Comment faire un prévisionnel financier pour une agence de traduction et d'interprétation ?
Élaborer des prévisions financières pour votre agence de traduction et d'interprétation et veiller à ce qu'elles soient toujours à jour est le seul moyen de maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.
Cela peut paraître complexe, mais avec des conseils et des outils appropriés, ce n'est pas si compliqué de créer un prévisionnel financier précis pour votre agence de traduction et d'interprétation.
Dans ce guide, nous aborderons les objectifs du prévisionnel financier, les données dont vous avez besoin, les tableaux qui le composent et les outils qui peuvent vous aider à établir votre prévisionnel de manière efficace.
Commençons sans plus attendre !
Pourquoi établir et maintenir des prévisions financières pour une agence de traduction et d'interprétation ?
Les prévisions financières de votre agence de traduction et d'interprétation servent de feuille de route pour guider sa croissance et assurer sa viabilité financière sur le long terme.
Pour créer un plan financier, vous devrez examiner votre entreprise en détail, des ventes jusqu'aux charges d'exploitation, en passant par les investissements et les sources de financement, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité sur les années à venir et les flux de trésorerie correspondants.
Dans des conditions de marché difficiles, avoir des prévisions financières à jour permet de détecter rapidement une potentielle insuffisance de trésorerie, ce qui permet de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d’être confronté à un manque de liquidités.
Le prévisionnel financier de votre agence de traduction et d'interprétation s'avérera également précieux dans le cadre d'une recherche de financement. Les banques et les investisseurs demanderont sans aucun doute à examiner minutieusement vos chiffres ; la précision et la présentation sont donc essentielles.
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Quelles informations servent de base à l'élaboration des prévisions financières d'une agence de traduction et d'interprétation ?
Les prévisions financières d'une agence de traduction et d'interprétation doivent reposer sur des fondations solides : vos hypothèses.
Les données nécessaires pour établir ces hypothèses varient en fonction de si votre agence de traduction et d'interprétation est déjà en activité ou non.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une agence de traduction et d'interprétation déjà en activité, vos principales sources d’informations seront les données comptables historiques et les indicateurs clés de performance opérationnelle, ainsi que les perspectives de votre équipe pour les trois à cinq prochaines années.
Si vous réalisez des prévisions financières pour une création d'agence de traduction et d'interprétation, vous devrez vous appuyer sur une étude de marché pour élaborer votre stratégie de mise sur le marché et établir votre prévisionnel des ventes.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste détaillée des ressources nécessaires au fonctionnement de votre agence de traduction et d'interprétation, ainsi que d'une liste des équipements nécessaires au lancement de l'entreprise (voir ci-dessous).
Maintenant que vous savez ce qui est nécessaire, examinons les éléments qui vont composer le prévisionnel financier de votre agence de traduction et d'interprétation.
Le chiffre d'affaires prévisionnel d'une agence de traduction et d'interprétation
D'après notre expérience, il est généralement judicieux de commencer par l'estimation du chiffre d’affaires prévisionnel.
Les données utilisées pour prévoir vos ventes comprennent les données commerciales historiques de votre agence de traduction et d'interprétation (qui peuvent être utilisées comme point de départ pour les entreprises déjà existantes) et les données recueillies dans le cadre de votre étude de marché (qui sont utiles dans le cadre d'une création comme d'un développement d'activité).
Le prévisionnel des ventes de votre agence de traduction et d'interprétation peut être décomposé en deux estimations clés :
- Le prix moyen
- Le nombre de transactions mensuelles
Pour évaluer ces variables avec précision, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- La demande pour des langues rares ou difficiles à traduire : Si votre agence se spécialise dans des langues peu courantes ou techniques, vous pourriez avoir un avantage concurrentiel et être en mesure de facturer des tarifs plus élevés en raison de la rareté de ces services.
- Les fluctuations du taux de change : Si vous avez des clients internationaux, les fluctuations du taux de change peuvent affecter le prix que vous facturez pour vos services. Veillez à prendre en compte ces fluctuations dans vos prévisions de ventes.
- La qualité de vos services : Les clients sont prêts à payer plus pour des services de traduction et d'interprétation de haute qualité. Si vous avez une réputation solide pour fournir des services de qualité, vous pourriez être en mesure de facturer des tarifs plus élevés et d'attirer plus de clients.
- La concurrence sur le marché : Si votre agence est située dans une région où il y a beaucoup d'autres agences de traduction et d'interprétation, cela peut avoir un impact sur le prix moyen que vous pouvez facturer. Gardez un œil sur la concurrence et ajustez vos tarifs en conséquence.
- Les tendances du marché : Les tendances du marché peuvent également influencer le nombre de transactions que vous réalisez chaque mois. Par exemple, si votre région connaît une croissance économique, il est possible que vous ayez plus de clients et que vous réalisiez plus de ventes.
Une fois que le prévisionnel des ventes est en place, l'étape suivante consiste à préparer le budget des frais généraux. Penchons-nous à présent sur ce point.
