Comment faire un prévisionnel financier pour une agence de représentation média ?
Établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre agence de représentation média est indispensable pour maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
Si vous vous sentez dépassé à l'idée d'établir les prévisions financières d'une agence de représentation média, ne vous inquiétez pas, ce guide est là pour vous aider.
Nous aborderons notamment les principaux objectifs d'une prévision financière, les données à rassembler avant de se lancer, les tableaux qui la composent et les outils qui vous aideront à créer et à tenir à jour vos prévisions de manière efficace.
C'est parti !
Pourquoi créer et tenir à jour des prévisions financières pour une agence de représentation média ?
Pour prospérer, votre entreprise doit être en mesure d'anticiper ce qui l'attend et disposer de ressources financières adéquates pour se développer, d'où la nécessité de disposer d’un prévisionnel financier pour votre agence de représentation média.
Créer un prévisionnel financier vous oblige à faire le point sur la situation financière actuelle de votre entreprise et sur la direction que doit prendre son développement.
Une fois que le cap est clairement défini, vous devez élaborer un plan pour atteindre vos objectifs et évaluer ce que cela implique en termes d'investissements, de rentabilité et de flux de trésorerie futurs pour votre agence de représentation média.
Disposer d'un prévisionnel financier actualisé pour une agence de représentation média est également utile si votre environnement commercial se dégrade, car le prévisionnel vous permet de vous adapter aux nouvelles conditions de marché et d'anticiper d'éventuels problèmes de trésorerie.
Enfin, les prévisions financières de votre agence de représentation média vous aideront aussi à obtenir un financement, parce que les banques et les investisseurs voudront voir des prévisions précises avant d'accepter de financer votre entreprise.
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Quelles informations servent de base à l'élaboration des prévisions financières d'une agence de représentation média ?
Les prévisions financières d'une agence de représentation média doivent reposer sur des fondations solides : vos hypothèses.
Les données nécessaires pour établir ces hypothèses varient en fonction de si votre agence de représentation média est déjà en activité ou non.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une agence de représentation média déjà en activité, vos principales sources d’informations seront les données comptables historiques et les indicateurs clés de performance opérationnelle, ainsi que les perspectives de votre équipe pour les trois à cinq prochaines années.
Si vous réalisez des prévisions financières pour une création d'agence de représentation média, vous devrez vous appuyer sur une étude de marché pour élaborer votre stratégie de mise sur le marché et établir votre prévisionnel des ventes.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste détaillée des ressources nécessaires au fonctionnement de votre agence de représentation média, ainsi que d'une liste des équipements nécessaires au lancement de l'entreprise (voir ci-dessous).
Maintenant que vous savez ce qui est nécessaire, examinons les éléments qui vont composer le prévisionnel financier de votre agence de représentation média.
Le chiffre d'affaires prévisionnel d'une agence de représentation média
D'après notre expérience, il est généralement judicieux de commencer par l'estimation du chiffre d’affaires prévisionnel.
Les données utilisées pour prévoir vos ventes comprennent les données commerciales historiques de votre agence de représentation média (qui peuvent être utilisées comme point de départ pour les entreprises déjà existantes) et les données recueillies dans le cadre de votre étude de marché (qui sont utiles dans le cadre d'une création comme d'un développement d'activité).
Le prévisionnel des ventes de votre agence de représentation média peut être décomposé en deux estimations clés :
- Le prix moyen
- Le nombre de transactions mensuelles
Pour évaluer ces variables avec précision, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- La concurrence : l'arrivée de nouveaux acteurs sur le marché peut entraîner une baisse du prix moyen et une augmentation du nombre de transactions mensuelles, en raison d'une plus grande offre et d'une plus grande diversité de produits et services disponibles pour les clients.
- Les tendances du marché : l'évolution des habitudes de consommation et des préférences des consommateurs peut influencer le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles. Par exemple, si les clients sont de plus en plus intéressés par les publicités en ligne, cela peut avoir un impact sur le type de services proposés par l'agence de représentation média et donc sur les ventes.
