer et développer une entreprise de soutien administratif implique également des investissements que vous devez prendre en compte dans vos prévisions financières.
Parmi le BFR initial et les investissements d'une entreprise de soutien administratif, on peut citer des éléments tels que :
- Ordinateurs de bureau : Vous aurez besoin d'au moins un ordinateur de bureau pour votre entreprise de soutien administratif. Cela vous permettra de travailler efficacement sur des tâches telles que la gestion de documents, la comptabilité et la communication avec vos clients.
- Logiciels de gestion : Pour gérer votre entreprise de manière organisée et professionnelle, vous aurez besoin de logiciels de gestion. Cela peut inclure des programmes pour la comptabilité, la planification des tâches et la gestion de projet.
- Matériel de bureau : Pour mener à bien vos tâches administratives, vous aurez besoin de matériel de bureau de base tels que des stylos, des blocs-notes, des agrafeuses, des trombones, etc. Assurez-vous d'avoir suffisamment de fournitures pour rester productif.
- Mobilier de bureau : Pour travailler confortablement et efficacement, vous aurez besoin d'un bureau, d'une chaise ergonomique, d'étagères et autres mobiliers de bureau. Choisissez un mobilier fonctionnel et de qualité pour optimiser votre espace de travail.
- Équipement de communication : Pour rester en contact avec vos clients et partenaires, vous aurez besoin d'un équipement de communication tel qu'un téléphone, une imprimante, un scanner, etc. Assurez-vous que ces équipements sont fiables et de bonne qualité pour éviter les problèmes.
Là encore, cette liste n'est pas exhaustive et devra être adaptée en fonction de votre entreprise de soutien administratif.
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Le plan de financement de votre entreprise de soutien administratif
L'étape suivante de l'élaboration des prévisions financières de votre entreprise de soutien administratif consiste à réfléchir à la manière dont vous allez financer votre entreprise.
Vous devrez évaluer la part de capital qui proviendra des associés (fonds propres) et celle qui pourra être obtenue auprès des banques.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin que vous puissiez séparer les charges d'intérêts des remboursements du capital et inclure toutes ces données au bon endroit dans vos tableaux prévisionnels.
Quels tableaux figurent dans le plan financier d'une entreprise de soutien administratif ?
Une fois terminé, le prévisionnel financier de votre entreprise de soutien administratif sera présenté au moyen des tableaux suivants.
Le compte de résultat prévisionnel de votre entreprise de soutien administratif
Le compte de résultat prévisionnel vous donne une idée précise de la croissance attendue pour votre entreprise au cours des trois à cinq prochaines années et de son potentiel de rentabilité.
Pour que votre activité soit pérenne, le compte de résultat d’une entreprise de soutien administratif doit afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires égale (au minimum) ou supérieure (de préférence) à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables (a minima) ou en augmentation (idéalement)
- Un résultat net positif
Tout dépendra bien sûr du stade de développement de votre entreprise : les chiffres d'une création d'entreprise de soutien administratif seront différents de ceux d'une entreprise établie.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel donne un aperçu de la structure financière de votre entreprise de soutien administratif à la fin de chaque exercice financier.
Il se compose de trois catégories d'éléments : les actifs, les dettes et les fonds propres
- Actifs : ce que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l’immobilier, les équipements et les créances (argent dû par les clients).
- Dettes : il s’agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels d'une entreprise de soutien administratif permet de visualiser la trésorerie générée ou consommée par l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie est généralement organisé par nature de manière à présenter trois indicateurs clés :
- Le flux de trésorerie opérationnel : l’exploitation de l’activité commerciale génère-t-elle ou consomme-t-elle de la trésorerie ?
- Le flux d'investissement : quel est le montant investi par l'entreprise dans des actifs à long terme (cette donnée est généralement comparée aux actifs immobilisés figurant au bilan afin de déterminer si l'entreprise entretient et renouvelle régulièrement ses équipements) ?
- Le flux de financement : l'entreprise lève-t-elle de nouveaux fonds ou rembourse-t-elle ses apporteurs de fonds (remboursement de dette, dividendes) ?
La trésorerie étant le nerf de la guerre, il est impératif de garder un œil sur les flux de trésorerie futurs pour gérer une entreprise avec succès. C'est pourquoi vous devez accorder une attention particulière au prévisionnel de trésorerie de votre entreprise de soutien administratif.
Si vous cherchez à obtenir un financement, sachez qu'il est d'usage de fournir des prévisions de trésorerie annuelles et mensuelles dans un plan financier, afin que le lecteur puisse analyser les fluctuations saisonnières et s'assurer que l'entreprise de soutien administratif dispose d'une capitalisation adéquate.
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Quel outil faut-il utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre entreprise de soutien administratif ?
En utilisant le bon outil ou la bonne solution, l'élaboration des prévisions financières sera beaucoup plus facile qu'il n'y paraît. Examinons maintenant vos principales options.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les projections de votre entreprise de soutien administratif
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel professionnel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel spécialisé présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour une entreprise de soutien administratif.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre entreprise de soutien administratif ?
Créer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une entreprise de soutien administratif sur Excel (ou tout autre tableur) est un exercice très technique qui requiert à la fois une bonne maîtrise des règles comptables et de solides compétences en matière de modélisation financière.
La plupart des entrepreneurs n'ont pas l'expertise nécessaire pour créer des prévisions financières précises à l'aide d'un tableur comme Excel ou Google Sheets. Cette réalité est bien connue des financiers qui font, en conséquence, rarement confiance aux chiffres établis par les entrepreneurs sur tableur.
La deuxième raison est l'inefficacité. L'élaboration de prévisions sur des feuilles de calcul était la seule option possible dans les années 1990 et au début des années 2000. Aujourd'hui, grâce aux progrès technologiques, les logiciels permettent de réaliser ces prévisions beaucoup plus rapidement et avec beaucoup plus de précision.
C'est pourquoi les professionnels du chiffre utilisent tous des logiciels. Avec l'essor de l'IA, les logiciels deviennent également plus intelligents pour nous aider à détecter les erreurs dans nos prévisions et à analyser les chiffres afin de prendre des décisions plus éclairées.
Enfin, avec les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses, sujettes aux erreurs et qui prennent beaucoup de temps. À l’inverse, un logiciel de prévisionnel financier tel que The Business Plan Shop est spécialement conçu à cette fin.
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Utiliser nos modèles de prévisionnels financiers pour vous inspirer
The Business Plan Shop propose plus de 50 modèles de prévisionnels financiers.
Nos exemples comprennent à la fois un prévisionnel financier et un business plan rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de lancement ou que vous ayez déjà votre propre entreprise de soutien administratif, vous pouvez toujours consulter nos modèles pour trouver des idées sur la modélisation des éléments financiers et sur la rédaction d'un plan d'affaires en vue d’obtenir un financement.
À retenir
- Un prévisionnel financier permet de visualiser la croissance, rentabilité et génération de trésorerie attendues pour votre entreprise sur les années à venir.
- Il est nécessaire de comparer le réel comptable au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse afin de mettre à jour votre prévisionnel et ainsi maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise de soutien administratif.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisionnels.
Vous voilà arrivé à la fin de notre guide. Nous espérons qu’il vous a aidé à mieux comprendre comment réaliser un prévisionnel financier pour une entreprise de soutien administratif. N'hésitez pas à contacter notre équipe si vous avez des questions ou si vous souhaitez partager votre expérience en matière de prévisions financières !
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