Comment faire un prévisionnel financier pour une papeterie ?
Élaborer des prévisions financières pour votre papeterie et veiller à ce qu'elles soient toujours à jour est le seul moyen de maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.
Cela peut paraître complexe, mais avec des conseils et des outils appropriés, ce n'est pas si compliqué de créer un prévisionnel financier précis pour votre papeterie.
Dans ce guide, nous aborderons les objectifs du prévisionnel financier, les données dont vous avez besoin, les tableaux qui le composent et les outils qui peuvent vous aider à établir votre prévisionnel de manière efficace.
Commençons sans plus attendre !
Pourquoi établir et maintenir un prévisionnel financier pour une papeterie ?
Créer et tenir à jour des prévisions financières est le seul moyen de guider le développement de votre papeterie et d'assurer sa viabilité financière pour les années à venir.
Faire un plan financier pour une papeterie vous force à examiner votre entreprise en détail : revenus, charges, investissements, financements, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité et ses flux de trésorerie futurs.
Grâce au prévisionnel, vous disposez de la visibilité nécessaire pour planifier en toute confiance vos investissements et votre expansion sur les années à venir.
De plus, lorsque votre environnement commercial se durcit, le fait de disposer de prévisions actualisées pour la papeterie vous permet de détecter à l'avance d'éventuels problèmes de trésorerie. Ceci vous permet en retour de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d'être à court de liquidités.
N'oubliez pas non plus que les prévisions financières de votre papeterie seront essentielles lors de la recherche de financement. Vous pouvez être sûr(e) à 100 % que les banques et les investisseurs demanderont à voir vos données financières, alors veillez à ce qu'elles soient présentées de manière précise et attrayante.
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Quelles informations sont utilisées pour élaborer le prévisionnel financier d'une papeterie ?
La qualité des prévisions financières d'une papeterie dépend de la fiabilité des données utilisées pour les élaborer.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une papeterie déjà en activité, vous aurez surtout besoin de votre historique comptable, de vos données opérationnelles historiques, ainsi que de la vision de votre équipe sur ce qui vous attend pour les années à venir.
Pour réaliser des prévisions financières dans le cadre de la création d'une papeterie, vous devrez avoir fait des recherches et avoir une idée précise de votre environnement concurrentiel et de votre stratégie de mise sur le marché, afin de pouvoir établir un prévisionnel des ventes précis.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste précise des ressources nécessaires au fonctionnement quotidien de votre papeterie, ainsi que d'une liste des équipements et des dépenses nécessaires pour lancer l'activité (nous y reviendrons).
Examinons maintenant de plus près les éléments qui composent le prévisionnel financier de votre papeterie.
Le prévisionnel des ventes d'une papeterie
Le prévisionnel des ventes est normalement le point de départ de l'élaboration du prévisionnel financier de votre papeterie.
Pour réaliser un prévisionnel des ventes cohérent, il faut estimer deux facteurs clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour ce faire, vous devrez vous appuyer sur des données historiques (pour une entreprise existante), des données d'études de marché (pour une création ou une entreprise déjà en activité) et prendre en considération les éléments ci-dessous :
- La demande pour des produits haut de gamme : Si votre papeterie propose des produits de qualité supérieure ou des produits de créateurs, cela peut attirer une clientèle plus aisée prête à dépenser plus pour des articles de papeterie uniques et de qualité. Cela peut ainsi influencer positivement le prix moyen des transactions mensuelles.
- La saisonnalité : Les ventes de papeterie peuvent être influencées par la saisonnalité. Par exemple, en période de rentrée scolaire, les ventes peuvent augmenter considérablement, tandis qu'en période de vacances scolaires, elles peuvent diminuer. Il est donc important de prendre en compte ces variations saisonnières dans votre prévisionnel des ventes.
- La concurrence : La présence de plusieurs papeteries dans votre zone géographique peut influencer le nombre de transactions mensuelles réalisées par votre entreprise. Si la concurrence est forte, vous devrez peut-être ajuster vos prix pour rester compétitif et attirer davantage de clients.
- Les événements locaux : Les événements organisés dans votre ville ou quartier peuvent également avoir un impact sur les ventes de votre papeterie. Par exemple, si un salon du livre ou une foire artisanale a lieu près de votre magasin, cela peut attirer une clientèle supplémentaire et augmenter le nombre de transactions mensuelles.
- L'évolution des habitudes de consommation : Avec l'avènement du numérique, les habitudes de consommation en matière de papeterie ont évolué. Les clients peuvent désormais acheter en ligne ou opter pour des produits dématérialisés. Cela peut avoir un impact sur le nombre de transactions mensuelles réalisées en magasin et sur le prix moyen des articles vendus.
Après l'estimation du chiffre d'affaires prévisionnel, vient le budget des frais généraux que nous allons maintenant examiner plus en détail.
