Comment faire un prévisionnel financier pour une colonie de vacances ?
Élaborer des prévisions financières pour votre colonie de vacances et veiller à ce qu'elles soient toujours à jour est le seul moyen de maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.
Cela peut paraître complexe, mais avec des conseils et des outils appropriés, ce n'est pas si compliqué de créer un prévisionnel financier précis pour votre colonie de vacances.
Dans ce guide, nous aborderons les objectifs du prévisionnel financier, les données dont vous avez besoin, les tableaux qui le composent et les outils qui peuvent vous aider à établir votre prévisionnel de manière efficace.
Commençons sans plus attendre !
Pourquoi établir et maintenir des prévisions financières pour une colonie de vacances ?
Les prévisions financières de votre colonie de vacances servent de feuille de route pour guider sa croissance et assurer sa viabilité financière sur le long terme.
Pour créer un plan financier, vous devrez examiner votre entreprise en détail, des ventes jusqu'aux charges d'exploitation, en passant par les investissements et les sources de financement, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité sur les années à venir et les flux de trésorerie correspondants.
Dans des conditions de marché difficiles, avoir des prévisions financières à jour permet de détecter rapidement une potentielle insuffisance de trésorerie, ce qui permet de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d’être confronté à un manque de liquidités.
Le prévisionnel financier de votre colonie de vacances s'avérera également précieux dans le cadre d'une recherche de financement. Les banques et les investisseurs demanderont sans aucun doute à examiner minutieusement vos chiffres ; la précision et la présentation sont donc essentielles.
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Quelles sont les informations nécessaires pour établir le prévisionnel financier d'une colonie de vacances ?
La qualité de vos hypothèses est essentielle en matière de modélisation financière : peu importe la qualité du modèle, si vos hypothèses sont fantaisistes, les prévisions le seront également.
Pour préparer un plan financier en vue de la création d'une colonie de vacances, vous devez avoir réalisé une étude de marché et avoir une vision claire de vos stratégies de vente et de marketing, afin de pouvoir estimer votre chiffre d'affaires prévisionnel avec confiance.
Vous devrez aussi avoir une idée précise des ressources nécessaires pour faire fonctionner la colonie de vacances au quotidien et avoir fait des recherches sur l'équipement nécessaire au lancement de votre entreprise (voir ci-dessous).
Si vous établissez des prévisions financières pour une colonie de vacances déjà en activité, la tâche est généralement plus simple, car vous pourrez utiliser votre historique comptable comme base budgétaire et affiner la prévision à l'aide des perspectives de votre équipe sur ce qui vous attend dans les années à venir.
Détaillons maintenant les éléments qui figureront dans le prévisionnel financier de votre colonie de vacances.
Le prévisionnel des ventes d'une colonie de vacances
Le prévisionnel des ventes est normalement le point de départ de l'élaboration du prévisionnel financier de votre colonie de vacances.
Pour réaliser un prévisionnel des ventes cohérent, il faut estimer deux facteurs clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour ce faire, vous devrez vous appuyer sur des données historiques (pour une entreprise existante), des données d'études de marché (pour une création ou une entreprise déjà en activité) et prendre en considération les éléments ci-dessous :
- La saison : Le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles peuvent varier en fonction de la saison. En haute saison, où la demande est plus forte, le prix peut être augmenté et le nombre de transactions peut augmenter également.
- Les activités proposées : Les activités proposées peuvent influencer le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles. Si vous proposez des activités populaires et attractives, cela peut augmenter le prix moyen et le nombre de transactions.
- La localisation : La localisation de votre colonie de vacances peut également avoir un impact sur le prix moyen et le nombre de transactions. Si vous êtes situé dans une région prisée, le prix peut être plus élevé et le nombre de transactions peut être plus important.
- La réputation : La réputation de votre colonie de vacances peut également influencer le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles. Si vous avez une bonne réputation, cela peut attirer davantage de clients et vous permettre d'augmenter vos prix.
- Les équipements et installations : Les équipements et installations proposés par votre colonie de vacances peuvent également avoir un impact sur le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles. Si vous proposez des équipements et installations de qualité, vous pouvez justifier un prix plus élevé et attirer plus de clients.
Après l'estimation du chiffre d'affaires prévisionnel, vient le budget des frais généraux que nous allons maintenant examiner plus en détail.
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Les charges d’exploitation d'une colonie de vacances
La prochaine étape consiste à estimer les frais que vous devrez supporter pour exploiter votre colonie de vacances.
Ceux-ci varieront en fonction de l'emplacement de votre entreprise et de sa taille globale (chiffre d'affaires, personnel, etc.).
Mais les charges d'exploitation de votre colonie de vacances devraient normalement comprendre les éléments suivants :
- Frais de personnel : inclut les salaires des animateurs et du personnel de soutien.
