Comment faire un prévisionnel financier pour une entreprise de préparation de documents ?
Élaborer des prévisions financières pour votre entreprise de préparation de documents et veiller à ce qu'elles soient toujours à jour est le seul moyen de maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.
Cela peut paraître complexe, mais avec des conseils et des outils appropriés, ce n'est pas si compliqué de créer un prévisionnel financier précis pour votre entreprise de préparation de documents.
Dans ce guide, nous aborderons les objectifs du prévisionnel financier, les données dont vous avez besoin, les tableaux qui le composent et les outils qui peuvent vous aider à établir votre prévisionnel de manière efficace.
Commençons sans plus attendre !
Pourquoi créer et tenir à jour des prévisions financières pour une entreprise de préparation de documents ?
Pour prospérer, votre entreprise doit être en mesure d'anticiper ce qui l'attend et disposer de ressources financières adéquates pour se développer, d'où la nécessité de disposer d’un prévisionnel financier pour votre entreprise de préparation de documents.
Créer un prévisionnel financier vous oblige à faire le point sur la situation financière actuelle de votre entreprise et sur la direction que doit prendre son développement.
Une fois que le cap est clairement défini, vous devez élaborer un plan pour atteindre vos objectifs et évaluer ce que cela implique en termes d'investissements, de rentabilité et de flux de trésorerie futurs pour votre entreprise de préparation de documents.
Disposer d'un prévisionnel financier actualisé pour une entreprise de préparation de documents est également utile si votre environnement commercial se dégrade, car le prévisionnel vous permet de vous adapter aux nouvelles conditions de marché et d'anticiper d'éventuels problèmes de trésorerie.
Enfin, les prévisions financières de votre entreprise de préparation de documents vous aideront aussi à obtenir un financement, parce que les banques et les investisseurs voudront voir des prévisions précises avant d'accepter de financer votre entreprise.
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Quelles sont les informations nécessaires pour établir le prévisionnel financier d'une entreprise de préparation de documents ?
La qualité de vos hypothèses est essentielle en matière de modélisation financière : peu importe la qualité du modèle, si vos hypothèses sont fantaisistes, les prévisions le seront également.
Pour préparer un plan financier en vue de la création d'une entreprise de préparation de documents, vous devez avoir réalisé une étude de marché et avoir une vision claire de vos stratégies de vente et de marketing, afin de pouvoir estimer votre chiffre d'affaires prévisionnel avec confiance.
Vous devrez aussi avoir une idée précise des ressources nécessaires pour faire fonctionner l'entreprise de préparation de documents au quotidien et avoir fait des recherches sur l'équipement nécessaire au lancement de votre entreprise (voir ci-dessous).
Si vous établissez des prévisions financières pour une entreprise de préparation de documents déjà en activité, la tâche est généralement plus simple, car vous pourrez utiliser votre historique comptable comme base budgétaire et affiner la prévision à l'aide des perspectives de votre équipe sur ce qui vous attend dans les années à venir.
Détaillons maintenant les éléments qui figureront dans le prévisionnel financier de votre entreprise de préparation de documents.
Le prévisionnel des ventes d'une entreprise de préparation de documents
D'expérience, il est généralement préférable de commencer l'élaboration du prévisionnel financier de votre entreprise de préparation de documents par le prévisionnel des ventes.
Pour établir un prévisionnel de chiffre d'affaires précis pour votre entreprise de préparation de documents, vous devrez vous appuyer sur les données collectées dans votre étude de marché ou, si vous gérez une entreprise de préparation de documents déjà en activité, sur les données historiques de l'entreprise, afin d'estimer deux variables clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour y parvenir, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- La fluctuation de la demande - Selon les saisons et les tendances du marché, le nombre de transactions mensuelles peut varier considérablement. Si vous opérez dans un secteur saisonnier, il est important de prendre en compte ces fluctuations dans votre prévisionnel des ventes.
