Comment faire un prévisionnel financier pour une école maternelle privée ?
Élaborer des prévisions financières pour votre école maternelle privée et veiller à ce qu'elles soient toujours à jour est le seul moyen de maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.
Cela peut paraître complexe, mais avec des conseils et des outils appropriés, ce n'est pas si compliqué de créer un prévisionnel financier précis pour votre école maternelle privée.
Dans ce guide, nous aborderons les objectifs du prévisionnel financier, les données dont vous avez besoin, les tableaux qui le composent et les outils qui peuvent vous aider à établir votre prévisionnel de manière efficace.
Commençons sans plus attendre !
Pourquoi établir et maintenir des prévisions financières pour une école maternelle privée ?
Les prévisions financières de votre école maternelle privée servent de feuille de route pour guider sa croissance et assurer sa viabilité financière sur le long terme.
Pour créer un plan financier, vous devrez examiner votre entreprise en détail, des ventes jusqu'aux charges d'exploitation, en passant par les investissements et les sources de financement, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité sur les années à venir et les flux de trésorerie correspondants.
Dans des conditions de marché difficiles, avoir des prévisions financières à jour permet de détecter rapidement une potentielle insuffisance de trésorerie, ce qui permet de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d’être confronté à un manque de liquidités.
Le prévisionnel financier de votre école maternelle privée s'avérera également précieux dans le cadre d'une recherche de financement. Les banques et les investisseurs demanderont sans aucun doute à examiner minutieusement vos chiffres ; la précision et la présentation sont donc essentielles.
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Quelles sont les informations nécessaires pour établir le prévisionnel financier d'une école maternelle privée ?
La qualité de vos hypothèses est essentielle en matière de modélisation financière : peu importe la qualité du modèle, si vos hypothèses sont fantaisistes, les prévisions le seront également.
Pour préparer un plan financier en vue de la création d'une école maternelle privée, vous devez avoir réalisé une étude de marché et avoir une vision claire de vos stratégies de vente et de marketing, afin de pouvoir estimer votre chiffre d'affaires prévisionnel avec confiance.
Vous devrez aussi avoir une idée précise des ressources nécessaires pour faire fonctionner l'école maternelle privée au quotidien et avoir fait des recherches sur l'équipement nécessaire au lancement de votre entreprise (voir ci-dessous).
Si vous établissez des prévisions financières pour une école maternelle privée déjà en activité, la tâche est généralement plus simple, car vous pourrez utiliser votre historique comptable comme base budgétaire et affiner la prévision à l'aide des perspectives de votre équipe sur ce qui vous attend dans les années à venir.
Détaillons maintenant les éléments qui figureront dans le prévisionnel financier de votre école maternelle privée.
Le prévisionnel des ventes d'une école maternelle privée
Le prévisionnel des ventes est normalement le point de départ de l'élaboration du prévisionnel financier de votre école maternelle privée.
Pour réaliser un prévisionnel des ventes cohérent, il faut estimer deux facteurs clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour ce faire, vous devrez vous appuyer sur des données historiques (pour une entreprise existante), des données d'études de marché (pour une création ou une entreprise déjà en activité) et prendre en considération les éléments ci-dessous :
- La localisation de l'école maternelle peut influencer le prix moyen en fonction de la demande dans le quartier et de la concurrence éventuelle.
- Le nombre d'enfants par classe peut influencer le nombre de transactions mensuelles, car un ratio élevé peut être un critère de choix pour les parents.
- La qualité des infrastructures et du matériel pédagogique peut influencer à la fois le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles en créant une réputation de qualité.
- Le taux d'encadrement et la qualification du personnel peuvent influencer à la fois le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles, car ils peuvent être des critères de choix importants pour les parents.
- Les activités et services proposés en plus de l'enseignement peuvent influencer le prix moyen en fonction de leur qualité et de leur coût pour l'école, ainsi que le nombre de transactions mensuelles en attirant plus de familles intéressées.
Après l'estimation du chiffre d'affaires prévisionnel, vient le budget des frais généraux que nous allons maintenant examiner plus en détail.
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Les charges d’exploitation d'une école maternelle privée
La prochaine étape consiste à estimer les frais que vous devrez supporter pour exploiter votre école maternelle privée.
Ceux-ci varieront en fonction de l'emplacement de votre entreprise et de sa taille globale (chiffre d'affaires, personnel, etc.).
Mais les charges d'exploitation de votre école maternelle privée devraient normalement comprendre les éléments suivants :
- Frais de personnel: incluant les salaires, les cotisations sociales et les charges patronales pour les enseignants, les assistants maternels et le personnel administratif.
- Honoraires d'expertise-comptable: pour la tenue des comptes de l'école maternelle privée et la réalisation des déclarations fiscales.
- Frais d'assurance: pour assurer les locaux, le matériel pédagogique et le personnel de l'école maternelle privée.
- Licences de logiciel: pour les logiciels utilisés dans l'administration de l'école maternelle privée, tels que les logiciels de gestion des élèves et des finances.
