Comment faire un prévisionnel financier pour une entreprise de gestion de scène ?
Si vous tenez à maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs, vous devez établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre entreprise de gestion de scène.
Élaborer les prévisions financières d'une entreprise de gestion de scène peut sembler complexe, mais il suffit d'utiliser le bon outil, et The Business Plan Shop est là pour vous guider.
Dans ce guide pratique, nous aborderons tout ce qu'il faut savoir pour établir des prévisions financières pour votre entreprise de gestion de scène.
Nous commencerons par examiner pourquoi elles sont essentielles, quelles sont les données nécessaires, à quoi ressemble un prévisionnel une fois terminé et quelles sont les solutions disponibles pour créer le vôtre.
Entrons dans le vif du sujet !
Pourquoi créer et tenir à jour des prévisions financières pour une entreprise de gestion de scène ?
Pour prospérer, votre entreprise doit être en mesure d'anticiper ce qui l'attend et disposer de ressources financières adéquates pour se développer, d'où la nécessité de disposer d’un prévisionnel financier pour votre entreprise de gestion de scène.
Créer un prévisionnel financier vous oblige à faire le point sur la situation financière actuelle de votre entreprise et sur la direction que doit prendre son développement.
Une fois que le cap est clairement défini, vous devez élaborer un plan pour atteindre vos objectifs et évaluer ce que cela implique en termes d'investissements, de rentabilité et de flux de trésorerie futurs pour votre entreprise de gestion de scène.
Disposer d'un prévisionnel financier actualisé pour une entreprise de gestion de scène est également utile si votre environnement commercial se dégrade, car le prévisionnel vous permet de vous adapter aux nouvelles conditions de marché et d'anticiper d'éventuels problèmes de trésorerie.
Enfin, les prévisions financières de votre entreprise de gestion de scène vous aideront aussi à obtenir un financement, parce que les banques et les investisseurs voudront voir des prévisions précises avant d'accepter de financer votre entreprise.
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Quelles informations sont utilisées pour élaborer le prévisionnel financier d'une entreprise de gestion de scène ?
La qualité des prévisions financières d'une entreprise de gestion de scène dépend de la fiabilité des données utilisées pour les élaborer.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une entreprise de gestion de scène déjà en activité, vous aurez surtout besoin de votre historique comptable, de vos données opérationnelles historiques, ainsi que de la vision de votre équipe sur ce qui vous attend pour les années à venir.
Pour réaliser des prévisions financières dans le cadre de la création d'une entreprise de gestion de scène, vous devrez avoir fait des recherches et avoir une idée précise de votre environnement concurrentiel et de votre stratégie de mise sur le marché, afin de pouvoir établir un prévisionnel des ventes précis.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste précise des ressources nécessaires au fonctionnement quotidien de votre entreprise de gestion de scène, ainsi que d'une liste des équipements et des dépenses nécessaires pour lancer l'activité (nous y reviendrons).
Examinons maintenant de plus près les éléments qui composent le prévisionnel financier de votre entreprise de gestion de scène.
Le prévisionnel des ventes d'une entreprise de gestion de scène
Le prévisionnel des ventes est normalement le point de départ de l'élaboration du prévisionnel financier de votre entreprise de gestion de scène.
Pour réaliser un prévisionnel des ventes cohérent, il faut estimer deux facteurs clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour ce faire, vous devrez vous appuyer sur des données historiques (pour une entreprise existante), des données d'études de marché (pour une création ou une entreprise déjà en activité) et prendre en considération les éléments ci-dessous :
- Le taux d'occupation des salles de spectacles : Si vos salles de spectacles sont souvent pleines, vous pourrez augmenter vos prix pour refléter la demande élevée. En revanche, si vos salles sont rarement remplies, vous pourriez être obligé de baisser vos prix pour attirer plus de spectateurs.
- La popularité des artistes : Si vous gérez des artistes très en vogue, vous pourrez augmenter vos prix en raison de la forte demande. En revanche, si vos artistes ne sont pas très connus, vous pourriez avoir besoin de baisser vos prix pour attirer plus de spectateurs.
