Comment faire un prévisionnel financier pour une école de langue ?
Si vous tenez à maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs, vous devez établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre école de langue.
Élaborer les prévisions financières d'une école de langue peut sembler complexe, mais il suffit d'utiliser le bon outil, et The Business Plan Shop est là pour vous guider.
Dans ce guide pratique, nous aborderons tout ce qu'il faut savoir pour établir des prévisions financières pour votre école de langue.
Nous commencerons par examiner pourquoi elles sont essentielles, quelles sont les données nécessaires, à quoi ressemble un prévisionnel une fois terminé et quelles sont les solutions disponibles pour créer le vôtre.
Entrons dans le vif du sujet !
Pourquoi établir et maintenir des prévisions financières pour une école de langue ?
Les prévisions financières de votre école de langue servent de feuille de route pour guider sa croissance et assurer sa viabilité financière sur le long terme.
Pour créer un plan financier, vous devrez examiner votre entreprise en détail, des ventes jusqu'aux charges d'exploitation, en passant par les investissements et les sources de financement, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité sur les années à venir et les flux de trésorerie correspondants.
Dans des conditions de marché difficiles, avoir des prévisions financières à jour permet de détecter rapidement une potentielle insuffisance de trésorerie, ce qui permet de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d’être confronté à un manque de liquidités.
Le prévisionnel financier de votre école de langue s'avérera également précieux dans le cadre d'une recherche de financement. Les banques et les investisseurs demanderont sans aucun doute à examiner minutieusement vos chiffres ; la précision et la présentation sont donc essentielles.
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Quelles sont les informations nécessaires pour établir le prévisionnel financier d'une école de langue ?
La qualité de vos hypothèses est essentielle en matière de modélisation financière : peu importe la qualité du modèle, si vos hypothèses sont fantaisistes, les prévisions le seront également.
Pour préparer un plan financier en vue de la création d'une école de langue, vous devez avoir réalisé une étude de marché et avoir une vision claire de vos stratégies de vente et de marketing, afin de pouvoir estimer votre chiffre d'affaires prévisionnel avec confiance.
Vous devrez aussi avoir une idée précise des ressources nécessaires pour faire fonctionner l'école de langue au quotidien et avoir fait des recherches sur l'équipement nécessaire au lancement de votre entreprise (voir ci-dessous).
Si vous établissez des prévisions financières pour une école de langue déjà en activité, la tâche est généralement plus simple, car vous pourrez utiliser votre historique comptable comme base budgétaire et affiner la prévision à l'aide des perspectives de votre équipe sur ce qui vous attend dans les années à venir.
Détaillons maintenant les éléments qui figureront dans le prévisionnel financier de votre école de langue.
Le chiffre d'affaires prévisionnel d'une école de langue
D'après notre expérience, il est généralement judicieux de commencer par l'estimation du chiffre d’affaires prévisionnel.
Les données utilisées pour prévoir vos ventes comprennent les données commerciales historiques de votre école de langue (qui peuvent être utilisées comme point de départ pour les entreprises déjà existantes) et les données recueillies dans le cadre de votre étude de marché (qui sont utiles dans le cadre d'une création comme d'un développement d'activité).
Le prévisionnel des ventes de votre école de langue peut être décomposé en deux estimations clés :
- Le prix moyen
- Le nombre de transactions mensuelles
Pour évaluer ces variables avec précision, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- Les fluctuations du taux de change peuvent avoir un impact sur le prix moyen des cours pour les étudiants étrangers, ce qui peut influencer le nombre de transactions mensuelles.
- Les politiques d'immigration peuvent également affecter le nombre d'étudiants étrangers venant étudier dans votre pays, ce qui peut impacter le nombre de transactions mensuelles.
- La concurrence avec d'autres écoles de langue dans votre région peut jouer un rôle dans la fixation des prix et peut également avoir un impact sur le nombre de transactions mensuelles.
- Les conditions économiques globales peuvent influencer la capacité financière des étudiants à payer pour des cours de langue, ce qui peut affecter le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles.
- Les fluctuations saisonnières peuvent également avoir un impact sur le nombre de transactions mensuelles, avec des périodes de pointe pendant les vacances et des périodes plus calmes pendant les mois d'hiver par exemple.
Une fois que le prévisionnel des ventes est en place, l'étape suivante consiste à préparer le budget des frais généraux. Penchons-nous à présent sur ce point.
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Les charges d’exploitation d'une école de langue
L'étape suivante consiste à estimer les frais nécessaires au fonctionnement de votre école de langue au quotidien.
Ceux-ci varieront en fonction des ventes escomptées, de l'emplacement et de la taille de votre entreprise.
