Comment faire un prévisionnel financier pour une agence de web design ?
Élaborer des prévisions financières pour votre agence de web design et veiller à ce qu'elles soient toujours à jour est le seul moyen de maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.
Cela peut paraître complexe, mais avec des conseils et des outils appropriés, ce n'est pas si compliqué de créer un prévisionnel financier précis pour votre agence de web design.
Dans ce guide, nous aborderons les objectifs du prévisionnel financier, les données dont vous avez besoin, les tableaux qui le composent et les outils qui peuvent vous aider à établir votre prévisionnel de manière efficace.
Commençons sans plus attendre !
Pourquoi créer et tenir à jour des prévisions financières pour une agence de web design ?
Pour prospérer, votre entreprise doit être en mesure d'anticiper ce qui l'attend et disposer de ressources financières adéquates pour se développer, d'où la nécessité de disposer d’un prévisionnel financier pour votre agence de web design.
Créer un prévisionnel financier vous oblige à faire le point sur la situation financière actuelle de votre entreprise et sur la direction que doit prendre son développement.
Une fois que le cap est clairement défini, vous devez élaborer un plan pour atteindre vos objectifs et évaluer ce que cela implique en termes d'investissements, de rentabilité et de flux de trésorerie futurs pour votre agence de web design.
Disposer d'un prévisionnel financier actualisé pour une agence de web design est également utile si votre environnement commercial se dégrade, car le prévisionnel vous permet de vous adapter aux nouvelles conditions de marché et d'anticiper d'éventuels problèmes de trésorerie.
Enfin, les prévisions financières de votre agence de web design vous aideront aussi à obtenir un financement, parce que les banques et les investisseurs voudront voir des prévisions précises avant d'accepter de financer votre entreprise.
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Quelles sont les informations nécessaires pour établir le prévisionnel financier d'une agence de web design ?
La qualité de vos hypothèses est essentielle en matière de modélisation financière : peu importe la qualité du modèle, si vos hypothèses sont fantaisistes, les prévisions le seront également.
Pour préparer un plan financier en vue de la création d'une agence de web design, vous devez avoir réalisé une étude de marché et avoir une vision claire de vos stratégies de vente et de marketing, afin de pouvoir estimer votre chiffre d'affaires prévisionnel avec confiance.
Vous devrez aussi avoir une idée précise des ressources nécessaires pour faire fonctionner l'agence de web design au quotidien et avoir fait des recherches sur l'équipement nécessaire au lancement de votre entreprise (voir ci-dessous).
Si vous établissez des prévisions financières pour une agence de web design déjà en activité, la tâche est généralement plus simple, car vous pourrez utiliser votre historique comptable comme base budgétaire et affiner la prévision à l'aide des perspectives de votre équipe sur ce qui vous attend dans les années à venir.
Détaillons maintenant les éléments qui figureront dans le prévisionnel financier de votre agence de web design.
Le prévisionnel des ventes d'une agence de web design
D'expérience, il est généralement préférable de commencer l'élaboration du prévisionnel financier de votre agence de web design par le prévisionnel des ventes.
Pour établir un prévisionnel de chiffre d'affaires précis pour votre agence de web design, vous devrez vous appuyer sur les données collectées dans votre étude de marché ou, si vous gérez une agence de web design déjà en activité, sur les données historiques de l'entreprise, afin d'estimer deux variables clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour y parvenir, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- La qualité de votre portfolio : Un portfolio de qualité est un élément clé pour attirer de potentiels clients. Plus votre portfolio sera attractif et professionnel, plus vous aurez de chances de conclure des ventes.
- Votre expertise et votre réputation : En tant qu'agence de web design, votre expertise et votre réputation joueront un rôle important dans le prix moyen de vos services. Si vous êtes reconnus comme des experts dans votre domaine, vous pourrez facturer des tarifs plus élevés.
- La demande pour vos services : La demande pour des services de web design peut varier selon les régions et les secteurs d'activité. Si vous vous trouvez dans une zone où la demande est élevée, vous pourrez augmenter vos tarifs et réaliser un plus grand nombre de ventes.