- La saisonnalité : Selon les périodes de l'année, la demande pour vos spectacles peut varier. Par exemple, en été, les gens peuvent être plus enclins à assister à des concerts en plein air, tandis qu'en hiver, ils peuvent préférer des spectacles en salle. Cela peut influencer le prix moyen de vos billets et le nombre de transactions mensuelles.
- L'emplacement de vos salles : Si vos salles de spectacles sont situées dans des quartiers populaires et bien desservis, vous pourriez être en mesure de facturer des prix plus élevés en raison de la commodité et de l'attrait de l'emplacement. En revanche, si vos salles sont situées dans des zones moins fréquentées, vous pourriez avoir besoin de baisser vos prix pour attirer les spectateurs.
- La concurrence : Si vous opérez dans un marché où il y a beaucoup de concurrents offrant des spectacles similaires, vous pourriez être obligé de baisser vos prix pour rester compétitif. En revanche, si vous êtes le seul à offrir certains types de spectacles, vous pourriez être en mesure de facturer des prix plus élevés en raison de l'absence de concurrence.
Après l'estimation du chiffre d'affaires prévisionnel, vient le budget des frais généraux que nous allons maintenant examiner plus en détail.
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Les charges d’exploitation d'une entreprise de gestion de scène
Une fois que vous avez estimé les ventes attendues, vous pouvez commencer à budgétiser les frais nécessaires à la gestion quotidienne de votre entreprise de gestion de scène.
Les charges varient normalement en fonction du niveau de chiffre d'affaires escompté (c'est pourquoi, par expérience, il est toujours préférable de commencer vos prévisions financières par le prévisionnel de ventes) et en fonction de la situation géographique de l'entreprise.
Les charges d’exploitation d'une entreprise de gestion de scène comprennent notamment les éléments suivants :
- Frais de personnel : incluez les salaires, les avantages sociaux, les charges sociales et les indemnités de congés payés pour votre équipe de gestionnaires de scène.
- Honoraires d'expertise-comptable : engagez un expert-comptable pour vous aider à gérer vos finances et à préparer vos déclarations fiscales.
- Frais d'assurance : assurez-vous que votre entreprise est couverte en cas de blessure, de dommages matériels ou de poursuites judiciaires liées à votre activité de gestion de scène.
- Licences de logiciel : utilisez des logiciels spécialisés pour gérer la vente de billets, la réservation de lieux et la planification des événements.
- Frais bancaires : tenez compte des frais de tenue de compte, des commissions de transaction et des frais de traitement des paiements pour vos ventes de billets et autres transactions financières.
- Frais de location de matériel : si vous n'avez pas votre propre équipement de scène, vous devrez peut-être louer des lumières, des haut-parleurs, des équipements de sonorisation et d'autres matériels pour vos événements.
- Frais de publicité et de marketing : faites la promotion de votre entreprise et de vos événements à travers des publicités en ligne, des campagnes de marketing par e-mail et des médias sociaux.
- Frais de location de lieu : si vous n'avez pas votre propre espace pour organiser des événements, vous devrez peut-être louer des salles de concert, des théâtres ou d'autres lieux pour vos spectacles.
- Frais de déplacement : si vous organisez des événements dans différentes villes, tenez compte des frais de transport pour vous et votre équipe.
- Frais de restauration : prévoyez des repas et des boissons pour votre équipe et vos artistes lors de vos événements.
- Frais de gestion des déchets : assurez-vous de disposer de poubelles et de bennes pour gérer les déchets générés lors de vos événements.
- Frais de location de véhicule : si vous avez besoin de véhicules pour transporter votre équipement ou votre équipe, incluez les coûts de location dans vos charges d'exploitation.
- Frais de maintenance : prévoyez des fonds pour l'entretien et les réparations de votre équipement de scène et de vos véhicules.
- Frais de formation : si vous avez besoin d'améliorer vos compétences en gestion de scène, prévoyez des frais pour suivre des formations en ligne ou en présentiel.
- Frais de services publics : si vous avez votre propre espace pour organiser des événements, incluez les coûts de l'électricité, de l'eau et du chauffage dans vos charges d'exploitation.