- Les partenariats avec d'autres entreprises - Si vous avez des partenariats avec d'autres entreprises qui peuvent vous apporter des clients potentiels, cela peut avoir un impact significatif sur le nombre de transactions mensuelles réalisées par votre entreprise. Assurez-vous de prendre en compte ces collaborations dans votre prévisionnel des ventes.
- L'innovation technologique - Si vous utilisez des technologies de pointe pour améliorer votre efficacité et réduire vos coûts, cela peut influencer le prix moyen de vos services et donc le nombre de transactions mensuelles. Gardez à l'esprit les innovations technologiques dans votre prévisionnel des ventes.
- La réputation de votre entreprise - Une bonne réputation peut attirer de nouveaux clients et augmenter le nombre de transactions mensuelles réalisées par votre entreprise. En revanche, une mauvaise réputation peut avoir l'effet inverse. Prenez en compte votre réputation dans votre prévisionnel des ventes.
- Les changements réglementaires - Les changements dans les réglementations peuvent avoir un impact sur votre entreprise, notamment en ce qui concerne les coûts et les prix. Assurez-vous de suivre les changements réglementaires et de les prendre en compte dans votre prévisionnel des ventes.
Une fois votre prévisionnel des ventes établi, il est temps de dresser votre budget de charges d'exploitation. Voyons ensemble ce que cela implique.
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Les charges d’exploitation d'une entreprise de préparation de documents
Une fois que vous avez estimé les ventes attendues, vous pouvez commencer à budgétiser les frais nécessaires à la gestion quotidienne de votre entreprise de préparation de documents.
Les charges varient normalement en fonction du niveau de chiffre d'affaires escompté (c'est pourquoi, par expérience, il est toujours préférable de commencer vos prévisions financières par le prévisionnel de ventes) et en fonction de la situation géographique de l'entreprise.
Les charges d’exploitation d'une entreprise de préparation de documents comprennent notamment les éléments suivants :
- Frais de personnel: Ces frais comprennent les salaires, les charges sociales et les avantages sociaux pour vos employés.
- Honoraires d'expertise-comptable: Vous devrez peut-être engager un expert-comptable pour vous aider à gérer vos finances et à préparer vos déclarations fiscales.
- Frais d'assurance: Pour protéger votre entreprise, vous devrez payer des primes d'assurance responsabilité civile, des assurances de biens et des assurances pour vos employés.
- Licences de logiciel: Si vous utilisez des logiciels spécifiques pour la préparation de documents, vous devrez payer des frais de licence pour les utiliser.
- Frais bancaires: Votre banque peut vous facturer des frais pour les services bancaires tels que les virements, les chèques et les cartes de crédit.
- Frais de location: Si vous louez un espace de bureau ou de stockage pour votre entreprise, vous devrez payer des frais de loyer chaque mois.
- Frais de marketing: Pour promouvoir votre entreprise et attirer de nouveaux clients, vous devrez peut-être dépenser de l'argent pour des publicités en ligne, des brochures, des cartes de visite, etc.
- Frais de fournitures de bureau: Pour mener à bien votre activité, vous aurez besoin de fournitures telles que du papier, des stylos, des cartouches d'encre, etc.
- Frais de déplacement: Si vous devez vous déplacer pour rencontrer des clients ou pour d'autres raisons liées à votre entreprise, vous devrez payer des frais de transport, d'hébergement et de repas.
- Frais de communication: Vous aurez probablement besoin d'un téléphone et d'une connexion internet pour communiquer avec vos clients et vos fournisseurs, et vous devrez payer des frais mensuels pour ces services.
- Frais de formation: Pour rester compétitif sur le marché, vous devrez peut-être investir dans la formation de vos employés pour qu'ils acquièrent de nouvelles compétences et connaissances.
- Frais de gestion: Si vous avez recours à un gestionnaire ou à une équipe de gestion pour vous aider à gérer votre entreprise, vous devrez payer des frais pour leurs services.
