Comment faire un prévisionnel financier pour une station service ?
Si vous tenez à maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs, vous devez établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre station service.
Élaborer les prévisions financières d'une station service peut sembler complexe, mais il suffit d'utiliser le bon outil, et The Business Plan Shop est là pour vous guider.
Dans ce guide pratique, nous aborderons tout ce qu'il faut savoir pour établir des prévisions financières pour votre station service.
Nous commencerons par examiner pourquoi elles sont essentielles, quelles sont les données nécessaires, à quoi ressemble un prévisionnel une fois terminé et quelles sont les solutions disponibles pour créer le vôtre.
Entrons dans le vif du sujet !
Pourquoi établir et maintenir un prévisionnel financier pour une station service ?
Créer et tenir à jour des prévisions financières est le seul moyen de guider le développement de votre station service et d'assurer sa viabilité financière pour les années à venir.
Faire un plan financier pour une station service vous force à examiner votre entreprise en détail : revenus, charges, investissements, financements, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité et ses flux de trésorerie futurs.
Grâce au prévisionnel, vous disposez de la visibilité nécessaire pour planifier en toute confiance vos investissements et votre expansion sur les années à venir.
De plus, lorsque votre environnement commercial se durcit, le fait de disposer de prévisions actualisées pour la station service vous permet de détecter à l'avance d'éventuels problèmes de trésorerie. Ceci vous permet en retour de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d'être à court de liquidités.
N'oubliez pas non plus que les prévisions financières de votre station service seront essentielles lors de la recherche de financement. Vous pouvez être sûr(e) à 100 % que les banques et les investisseurs demanderont à voir vos données financières, alors veillez à ce qu'elles soient présentées de manière précise et attrayante.
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Quelles informations servent de base à l'élaboration des prévisions financières d'une station service ?
Les prévisions financières d'une station service doivent reposer sur des fondations solides : vos hypothèses.
Les données nécessaires pour établir ces hypothèses varient en fonction de si votre station service est déjà en activité ou non.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une station service déjà en activité, vos principales sources d’informations seront les données comptables historiques et les indicateurs clés de performance opérationnelle, ainsi que les perspectives de votre équipe pour les trois à cinq prochaines années.
Si vous réalisez des prévisions financières pour une création de station service, vous devrez vous appuyer sur une étude de marché pour élaborer votre stratégie de mise sur le marché et établir votre prévisionnel des ventes.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste détaillée des ressources nécessaires au fonctionnement de votre station service, ainsi que d'une liste des équipements nécessaires au lancement de l'entreprise (voir ci-dessous).
Maintenant que vous savez ce qui est nécessaire, examinons les éléments qui vont composer le prévisionnel financier de votre station service.
Le chiffre d'affaires prévisionnel d'une station service
D'après notre expérience, il est généralement judicieux de commencer par l'estimation du chiffre d’affaires prévisionnel.
Les données utilisées pour prévoir vos ventes comprennent les données commerciales historiques de votre station service (qui peuvent être utilisées comme point de départ pour les entreprises déjà existantes) et les données recueillies dans le cadre de votre étude de marché (qui sont utiles dans le cadre d'une création comme d'un développement d'activité).
Le prévisionnel des ventes de votre station service peut être décomposé en deux estimations clés :
- Le prix moyen
- Le nombre de transactions mensuelles
Pour évaluer ces variables avec précision, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- Les fluctuations du prix du pétrole : en tant que propriétaire d'une station service, vous savez que le prix du pétrole a un impact direct sur le prix de votre carburant. Si le prix du pétrole augmente, vous pouvez vous attendre à une hausse du prix moyen de vos transactions mensuelles.
- La concurrence locale : la présence d'autres stations service dans votre zone géographique peut influencer le nombre de transactions que vous réalisez chaque mois. Si vous êtes en concurrence avec d'autres stations service proposant des prix plus attractifs, vous pourriez voir une baisse du nombre de transactions.
- Les conditions météorologiques : si votre station service est située dans une région où les hivers sont rigoureux, les conditions météorologiques peuvent avoir un impact sur le nombre de transactions que vous réalisez. Des tempêtes de neige ou des inondations peuvent empêcher les clients de se rendre à votre station service, ce qui peut entraîner une baisse des ventes.
- Les événements locaux : les événements locaux tels que les festivals, les concerts ou les événements sportifs peuvent attirer de nombreux visiteurs dans votre région. Si votre station service se trouve sur le chemin de ces événements, vous pouvez vous attendre à une augmentation du nombre de transactions mensuelles pendant ces périodes.