- Votre capacité à proposer des services sur mesure : Offrir des services de web design sur mesure peut être un avantage concurrentiel pour votre agence. En proposant des services personnalisés, vous pourrez justifier des prix plus élevés et attirer des clients prêts à payer pour une solution adaptée à leurs besoins.
- Votre politique de tarification : La façon dont vous fixez vos tarifs peut également avoir un impact sur le nombre de transactions que vous réalisez. Si vos tarifs sont trop élevés, vous risquez de perdre des clients. À l'inverse, si vos tarifs sont trop bas, vous pourriez attirer des clients peu solvables ou sous-estimer la valeur de vos services.
Une fois votre prévisionnel des ventes établi, il est temps de dresser votre budget de charges d'exploitation. Voyons ensemble ce que cela implique.
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Les charges d’exploitation d'une agence de web design
Une fois que vous avez estimé les ventes attendues, vous pouvez commencer à budgétiser les frais nécessaires à la gestion quotidienne de votre agence de web design.
Les charges varient normalement en fonction du niveau de chiffre d'affaires escompté (c'est pourquoi, par expérience, il est toujours préférable de commencer vos prévisions financières par le prévisionnel de ventes) et en fonction de la situation géographique de l'entreprise.
Les charges d’exploitation d'une agence de web design comprennent notamment les éléments suivants :
- Frais de personnel : incluez les salaires, les avantages sociaux et les charges patronales pour vos employés, y compris les designers, les développeurs et les spécialistes du marketing numérique.
- Honoraires d'expertise-comptable : engagez un expert-comptable pour vous aider à gérer vos finances, établir des budgets et préparer vos déclarations fiscales.
- Frais d'assurance : protégez votre agence contre les risques financiers en souscrivant une assurance responsabilité civile professionnelle, une assurance responsabilité civile et une assurance pour vos locaux et votre équipement.
- Licences de logiciel : achetez des licences de logiciels professionnels pour vos outils de conception, de développement et de gestion de projet, tels que Adobe Creative Suite, Sketch et Basecamp.
- Frais bancaires : gérez vos opérations financières en payant des frais mensuels pour un compte bancaire professionnel, des transferts électroniques, des chèques de paie et des cartes de crédit.
- Frais de marketing : faites connaître votre agence en payant des frais pour des publicités en ligne, des campagnes de marketing par courriel et des événements de réseautage.
- Location de bureaux : louez un espace de travail pour votre équipe dans un quartier animé et créatif pour stimuler la collaboration et l'inspiration.
- Frais de télécommunications : restez connecté avec vos clients et votre équipe en payant des frais pour les lignes téléphoniques, l'accès Internet et les forfaits de données mobiles.
- Frais de formation : restez à jour avec les dernières tendances et technologies en investissant dans des formations pour votre équipe, telles que des cours en ligne et des conférences professionnelles.
- Frais de déplacement : rencontrez vos clients en personne et assistez à des événements de l'industrie en payant des frais pour les voyages d'affaires, les billets d'avion et les frais d'hébergement.
- Frais de fournitures de bureau : assurez-vous que votre équipe dispose de tout le nécessaire pour travailler efficacement en payant des frais pour des fournitures de bureau telles que des ordinateurs, des imprimantes et du papier.
- Frais de location de matériel : louez du matériel spécialisé pour des projets spécifiques, tels que des caméras pour des séances photo ou des équipements de réalité virtuelle pour des projets de conception.
- Frais de maintenance informatique : assurez-vous que votre équipement informatique fonctionne correctement en payant des frais pour des services de maintenance et de réparation.
- Frais de services juridiques : protégez votre agence et vos clients en payant des frais pour des conseils juridiques et la rédaction de contrats et d'accords de confidentialité.
- Frais de sous-traitance : si nécessaire, engagez des sous-traitants pour des projets spécifiques et payez des frais pour leur expertise et leur travail.
Cette liste devra être adaptée aux spécificités de votre agence de web design, mais devrait constituer un bon point de départ pour votre budget.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une agence de web design ?