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Les charges d’exploitation d'une agence de traduction et d'interprétation
La prochaine étape consiste à estimer les frais que vous devrez supporter pour exploiter votre agence de traduction et d'interprétation.
Ceux-ci varieront en fonction de l'emplacement de votre entreprise et de sa taille globale (chiffre d'affaires, personnel, etc.).
Mais les charges d'exploitation de votre agence de traduction et d'interprétation devraient normalement comprendre les éléments suivants :
- Frais de personnel : inclut les salaires et les charges sociales pour les traducteurs et les interprètes que vous employez.
- Honoraires d'expertise-comptable : si vous faites appel à un cabinet d'expertise-comptable pour gérer vos finances et vos déclarations fiscales, ces frais doivent être pris en compte.
- Frais d'assurance : il est important de souscrire à une assurance responsabilité civile professionnelle pour vous protéger en cas de litiges avec vos clients.
- Licences de logiciel : si vous utilisez des logiciels de traduction ou de gestion de projets, vous devrez payer des licences pour les utiliser légalement.
- Frais bancaires : pour utiliser un compte bancaire professionnel et effectuer des transactions, votre banque vous facturera des frais mensuels ou annuels.
- Frais de communication : inclut les frais de téléphone, d'internet et de fournitures de bureau pour communiquer avec vos clients et mener à bien vos projets.
- Frais de déplacement : si vous devez vous rendre chez vos clients ou sur des lieux d'événements pour fournir des services d'interprétation, vous devrez prendre en compte les frais de transport.
- Frais de marketing : pour promouvoir votre agence et attirer de nouveaux clients, vous pourriez avoir à dépenser de l'argent pour des publicités en ligne, des brochures ou des cartes de visite.
- Frais de formation : pour maintenir vos compétences de traduction et d'interprétation à jour, vous pourriez être amené à suivre des formations ou des séminaires, ce qui implique des coûts.
- Frais de location : si vous avez besoin d'un espace de travail pour votre agence, vous devrez payer un loyer mensuel ou annuel.
- Frais de services externes : si vous faites appel à des prestataires externes pour certains projets, vous devrez inclure leurs honoraires dans vos charges d'exploitation.
- Frais de traduction : si vous devez sous-traiter des traductions à d'autres professionnels, ces coûts doivent être pris en compte.
- Frais de déplacements professionnels : si vous devez vous rendre à l'étranger pour des projets d'interprétation, vous devrez inclure les frais de voyage, d'hébergement et de repas dans vos charges d'exploitation.
- Frais de gestion administrative : pour gérer les tâches administratives de votre agence, vous pourriez avoir besoin de faire appel à un assistant administratif ou de payer pour des services administratifs externes.
- Frais de location de matériel : si vous avez besoin de matériel spécifique pour des projets d'interprétation, comme des microphones ou des casques, vous devrez inclure les frais de location dans vos charges d'exploitation.
Cette liste n'est en aucun cas exhaustive et devra être adaptée aux particularités de votre agence de traduction et d'interprétation.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une agence de traduction et d'interprétation ?
Créer et développer une agence de traduction et d'interprétation implique également des investissements que vous devez prendre en compte dans vos prévisions financières.
Parmi le BFR initial et les investissements d'une agence de traduction et d'interprétation, on peut citer des éléments tels que :
- Ordinateurs de bureau : Vous aurez besoin d'au moins deux ordinateurs de bureau pour votre agence de traduction et d'interprétation. Ces ordinateurs sont essentiels pour effectuer des traductions et des recherches en ligne, ainsi que pour communiquer avec vos clients.
- Logiciels de traduction : En tant qu'agence de traduction et d'interprétation, vous aurez besoin de logiciels spécialisés pour faciliter votre travail. Ces logiciels peuvent inclure des outils de traduction automatique, des glossaires terminologiques et des mémoires de traduction.
- Matériel d'enregistrement : Si vous proposez également des services d'interprétation, vous aurez besoin d'un matériel d'enregistrement tel qu'un enregistreur vocal numérique et des microphones pour enregistrer les séances d'interprétation et les transcriptions audio.
- Mobilier de bureau : Pour travailler confortablement et efficacement, vous aurez besoin de mobilier de bureau tel que des bureaux, des chaises et des armoires de rangement. Assurez-vous d'acheter du mobilier ergonomique pour éviter les problèmes de santé liés à une mauvaise posture.
- Équipement de communication : Pour communiquer avec vos clients et vos collègues, vous aurez besoin d'un équipement de communication tel que des téléphones, des fax et une connexion internet haut débit. Assurez-vous de prendre en compte les coûts mensuels de ces services dans votre budget.
Là encore, cette liste n'est pas exhaustive et devra être adaptée en fonction de votre agence de traduction et d'interprétation.
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Le plan de financement de votre agence de traduction et d'interprétation
L'étape suivante de l'élaboration des prévisions financières de votre agence de traduction et d'interprétation consiste à réfléchir à la manière dont vous allez financer votre entreprise.
Vous devrez évaluer la part de capital qui proviendra des associés (fonds propres) et celle qui pourra être obtenue auprès des banques.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin que vous puissiez séparer les charges d'intérêts des remboursements du capital et inclure toutes ces données au bon endroit dans vos tableaux prévisionnels.