- Frais d'hébergement et de nourriture : couvre les coûts de location du site de la colonie de vacances et la nourriture pour les participants.
- Frais de transport : englobe les coûts de transport pour les participants et les animateurs.
- Frais d'activités : couvre les coûts des activités organisées pour les participants, comme des excursions, des jeux et des ateliers.
- Frais de matériel : comprend les achats de matériel pour les activités, comme du matériel de sport ou des fournitures artistiques.
- Frais d'expertise-comptable : couvre les honoraires pour la tenue des comptes de la colonie de vacances.
- Frais d'assurance : englobe les coûts pour assurer la colonie de vacances et ses participants.
- Frais d'eau et d'électricité : comprend les coûts pour l'utilisation de l'eau et de l'électricité sur le site de la colonie de vacances.
- Frais de téléphone et d'internet : couvre les coûts pour les communications avec les parents des participants et le maintien d'une connexion internet sur le site.
- Frais de licences de logiciel : inclut les coûts pour l'utilisation de logiciels nécessaires pour l'organisation et la gestion de la colonie de vacances.
- Frais bancaires : comprend les coûts pour les transactions bancaires et la gestion du compte de la colonie de vacances.
- Frais de publicité et de marketing : couvre les coûts pour promouvoir la colonie de vacances et attirer de nouveaux participants.
- Frais de formation : englobe les coûts pour former le personnel de la colonie de vacances.
- Frais administratifs : inclut les coûts pour la gestion générale de la colonie de vacances, comme les fournitures de bureau et les frais de courrier.
- Frais de maintenance : comprend les coûts pour l'entretien du site de la colonie de vacances et du matériel utilisé.
Cette liste n'est en aucun cas exhaustive et devra être adaptée aux particularités de votre colonie de vacances.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une colonie de vacances ?
Une fois que vous avez une idée du volume de ventes que vous pourriez réaliser et des frais de fonctionnement de votre colonie de vacances, il est temps de vous pencher sur l'équipement nécessaire au lancement ou à l'expansion de l'activité.
Pour une colonie de vacances, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Matériel de camping : pour offrir des activités en plein air à vos campeurs, vous aurez besoin d'équipements tels que des tentes, des sacs de couchage, des matelas gonflables, des lampes de poche et des ustensiles de cuisine adaptés au camping.
- Matériel de sport : pour proposer un large éventail d'activités sportives à vos campeurs, vous devrez investir dans du matériel tel que des ballons, des raquettes, des filets, des bâtons de golf, etc.
- Matériel de loisirs créatifs : pour stimuler la créativité de vos campeurs, vous pourriez acheter des fournitures de bricolage, de peinture, de dessin, de sculpture, etc.
- Matériel de sécurité : pour assurer la sécurité de vos campeurs, vous devrez peut-être acheter des équipements de premiers soins, des extincteurs, des gilets de sauvetage, etc.
- Matériel de cuisine : pour nourrir vos campeurs, vous aurez besoin de casseroles, de poêles, de couverts, de vaisselle, etc. adaptés à la taille de votre groupe.
Une fois encore, il faudra adapter cette liste aux spécificités de votre colonie de vacances.
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Le plan de financement de votre colonie de vacances
L'étape suivante de la construction du prévisionnel de votre colonie de vacances consiste à modéliser le plan de financement de votre entreprise.
Vous devrez réfléchir à quelle part du financement proviendra de fonds propres et quelle part proviendra de financements bancaires.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin d'inclure les charges d'intérêts dans le compte de résultat prévisionnel, le capital restant dû au bilan et les remboursements du capital dans la prévision de trésorerie.
Quels tableaux font partie du plan financier d'une colonie de vacances ?
Examinons maintenant les principaux tableaux qui composent le prévisionnel financier de votre colonie de vacances.
Le compte de résultat prévisionnel de votre colonie de vacances
Le compte de résultat prévisionnel vous permettra de visualiser le potentiel de croissance et de rentabilité de votre colonie de vacances au cours des trois à cinq prochaines années.
Un compte de résultat financièrement viable pour une colonie de vacances doit normalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (idéalement)
- Un bénéfice net
Cela dépend évidemment du stade de développement de votre entreprise : par exemple, une nouvelle entreprise peut être déficitaire jusqu'à ce qu'elle atteigne son seuil de rentabilité au cours de la deuxième ou de la troisième année.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel donne un aperçu de la structure financière de votre colonie de vacances à la fin de chaque exercice financier.
Il se compose de trois catégories d'éléments : les actifs, les dettes et les fonds propres
- Actifs : ce que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l’immobilier, les équipements et les créances (argent dû par les clients).