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Les charges d’exploitation d'une papeterie
L'étape suivante consiste à estimer les frais nécessaires au fonctionnement de votre papeterie au quotidien.
Ceux-ci varieront en fonction des ventes escomptées, de l'emplacement et de la taille de votre entreprise.
Mais les frais généraux de votre papeterie devraient comprendre au minimum les éléments suivants :
- Frais de personnel : Salaire des employés de la papeterie.
- Honoraires d'expertise-comptable : Services comptables pour la gestion de vos finances.
- Frais d'assurance : Couverture pour protéger votre papeterie contre les dommages et les pertes.
- Licences de logiciel : Coût des licences pour les logiciels utilisés dans votre papeterie, tels que des logiciels de traitement de texte ou de comptabilité.
- Frais bancaires : Frais liés à l'utilisation de votre compte bancaire professionnel.
- Fournitures de bureau : Achats réguliers de fournitures telles que des stylos, des feuilles de papier et des enveloppes pour votre papeterie.
- Services publics : Coût des services publics tels que l'électricité, l'eau et le chauffage pour votre papeterie.
- Frais de publicité : Coût pour promouvoir votre papeterie, y compris les annonces dans les journaux locaux ou sur les médias sociaux.
- Frais de location : Loyer mensuel pour votre espace de vente ou de stockage.
- Frais de transport : Coût pour livrer les fournitures et les produits de votre papeterie à vos clients.
- Frais de formation : Coût pour former ou mettre à niveau les compétences de vos employés.
- Coût des emballages : Coût des emballages pour vos produits, tels que des sacs ou des boîtes.
- Frais de maintenance : Coût pour entretenir et réparer votre équipement de bureau, comme les imprimantes ou les ordinateurs.
- Frais de nettoyage : Coût pour nettoyer votre espace de vente ou de stockage.
- Frais de communication : Coût pour les services de télécommunication tels que le téléphone et internet pour votre papeterie.
Bien entendu, cette liste n'est pas exhaustive et vous devrez l'adapter en fonction de votre modèle économique et de votre taille.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une papeterie ?
Une fois que vous avez une idée du volume de ventes que vous pourriez réaliser et des frais de fonctionnement de votre papeterie, il est temps de vous pencher sur l'équipement nécessaire au lancement ou à l'expansion de l'activité.
Pour une papeterie, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Mobilier : Assurez-vous d'avoir suffisamment de chaises, de bureaux et d'étagères pour votre personnel et vos clients. Vous pourriez également avoir besoin de tables de présentation pour exposer vos produits.
- Équipement informatique : Un ordinateur avec un logiciel de comptabilité et de gestion des stocks est essentiel pour suivre vos ventes et vos dépenses. Vous pourriez également avoir besoin d'une imprimante pour vos factures et vos reçus.
- Inventaire de produits : Vous aurez besoin de stocker une variété de produits de papeterie tels que des stylos, des cahiers, des enveloppes, etc. Assurez-vous d'avoir suffisamment d'espace de stockage pour tout cela.
- Rayonnages : Pour organiser votre inventaire, vous aurez besoin de rayonnages adaptés à la taille et au poids de vos produits. Pensez également à investir dans des étagères de présentation pour mettre en valeur vos produits.
- Caisses enregistreuses : Si vous prévoyez de vendre vos produits en magasin, vous aurez besoin d'une ou plusieurs caisses enregistreuses pour enregistrer les ventes et gérer les paiements.
Une fois encore, il faudra adapter cette liste aux spécificités de votre papeterie.
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Le financement de votre papeterie
L'étape suivante consiste à vous pencher sur le plan de financement de votre papeterie.
La majorité de votre financement proviendra probablement de vos associés (capitaux propres) et de vos partenaires bancaires (emprunts).
Vous devrez ensuite modéliser les instruments qui composent votre financement pour les intégrer dans vos états financiers prévisionnels.
En particulier, les mensualités des prêts bancaires devront être séparées entre charges d'intérêts (au compte de résultat), remboursements du capital (dans les flux de trésorerie) et capital restant dû (au bilan).
Quels tableaux sont inclus dans le plan financier d'une papeterie ?
Une fois établi, le prévisionnel financier de votre papeterie sera présenté à l'aide des tableaux ci-dessous.
Le compte de résultat prévisionnel de votre papeterie
Le compte de résultat prévisionnel vous permettra de visualiser le potentiel de croissance et de rentabilité de votre papeterie au cours des trois à cinq prochaines années.
Un compte de résultat financièrement viable pour une papeterie doit normalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (idéalement)
- Un bénéfice net
Cela dépend évidemment du stade de développement de votre entreprise : par exemple, une nouvelle entreprise peut être déficitaire jusqu'à ce qu'elle atteigne son seuil de rentabilité au cours de la deuxième ou de la troisième année.
Le bilan prévisionnel d'une papeterie
Le bilan prévisionnel de votre papeterie vous permet d'évaluer votre structure financière et votre besoin de fonds de roulement.