- Les fluctuations du taux de change : si votre station service est située à proximité d'une frontière, les fluctuations du taux de change peuvent avoir un impact sur le nombre de transactions réalisées par les clients étrangers. Une baisse du taux de change peut les encourager à venir faire le plein de carburant chez vous, ce qui peut augmenter vos ventes.
Une fois que le prévisionnel des ventes est en place, l'étape suivante consiste à préparer le budget des frais généraux. Penchons-nous à présent sur ce point.
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Les charges d’exploitation d'une station service
Une fois que vous avez estimé les ventes attendues, vous pouvez commencer à budgétiser les frais nécessaires à la gestion quotidienne de votre station service.
Les charges varient normalement en fonction du niveau de chiffre d'affaires escompté (c'est pourquoi, par expérience, il est toujours préférable de commencer vos prévisions financières par le prévisionnel de ventes) et en fonction de la situation géographique de l'entreprise.
Les charges d’exploitation d'une station service comprennent notamment les éléments suivants :
- Les frais de personnel, comprenant les salaires, les charges sociales et les avantages sociaux pour les employés de la station.
- Les honoraires d'expertise-comptable pour la tenue de votre comptabilité et la préparation des déclarations fiscales.
- Les frais d'assurance pour couvrir votre station service contre les risques tels que les incendies, les vols et les accidents.
- Les licences de logiciel pour votre système de gestion de la station et vos caisses enregistreuses.
- Les frais bancaires pour votre compte professionnel et vos transactions bancaires.
- Les coûts liés à l'électricité et au chauffage pour maintenir votre station en fonctionnement.
- Les frais de maintenance pour votre équipement tels que les pompes à essence, les caisses enregistreuses, etc.
- Les frais de publicité et de marketing pour promouvoir votre station et attirer des clients.
- Les fournitures de bureau telles que les papiers, les cartouches d'encre, les stylos, etc.
- Les frais de télécommunications pour votre ligne téléphonique, votre connexion internet et vos systèmes de communication.
- Les frais de location pour votre local commercial et votre terrain.
- Les frais liés aux services de nettoyage et d'entretien pour maintenir votre station propre et accueillante pour les clients.
- Les taxes foncières et les impôts locaux sur votre propriété et votre activité commerciale.
- Les frais de formation pour votre personnel afin de maintenir un haut niveau de service pour les clients.
- Les dépenses de stockage et de logistique pour votre approvisionnement en carburant et autres produits vendus dans votre station.
Cette liste devra être adaptée aux spécificités de votre station service, mais devrait constituer un bon point de départ pour votre budget.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une station service ?
Créer et développer une station service implique également des investissements que vous devez prendre en compte dans vos prévisions financières.
Parmi le BFR initial et les investissements d'une station service, on peut citer des éléments tels que :
- Pompes à essence : Vous aurez besoin d'au moins deux pompes à essence pour votre station service. Assurez-vous qu'elles sont adaptées aux différents types de carburant que vous prévoyez de proposer (essence, diesel, etc.).
- Réservoirs de stockage de carburant : Vous aurez besoin de réservoirs pour stocker le carburant que vous vendez. Veillez à vérifier les réglementations locales en matière de sécurité et de capacité de stockage.
- Équipement de paiement : Vous aurez besoin d'un système de paiement pour vos clients, que ce soit par carte de crédit, carte de débit ou espèces. Assurez-vous que le système est sécurisé et facile à utiliser.
- Système d'éclairage : Votre station service devra être bien éclairée pour la sécurité de vos clients et pour faciliter les opérations de nuit. Investissez dans un système d'éclairage de qualité pour votre station.
- Équipement de sécurité : Assurez la sécurité de votre station en achetant du matériel tel que des caméras de surveillance, des alarmes et des extincteurs en cas d'incendie.
Là encore, cette liste n'est pas exhaustive et devra être adaptée en fonction de votre station service.
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Le plan de financement de votre station service
L'étape suivante de l'élaboration des prévisions financières de votre station service consiste à réfléchir à la manière dont vous allez financer votre entreprise.
Vous devrez évaluer la part de capital qui proviendra des associés (fonds propres) et celle qui pourra être obtenue auprès des banques.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin que vous puissiez séparer les charges d'intérêts des remboursements du capital et inclure toutes ces données au bon endroit dans vos tableaux prévisionnels.
Quels tableaux sont inclus dans le plan financier d'une station service ?
Une fois établi, le prévisionnel financier de votre station service sera présenté à l'aide des tableaux ci-dessous.