- Frais bancaires: pour les frais de tenue de compte et les commissions bancaires liées aux transactions financières de l'école maternelle privée.
- Fournitures de bureau: pour l'achat de papier, de stylos, d'enveloppes et d'autres fournitures nécessaires à l'administration de l'école maternelle privée.
- Frais de communication: pour les abonnements téléphoniques, les connexions internet et les frais postaux liés aux correspondances avec les parents et les fournisseurs.
- Frais de formation: pour les formations et les conférences permettant aux enseignants et au personnel de l'école maternelle privée de se perfectionner.
- Fournitures pédagogiques: pour l'achat de matériel éducatif, de livres et de jeux pour les élèves de l'école maternelle privée.
- Frais de restauration: pour les repas et les goûters fournis aux élèves de l'école maternelle privée.
- Frais de transport: pour les sorties et les excursions organisées par l'école maternelle privée.
- Frais de location: pour la location de locaux supplémentaires pour les activités extra-scolaires et les événements spéciaux.
- Frais de maintenance: pour l'entretien des locaux, du matériel et des équipements de l'école maternelle privée.
- Frais de sécurité: pour la mise en place de mesures de sécurité telles que des caméras de surveillance et des alarmes dans l'école maternelle privée.
- Frais de marketing: pour la réalisation de supports de communication tels que des flyers, des affiches et des publicités pour promouvoir l'école maternelle privée.
Cette liste n'est en aucun cas exhaustive et devra être adaptée aux particularités de votre école maternelle privée.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une école maternelle privée ?
Créer et développer une école maternelle privée implique également des investissements que vous devez prendre en compte dans vos prévisions financières.
Parmi le BFR initial et les investissements d'une école maternelle privée, on peut citer des éléments tels que :
- Les locaux : il s'agit du bâtiment ou de l'espace que vous devrez acheter ou louer pour accueillir votre école maternelle. Cela peut inclure des salles de classe, une salle de jeux, une cuisine, des bureaux, des toilettes, etc. Assurez-vous de choisir un espace adapté aux besoins spécifiques d'une école maternelle, avec des équipements de sécurité et des installations adaptées aux jeunes enfants.
- Le mobilier : votre école maternelle aura besoin de mobilier adapté aux enfants, tels que des tables et des chaises de taille appropriée, des étagères pour ranger les jouets et les fournitures, des lits de repos, etc. Assurez-vous que tout le mobilier est sûr et conforme aux normes de sécurité pour les enfants.
- Le matériel pédagogique : pour offrir une éducation de qualité à vos jeunes élèves, vous devrez investir dans du matériel pédagogique adapté. Cela peut inclure des livres, des jouets éducatifs, du matériel d'art et de bricolage, des ordinateurs et des tablettes pour les activités d'apprentissage numérique, etc.
- Les équipements de sécurité : pour assurer la sécurité de vos élèves, vous devrez peut-être acheter des équipements tels que des extincteurs, des alarmes incendie, des caméras de surveillance, des barrières de sécurité pour les escaliers, etc. Assurez-vous de respecter toutes les réglementations en matière de sécurité pour les écoles maternelles.
- Les équipements de cuisine : si votre école maternelle prévoit de fournir des repas aux enfants, vous devrez peut-être acheter des équipements de cuisine tels qu'un réfrigérateur, un four, un lave-vaisselle, etc. Assurez-vous que tout le matériel est conforme aux normes de sécurité alimentaire.
Là encore, cette liste n'est pas exhaustive et devra être adaptée en fonction de votre école maternelle privée.
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Le plan de financement de votre école maternelle privée
L'étape suivante de l'élaboration des prévisions financières de votre école maternelle privée consiste à réfléchir à la manière dont vous allez financer votre entreprise.
Vous devrez évaluer la part de capital qui proviendra des associés (fonds propres) et celle qui pourra être obtenue auprès des banques.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin que vous puissiez séparer les charges d'intérêts des remboursements du capital et inclure toutes ces données au bon endroit dans vos tableaux prévisionnels.
Quels tableaux figurent dans le plan financier d'une école maternelle privée ?
Une fois terminé, le prévisionnel financier de votre école maternelle privée sera présenté au moyen des tableaux suivants.
Le compte de résultat prévisionnel de votre école maternelle privée
Le compte de résultat prévisionnel vous permettra de visualiser le potentiel de croissance et de rentabilité de votre école maternelle privée au cours des trois à cinq prochaines années.
Un compte de résultat financièrement viable pour une école maternelle privée doit normalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (idéalement)
- Un bénéfice net
Cela dépend évidemment du stade de développement de votre entreprise : par exemple, une nouvelle entreprise peut être déficitaire jusqu'à ce qu'elle atteigne son seuil de rentabilité au cours de la deuxième ou de la troisième année.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel de votre école maternelle privée donne un aperçu de la situation financière de votre entreprise à la fin de l'année.
Il se compose de trois types d'éléments : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : représentent ce que l'entreprise possède, notamment la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Il s'agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre école maternelle privée permet de visualiser la trésorerie que votre entreprise prévoit de consommer ou générer dans les années à venir.