Une fois que vous avez une idée du volume de ventes que vous pourriez réaliser et des frais de fonctionnement de votre agence de web design, il est temps de vous pencher sur l'équipement nécessaire au lancement ou à l'expansion de l'activité.
Pour une agence de web design, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Matériel informatique : Pour pouvoir créer des sites web de qualité, vous aurez besoin d'un ordinateur performant avec un bon processeur, une grande mémoire et un espace de stockage suffisant. De plus, vous aurez également besoin d'un ou plusieurs écrans pour travailler efficacement.
- Logiciels de conception : Pour créer des designs attractifs et fonctionnels, vous aurez besoin d'un logiciel de conception graphique tel que Adobe Photoshop ou Illustrator. Vous pourriez également avoir besoin d'un logiciel de montage vidéo pour créer des vidéos promotionnelles pour vos clients.
- Serveur web : Si vous prévoyez d'héberger les sites de vos clients sur vos propres serveurs, vous aurez besoin d'un serveur web fiable et performant. Cela vous permettra de contrôler entièrement l'hébergement et d'offrir un service de qualité à vos clients.
- Mobiliers de bureau : Pour travailler confortablement et efficacement, vous aurez besoin de bureaux, de chaises ergonomiques, de rangements et d'autres équipements de bureau. Assurez-vous de choisir des meubles de qualité pour créer un environnement de travail agréable pour vous et vos employés.
- Matériel de photographie : Si vous prévoyez de prendre des photos pour vos projets de web design, vous aurez besoin d'un appareil photo de qualité, d'un trépied et d'autres accessoires tels que des objectifs et un éclairage.
Une fois encore, il faudra adapter cette liste aux spécificités de votre agence de web design.
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Le financement de votre agence de web design
L'étape suivante consiste à vous pencher sur le plan de financement de votre agence de web design.
La majorité de votre financement proviendra probablement de vos associés (capitaux propres) et de vos partenaires bancaires (emprunts).
Vous devrez ensuite modéliser les instruments qui composent votre financement pour les intégrer dans vos états financiers prévisionnels.
En particulier, les mensualités des prêts bancaires devront être séparées entre charges d'intérêts (au compte de résultat), remboursements du capital (dans les flux de trésorerie) et capital restant dû (au bilan).
Quels tableaux sont inclus dans le plan financier d'une agence de web design ?
Une fois établi, le prévisionnel financier de votre agence de web design sera présenté à l'aide des tableaux ci-dessous.
Le compte de résultat prévisionnel de votre agence de web design
Le compte de résultat prévisionnel permet de visualiser le potentiel de rentabilité de votre agence de web design sur les années à venir.
Pour que votre agence de web design soit financièrement viable, votre compte de résultat prévisionnel doit idéalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation (plus elle est élevée, mieux c'est)
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (plus elles sont élevées, mieux c'est)
- Un bénéfice net à la fin de chaque exercice (plus il est important, mieux c'est)
Ceci s'applique aux agences de web design déjà en activité. Il y a une certaine indulgence pour les créations, dont les chiffres seront légèrement différents de ceux des entreprises établies.
Le bilan prévisionnel d'une agence de web design
Le bilan prévisionnel de votre agence de web design vous permet d'évaluer votre structure financière et votre besoin de fonds de roulement.
Il présente trois composantes : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : ce sont les ressources que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : elles représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Elles comprennent des éléments tels que les dettes fournisseurs (l'argent dû aux fournisseurs), les impôts à payer et les prêts.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre agence de web design permet de visualiser la trésorerie que votre entreprise prévoit de consommer ou générer dans les années à venir.
Une bonne pratique consiste à organiser le prévisionnel de trésorerie par nature afin de mieux expliquer comment la trésorerie est utilisée ou générée par l'agence de web design :
- Flux de trésorerie opérationnel : indique la trésorerie générée par l’activité commerciale de l'entreprise
- Flux d'investissement : indique le montant des investissements nécessaires au maintien ou à l’expansion de l'entreprise
- Flux de financement : indique si l'entreprise lève de nouveaux fonds ou rembourse ses partenaires financiers (remboursement de la dette, dividendes)
Il est essentiel de surveiller (et de mettre à jour régulièrement) le prévisionnel de trésorerie de votre agence de web design pour vous assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie pour fonctionner normalement et pour détecter les besoins de financement le plus tôt possible.