Le compte de résultat prévisionnel de votre station service
Le compte de résultat prévisionnel vous donne une idée précise de la croissance attendue pour votre entreprise au cours des trois à cinq prochaines années et de son potentiel de rentabilité.
Pour que votre activité soit pérenne, le compte de résultat d’une station service doit afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires égale (au minimum) ou supérieure (de préférence) à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables (a minima) ou en augmentation (idéalement)
- Un résultat net positif
Tout dépendra bien sûr du stade de développement de votre entreprise : les chiffres d'une création de station service seront différents de ceux d'une entreprise établie.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel donne un aperçu de la structure financière de votre station service à la fin de chaque exercice financier.
Il se compose de trois catégories d'éléments : les actifs, les dettes et les fonds propres
- Actifs : ce que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l’immobilier, les équipements et les créances (argent dû par les clients).
- Dettes : il s’agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
La prévision des flux de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre station service permet de visualiser la trésorerie que l'entreprise prévoit de générer ou consommer au cours des trois à cinq prochaines années.
Il existe plusieurs façons de présenter un prévisionnel de trésorerie, mais l'expérience nous a appris qu'il est préférable de l'organiser par nature afin d'afficher clairement ces éléments :
- Flux de trésorerie opérationnel : quelle est la trésorerie générée par l’activité commerciale de votre station service ?
- Flux d'investissement : quels sont les investissements réalisés par l'entreprise pour développer ou entretenir ses équipements ?
- Flux de financement : l'entreprise lève-t-elle des fonds supplémentaires ou rémunère-t-elle ses apporteurs de fonds (dividendes, remboursement de dette) ?
Votre prévisionnel de trésorerie est l'élément le plus important de votre prévision financière et c'est là que vous devez concentrer votre attention pour vous assurer que votre station service dispose d'un financement adéquat.
Remarque : si vous établissez un prévisionnel financier en vue d'obtenir un financement, vous devrez inclure à la fois une prévision de trésorerie annuelle et une prévision de trésorerie mensuelle dans le plan financier de votre station service.
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Quel outil utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre station service ?
Élaborer des prévisions financières pour votre station service peut sembler intimidant, mais la bonne nouvelle est qu'il y a plusieurs façons de procéder.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour élaborer les prévisions de votre station service
Utiliser un outil de prévisionnel financier en ligne, tel que celui que nous proposons chez The Business Plan Shop, est la solution la plus moderne et la plus simple.
Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel spécialisé :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance sympathique est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour une station service.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser une feuille de calcul telle qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre station service ?
Élaborer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une station service à l'aide d'une feuille de calcul est très technique et nécessite des connaissances approfondies en comptabilité et une bonne compréhension des techniques de modélisation financière.
Rares sont les dirigeants d'entreprise qui sont suffisamment expérimentés sur le plan financier pour être en mesure d'établir eux-mêmes des prévisions sur Excel sans faire d'erreurs.
Les prêteurs et les investisseurs en sont conscients, c'est pourquoi les prévisions créées sur Excel par le dirigeant de l'entreprise sont souvent prises avec un grain de sel.
En matière de prévisions financières, il est essentiel de pouvoir se fier aux chiffres et, à cette fin, l'utilisation d'un logiciel est beaucoup plus sûre.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est également plus rapide que d'utiliser un tableur et, avec l'essor de l'intelligence artificielle, les logiciels deviennent de plus en plus efficaces pour nous aider à analyser les chiffres afin de prendre des décisions éclairées.
Enfin, comme pour tout ce qui concerne les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses et sujettes aux erreurs. Ce qui n'est pas le cas avec un logiciel de prévisionnel financier comme The Business Plan Shop qui est spécialement conçu à cet effet.
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Nos exemples comprennent à la fois un prévisionnel financier et un business plan rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de lancement ou que vous ayez déjà votre propre station service, vous pouvez toujours consulter nos modèles pour trouver des idées sur la modélisation des éléments financiers et sur la rédaction d'un plan d'affaires en vue d’obtenir un financement.
À retenir
- Un prévisionnel financier montre la croissance, rentabilité et trésorerie attendues pour votre entreprise sur les 3 à 5 prochaines années.
- Comparer le réel comptable au prévisionnel permet de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour les prévisionnels de votre station service.
C'est la fin de notre guide consacré aux prévisions financières d'une station service, nous espérons qu'il vous a été utile. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez nous faire part de vos retours d’expérience ou si vous avez des questions.
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