Comment faire un prévisionnel financier pour une résidence étudiante ?
Élaborer des prévisions financières pour votre résidence étudiante et veiller à ce qu'elles soient toujours à jour est le seul moyen de maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.
Cela peut paraître complexe, mais avec des conseils et des outils appropriés, ce n'est pas si compliqué de créer un prévisionnel financier précis pour votre résidence étudiante.
Dans ce guide, nous aborderons les objectifs du prévisionnel financier, les données dont vous avez besoin, les tableaux qui le composent et les outils qui peuvent vous aider à établir votre prévisionnel de manière efficace.
Commençons sans plus attendre !
Pourquoi établir et maintenir un prévisionnel financier pour une résidence étudiante ?
Créer et tenir à jour des prévisions financières est le seul moyen de guider le développement de votre résidence étudiante et d'assurer sa viabilité financière pour les années à venir.
Faire un plan financier pour une résidence étudiante vous force à examiner votre entreprise en détail : revenus, charges, investissements, financements, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité et ses flux de trésorerie futurs.
Grâce au prévisionnel, vous disposez de la visibilité nécessaire pour planifier en toute confiance vos investissements et votre expansion sur les années à venir.
De plus, lorsque votre environnement commercial se durcit, le fait de disposer de prévisions actualisées pour la résidence étudiante vous permet de détecter à l'avance d'éventuels problèmes de trésorerie. Ceci vous permet en retour de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d'être à court de liquidités.
N'oubliez pas non plus que les prévisions financières de votre résidence étudiante seront essentielles lors de la recherche de financement. Vous pouvez être sûr(e) à 100 % que les banques et les investisseurs demanderont à voir vos données financières, alors veillez à ce qu'elles soient présentées de manière précise et attrayante.
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Quelles sont les informations nécessaires pour établir le prévisionnel financier d'une résidence étudiante ?
La qualité de vos hypothèses est essentielle en matière de modélisation financière : peu importe la qualité du modèle, si vos hypothèses sont fantaisistes, les prévisions le seront également.
Pour préparer un plan financier en vue de la création d'une résidence étudiante, vous devez avoir réalisé une étude de marché et avoir une vision claire de vos stratégies de vente et de marketing, afin de pouvoir estimer votre chiffre d'affaires prévisionnel avec confiance.
Vous devrez aussi avoir une idée précise des ressources nécessaires pour faire fonctionner la résidence étudiante au quotidien et avoir fait des recherches sur l'équipement nécessaire au lancement de votre entreprise (voir ci-dessous).
Si vous établissez des prévisions financières pour une résidence étudiante déjà en activité, la tâche est généralement plus simple, car vous pourrez utiliser votre historique comptable comme base budgétaire et affiner la prévision à l'aide des perspectives de votre équipe sur ce qui vous attend dans les années à venir.
Détaillons maintenant les éléments qui figureront dans le prévisionnel financier de votre résidence étudiante.
Le chiffre d'affaires prévisionnel d'une résidence étudiante
D'après notre expérience, il est généralement judicieux de commencer par l'estimation du chiffre d’affaires prévisionnel.
Les données utilisées pour prévoir vos ventes comprennent les données commerciales historiques de votre résidence étudiante (qui peuvent être utilisées comme point de départ pour les entreprises déjà existantes) et les données recueillies dans le cadre de votre étude de marché (qui sont utiles dans le cadre d'une création comme d'un développement d'activité).
Le prévisionnel des ventes de votre résidence étudiante peut être décomposé en deux estimations clés :
- Le prix moyen
- Le nombre de transactions mensuelles
Pour évaluer ces variables avec précision, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- La demande croissante pour des logements étudiants dans la région où se situe la résidence pourrait entraîner une augmentation du prix moyen des locations ainsi qu'une hausse du nombre de transactions mensuelles.
- La proximité de la résidence avec des établissements d'enseignement supérieur de renom pourrait attirer un grand nombre d'étudiants, ce qui pourrait avoir un impact positif sur les ventes mensuelles.
- Les équipements modernes et les services proposés par la résidence, tels qu'une salle de sport, une laverie ou une connexion internet haut débit, pourraient influencer le prix moyen des locations et attirer davantage d'étudiants, augmentant ainsi le nombre de transactions mensuelles.
- Les tarifs compétitifs proposés par la résidence par rapport à d'autres logements étudiants de la région pourraient constituer un avantage concurrentiel et augmenter le nombre de transactions mensuelles.
- La présence de commerces de proximité, de transports en commun et d'autres commodités à proximité de la résidence pourrait être un facteur attractif pour les étudiants et donc avoir un impact sur les ventes mensuelles.
Une fois que le prévisionnel des ventes est en place, l'étape suivante consiste à préparer le budget des frais généraux. Penchons-nous à présent sur ce point.
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Les charges d’exploitation d'une résidence étudiante
Une fois que vous avez estimé les ventes attendues, vous pouvez commencer à budgétiser les frais nécessaires à la gestion quotidienne de votre résidence étudiante.
