Comment faire un prévisionnel financier pour une salle d'événement ?
Élaborer des prévisions financières pour votre salle d'événement et veiller à ce qu'elles soient toujours à jour est le seul moyen de maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.
Cela peut paraître complexe, mais avec des conseils et des outils appropriés, ce n'est pas si compliqué de créer un prévisionnel financier précis pour votre salle d'événement.
Dans ce guide, nous aborderons les objectifs du prévisionnel financier, les données dont vous avez besoin, les tableaux qui le composent et les outils qui peuvent vous aider à établir votre prévisionnel de manière efficace.
Commençons sans plus attendre !
Pourquoi établir et maintenir un prévisionnel financier pour une salle d'événement ?
Créer et tenir à jour des prévisions financières est le seul moyen de guider le développement de votre salle d'événement et d'assurer sa viabilité financière pour les années à venir.
Faire un plan financier pour une salle d'événement vous force à examiner votre entreprise en détail : revenus, charges, investissements, financements, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité et ses flux de trésorerie futurs.
Grâce au prévisionnel, vous disposez de la visibilité nécessaire pour planifier en toute confiance vos investissements et votre expansion sur les années à venir.
De plus, lorsque votre environnement commercial se durcit, le fait de disposer de prévisions actualisées pour la salle d'événement vous permet de détecter à l'avance d'éventuels problèmes de trésorerie. Ceci vous permet en retour de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d'être à court de liquidités.
N'oubliez pas non plus que les prévisions financières de votre salle d'événement seront essentielles lors de la recherche de financement. Vous pouvez être sûr(e) à 100 % que les banques et les investisseurs demanderont à voir vos données financières, alors veillez à ce qu'elles soient présentées de manière précise et attrayante.
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Quelles informations sont utilisées pour élaborer le prévisionnel financier d'une salle d'événement ?
La qualité des prévisions financières d'une salle d'événement dépend de la fiabilité des données utilisées pour les élaborer.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une salle d'événement déjà en activité, vous aurez surtout besoin de votre historique comptable, de vos données opérationnelles historiques, ainsi que de la vision de votre équipe sur ce qui vous attend pour les années à venir.
Pour réaliser des prévisions financières dans le cadre de la création d'une salle d'événement, vous devrez avoir fait des recherches et avoir une idée précise de votre environnement concurrentiel et de votre stratégie de mise sur le marché, afin de pouvoir établir un prévisionnel des ventes précis.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste précise des ressources nécessaires au fonctionnement quotidien de votre salle d'événement, ainsi que d'une liste des équipements et des dépenses nécessaires pour lancer l'activité (nous y reviendrons).
Examinons maintenant de plus près les éléments qui composent le prévisionnel financier de votre salle d'événement.
Le prévisionnel des ventes d'une salle d'événement
Le prévisionnel des ventes est normalement le point de départ de l'élaboration du prévisionnel financier de votre salle d'événement.
Pour réaliser un prévisionnel des ventes cohérent, il faut estimer deux facteurs clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour ce faire, vous devrez vous appuyer sur des données historiques (pour une entreprise existante), des données d'études de marché (pour une création ou une entreprise déjà en activité) et prendre en considération les éléments ci-dessous :
- L'emplacement de votre salle d'événement : Si votre salle est située dans un quartier populaire et facilement accessible, vous pouvez vous attendre à un prix moyen plus élevé car la demande sera plus importante. En revanche, si votre salle est éloignée ou difficile d'accès, cela peut affecter négativement votre nombre de transactions mensuelles.
- La saisonnalité : Les événements ont tendance à être plus nombreux pendant les mois d'été et de fin d'année, ce qui peut influencer à la fois le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles. Assurez-vous de prendre en compte ces variations saisonnières dans votre prévisionnel.
- La concurrence locale : Si votre salle fait face à une forte concurrence dans votre région, cela peut avoir un impact sur votre prix moyen et votre nombre de transactions mensuelles. Assurez-vous de rester compétitif en termes de tarifs et de services pour attirer davantage de clients.
- Les équipements et services proposés : Si votre salle offre des équipements et services haut de gamme tels qu'une sonorisation professionnelle ou un service traiteur, cela peut justifier un prix moyen plus élevé et attirer des clients prêts à payer plus pour ces prestations. En revanche, si votre salle est plus basique, cela peut influencer à la baisse votre prix moyen et votre nombre de transactions mensuelles.
- La notoriété de votre salle : Si votre salle est bien établie et bénéficie d'une bonne réputation dans votre communauté, cela peut jouer en votre faveur en termes de prix moyen et de nombre de transactions mensuelles. Les clients seront plus enclins à choisir une salle connue et reconnue pour leurs événements, même si cela implique un coût plus élevé.