- Frais de location de matériel: Si vous avez besoin de matériel spécifique pour la préparation de documents, vous pouvez le louer plutôt que de l'acheter, ce qui vous permettra d'économiser de l'argent à court terme.
- Frais de maintenance: Pour maintenir vos équipements et vos locaux en bon état, vous devrez peut-être payer des frais pour des services de maintenance et de réparation.
- Frais de services professionnels: Si vous avez besoin de l'aide de professionnels tels qu'un avocat ou un consultant, vous devrez payer des honoraires pour leurs services.
Cette liste devra être adaptée aux spécificités de votre entreprise de préparation de documents, mais devrait constituer un bon point de départ pour votre budget.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une entreprise de préparation de documents ?
Une fois que vous avez une idée du volume de ventes que vous pourriez réaliser et des frais de fonctionnement de votre entreprise de préparation de documents, il est temps de vous pencher sur l'équipement nécessaire au lancement ou à l'expansion de l'activité.
Pour une entreprise de préparation de documents, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Un ordinateur : Cet investissement vous permettra d'avoir un outil de travail efficace pour créer, modifier et stocker vos documents.
- Une imprimante : Indispensable pour imprimer vos documents et les mettre à disposition de vos clients.
- Un scanner : Utile pour numériser des documents physiques et les intégrer à vos dossiers numériques.
- Un photocopieur : Si vous prévoyez de faire des copies de vos documents pour les fournir à vos clients, un photocopieur peut être un investissement judicieux.
- Un logiciel de gestion de documents : Pour organiser et gérer efficacement vos dossiers, il peut être utile d'investir dans un logiciel spécialement conçu pour les entreprises de préparation de documents.
Une fois encore, il faudra adapter cette liste aux spécificités de votre entreprise de préparation de documents.
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Le financement de votre entreprise de préparation de documents
L'étape suivante consiste à vous pencher sur le plan de financement de votre entreprise de préparation de documents.
La majorité de votre financement proviendra probablement de vos associés (capitaux propres) et de vos partenaires bancaires (emprunts).
Vous devrez ensuite modéliser les instruments qui composent votre financement pour les intégrer dans vos états financiers prévisionnels.
En particulier, les mensualités des prêts bancaires devront être séparées entre charges d'intérêts (au compte de résultat), remboursements du capital (dans les flux de trésorerie) et capital restant dû (au bilan).
Quels tableaux sont inclus dans le plan financier d'une entreprise de préparation de documents ?
Une fois établi, le prévisionnel financier de votre entreprise de préparation de documents sera présenté à l'aide des tableaux ci-dessous.
Le compte de résultat prévisionnel de votre entreprise de préparation de documents
Le compte de résultat prévisionnel permet de visualiser le potentiel de rentabilité de votre entreprise de préparation de documents sur les années à venir.
Pour que votre entreprise de préparation de documents soit financièrement viable, votre compte de résultat prévisionnel doit idéalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation (plus elle est élevée, mieux c'est)
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (plus elles sont élevées, mieux c'est)
- Un bénéfice net à la fin de chaque exercice (plus il est important, mieux c'est)
Ceci s'applique aux entreprises de préparation de documents déjà en activité. Il y a une certaine indulgence pour les créations, dont les chiffres seront légèrement différents de ceux des entreprises établies.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel donne un aperçu de la structure financière de votre entreprise de préparation de documents à la fin de chaque exercice financier.
Il se compose de trois catégories d'éléments : les actifs, les dettes et les fonds propres
- Actifs : ce que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l’immobilier, les équipements et les créances (argent dû par les clients).
- Dettes : il s’agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels d'une entreprise de préparation de documents permet de visualiser la trésorerie générée ou consommée par l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie est généralement organisé par nature de manière à présenter trois indicateurs clés :
- Le flux de trésorerie opérationnel : l’exploitation de l’activité commerciale génère-t-elle ou consomme-t-elle de la trésorerie ?