Mais les frais généraux de votre école de langue devraient comprendre au minimum les éléments suivants :
- Frais de personnel : Ces frais incluent les salaires et les avantages sociaux pour les enseignants, les assistants administratifs et les autres membres du personnel de l'école de langue.
- Honoraires d'expertise-comptable : Vous aurez besoin des services d'un expert-comptable pour gérer votre comptabilité et préparer vos déclarations fiscales.
- Frais d'assurance : Vous devrez souscrire une assurance responsabilité civile pour protéger votre école de langue contre les éventuels accidents ou dommages.
- Licences de logiciel : Pour offrir des cours en ligne ou gérer votre système de réservation, vous devrez peut-être acheter des licences de logiciels spécifiques pour l'enseignement des langues.
- Frais bancaires : Pour gérer vos transactions financières, vous aurez besoin d'un compte bancaire professionnel avec des frais mensuels et des frais de transaction.
- Fournitures de bureau : Vous aurez besoin de papier, de stylos, d'enveloppes et d'autres fournitures de bureau pour gérer les tâches administratives de l'école de langue.
- Frais de publicité : Pour attirer de nouveaux étudiants, vous devrez peut-être dépenser de l'argent pour des publicités en ligne, des brochures ou des dépliants.
- Frais de location : Si vous n'avez pas de locaux pour votre école de langue, vous devrez payer un loyer mensuel pour un espace de bureau ou une salle de classe.
- Frais de déplacement : Si vous organisez des excursions ou des voyages linguistiques, vous devrez peut-être payer les frais de déplacement pour vous et vos étudiants.
- Frais de formation continue : Pour maintenir vos compétences en tant qu'enseignant et rester à jour avec les dernières méthodes d'enseignement des langues, vous devrez peut-être suivre des formations continues.
- Frais de fournitures pédagogiques : Vous aurez besoin de livres, de matériel didactique et d'autres ressources pour enseigner efficacement les langues à vos étudiants.
- Frais de maintenance : Si vous avez des équipements tels que des ordinateurs ou des projecteurs, vous devrez peut-être dépenser de l'argent pour leur entretien et leur réparation.
- Frais de gestion du site web : Si vous avez un site web pour promouvoir votre école de langue et gérer les inscriptions, vous devrez peut-être payer pour l'hébergement et la maintenance.
- Frais de traduction : Si vous offrez des cours dans plusieurs langues, vous devrez peut-être payer pour la traduction de matériel pédagogique ou de documents administratifs.
- Frais de licence professionnelle : Selon votre pays et votre domaine, vous pourriez avoir besoin d'une licence professionnelle pour exercer en tant que directeur d'école de langue.
Bien entendu, cette liste n'est pas exhaustive et vous devrez l'adapter en fonction de votre modèle économique et de votre taille.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une école de langue ?
Une fois que vous avez une idée du volume de ventes que vous pourriez réaliser et des frais de fonctionnement de votre école de langue, il est temps de vous pencher sur l'équipement nécessaire au lancement ou à l'expansion de l'activité.
Pour une école de langue, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Des salles de classe - En tant qu'école de langue, vous aurez besoin de salles de classe pour accueillir vos étudiants et enseigner vos cours. Assurez-vous d'avoir suffisamment d'espace pour que vos élèves se sentent à l'aise et puissent se concentrer.
- Des bureaux administratifs - Vous aurez également besoin d'un espace pour vos employés administratifs pour gérer les inscriptions, les paiements et d'autres tâches importantes pour le bon fonctionnement de votre école de langue.
- Du matériel pédagogique - Pour enseigner efficacement, vous aurez besoin de matériel pédagogique tels que des livres, des manuels, des outils d'apprentissage en ligne, etc. pour vos étudiants.
- Du mobilier et de l'équipement - Vous aurez besoin de chaises, de tables, de tableaux blancs, d'ordinateurs, d'imprimantes et d'autres équipements pour vos salles de classe et vos bureaux administratifs.
- Du matériel de sécurité - Il est important de garantir la sécurité de vos étudiants et de votre personnel. Assurez-vous d'avoir du matériel de sécurité tel que des extincteurs, des alarmes incendie et des trousses de premiers soins.
Une fois encore, il faudra adapter cette liste aux spécificités de votre école de langue.
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Le plan de financement de votre école de langue
L'étape suivante de la construction du prévisionnel de votre école de langue consiste à modéliser le plan de financement de votre entreprise.
Vous devrez réfléchir à quelle part du financement proviendra de fonds propres et quelle part proviendra de financements bancaires.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin d'inclure les charges d'intérêts dans le compte de résultat prévisionnel, le capital restant dû au bilan et les remboursements du capital dans la prévision de trésorerie.