Cette liste devra être adaptée aux spécificités de votre entreprise de gestion de scène, mais devrait constituer un bon point de départ pour votre budget.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une entreprise de gestion de scène ?
Une fois que vous avez une idée du volume de ventes que vous pourriez réaliser et des frais de fonctionnement de votre entreprise de gestion de scène, il est temps de vous pencher sur l'équipement nécessaire au lancement ou à l'expansion de l'activité.
Pour une entreprise de gestion de scène, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Matériel de sonorisation : Cela comprend les haut-parleurs, les amplificateurs, les microphones, les tables de mixage, les câbles et autres équipements audio nécessaires pour fournir un son de qualité lors de vos événements.
- Éclairage : Pour créer une ambiance et mettre en valeur vos artistes, vous aurez besoin de projecteurs, de jeux de lumière, de contrôleurs et de câbles pour votre système d'éclairage.
- Scène et décors : Pour offrir un spectacle inoubliable, vous aurez besoin d'une scène solide et sécurisée, ainsi que de décors tels que des rideaux, des structures en truss et des accessoires pour compléter l'atmosphère de votre événement.
- Équipement de projection : Si vous prévoyez de projeter des vidéos, des images ou des effets spéciaux lors de vos événements, vous aurez besoin d'un projecteur, d'un écran, d'un ordinateur et d'autres équipements pour assurer une projection de qualité.
- Mobilier : Pour accueillir confortablement vos invités, vous aurez besoin de tables, de chaises, de canapés et d'autres meubles pour votre salle de spectacle ou votre espace de réception.
Une fois encore, il faudra adapter cette liste aux spécificités de votre entreprise de gestion de scène.
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Le plan de financement de votre entreprise de gestion de scène
L'étape suivante de la construction du prévisionnel de votre entreprise de gestion de scène consiste à modéliser le plan de financement de votre entreprise.
Vous devrez réfléchir à quelle part du financement proviendra de fonds propres et quelle part proviendra de financements bancaires.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin d'inclure les charges d'intérêts dans le compte de résultat prévisionnel, le capital restant dû au bilan et les remboursements du capital dans la prévision de trésorerie.
Quels tableaux font partie du plan financier d'une entreprise de gestion de scène ?
Examinons maintenant les principaux tableaux qui composent le prévisionnel financier de votre entreprise de gestion de scène.
Le compte de résultat prévisionnel de votre entreprise de gestion de scène
Le compte de résultat prévisionnel vous donne une idée précise de la croissance attendue pour votre entreprise au cours des trois à cinq prochaines années et de son potentiel de rentabilité.
Pour que votre activité soit pérenne, le compte de résultat d’une entreprise de gestion de scène doit afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires égale (au minimum) ou supérieure (de préférence) à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables (a minima) ou en augmentation (idéalement)
- Un résultat net positif
Tout dépendra bien sûr du stade de développement de votre entreprise : les chiffres d'une création d'entreprise de gestion de scène seront différents de ceux d'une entreprise établie.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel donne un aperçu de la structure financière de votre entreprise de gestion de scène à la fin de chaque exercice financier.
Il se compose de trois catégories d'éléments : les actifs, les dettes et les fonds propres
- Actifs : ce que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l’immobilier, les équipements et les créances (argent dû par les clients).
- Dettes : il s’agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
La prévision des flux de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre entreprise de gestion de scène permet de visualiser la trésorerie que l'entreprise prévoit de générer ou consommer au cours des trois à cinq prochaines années.
Il existe plusieurs façons de présenter un prévisionnel de trésorerie, mais l'expérience nous a appris qu'il est préférable de l'organiser par nature afin d'afficher clairement ces éléments :
- Flux de trésorerie opérationnel : quelle est la trésorerie générée par l’activité commerciale de votre entreprise de gestion de scène ?
- Flux d'investissement : quels sont les investissements réalisés par l'entreprise pour développer ou entretenir ses équipements ?
- Flux de financement : l'entreprise lève-t-elle des fonds supplémentaires ou rémunère-t-elle ses apporteurs de fonds (dividendes, remboursement de dette) ?
Votre prévisionnel de trésorerie est l'élément le plus important de votre prévision financière et c'est là que vous devez concentrer votre attention pour vous assurer que votre entreprise de gestion de scène dispose d'un financement adéquat.