- Le flux d'investissement : quel est le montant investi par l'entreprise dans des actifs à long terme (cette donnée est généralement comparée aux actifs immobilisés figurant au bilan afin de déterminer si l'entreprise entretient et renouvelle régulièrement ses équipements) ?
- Le flux de financement : l'entreprise lève-t-elle de nouveaux fonds ou rembourse-t-elle ses apporteurs de fonds (remboursement de dette, dividendes) ?
La trésorerie étant le nerf de la guerre, il est impératif de garder un œil sur les flux de trésorerie futurs pour gérer une entreprise avec succès. C'est pourquoi vous devez accorder une attention particulière au prévisionnel de trésorerie de votre entreprise de préparation de documents.
Si vous cherchez à obtenir un financement, sachez qu'il est d'usage de fournir des prévisions de trésorerie annuelles et mensuelles dans un plan financier, afin que le lecteur puisse analyser les fluctuations saisonnières et s'assurer que l'entreprise de préparation de documents dispose d'une capitalisation adéquate.
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Quel outil devriez-vous utiliser pour établir le prévisionnel financier de votre entreprise de préparation de documents ?
Il n'est pas difficile d'établir un prévisionnel financier pour une entreprise de préparation de documents, à condition d'utiliser l'outil adéquat. Voyons quelles sont les options disponibles ci-dessous.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour élaborer les prévisions de votre entreprise de préparation de documents
Utiliser un outil de prévisionnel financier en ligne, tel que celui que nous proposons chez The Business Plan Shop, est la solution la plus moderne et la plus simple.
Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel spécialisé :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance sympathique est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour une entreprise de préparation de documents.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre entreprise de préparation de documents ?
Créer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une entreprise de préparation de documents sur Excel (ou tout autre tableur) est un exercice très technique qui requiert à la fois une bonne maîtrise des règles comptables et de solides compétences en matière de modélisation financière.
La plupart des entrepreneurs n'ont pas l'expertise nécessaire pour créer des prévisions financières précises à l'aide d'un tableur comme Excel ou Google Sheets. Cette réalité est bien connue des financiers qui font, en conséquence, rarement confiance aux chiffres établis par les entrepreneurs sur tableur.
La deuxième raison est l'inefficacité. L'élaboration de prévisions sur des feuilles de calcul était la seule option possible dans les années 1990 et au début des années 2000. Aujourd'hui, grâce aux progrès technologiques, les logiciels permettent de réaliser ces prévisions beaucoup plus rapidement et avec beaucoup plus de précision.
C'est pourquoi les professionnels du chiffre utilisent tous des logiciels. Avec l'essor de l'IA, les logiciels deviennent également plus intelligents pour nous aider à détecter les erreurs dans nos prévisions et à analyser les chiffres afin de prendre des décisions plus éclairées.
Enfin, avec les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses, sujettes aux erreurs et qui prennent beaucoup de temps. À l’inverse, un logiciel de prévisionnel financier tel que The Business Plan Shop est spécialement conçu à cette fin.
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Se servir de nos modèles de prévisionnels financiers pour trouver l'inspiration
The Business Plan Shop propose des dizaines d'exemples de prévisionnels financiers.
Nos modèles contiennent à la fois un prévisionnel financier et un plan d'affaires rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Nos modèles sont une excellente source d'inspiration, que ce soit pour voir à quoi ressemble un business plan complet ou pour trouver des exemples concrets de modélisation financière pour vos propres prévisions.
À retenir
- Un prévisionnel financier met en avant la croissance, la rentabilité et la génération de trésorerie attendues pour votre entreprise de préparation de documents.
- Il est nécessaire de suivre le réel comptable pour le comparer au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse, afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisions et budgets.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les démarches nécessaires à l'élaboration du prévisionnel financier d'une entreprise de préparation de documents. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
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