Quels tableaux sont inclus dans le plan financier d'une école de langue ?
Une fois établi, le prévisionnel financier de votre école de langue sera présenté à l'aide des tableaux ci-dessous.
Le compte de résultat prévisionnel de votre école de langue
Le compte de résultat prévisionnel permet de visualiser le potentiel de rentabilité de votre école de langue sur les années à venir.
Pour que votre école de langue soit financièrement viable, votre compte de résultat prévisionnel doit idéalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation (plus elle est élevée, mieux c'est)
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (plus elles sont élevées, mieux c'est)
- Un bénéfice net à la fin de chaque exercice (plus il est important, mieux c'est)
Ceci s'applique aux écoles de langue déjà en activité. Il y a une certaine indulgence pour les créations, dont les chiffres seront légèrement différents de ceux des entreprises établies.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel donne un aperçu de la structure financière de votre école de langue à la fin de chaque exercice financier.
Il se compose de trois catégories d'éléments : les actifs, les dettes et les fonds propres
- Actifs : ce que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l’immobilier, les équipements et les créances (argent dû par les clients).
- Dettes : il s’agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
La prévision des flux de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre école de langue permet de visualiser la trésorerie que l'entreprise prévoit de générer ou consommer au cours des trois à cinq prochaines années.
Il existe plusieurs façons de présenter un prévisionnel de trésorerie, mais l'expérience nous a appris qu'il est préférable de l'organiser par nature afin d'afficher clairement ces éléments :
- Flux de trésorerie opérationnel : quelle est la trésorerie générée par l’activité commerciale de votre école de langue ?
- Flux d'investissement : quels sont les investissements réalisés par l'entreprise pour développer ou entretenir ses équipements ?
- Flux de financement : l'entreprise lève-t-elle des fonds supplémentaires ou rémunère-t-elle ses apporteurs de fonds (dividendes, remboursement de dette) ?
Votre prévisionnel de trésorerie est l'élément le plus important de votre prévision financière et c'est là que vous devez concentrer votre attention pour vous assurer que votre école de langue dispose d'un financement adéquat.
Remarque : si vous établissez un prévisionnel financier en vue d'obtenir un financement, vous devrez inclure à la fois une prévision de trésorerie annuelle et une prévision de trésorerie mensuelle dans le plan financier de votre école de langue.
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Quel outil faut-il utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre école de langue ?
En utilisant le bon outil ou la bonne solution, l'élaboration des prévisions financières sera beaucoup plus facile qu'il n'y paraît. Examinons maintenant vos principales options.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les projections de votre école de langue
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel professionnel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel spécialisé présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour une école de langue.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser une feuille de calcul telle qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre école de langue ?
Élaborer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une école de langue à l'aide d'une feuille de calcul est très technique et nécessite des connaissances approfondies en comptabilité et une bonne compréhension des techniques de modélisation financière.
Rares sont les dirigeants d'entreprise qui sont suffisamment expérimentés sur le plan financier pour être en mesure d'établir eux-mêmes des prévisions sur Excel sans faire d'erreurs.
Les prêteurs et les investisseurs en sont conscients, c'est pourquoi les prévisions créées sur Excel par le dirigeant de l'entreprise sont souvent prises avec un grain de sel.
En matière de prévisions financières, il est essentiel de pouvoir se fier aux chiffres et, à cette fin, l'utilisation d'un logiciel est beaucoup plus sûre.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est également plus rapide que d'utiliser un tableur et, avec l'essor de l'intelligence artificielle, les logiciels deviennent de plus en plus efficaces pour nous aider à analyser les chiffres afin de prendre des décisions éclairées.
Enfin, comme pour tout ce qui concerne les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses et sujettes aux erreurs. Ce qui n'est pas le cas avec un logiciel de prévisionnel financier comme The Business Plan Shop qui est spécialement conçu à cet effet.
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Se servir de nos modèles de prévisionnels financiers pour trouver l'inspiration
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Nos modèles contiennent à la fois un prévisionnel financier et un plan d'affaires rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Nos modèles sont une excellente source d'inspiration, que ce soit pour voir à quoi ressemble un business plan complet ou pour trouver des exemples concrets de modélisation financière pour vos propres prévisions.
À retenir
- Un prévisionnel financier montre la croissance, rentabilité et trésorerie attendues pour votre entreprise sur les 3 à 5 prochaines années.
- Comparer le réel comptable au prévisionnel permet de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour les prévisionnels de votre école de langue.
C'est la fin de notre guide consacré aux prévisions financières d'une école de langue, nous espérons qu'il vous a été utile. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez nous faire part de vos retours d’expérience ou si vous avez des questions.
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