Après l'estimation du chiffre d'affaires prévisionnel, vient le budget des frais généraux que nous allons maintenant examiner plus en détail.
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Les charges d’exploitation d'une salle d'événement
Une fois que vous avez estimé les ventes attendues, vous pouvez commencer à budgétiser les frais nécessaires à la gestion quotidienne de votre salle d'événement.
Les charges varient normalement en fonction du niveau de chiffre d'affaires escompté (c'est pourquoi, par expérience, il est toujours préférable de commencer vos prévisions financières par le prévisionnel de ventes) et en fonction de la situation géographique de l'entreprise.
Les charges d’exploitation d'une salle d'événement comprennent notamment les éléments suivants :
- Frais de personnel: comprenant les salaires, les cotisations sociales et les avantages sociaux pour l'équipe en charge de l'organisation des événements.
- Honoraires d'expertise-comptable: pour assurer la gestion financière et comptable de votre salle d'événement.
- Frais d'assurance: pour couvrir les risques liés à l'organisation d'événements, tels que les dommages matériels, les blessures ou les annulations.
- Licences de logiciel: pour utiliser des logiciels de gestion de projet, de billetterie en ligne ou de marketing pour promouvoir vos événements.
- Frais bancaires: pour les services bancaires liés à votre activité, tels que les frais de transaction, les frais de tenue de compte, etc.
- Fournitures de bureau: pour les fournitures nécessaires à la gestion administrative de votre salle d'événement, telles que le papier, les stylos, les enveloppes, etc.
- Frais de communication: pour les coûts liés à la communication avec les clients, tels que les frais de téléphone, les frais postaux, etc.
- Frais de publicité: pour promouvoir vos événements auprès du grand public, tels que les annonces dans les journaux, les spots radio ou les publicités en ligne.
- Frais de location: pour la location de matériel nécessaire à l'organisation de vos événements, tels que des tables, des chaises, des équipements de sonorisation, etc.
- Frais de nettoyage: pour assurer le nettoyage de la salle et du matériel après chaque événement.
- Frais de restauration: pour fournir des repas et des boissons lors de vos événements, que ce soit pour les clients ou pour l'équipe en charge de l'organisation.
- Frais de décoration: pour décorer la salle et créer une ambiance adaptée à votre événement.
- Frais de transport: pour les déplacements nécessaires à l'organisation de vos événements, tels que le transport du matériel ou des artistes.
- Frais de sécurité: pour assurer la sécurité de vos événements en embauchant des agents de sécurité ou en installant des équipements de sécurité.
- Frais de formation: pour former votre équipe à l'organisation d'événements et à l'utilisation de nouveaux logiciels ou équipements.
Cette liste devra être adaptée aux spécificités de votre salle d'événement, mais devrait constituer un bon point de départ pour votre budget.
Quels sont les investissements nécessaires pour lancer ou développer une salle d'événement ?
Le prévisionnel financier de votre salle d'événement devra également inclure les investissements nécessaires à la création ou au développement de votre entreprise.
Dans le cas d'une salle d'événement, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Matériel de sonorisation et d'éclairage : cela inclut les haut-parleurs, les microphones, les lumières, les câbles et tout autre équipement nécessaire pour assurer une bonne ambiance sonore et visuelle pour votre événement.
- Mobilier : cela peut inclure des tables, des chaises, des canapés, des comptoirs, des étagères et d'autres meubles nécessaires pour créer un espace confortable et fonctionnel pour vos invités.
- Décorations : cela peut inclure des éléments tels que des nappes, des tentures, des guirlandes, des ballons et d'autres éléments décoratifs pour donner une touche esthétique à votre salle d'événement.
- Équipement de cuisine : si vous prévoyez de servir de la nourriture et des boissons lors de votre événement, vous aurez peut-être besoin de certains équipements de cuisine tels qu'un réfrigérateur, un four, un lave-vaisselle, des ustensiles, etc.
- Matériel de sécurité : pour assurer la sécurité de vos invités et de votre événement, vous pourriez avoir besoin d'acheter du matériel de sécurité tel qu'un système d'alarme, des extincteurs, des caméras de surveillance, etc.
À nouveau, cette liste devra être ajustée en fonction de la taille et des ambitions de votre salle d'événement.
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Le financement de votre salle d'événement
L'étape suivante consiste à vous pencher sur le plan de financement de votre salle d'événement.
La majorité de votre financement proviendra probablement de vos associés (capitaux propres) et de vos partenaires bancaires (emprunts).
Vous devrez ensuite modéliser les instruments qui composent votre financement pour les intégrer dans vos états financiers prévisionnels.
En particulier, les mensualités des prêts bancaires devront être séparées entre charges d'intérêts (au compte de résultat), remboursements du capital (dans les flux de trésorerie) et capital restant dû (au bilan).