Une bonne pratique consiste à organiser le prévisionnel de trésorerie par nature afin de mieux expliquer comment la trésorerie est utilisée ou générée par l'école maternelle privée :
- Flux de trésorerie opérationnel : indique la trésorerie générée par l’activité commerciale de l'entreprise
- Flux d'investissement : indique le montant des investissements nécessaires au maintien ou à l’expansion de l'entreprise
- Flux de financement : indique si l'entreprise lève de nouveaux fonds ou rembourse ses partenaires financiers (remboursement de la dette, dividendes)
Il est essentiel de surveiller (et de mettre à jour régulièrement) le prévisionnel de trésorerie de votre école maternelle privée pour vous assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie pour fonctionner normalement et pour détecter les besoins de financement le plus tôt possible.
Si vous essayez de lever des fonds, il vous sera, en principe, demandé de fournir des prévisions de trésorerie mensuelles dans le plan financier de votre école maternelle privée, afin que les banques ou les investisseurs puissent évaluer les variations saisonnières et s'assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie.
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Quel outil devriez-vous utiliser pour établir le prévisionnel financier de votre école maternelle privée ?
Il n'est pas difficile d'établir un prévisionnel financier pour une école maternelle privée, à condition d'utiliser l'outil adéquat. Voyons quelles sont les options disponibles ci-dessous.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les prévisions de votre école maternelle privée
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel professionnel présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution rentable qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un expert-comptable ou à un consultant
Une autre solution consiste à confier l'élaboration des prévisions financières de votre école maternelle privée à un tiers.
Comme vous pouvez vous en douter, cette solution sera plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel, car le prix devra couvrir le temps du comptable, le coût de son logiciel et sa marge bénéficiaire.
Le prix peut varier considérablement en fonction de la complexité de votre entreprise. Par expérience, pour une petite entreprise, des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) sont proposées à partir d'environ 750€ H.T.
Il convient de garder à l'esprit que cette estimation concerne des prévisions établies de façon ponctuelle. La mise à jour et le suivi de vos prévisions par rapport aux données réelles entraîneront des frais supplémentaires.
Si vous décidez d’externaliser la réalisation de vos prévisions :
- Assurez-vous que le professionnel dispose d'une expérience concrète dans votre secteur d'activité et qu'il soit en mesure de challenger vos hypothèses de manière constructive.
- Évitez les consultants qui utilisent des moyennes sectorielles pour établir les prévisionnels financiers de leurs clients (ces prévisions sont sans intérêt pour une petite entreprise).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre école maternelle privée ?
Vous et vos partenaires financiers avez besoin de chiffres fiables. À moins que vous n'ayez étudié la finance ou la comptabilité, élaborer un prévisionnel financier fiable et exempt d’erreurs sur tableur risque de s'avérer compliqué.
La modélisation financière est très technique par nature et nécessite une solide maîtrise des principes comptables pour être réalisée sans erreurs. Cela signifie que la plupart des dirigeants d'entreprise ne sont pas en mesure d'utiliser des tableurs tels qu'Excel ou Google Sheets pour créer des prévisions financières fiables.
De plus, il est aujourd'hui inefficace de créer des prévisions avec Excel :
- Les logiciels ont progressé à tel point que les prévisions peuvent être réalisées beaucoup plus rapidement et avec plus de précision que manuellement sur une feuille de calcul.
- Grâce à l'intelligence artificielle, les logiciels sont capables de détecter les erreurs et d'aider à la prise de décision.
Les tableurs sont des outils polyvalents, mais ils ne sont pas adaptés au reporting. Importer les données comptables de votre école maternelle privée dans Excel pour comparer les données réelles aux prévisions est extrêmement manuel et fastidieux (tout comme l'est la mise à jour des prévisions). Il est beaucoup plus rapide d'utiliser des outils de planification financière spécialisés tels que The Business Plan Shop.
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S’inspirer de nos modèles de prévisions financières
The Business Plan Shop propose des dizaines de modèles de prévisionnels financiers.
Nos exemples comprennent un business plan complet avec un prévisionnel financier et une partie rédigée détaillant l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de démarrage ou que vous ayez déjà votre propre école maternelle privée, nos modèles de prévisionnels financiers sont un bon moyen de vous aider à :
- Comprendre à quoi doit ressembler un plan d'affaires complet
- Comprendre comment modéliser les éléments financiers de votre école maternelle privée
À retenir
- Un prévisionnel financier permet de visualiser la croissance, rentabilité et génération de trésorerie attendues pour votre entreprise sur les années à venir.
- Il est nécessaire de comparer le réel comptable au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse afin de mettre à jour votre prévisionnel et ainsi maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre école maternelle privée.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisionnels.
Vous voilà arrivé à la fin de notre guide. Nous espérons qu’il vous a aidé à mieux comprendre comment réaliser un prévisionnel financier pour une école maternelle privée. N'hésitez pas à contacter notre équipe si vous avez des questions ou si vous souhaitez partager votre expérience en matière de prévisions financières !
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