- Les partenariats avec des marques populaires : la collaboration avec des marques reconnues et appréciées par les consommateurs peut augmenter la valeur perçue et donc le prix moyen des services de l'agence. De plus, cela peut également entraîner une augmentation du nombre de transactions mensuelles grâce à une meilleure visibilité et à un plus grand intérêt pour les offres de l'agence.
- Les avancées technologiques : l'utilisation de technologies innovantes et efficaces peut permettre à l'agence de proposer des services de meilleure qualité, ce qui peut justifier une hausse du prix moyen. De plus, cela peut également attirer de nouveaux clients et augmenter le nombre de transactions mensuelles grâce à une meilleure réputation et à une plus grande satisfaction client.
- La saisonnalité : certaines périodes de l'année peuvent être plus propices à la réalisation de ventes pour une agence de représentation média. Par exemple, les périodes de fêtes ou les événements spéciaux peuvent entraîner une augmentation du nombre de transactions mensuelles et justifier une hausse du prix moyen pour répondre à une demande plus élevée.
Une fois que le prévisionnel des ventes est en place, l'étape suivante consiste à préparer le budget des frais généraux. Penchons-nous à présent sur ce point.
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Les charges d’exploitation d'une agence de représentation média
La prochaine étape consiste à estimer les frais que vous devrez supporter pour exploiter votre agence de représentation média.
Ceux-ci varieront en fonction de l'emplacement de votre entreprise et de sa taille globale (chiffre d'affaires, personnel, etc.).
Mais les charges d'exploitation de votre agence de représentation média devraient normalement comprendre les éléments suivants :
- Frais de personnel : vous devrez payer les salaires de vos employés, ainsi que les cotisations sociales et les avantages sociaux tels que les congés payés et les assurances maladie.
- Honoraires d'expertise-comptable : pour vous assurer une comptabilité précise et conforme aux normes, vous devrez engager un expert-comptable qui vous facturera des honoraires réguliers.
- Frais d'assurance : pour protéger votre agence en cas de dommages matériels, de poursuites judiciaires ou de cyberattaques, vous devrez souscrire à une assurance professionnelle.
- Licences de logiciel : pour utiliser des logiciels professionnels tels que Photoshop, InDesign ou des outils de gestion de projets, vous devrez payer des licences annuelles ou mensuelles.
- Frais bancaires : pour gérer vos transactions financières, vous devrez payer des frais tels que des frais de virement, des frais de tenue de compte ou des frais de découvert.
- Frais de communication : pour promouvoir votre agence et vos services, vous devrez payer des frais de publicité, de création de contenu ou de participation à des événements professionnels.
- Frais de déplacement : pour rencontrer vos clients et partenaires, vous devrez payer des frais de déplacement tels que des billets de train ou d'avion, des frais d'hébergement et des frais de restauration.
- Frais de formation : pour maintenir vos compétences à jour et développer de nouvelles compétences, vous devrez investir dans des formations professionnelles.
- Frais de location de locaux : pour avoir un espace de travail adapté à vos besoins, vous devrez payer des loyers pour vos bureaux et vos salles de réunion.
- Frais de fournitures de bureau : pour mener à bien vos tâches quotidiennes, vous devrez acheter des fournitures de bureau telles que du papier, des stylos, des cartouches d'encre, etc.
- Frais de télécommunications : pour rester en contact avec vos clients et vos partenaires, vous devrez payer des frais de téléphone, d'internet et de téléconférence.
- Frais de gestion de la paie : pour gérer les salaires de vos employés, vous devrez payer des frais de gestion de la paie si vous n'avez pas de service RH en interne.
- Frais de gestion de projet : pour gérer efficacement vos projets, vous devrez investir dans des outils de gestion de projets tels que Trello ou Asana.
- Frais de marketing digital : pour vous faire connaître sur internet, vous devrez payer des frais pour la création et la maintenance de votre site web, ainsi que pour des campagnes de publicité en ligne.