Les charges varient normalement en fonction du niveau de chiffre d'affaires escompté (c'est pourquoi, par expérience, il est toujours préférable de commencer vos prévisions financières par le prévisionnel de ventes) et en fonction de la situation géographique de l'entreprise.
Les charges d’exploitation d'une résidence étudiante comprennent notamment les éléments suivants :
- Frais de personnel : Vous devrez payer les salaires de votre personnel, y compris les employés de maintenance et les assistants résidents, ainsi que les cotisations sociales.
- Honoraires d'expertise-comptable : Vous devrez engager un expert-comptable pour vous aider à gérer vos finances et à remplir vos obligations fiscales.
- Frais d'assurance : Vous devrez souscrire une assurance pour protéger votre résidence étudiante contre les dommages matériels, les accidents et les responsabilités civiles.
- Licences de logiciel : Vous devrez acheter des licences de logiciel pour gérer vos réservations et vos paiements en ligne, ainsi que pour gérer vos données clients.
- Frais bancaires : Vous devrez payer des frais mensuels pour la tenue de votre compte bancaire et pour les transactions effectuées.
- Frais d'électricité : Vous devrez payer les factures d'électricité pour votre résidence, y compris les frais de chauffage et de climatisation.
- Frais d'eau et d'assainissement : Vous devrez payer les factures d'eau et d'assainissement pour votre résidence, ainsi que les frais de maintenance des installations.
- Frais de nettoyage : Vous devrez payer pour le nettoyage régulier et la maintenance de votre résidence, y compris les parties communes et les équipements.
- Frais de fournitures de bureau : Vous devrez acheter du papier, des stylos, des fournitures de bureau et des fournitures de nettoyage pour votre personnel et vos résidents.
- Frais de communication : Vous devrez payer pour les coûts de communication, y compris les frais de téléphone, d'Internet et de télévision pour la résidence.
- Frais de sécurité : Vous devrez payer pour la sécurité de votre résidence, y compris les systèmes de surveillance et les gardes de sécurité.
- Frais de maintenance : Vous devrez payer pour la maintenance régulière de votre résidence, y compris les réparations et les mises à jour des équipements.
- Frais de marketing : Vous devrez payer pour promouvoir votre résidence étudiante auprès des étudiants et des universités, y compris les frais de publicité et les événements promotionnels.
- Frais de gestion immobilière : Si vous faites appel à une agence pour gérer votre résidence, vous devrez payer des frais de gestion immobilière pour leurs services.
- Frais de formation : Vous devrez peut-être payer pour la formation de votre personnel sur les procédures et les politiques de la résidence, ainsi que sur la sécurité et les premiers secours.
Cette liste devra être adaptée aux spécificités de votre résidence étudiante, mais devrait constituer un bon point de départ pour votre budget.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une résidence étudiante ?
Une fois que vous avez une idée du volume de ventes que vous pourriez réaliser et des frais de fonctionnement de votre résidence étudiante, il est temps de vous pencher sur l'équipement nécessaire au lancement ou à l'expansion de l'activité.
Pour une résidence étudiante, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Le mobilier : Vous aurez besoin d'acheter des meubles pour les chambres, les espaces communs et les bureaux. Assurez-vous de choisir des meubles solides, confortables et adaptés aux besoins des étudiants.
- L'équipement de cuisine : Une cuisine bien équipée est essentielle pour une résidence étudiante. Prévoyez d'acheter des appareils électroménagers tels qu'un réfrigérateur, une cuisinière, un four à micro-ondes et un lave-vaisselle pour que les étudiants puissent préparer leurs repas.
- Les équipements de sécurité : La sécurité des étudiants est primordiale dans une résidence étudiante. Pensez à investir dans des équipements de sécurité tels que des caméras de surveillance, des détecteurs de fumée et un système d'alarme pour protéger les résidents.
- Les équipements de loisirs : Pour offrir une expérience de vie étudiante complète, vous pouvez envisager d'acheter des équipements de loisirs tels que des consoles de jeux, une télévision, une table de ping-pong ou un baby-foot pour les espaces communs.
- Les équipements de blanchisserie : Les étudiants auront besoin de laver leur linge régulièrement, il est donc important d'investir dans des équipements de blanchisserie tels que des machines à laver et des sèche-linge.
Une fois encore, il faudra adapter cette liste aux spécificités de votre résidence étudiante.
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Le plan de financement de votre résidence étudiante
L'étape suivante de l'élaboration des prévisions financières de votre résidence étudiante consiste à réfléchir à la manière dont vous allez financer votre entreprise.
Vous devrez évaluer la part de capital qui proviendra des associés (fonds propres) et celle qui pourra être obtenue auprès des banques.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin que vous puissiez séparer les charges d'intérêts des remboursements du capital et inclure toutes ces données au bon endroit dans vos tableaux prévisionnels.
Quels tableaux font partie du plan financier d'une résidence étudiante ?