Remarque : si vous établissez un prévisionnel financier en vue d'obtenir un financement, vous devrez inclure à la fois une prévision de trésorerie annuelle et une prévision de trésorerie mensuelle dans le plan financier de votre entreprise de gestion de scène.
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Quel outil devriez-vous utiliser pour établir le prévisionnel financier de votre entreprise de gestion de scène ?
Il n'est pas difficile d'établir un prévisionnel financier pour une entreprise de gestion de scène, à condition d'utiliser l'outil adéquat. Voyons quelles sont les options disponibles ci-dessous.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les prévisions de votre entreprise de gestion de scène
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel professionnel présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution rentable qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un expert-comptable ou à un consultant
Une autre solution consiste à confier l'élaboration des prévisions financières de votre entreprise de gestion de scène à un tiers.
Comme vous pouvez vous en douter, cette solution sera plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel, car le prix devra couvrir le temps du comptable, le coût de son logiciel et sa marge bénéficiaire.
Le prix peut varier considérablement en fonction de la complexité de votre entreprise. Par expérience, pour une petite entreprise, des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) sont proposées à partir d'environ 750€ H.T.
Il convient de garder à l'esprit que cette estimation concerne des prévisions établies de façon ponctuelle. La mise à jour et le suivi de vos prévisions par rapport aux données réelles entraîneront des frais supplémentaires.
Si vous décidez d’externaliser la réalisation de vos prévisions :
- Assurez-vous que le professionnel dispose d'une expérience concrète dans votre secteur d'activité et qu'il soit en mesure de challenger vos hypothèses de manière constructive.
- Évitez les consultants qui utilisent des moyennes sectorielles pour établir les prévisionnels financiers de leurs clients (ces prévisions sont sans intérêt pour une petite entreprise).
Pourquoi ne pas utiliser une feuille de calcul telle qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre entreprise de gestion de scène ?
Élaborer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une entreprise de gestion de scène à l'aide d'une feuille de calcul est très technique et nécessite des connaissances approfondies en comptabilité et une bonne compréhension des techniques de modélisation financière.
Rares sont les dirigeants d'entreprise qui sont suffisamment expérimentés sur le plan financier pour être en mesure d'établir eux-mêmes des prévisions sur Excel sans faire d'erreurs.
Les prêteurs et les investisseurs en sont conscients, c'est pourquoi les prévisions créées sur Excel par le dirigeant de l'entreprise sont souvent prises avec un grain de sel.
En matière de prévisions financières, il est essentiel de pouvoir se fier aux chiffres et, à cette fin, l'utilisation d'un logiciel est beaucoup plus sûre.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est également plus rapide que d'utiliser un tableur et, avec l'essor de l'intelligence artificielle, les logiciels deviennent de plus en plus efficaces pour nous aider à analyser les chiffres afin de prendre des décisions éclairées.
Enfin, comme pour tout ce qui concerne les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses et sujettes aux erreurs. Ce qui n'est pas le cas avec un logiciel de prévisionnel financier comme The Business Plan Shop qui est spécialement conçu à cet effet.
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Utiliser nos modèles de prévisionnels financiers pour vous inspirer
The Business Plan Shop propose plus de 50 modèles de prévisionnels financiers.
Nos exemples comprennent à la fois un prévisionnel financier et un business plan rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de lancement ou que vous ayez déjà votre propre entreprise de gestion de scène, vous pouvez toujours consulter nos modèles pour trouver des idées sur la modélisation des éléments financiers et sur la rédaction d'un plan d'affaires en vue d’obtenir un financement.
À retenir
- Un prévisionnel financier montre la croissance, rentabilité et trésorerie attendues pour votre entreprise sur les 3 à 5 prochaines années.
- Comparer le réel comptable au prévisionnel permet de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour les prévisionnels de votre entreprise de gestion de scène.
C'est la fin de notre guide consacré aux prévisions financières d'une entreprise de gestion de scène, nous espérons qu'il vous a été utile. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez nous faire part de vos retours d’expérience ou si vous avez des questions.
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