Il présente trois composantes : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : ce sont les ressources que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : elles représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Elles comprennent des éléments tels que les dettes fournisseurs (l'argent dû aux fournisseurs), les impôts à payer et les prêts.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
La prévision des flux de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre papeterie permet de visualiser la trésorerie que l'entreprise prévoit de générer ou consommer au cours des trois à cinq prochaines années.
Il existe plusieurs façons de présenter un prévisionnel de trésorerie, mais l'expérience nous a appris qu'il est préférable de l'organiser par nature afin d'afficher clairement ces éléments :
- Flux de trésorerie opérationnel : quelle est la trésorerie générée par l’activité commerciale de votre papeterie ?
- Flux d'investissement : quels sont les investissements réalisés par l'entreprise pour développer ou entretenir ses équipements ?
- Flux de financement : l'entreprise lève-t-elle des fonds supplémentaires ou rémunère-t-elle ses apporteurs de fonds (dividendes, remboursement de dette) ?
Votre prévisionnel de trésorerie est l'élément le plus important de votre prévision financière et c'est là que vous devez concentrer votre attention pour vous assurer que votre papeterie dispose d'un financement adéquat.
Remarque : si vous établissez un prévisionnel financier en vue d'obtenir un financement, vous devrez inclure à la fois une prévision de trésorerie annuelle et une prévision de trésorerie mensuelle dans le plan financier de votre papeterie.
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Quel outil faut-il utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre papeterie ?
En utilisant le bon outil ou la bonne solution, l'élaboration des prévisions financières sera beaucoup plus facile qu'il n'y paraît. Examinons maintenant vos principales options.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les prévisions de votre papeterie
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel professionnel présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution rentable qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Recourir aux services d'un consultant financier ou d'un expert-comptable
Il est également possible de recourir aux services d'un consultant ou d'un expert-comptable afin de réaliser une prévision financière professionnelle pour une papeterie.
Comme vous pouvez l'imaginer, cette solution est beaucoup plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel. D'après notre expérience, le prix de la réalisation d'une prévision financière simple sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) commence à partir de 750€ hors taxes.
L'estimation donnée à titre indicatif ci-dessus concerne une petite entreprise et une prévision réalisée de manière ponctuelle. Si vous faites appel à un consultant financier ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et pour tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle, cela coûtera évidemment beaucoup plus cher.
Si vous choisissez cette solution, veillez à ce que votre prestataire de services connaisse bien votre secteur d'activité, afin qu'il puisse challenger vos chiffres et vous apporter des éclaircissements (au lieu de simplement accepter vos chiffres tels quels pour établir les états financiers prévisionnels).
Pourquoi ne pas utiliser une feuille de calcul telle qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre papeterie ?
Élaborer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une papeterie à l'aide d'une feuille de calcul est très technique et nécessite des connaissances approfondies en comptabilité et une bonne compréhension des techniques de modélisation financière.
Rares sont les dirigeants d'entreprise qui sont suffisamment expérimentés sur le plan financier pour être en mesure d'établir eux-mêmes des prévisions sur Excel sans faire d'erreurs.
Les prêteurs et les investisseurs en sont conscients, c'est pourquoi les prévisions créées sur Excel par le dirigeant de l'entreprise sont souvent prises avec un grain de sel.
En matière de prévisions financières, il est essentiel de pouvoir se fier aux chiffres et, à cette fin, l'utilisation d'un logiciel est beaucoup plus sûre.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est également plus rapide que d'utiliser un tableur et, avec l'essor de l'intelligence artificielle, les logiciels deviennent de plus en plus efficaces pour nous aider à analyser les chiffres afin de prendre des décisions éclairées.
Enfin, comme pour tout ce qui concerne les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses et sujettes aux erreurs. Ce qui n'est pas le cas avec un logiciel de prévisionnel financier comme The Business Plan Shop qui est spécialement conçu à cet effet.
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Nos exemples comprennent à la fois un prévisionnel financier et un business plan rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de lancement ou que vous ayez déjà votre propre papeterie, vous pouvez toujours consulter nos modèles pour trouver des idées sur la modélisation des éléments financiers et sur la rédaction d'un plan d'affaires en vue d’obtenir un financement.
À retenir
- Un prévisionnel financier permet de visualiser la croissance, rentabilité et génération de trésorerie attendues pour votre entreprise sur les années à venir.
- Il est nécessaire de comparer le réel comptable au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse afin de mettre à jour votre prévisionnel et ainsi maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre papeterie.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisionnels.
Vous voilà arrivé à la fin de notre guide. Nous espérons qu’il vous a aidé à mieux comprendre comment réaliser un prévisionnel financier pour une papeterie. N'hésitez pas à contacter notre équipe si vous avez des questions ou si vous souhaitez partager votre expérience en matière de prévisions financières !
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