- Frais de frais professionnels : pour couvrir les dépenses de vos employés lors de déplacements professionnels, vous devrez rembourser leurs frais professionnels tels que les frais de repas, d'hébergement, etc.
Cette liste n'est en aucun cas exhaustive et devra être adaptée aux particularités de votre agence de représentation média.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une agence de représentation média ?
Créer et développer une agence de représentation média implique également des investissements que vous devez prendre en compte dans vos prévisions financières.
Parmi le BFR initial et les investissements d'une agence de représentation média, on peut citer des éléments tels que :
- Matériel informatique : un ordinateur, une imprimante, un scanner et tout autre équipement nécessaire pour gérer les données et la communication avec vos clients et partenaires.
- Mobilier de bureau : des bureaux, des chaises, des armoires de rangement et tout autre mobilier qui vous aidera à créer un espace de travail fonctionnel et professionnel.
- Matériel audiovisuel : une caméra, un micro, un éclairage et tout autre équipement pour créer des contenus visuels de qualité pour vos clients.
- Logiciels spécialisés : des logiciels de gestion de projet, de suivi des finances et de création de contenu qui répondent spécifiquement aux besoins d'une agence de représentation média.
- Matériel de présentation : un projecteur, un écran, des affiches et tout autre matériel pour créer des présentations visuelles impactantes lors de vos réunions avec des clients ou des partenaires potentiels.
Là encore, cette liste n'est pas exhaustive et devra être adaptée en fonction de votre agence de représentation média.
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Le financement de votre agence de représentation média
L'étape suivante consiste à vous pencher sur le plan de financement de votre agence de représentation média.
La majorité de votre financement proviendra probablement de vos associés (capitaux propres) et de vos partenaires bancaires (emprunts).
Vous devrez ensuite modéliser les instruments qui composent votre financement pour les intégrer dans vos états financiers prévisionnels.
En particulier, les mensualités des prêts bancaires devront être séparées entre charges d'intérêts (au compte de résultat), remboursements du capital (dans les flux de trésorerie) et capital restant dû (au bilan).
Quels tableaux figurent dans le plan financier d'une agence de représentation média ?
Une fois terminé, le prévisionnel financier de votre agence de représentation média sera présenté au moyen des tableaux suivants.
Le compte de résultat prévisionnel de votre agence de représentation média
Le compte de résultat prévisionnel vous donne une idée précise de la croissance attendue pour votre entreprise au cours des trois à cinq prochaines années et de son potentiel de rentabilité.
Pour que votre activité soit pérenne, le compte de résultat d’une agence de représentation média doit afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires égale (au minimum) ou supérieure (de préférence) à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables (a minima) ou en augmentation (idéalement)
- Un résultat net positif
Tout dépendra bien sûr du stade de développement de votre entreprise : les chiffres d'une création d'agence de représentation média seront différents de ceux d'une entreprise établie.
Le bilan prévisionnel d'une agence de représentation média
Le bilan prévisionnel de votre agence de représentation média vous permet d'évaluer votre structure financière et votre besoin de fonds de roulement.
Il présente trois composantes : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : ce sont les ressources que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : elles représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Elles comprennent des éléments tels que les dettes fournisseurs (l'argent dû aux fournisseurs), les impôts à payer et les prêts.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
La prévision des flux de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre agence de représentation média permet de visualiser la trésorerie que l'entreprise prévoit de générer ou consommer au cours des trois à cinq prochaines années.
Il existe plusieurs façons de présenter un prévisionnel de trésorerie, mais l'expérience nous a appris qu'il est préférable de l'organiser par nature afin d'afficher clairement ces éléments :
- Flux de trésorerie opérationnel : quelle est la trésorerie générée par l’activité commerciale de votre agence de représentation média ?
- Flux d'investissement : quels sont les investissements réalisés par l'entreprise pour développer ou entretenir ses équipements ?
- Flux de financement : l'entreprise lève-t-elle des fonds supplémentaires ou rémunère-t-elle ses apporteurs de fonds (dividendes, remboursement de dette) ?