- Dettes : il s’agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre colonie de vacances permet de visualiser la trésorerie que votre entreprise prévoit de consommer ou générer dans les années à venir.
Une bonne pratique consiste à organiser le prévisionnel de trésorerie par nature afin de mieux expliquer comment la trésorerie est utilisée ou générée par la colonie de vacances :
- Flux de trésorerie opérationnel : indique la trésorerie générée par l’activité commerciale de l'entreprise
- Flux d'investissement : indique le montant des investissements nécessaires au maintien ou à l’expansion de l'entreprise
- Flux de financement : indique si l'entreprise lève de nouveaux fonds ou rembourse ses partenaires financiers (remboursement de la dette, dividendes)
Il est essentiel de surveiller (et de mettre à jour régulièrement) le prévisionnel de trésorerie de votre colonie de vacances pour vous assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie pour fonctionner normalement et pour détecter les besoins de financement le plus tôt possible.
Si vous essayez de lever des fonds, il vous sera, en principe, demandé de fournir des prévisions de trésorerie mensuelles dans le plan financier de votre colonie de vacances, afin que les banques ou les investisseurs puissent évaluer les variations saisonnières et s'assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie.
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Quel outil faut-il utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre colonie de vacances ?
En utilisant le bon outil ou la bonne solution, l'élaboration des prévisions financières sera beaucoup plus facile qu'il n'y paraît. Examinons maintenant vos principales options.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les projections de votre colonie de vacances
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel professionnel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel spécialisé présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un expert-comptable ou à un consultant
Une autre solution consiste à confier l'élaboration des prévisions financières de votre colonie de vacances à un tiers.
Comme vous pouvez vous en douter, cette solution sera plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel, car le prix devra couvrir le temps du comptable, le coût de son logiciel et sa marge bénéficiaire.
Le prix peut varier considérablement en fonction de la complexité de votre entreprise. Par expérience, pour une petite entreprise, des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) sont proposées à partir d'environ 750€ H.T.
Il convient de garder à l'esprit que cette estimation concerne des prévisions établies de façon ponctuelle. La mise à jour et le suivi de vos prévisions par rapport aux données réelles entraîneront des frais supplémentaires.
Si vous décidez d’externaliser la réalisation de vos prévisions :
- Assurez-vous que le professionnel dispose d'une expérience concrète dans votre secteur d'activité et qu'il soit en mesure de challenger vos hypothèses de manière constructive.
- Évitez les consultants qui utilisent des moyennes sectorielles pour établir les prévisionnels financiers de leurs clients (ces prévisions sont sans intérêt pour une petite entreprise).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre colonie de vacances ?
Vous et vos partenaires financiers avez besoin de chiffres fiables. À moins que vous n'ayez étudié la finance ou la comptabilité, élaborer un prévisionnel financier fiable et exempt d’erreurs sur tableur risque de s'avérer compliqué.
La modélisation financière est très technique par nature et nécessite une solide maîtrise des principes comptables pour être réalisée sans erreurs. Cela signifie que la plupart des dirigeants d'entreprise ne sont pas en mesure d'utiliser des tableurs tels qu'Excel ou Google Sheets pour créer des prévisions financières fiables.
De plus, il est aujourd'hui inefficace de créer des prévisions avec Excel :
- Les logiciels ont progressé à tel point que les prévisions peuvent être réalisées beaucoup plus rapidement et avec plus de précision que manuellement sur une feuille de calcul.
- Grâce à l'intelligence artificielle, les logiciels sont capables de détecter les erreurs et d'aider à la prise de décision.
Les tableurs sont des outils polyvalents, mais ils ne sont pas adaptés au reporting. Importer les données comptables de votre colonie de vacances dans Excel pour comparer les données réelles aux prévisions est extrêmement manuel et fastidieux (tout comme l'est la mise à jour des prévisions). Il est beaucoup plus rapide d'utiliser des outils de planification financière spécialisés tels que The Business Plan Shop.
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S’inspirer de nos modèles de prévisions financières
The Business Plan Shop propose des dizaines de modèles de prévisionnels financiers.
Nos exemples comprennent un business plan complet avec un prévisionnel financier et une partie rédigée détaillant l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de démarrage ou que vous ayez déjà votre propre colonie de vacances, nos modèles de prévisionnels financiers sont un bon moyen de vous aider à :
- Comprendre à quoi doit ressembler un plan d'affaires complet
- Comprendre comment modéliser les éléments financiers de votre colonie de vacances
À retenir
- Un prévisionnel financier met en avant la croissance, la rentabilité et la génération de trésorerie attendues pour votre colonie de vacances.
- Il est nécessaire de suivre le réel comptable pour le comparer au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse, afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisions et budgets.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les démarches nécessaires à l'élaboration du prévisionnel financier d'une colonie de vacances. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
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