Quels tableaux sont inclus dans le plan financier d'une salle d'événement ?
Une fois établi, le prévisionnel financier de votre salle d'événement sera présenté à l'aide des tableaux ci-dessous.
Le compte de résultat prévisionnel de votre salle d'événement
Le compte de résultat prévisionnel vous permettra de visualiser le potentiel de croissance et de rentabilité de votre salle d'événement au cours des trois à cinq prochaines années.
Un compte de résultat financièrement viable pour une salle d'événement doit normalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (idéalement)
- Un bénéfice net
Cela dépend évidemment du stade de développement de votre entreprise : par exemple, une nouvelle entreprise peut être déficitaire jusqu'à ce qu'elle atteigne son seuil de rentabilité au cours de la deuxième ou de la troisième année.
Le bilan prévisionnel d'une salle d'événement
Le bilan prévisionnel de votre salle d'événement vous permet d'évaluer votre structure financière et votre besoin de fonds de roulement.
Il présente trois composantes : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : ce sont les ressources que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : elles représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Elles comprennent des éléments tels que les dettes fournisseurs (l'argent dû aux fournisseurs), les impôts à payer et les prêts.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre salle d'événement permet de visualiser la trésorerie que votre entreprise prévoit de consommer ou générer dans les années à venir.
Une bonne pratique consiste à organiser le prévisionnel de trésorerie par nature afin de mieux expliquer comment la trésorerie est utilisée ou générée par la salle d'événement :
- Flux de trésorerie opérationnel : indique la trésorerie générée par l’activité commerciale de l'entreprise
- Flux d'investissement : indique le montant des investissements nécessaires au maintien ou à l’expansion de l'entreprise
- Flux de financement : indique si l'entreprise lève de nouveaux fonds ou rembourse ses partenaires financiers (remboursement de la dette, dividendes)
Il est essentiel de surveiller (et de mettre à jour régulièrement) le prévisionnel de trésorerie de votre salle d'événement pour vous assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie pour fonctionner normalement et pour détecter les besoins de financement le plus tôt possible.
Si vous essayez de lever des fonds, il vous sera, en principe, demandé de fournir des prévisions de trésorerie mensuelles dans le plan financier de votre salle d'événement, afin que les banques ou les investisseurs puissent évaluer les variations saisonnières et s'assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie.
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Quel outil faut-il utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre salle d'événement ?
En utilisant le bon outil ou la bonne solution, l'élaboration des prévisions financières sera beaucoup plus facile qu'il n'y paraît. Examinons maintenant vos principales options.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour élaborer les prévisions de votre salle d'événement
Utiliser un outil de prévisionnel financier en ligne, tel que celui que nous proposons chez The Business Plan Shop, est la solution la plus moderne et la plus simple.
Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel spécialisé :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance sympathique est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour une salle d'événement.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser une feuille de calcul telle qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre salle d'événement ?
Élaborer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une salle d'événement à l'aide d'une feuille de calcul est très technique et nécessite des connaissances approfondies en comptabilité et une bonne compréhension des techniques de modélisation financière.
Rares sont les dirigeants d'entreprise qui sont suffisamment expérimentés sur le plan financier pour être en mesure d'établir eux-mêmes des prévisions sur Excel sans faire d'erreurs.
Les prêteurs et les investisseurs en sont conscients, c'est pourquoi les prévisions créées sur Excel par le dirigeant de l'entreprise sont souvent prises avec un grain de sel.
En matière de prévisions financières, il est essentiel de pouvoir se fier aux chiffres et, à cette fin, l'utilisation d'un logiciel est beaucoup plus sûre.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est également plus rapide que d'utiliser un tableur et, avec l'essor de l'intelligence artificielle, les logiciels deviennent de plus en plus efficaces pour nous aider à analyser les chiffres afin de prendre des décisions éclairées.
Enfin, comme pour tout ce qui concerne les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses et sujettes aux erreurs. Ce qui n'est pas le cas avec un logiciel de prévisionnel financier comme The Business Plan Shop qui est spécialement conçu à cet effet.
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Se servir de nos modèles de prévisionnels financiers pour trouver l'inspiration
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Nos modèles contiennent à la fois un prévisionnel financier et un plan d'affaires rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Nos modèles sont une excellente source d'inspiration, que ce soit pour voir à quoi ressemble un business plan complet ou pour trouver des exemples concrets de modélisation financière pour vos propres prévisions.
À retenir
- Un prévisionnel financier met en avant la croissance, la rentabilité et la génération de trésorerie attendues pour votre salle d'événement.
- Il est nécessaire de suivre le réel comptable pour le comparer au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse, afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisions et budgets.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les démarches nécessaires à l'élaboration du prévisionnel financier d'une salle d'événement. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
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