Comment faire un prévisionnel financier pour un hôtel appartement ?
Élaborer des prévisions financières pour votre hôtel appartement et veiller à ce qu'elles soient toujours à jour est le seul moyen de maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.
Cela peut paraître complexe, mais avec des conseils et des outils appropriés, ce n'est pas si compliqué de créer un prévisionnel financier précis pour votre hôtel appartement.
Dans ce guide, nous aborderons les objectifs du prévisionnel financier, les données dont vous avez besoin, les tableaux qui le composent et les outils qui peuvent vous aider à établir votre prévisionnel de manière efficace.
Commençons sans plus attendre !
Pourquoi créer et tenir à jour des prévisions financières pour un hôtel appartement ?
Pour prospérer, votre entreprise doit être en mesure d'anticiper ce qui l'attend et disposer de ressources financières adéquates pour se développer, d'où la nécessité de disposer d’un prévisionnel financier pour votre hôtel appartement.
Créer un prévisionnel financier vous oblige à faire le point sur la situation financière actuelle de votre entreprise et sur la direction que doit prendre son développement.
Une fois que le cap est clairement défini, vous devez élaborer un plan pour atteindre vos objectifs et évaluer ce que cela implique en termes d'investissements, de rentabilité et de flux de trésorerie futurs pour votre hôtel appartement.
Disposer d'un prévisionnel financier actualisé pour un hôtel appartement est également utile si votre environnement commercial se dégrade, car le prévisionnel vous permet de vous adapter aux nouvelles conditions de marché et d'anticiper d'éventuels problèmes de trésorerie.
Enfin, les prévisions financières de votre hôtel appartement vous aideront aussi à obtenir un financement, parce que les banques et les investisseurs voudront voir des prévisions précises avant d'accepter de financer votre entreprise.
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Quelles informations servent de base à l'élaboration des prévisions financières d'un hôtel appartement ?
Les prévisions financières d'un hôtel appartement doivent reposer sur des fondations solides : vos hypothèses.
Les données nécessaires pour établir ces hypothèses varient en fonction de si votre hôtel appartement est déjà en activité ou non.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'un hôtel appartement déjà en activité, vos principales sources d’informations seront les données comptables historiques et les indicateurs clés de performance opérationnelle, ainsi que les perspectives de votre équipe pour les trois à cinq prochaines années.
Si vous réalisez des prévisions financières pour une création d'hôtel appartement, vous devrez vous appuyer sur une étude de marché pour élaborer votre stratégie de mise sur le marché et établir votre prévisionnel des ventes.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste détaillée des ressources nécessaires au fonctionnement de votre hôtel appartement, ainsi que d'une liste des équipements nécessaires au lancement de l'entreprise (voir ci-dessous).
Maintenant que vous savez ce qui est nécessaire, examinons les éléments qui vont composer le prévisionnel financier de votre hôtel appartement.
Le prévisionnel des ventes d'un hôtel appartement
Le prévisionnel des ventes est normalement le point de départ de l'élaboration du prévisionnel financier de votre hôtel appartement.
Pour réaliser un prévisionnel des ventes cohérent, il faut estimer deux facteurs clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour ce faire, vous devrez vous appuyer sur des données historiques (pour une entreprise existante), des données d'études de marché (pour une création ou une entreprise déjà en activité) et prendre en considération les éléments ci-dessous :
- La saison touristique : Les hôtels appartements ont généralement un prix moyen plus élevé pendant les saisons touristiques, lorsque la demande est plus forte. Par conséquent, votre prévisionnel des ventes devra tenir compte des variations mensuelles en fonction des périodes de haute et basse saison.
- La localisation : L'emplacement de votre hôtel appartement peut également influencer le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles. Un établissement situé dans un quartier touristique très prisé aura tendance à avoir des tarifs plus élevés et à réaliser plus de transactions que celui situé dans un quartier moins attractif.
- Les équipements et services proposés : Les hôtels appartements offrant des équipements de qualité et des services supplémentaires (comme un spa, une piscine ou un service de conciergerie) peuvent justifier un prix plus élevé et attirer davantage de clients, ce qui peut influencer votre prévisionnel des ventes.
- La réputation de l'établissement : La réputation de votre hôtel appartement peut également avoir un impact sur le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles. Si votre établissement est bien noté et recommandé par les clients, vous pourrez justifier des tarifs plus élevés et attirer plus de réservations.
- Les événements locaux : Les événements spéciaux, comme un festival ou un salon, peuvent influencer le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles de votre hôtel appartement. Si votre établissement est situé à proximité de ces événements, vous pourrez augmenter vos tarifs et espérer une augmentation de vos réservations.
Après l'estimation du chiffre d'affaires prévisionnel, vient le budget des frais généraux que nous allons maintenant examiner plus en détail.
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Les charges d’exploitation d'un hôtel appartement
L'étape suivante consiste à estimer les frais nécessaires au fonctionnement de votre hôtel appartement au quotidien.
Ceux-ci varieront en fonction des ventes escomptées, de l'emplacement et de la taille de votre entreprise.