Votre prévisionnel de trésorerie est l'élément le plus important de votre prévision financière et c'est là que vous devez concentrer votre attention pour vous assurer que votre agence de représentation média dispose d'un financement adéquat.
Remarque : si vous établissez un prévisionnel financier en vue d'obtenir un financement, vous devrez inclure à la fois une prévision de trésorerie annuelle et une prévision de trésorerie mensuelle dans le plan financier de votre agence de représentation média.
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Quel outil utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre agence de représentation média ?
Élaborer des prévisions financières pour votre agence de représentation média peut sembler intimidant, mais la bonne nouvelle est qu'il y a plusieurs façons de procéder.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les prévisions de votre agence de représentation média
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel professionnel présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution rentable qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un expert-comptable ou à un consultant
Une autre solution consiste à confier l'élaboration des prévisions financières de votre agence de représentation média à un tiers.
Comme vous pouvez vous en douter, cette solution sera plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel, car le prix devra couvrir le temps du comptable, le coût de son logiciel et sa marge bénéficiaire.
Le prix peut varier considérablement en fonction de la complexité de votre entreprise. Par expérience, pour une petite entreprise, des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) sont proposées à partir d'environ 750€ H.T.
Il convient de garder à l'esprit que cette estimation concerne des prévisions établies de façon ponctuelle. La mise à jour et le suivi de vos prévisions par rapport aux données réelles entraîneront des frais supplémentaires.
Si vous décidez d’externaliser la réalisation de vos prévisions :
- Assurez-vous que le professionnel dispose d'une expérience concrète dans votre secteur d'activité et qu'il soit en mesure de challenger vos hypothèses de manière constructive.
- Évitez les consultants qui utilisent des moyennes sectorielles pour établir les prévisionnels financiers de leurs clients (ces prévisions sont sans intérêt pour une petite entreprise).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre agence de représentation média ?
Vous et vos partenaires financiers avez besoin de chiffres fiables. À moins que vous n'ayez étudié la finance ou la comptabilité, élaborer un prévisionnel financier fiable et exempt d’erreurs sur tableur risque de s'avérer compliqué.
La modélisation financière est très technique par nature et nécessite une solide maîtrise des principes comptables pour être réalisée sans erreurs. Cela signifie que la plupart des dirigeants d'entreprise ne sont pas en mesure d'utiliser des tableurs tels qu'Excel ou Google Sheets pour créer des prévisions financières fiables.
De plus, il est aujourd'hui inefficace de créer des prévisions avec Excel :
- Les logiciels ont progressé à tel point que les prévisions peuvent être réalisées beaucoup plus rapidement et avec plus de précision que manuellement sur une feuille de calcul.
- Grâce à l'intelligence artificielle, les logiciels sont capables de détecter les erreurs et d'aider à la prise de décision.
Les tableurs sont des outils polyvalents, mais ils ne sont pas adaptés au reporting. Importer les données comptables de votre agence de représentation média dans Excel pour comparer les données réelles aux prévisions est extrêmement manuel et fastidieux (tout comme l'est la mise à jour des prévisions). Il est beaucoup plus rapide d'utiliser des outils de planification financière spécialisés tels que The Business Plan Shop.
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Se servir de nos modèles de prévisionnels financiers pour trouver l'inspiration
The Business Plan Shop propose des dizaines d'exemples de prévisionnels financiers.
Nos modèles contiennent à la fois un prévisionnel financier et un plan d'affaires rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Nos modèles sont une excellente source d'inspiration, que ce soit pour voir à quoi ressemble un business plan complet ou pour trouver des exemples concrets de modélisation financière pour vos propres prévisions.
À retenir
- Un prévisionnel financier montre la croissance, rentabilité et trésorerie attendues pour votre entreprise sur les 3 à 5 prochaines années.
- Comparer le réel comptable au prévisionnel permet de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour les prévisionnels de votre agence de représentation média.
C'est la fin de notre guide consacré aux prévisions financières d'une agence de représentation média, nous espérons qu'il vous a été utile. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez nous faire part de vos retours d’expérience ou si vous avez des questions.
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