Si vous essayez de lever des fonds, il vous sera, en principe, demandé de fournir des prévisions de trésorerie mensuelles dans le plan financier de votre agence de web design, afin que les banques ou les investisseurs puissent évaluer les variations saisonnières et s'assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie.
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Quel outil devriez-vous utiliser pour établir le prévisionnel financier de votre agence de web design ?
Il n'est pas difficile d'établir un prévisionnel financier pour une agence de web design, à condition d'utiliser l'outil adéquat. Voyons quelles sont les options disponibles ci-dessous.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour élaborer les prévisions de votre agence de web design
Utiliser un outil de prévisionnel financier en ligne, tel que celui que nous proposons chez The Business Plan Shop, est la solution la plus moderne et la plus simple.
Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel spécialisé :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance sympathique est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un expert-comptable ou à un consultant
Une autre solution consiste à confier l'élaboration des prévisions financières de votre agence de web design à un tiers.
Comme vous pouvez vous en douter, cette solution sera plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel, car le prix devra couvrir le temps du comptable, le coût de son logiciel et sa marge bénéficiaire.
Le prix peut varier considérablement en fonction de la complexité de votre entreprise. Par expérience, pour une petite entreprise, des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) sont proposées à partir d'environ 750€ H.T.
Il convient de garder à l'esprit que cette estimation concerne des prévisions établies de façon ponctuelle. La mise à jour et le suivi de vos prévisions par rapport aux données réelles entraîneront des frais supplémentaires.
Si vous décidez d’externaliser la réalisation de vos prévisions :
- Assurez-vous que le professionnel dispose d'une expérience concrète dans votre secteur d'activité et qu'il soit en mesure de challenger vos hypothèses de manière constructive.
- Évitez les consultants qui utilisent des moyennes sectorielles pour établir les prévisionnels financiers de leurs clients (ces prévisions sont sans intérêt pour une petite entreprise).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre agence de web design ?
Vous et vos partenaires financiers avez besoin de chiffres fiables. À moins que vous n'ayez étudié la finance ou la comptabilité, élaborer un prévisionnel financier fiable et exempt d’erreurs sur tableur risque de s'avérer compliqué.
La modélisation financière est très technique par nature et nécessite une solide maîtrise des principes comptables pour être réalisée sans erreurs. Cela signifie que la plupart des dirigeants d'entreprise ne sont pas en mesure d'utiliser des tableurs tels qu'Excel ou Google Sheets pour créer des prévisions financières fiables.
De plus, il est aujourd'hui inefficace de créer des prévisions avec Excel :
- Les logiciels ont progressé à tel point que les prévisions peuvent être réalisées beaucoup plus rapidement et avec plus de précision que manuellement sur une feuille de calcul.
- Grâce à l'intelligence artificielle, les logiciels sont capables de détecter les erreurs et d'aider à la prise de décision.
Les tableurs sont des outils polyvalents, mais ils ne sont pas adaptés au reporting. Importer les données comptables de votre agence de web design dans Excel pour comparer les données réelles aux prévisions est extrêmement manuel et fastidieux (tout comme l'est la mise à jour des prévisions). Il est beaucoup plus rapide d'utiliser des outils de planification financière spécialisés tels que The Business Plan Shop.
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Nos exemples comprennent à la fois un prévisionnel financier et un business plan rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de lancement ou que vous ayez déjà votre propre agence de web design, vous pouvez toujours consulter nos modèles pour trouver des idées sur la modélisation des éléments financiers et sur la rédaction d'un plan d'affaires en vue d’obtenir un financement.
À retenir
- Un prévisionnel financier met en avant la croissance, la rentabilité et la génération de trésorerie attendues pour votre agence de web design.
- Il est nécessaire de suivre le réel comptable pour le comparer au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse, afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisions et budgets.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les démarches nécessaires à l'élaboration du prévisionnel financier d'une agence de web design. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
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