Mais les frais généraux de votre hôtel appartement devraient comprendre au minimum les éléments suivants :
- Frais de personnel : incluant les salaires, les charges sociales et les avantages sociaux pour le personnel de l'hôtel appartement, tels que les réceptionnistes, les femmes de ménage et les agents de maintenance.
- Honoraires d'expertise-comptable : pour gérer et tenir à jour la comptabilité de votre hôtel appartement, y compris la préparation des déclarations fiscales et des bilans.
- Frais d'assurance : pour protéger votre hôtel appartement contre les risques tels que les incendies, les inondations et les accidents.
- Licences de logiciel : pour utiliser des logiciels de gestion de réservation, de comptabilité et de gestion de la clientèle dans votre hôtel appartement.
- Frais bancaires : pour les services bancaires tels que les comptes courants, les cartes de crédit et les virements, nécessaires pour gérer les opérations financières de votre hôtel appartement.
- Fournitures de bureau : tels que le papier, les cartouches d'encre, les stylos et les enveloppes pour les besoins administratifs de votre hôtel appartement.
- Frais de publicité : pour promouvoir votre hôtel appartement auprès des clients potentiels, y compris les annonces dans les médias, les flyers et les brochures.
- Frais de téléphone et d'internet : pour les services de communication nécessaires pour gérer les réservations et pour rester en contact avec les clients et les fournisseurs.
- Frais de nettoyage : pour l'entretien et le nettoyage des chambres, des parties communes et des équipements de votre hôtel appartement.
- Frais de maintenance : pour assurer le bon fonctionnement et l'entretien régulier des équipements de votre hôtel appartement, tels que les ascenseurs, les systèmes de chauffage et de climatisation.
- Frais de formation : pour former votre personnel aux procédures et aux normes de qualité de votre hôtel appartement.
- Frais de gestion de la clientèle : pour les services de conciergerie, de navette, de réservation de billets et de location de voitures pour satisfaire les besoins de vos clients.
- Frais de sécurité : pour assurer la sécurité des clients et du personnel de votre hôtel appartement, y compris les systèmes de surveillance et l'embauche de gardes de sécurité.
- Frais de fournitures pour le petit-déjeuner : tels que le café, le thé, les fruits et les viennoiseries pour offrir un petit-déjeuner continental à vos clients.
- Frais de gestion des déchets : pour la collecte et le traitement des déchets de votre hôtel appartement conformément aux réglementations environnementales.
Bien entendu, cette liste n'est pas exhaustive et vous devrez l'adapter en fonction de votre modèle économique et de votre taille.
Quels sont les investissements nécessaires pour lancer ou développer un hôtel appartement ?
Le prévisionnel financier de votre hôtel appartement devra également inclure les investissements nécessaires à la création ou au développement de votre entreprise.
Dans le cas d'un hôtel appartement, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Mobilier : Vous aurez besoin d'acheter du mobilier pour les chambres, tel que des lits, des tables de chevet, des chaises, des bureaux, etc. Assurez-vous de choisir des meubles de qualité pour offrir à vos clients un séjour confortable et agréable.
- Équipement de cuisine : Un hôtel appartement a besoin d'une cuisine équipée pour permettre à ses clients de préparer leurs repas. Vous devrez donc acheter des appareils électroménagers tels que des réfrigérateurs, des cuisinières, des micro-ondes, ainsi que des ustensiles de cuisine, des assiettes, des verres, etc.
- Équipement de blanchisserie : Pour offrir un service de qualité à vos clients, vous aurez besoin d'acheter des équipements de blanchisserie tels que des machines à laver et des sèche-linges. Cela permettra à vos clients de laver leurs vêtements pendant leur séjour.
- Équipement de nettoyage : Il est important de maintenir un niveau de propreté élevé dans un hôtel appartement. Vous devrez donc acheter des équipements de nettoyage tels que des aspirateurs, des balais, des serpillières, des produits de nettoyage, etc.
- Système de sécurité : Pour assurer la sécurité de vos clients et de vos biens, vous devrez investir dans un système de sécurité efficace pour votre hôtel appartement. Cela peut inclure des caméras de surveillance, des alarmes, des détecteurs de fumée, etc.
À nouveau, cette liste devra être ajustée en fonction de la taille et des ambitions de votre hôtel appartement.
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Le plan de financement de votre hôtel appartement
L'étape suivante de l'élaboration des prévisions financières de votre hôtel appartement consiste à réfléchir à la manière dont vous allez financer votre entreprise.
Vous devrez évaluer la part de capital qui proviendra des associés (fonds propres) et celle qui pourra être obtenue auprès des banques.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin que vous puissiez séparer les charges d'intérêts des remboursements du capital et inclure toutes ces données au bon endroit dans vos tableaux prévisionnels.
Quels tableaux figurent dans le plan financier d'un hôtel appartement ?
Une fois terminé, le prévisionnel financier de votre hôtel appartement sera présenté au moyen des tableaux suivants.
Le compte de résultat prévisionnel de votre hôtel appartement
Le compte de résultat prévisionnel permet de visualiser le potentiel de rentabilité de votre hôtel appartement sur les années à venir.