Examinons maintenant les principaux tableaux qui composent le prévisionnel financier de votre résidence étudiante.
Le compte de résultat prévisionnel de votre résidence étudiante
Le compte de résultat prévisionnel permet de visualiser le potentiel de rentabilité de votre résidence étudiante sur les années à venir.
Pour que votre résidence étudiante soit financièrement viable, votre compte de résultat prévisionnel doit idéalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation (plus elle est élevée, mieux c'est)
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (plus elles sont élevées, mieux c'est)
- Un bénéfice net à la fin de chaque exercice (plus il est important, mieux c'est)
Ceci s'applique aux résidences étudiantes déjà en activité. Il y a une certaine indulgence pour les créations, dont les chiffres seront légèrement différents de ceux des entreprises établies.
Le bilan prévisionnel d'une résidence étudiante
Le bilan prévisionnel de votre résidence étudiante vous permet d'évaluer votre structure financière et votre besoin de fonds de roulement.
Il présente trois composantes : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : ce sont les ressources que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : elles représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Elles comprennent des éléments tels que les dettes fournisseurs (l'argent dû aux fournisseurs), les impôts à payer et les prêts.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
La prévision des flux de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre résidence étudiante permet de visualiser la trésorerie que l'entreprise prévoit de générer ou consommer au cours des trois à cinq prochaines années.
Il existe plusieurs façons de présenter un prévisionnel de trésorerie, mais l'expérience nous a appris qu'il est préférable de l'organiser par nature afin d'afficher clairement ces éléments :
- Flux de trésorerie opérationnel : quelle est la trésorerie générée par l’activité commerciale de votre résidence étudiante ?
- Flux d'investissement : quels sont les investissements réalisés par l'entreprise pour développer ou entretenir ses équipements ?
- Flux de financement : l'entreprise lève-t-elle des fonds supplémentaires ou rémunère-t-elle ses apporteurs de fonds (dividendes, remboursement de dette) ?
Votre prévisionnel de trésorerie est l'élément le plus important de votre prévision financière et c'est là que vous devez concentrer votre attention pour vous assurer que votre résidence étudiante dispose d'un financement adéquat.
Remarque : si vous établissez un prévisionnel financier en vue d'obtenir un financement, vous devrez inclure à la fois une prévision de trésorerie annuelle et une prévision de trésorerie mensuelle dans le plan financier de votre résidence étudiante.
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Quel outil devriez-vous utiliser pour établir le prévisionnel financier de votre résidence étudiante ?
Il n'est pas difficile d'établir un prévisionnel financier pour une résidence étudiante, à condition d'utiliser l'outil adéquat. Voyons quelles sont les options disponibles ci-dessous.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour élaborer les prévisions de votre résidence étudiante
Utiliser un outil de prévisionnel financier en ligne, tel que celui que nous proposons chez The Business Plan Shop, est la solution la plus moderne et la plus simple.
Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel spécialisé :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance sympathique est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour une résidence étudiante.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre résidence étudiante ?
Vous et vos partenaires financiers avez besoin de chiffres fiables. À moins que vous n'ayez étudié la finance ou la comptabilité, élaborer un prévisionnel financier fiable et exempt d’erreurs sur tableur risque de s'avérer compliqué.
La modélisation financière est très technique par nature et nécessite une solide maîtrise des principes comptables pour être réalisée sans erreurs. Cela signifie que la plupart des dirigeants d'entreprise ne sont pas en mesure d'utiliser des tableurs tels qu'Excel ou Google Sheets pour créer des prévisions financières fiables.
De plus, il est aujourd'hui inefficace de créer des prévisions avec Excel :
- Les logiciels ont progressé à tel point que les prévisions peuvent être réalisées beaucoup plus rapidement et avec plus de précision que manuellement sur une feuille de calcul.
- Grâce à l'intelligence artificielle, les logiciels sont capables de détecter les erreurs et d'aider à la prise de décision.
Les tableurs sont des outils polyvalents, mais ils ne sont pas adaptés au reporting. Importer les données comptables de votre résidence étudiante dans Excel pour comparer les données réelles aux prévisions est extrêmement manuel et fastidieux (tout comme l'est la mise à jour des prévisions). Il est beaucoup plus rapide d'utiliser des outils de planification financière spécialisés tels que The Business Plan Shop.
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Utiliser nos modèles de prévisionnels financiers pour vous inspirer
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Que vous soyez en phase de lancement ou que vous ayez déjà votre propre résidence étudiante, vous pouvez toujours consulter nos modèles pour trouver des idées sur la modélisation des éléments financiers et sur la rédaction d'un plan d'affaires en vue d’obtenir un financement.
À retenir
- Un prévisionnel financier met en avant la croissance, la rentabilité et la génération de trésorerie attendues pour votre résidence étudiante.
- Il est nécessaire de suivre le réel comptable pour le comparer au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse, afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisions et budgets.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les démarches nécessaires à l'élaboration du prévisionnel financier d'une résidence étudiante. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
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