Quels tableaux font partie du plan financier d'une agence de traduction et d'interprétation ?
Examinons maintenant les principaux tableaux qui composent le prévisionnel financier de votre agence de traduction et d'interprétation.
Le compte de résultat prévisionnel de votre agence de traduction et d'interprétation
Le compte de résultat prévisionnel vous permettra de visualiser le potentiel de croissance et de rentabilité de votre agence de traduction et d'interprétation au cours des trois à cinq prochaines années.
Un compte de résultat financièrement viable pour une agence de traduction et d'interprétation doit normalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (idéalement)
- Un bénéfice net
Cela dépend évidemment du stade de développement de votre entreprise : par exemple, une nouvelle entreprise peut être déficitaire jusqu'à ce qu'elle atteigne son seuil de rentabilité au cours de la deuxième ou de la troisième année.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel donne un aperçu de la structure financière de votre agence de traduction et d'interprétation à la fin de chaque exercice financier.
Il se compose de trois catégories d'éléments : les actifs, les dettes et les fonds propres
- Actifs : ce que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l’immobilier, les équipements et les créances (argent dû par les clients).
- Dettes : il s’agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
La prévision des flux de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre agence de traduction et d'interprétation permet de visualiser la trésorerie que l'entreprise prévoit de générer ou consommer au cours des trois à cinq prochaines années.
Il existe plusieurs façons de présenter un prévisionnel de trésorerie, mais l'expérience nous a appris qu'il est préférable de l'organiser par nature afin d'afficher clairement ces éléments :
- Flux de trésorerie opérationnel : quelle est la trésorerie générée par l’activité commerciale de votre agence de traduction et d'interprétation ?
- Flux d'investissement : quels sont les investissements réalisés par l'entreprise pour développer ou entretenir ses équipements ?
- Flux de financement : l'entreprise lève-t-elle des fonds supplémentaires ou rémunère-t-elle ses apporteurs de fonds (dividendes, remboursement de dette) ?
Votre prévisionnel de trésorerie est l'élément le plus important de votre prévision financière et c'est là que vous devez concentrer votre attention pour vous assurer que votre agence de traduction et d'interprétation dispose d'un financement adéquat.
Remarque : si vous établissez un prévisionnel financier en vue d'obtenir un financement, vous devrez inclure à la fois une prévision de trésorerie annuelle et une prévision de trésorerie mensuelle dans le plan financier de votre agence de traduction et d'interprétation.
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Quel outil utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre agence de traduction et d'interprétation ?
Élaborer des prévisions financières pour votre agence de traduction et d'interprétation peut sembler intimidant, mais la bonne nouvelle est qu'il y a plusieurs façons de procéder.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les projections de votre agence de traduction et d'interprétation
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel professionnel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel spécialisé présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour une agence de traduction et d'interprétation.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser une feuille de calcul telle qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre agence de traduction et d'interprétation ?
Élaborer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une agence de traduction et d'interprétation à l'aide d'une feuille de calcul est très technique et nécessite des connaissances approfondies en comptabilité et une bonne compréhension des techniques de modélisation financière.
Rares sont les dirigeants d'entreprise qui sont suffisamment expérimentés sur le plan financier pour être en mesure d'établir eux-mêmes des prévisions sur Excel sans faire d'erreurs.
Les prêteurs et les investisseurs en sont conscients, c'est pourquoi les prévisions créées sur Excel par le dirigeant de l'entreprise sont souvent prises avec un grain de sel.
En matière de prévisions financières, il est essentiel de pouvoir se fier aux chiffres et, à cette fin, l'utilisation d'un logiciel est beaucoup plus sûre.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est également plus rapide que d'utiliser un tableur et, avec l'essor de l'intelligence artificielle, les logiciels deviennent de plus en plus efficaces pour nous aider à analyser les chiffres afin de prendre des décisions éclairées.
Enfin, comme pour tout ce qui concerne les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses et sujettes aux erreurs. Ce qui n'est pas le cas avec un logiciel de prévisionnel financier comme The Business Plan Shop qui est spécialement conçu à cet effet.
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Se servir de nos modèles de prévisionnels financiers pour trouver l'inspiration
The Business Plan Shop propose des dizaines d'exemples de prévisionnels financiers.
Nos modèles contiennent à la fois un prévisionnel financier et un plan d'affaires rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Nos modèles sont une excellente source d'inspiration, que ce soit pour voir à quoi ressemble un business plan complet ou pour trouver des exemples concrets de modélisation financière pour vos propres prévisions.
À retenir
- Un prévisionnel financier montre la croissance, rentabilité et trésorerie attendues pour votre entreprise sur les 3 à 5 prochaines années.
- Comparer le réel comptable au prévisionnel permet de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour les prévisionnels de votre agence de traduction et d'interprétation.
C'est la fin de notre guide consacré aux prévisions financières d'une agence de traduction et d'interprétation, nous espérons qu'il vous a été utile. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez nous faire part de vos retours d’expérience ou si vous avez des questions.
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