Pour que votre hôtel appartement soit financièrement viable, votre compte de résultat prévisionnel doit idéalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation (plus elle est élevée, mieux c'est)
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (plus elles sont élevées, mieux c'est)
- Un bénéfice net à la fin de chaque exercice (plus il est important, mieux c'est)
Ceci s'applique aux hôtels appartements déjà en activité. Il y a une certaine indulgence pour les créations, dont les chiffres seront légèrement différents de ceux des entreprises établies.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel de votre hôtel appartement donne un aperçu de la situation financière de votre entreprise à la fin de l'année.
Il se compose de trois types d'éléments : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : représentent ce que l'entreprise possède, notamment la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Il s'agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre hôtel appartement permet de visualiser la trésorerie que votre entreprise prévoit de consommer ou générer dans les années à venir.
Une bonne pratique consiste à organiser le prévisionnel de trésorerie par nature afin de mieux expliquer comment la trésorerie est utilisée ou générée par l'hôtel appartement :
- Flux de trésorerie opérationnel : indique la trésorerie générée par l’activité commerciale de l'entreprise
- Flux d'investissement : indique le montant des investissements nécessaires au maintien ou à l’expansion de l'entreprise
- Flux de financement : indique si l'entreprise lève de nouveaux fonds ou rembourse ses partenaires financiers (remboursement de la dette, dividendes)
Il est essentiel de surveiller (et de mettre à jour régulièrement) le prévisionnel de trésorerie de votre hôtel appartement pour vous assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie pour fonctionner normalement et pour détecter les besoins de financement le plus tôt possible.
Si vous essayez de lever des fonds, il vous sera, en principe, demandé de fournir des prévisions de trésorerie mensuelles dans le plan financier de votre hôtel appartement, afin que les banques ou les investisseurs puissent évaluer les variations saisonnières et s'assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie.
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Quel outil faut-il utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre hôtel appartement ?
En utilisant le bon outil ou la bonne solution, l'élaboration des prévisions financières sera beaucoup plus facile qu'il n'y paraît. Examinons maintenant vos principales options.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les projections de votre hôtel appartement
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel professionnel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel spécialisé présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un expert-comptable ou à un consultant
Une autre solution consiste à confier l'élaboration des prévisions financières de votre hôtel appartement à un tiers.
Comme vous pouvez vous en douter, cette solution sera plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel, car le prix devra couvrir le temps du comptable, le coût de son logiciel et sa marge bénéficiaire.
Le prix peut varier considérablement en fonction de la complexité de votre entreprise. Par expérience, pour une petite entreprise, des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) sont proposées à partir d'environ 750€ H.T.
Il convient de garder à l'esprit que cette estimation concerne des prévisions établies de façon ponctuelle. La mise à jour et le suivi de vos prévisions par rapport aux données réelles entraîneront des frais supplémentaires.
Si vous décidez d’externaliser la réalisation de vos prévisions :
- Assurez-vous que le professionnel dispose d'une expérience concrète dans votre secteur d'activité et qu'il soit en mesure de challenger vos hypothèses de manière constructive.
- Évitez les consultants qui utilisent des moyennes sectorielles pour établir les prévisionnels financiers de leurs clients (ces prévisions sont sans intérêt pour une petite entreprise).
Pourquoi ne pas utiliser une feuille de calcul telle qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre hôtel appartement ?
Élaborer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour un hôtel appartement à l'aide d'une feuille de calcul est très technique et nécessite des connaissances approfondies en comptabilité et une bonne compréhension des techniques de modélisation financière.
Rares sont les dirigeants d'entreprise qui sont suffisamment expérimentés sur le plan financier pour être en mesure d'établir eux-mêmes des prévisions sur Excel sans faire d'erreurs.
Les prêteurs et les investisseurs en sont conscients, c'est pourquoi les prévisions créées sur Excel par le dirigeant de l'entreprise sont souvent prises avec un grain de sel.
En matière de prévisions financières, il est essentiel de pouvoir se fier aux chiffres et, à cette fin, l'utilisation d'un logiciel est beaucoup plus sûre.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est également plus rapide que d'utiliser un tableur et, avec l'essor de l'intelligence artificielle, les logiciels deviennent de plus en plus efficaces pour nous aider à analyser les chiffres afin de prendre des décisions éclairées.
Enfin, comme pour tout ce qui concerne les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses et sujettes aux erreurs. Ce qui n'est pas le cas avec un logiciel de prévisionnel financier comme The Business Plan Shop qui est spécialement conçu à cet effet.
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Nos exemples comprennent à la fois un prévisionnel financier et un business plan rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de lancement ou que vous ayez déjà votre propre hôtel appartement, vous pouvez toujours consulter nos modèles pour trouver des idées sur la modélisation des éléments financiers et sur la rédaction d'un plan d'affaires en vue d’obtenir un financement.
À retenir
- Un prévisionnel financier met en avant la croissance, la rentabilité et la génération de trésorerie attendues pour votre hôtel appartement.
- Il est nécessaire de suivre le réel comptable pour le comparer au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse, afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisions et budgets.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les démarches nécessaires à l'élaboration du prévisionnel financier d'un hôtel appartement. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
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