Comment faire un prévisionnel financier pour une agence de relations publiques ?
Établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre agence de relations publiques est indispensable pour maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
Si vous vous sentez dépassé à l'idée d'établir les prévisions financières d'une agence de relations publiques, ne vous inquiétez pas, ce guide est là pour vous aider.
Nous aborderons notamment les principaux objectifs d'une prévision financière, les données à rassembler avant de se lancer, les tableaux qui la composent et les outils qui vous aideront à créer et à tenir à jour vos prévisions de manière efficace.
C'est parti !
Pourquoi créer et tenir à jour des prévisions financières pour une agence de relations publiques ?
Pour prospérer, votre entreprise doit être en mesure d'anticiper ce qui l'attend et disposer de ressources financières adéquates pour se développer, d'où la nécessité de disposer d’un prévisionnel financier pour votre agence de relations publiques.
Créer un prévisionnel financier vous oblige à faire le point sur la situation financière actuelle de votre entreprise et sur la direction que doit prendre son développement.
Une fois que le cap est clairement défini, vous devez élaborer un plan pour atteindre vos objectifs et évaluer ce que cela implique en termes d'investissements, de rentabilité et de flux de trésorerie futurs pour votre agence de relations publiques.
Disposer d'un prévisionnel financier actualisé pour une agence de relations publiques est également utile si votre environnement commercial se dégrade, car le prévisionnel vous permet de vous adapter aux nouvelles conditions de marché et d'anticiper d'éventuels problèmes de trésorerie.
Enfin, les prévisions financières de votre agence de relations publiques vous aideront aussi à obtenir un financement, parce que les banques et les investisseurs voudront voir des prévisions précises avant d'accepter de financer votre entreprise.
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Quelles informations sont utilisées pour élaborer le prévisionnel financier d'une agence de relations publiques ?
La qualité des prévisions financières d'une agence de relations publiques dépend de la fiabilité des données utilisées pour les élaborer.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une agence de relations publiques déjà en activité, vous aurez surtout besoin de votre historique comptable, de vos données opérationnelles historiques, ainsi que de la vision de votre équipe sur ce qui vous attend pour les années à venir.
Pour réaliser des prévisions financières dans le cadre de la création d'une agence de relations publiques, vous devrez avoir fait des recherches et avoir une idée précise de votre environnement concurrentiel et de votre stratégie de mise sur le marché, afin de pouvoir établir un prévisionnel des ventes précis.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste précise des ressources nécessaires au fonctionnement quotidien de votre agence de relations publiques, ainsi que d'une liste des équipements et des dépenses nécessaires pour lancer l'activité (nous y reviendrons).
Examinons maintenant de plus près les éléments qui composent le prévisionnel financier de votre agence de relations publiques.
Le prévisionnel des ventes d'une agence de relations publiques
D'expérience, il est généralement préférable de commencer l'élaboration du prévisionnel financier de votre agence de relations publiques par le prévisionnel des ventes.
Pour établir un prévisionnel de chiffre d'affaires précis pour votre agence de relations publiques, vous devrez vous appuyer sur les données collectées dans votre étude de marché ou, si vous gérez une agence de relations publiques déjà en activité, sur les données historiques de l'entreprise, afin d'estimer deux variables clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour y parvenir, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- L'évolution des tendances médiatiques : Les médias peuvent influencer la demande pour les services de relations publiques. Si les médias traditionnels continuent à perdre de l'audience au profit des médias en ligne, cela peut avoir un effet sur le volume de transactions mensuelles de votre entreprise. Vous pourriez devoir adapter votre stratégie pour atteindre votre public cible à travers différents canaux.
- La réputation et la notoriété de votre entreprise : Si votre agence de relations publiques est bien établie et a une bonne réputation dans l'industrie, cela peut attirer de nouveaux clients et augmenter le nombre de transactions mensuelles. D'autre part, si votre entreprise a été impliquée dans des controverses ou a reçu des critiques négatives, cela peut avoir un impact négatif sur la demande pour vos services.
- Les changements dans les réglementations gouvernementales : Les règlements peuvent avoir un impact sur votre entreprise de différentes manières. Par exemple, si les réglementations sur la publicité deviennent plus strictes, vous pourriez avoir besoin de dépenser plus pour atteindre votre public cible, ce qui peut affecter le prix moyen de vos services. Ou bien, si les réglementations facilitent l'accès à certains marchés, cela peut augmenter le nombre de transactions mensuelles pour votre entreprise.
- Les événements d'actualité : Les événements d'actualité peuvent créer des opportunités pour les entreprises de relations publiques. Par exemple, si un événement majeur se produit dans votre industrie, cela peut susciter une demande pour vos services. D'autre part, si un événement négatif affecte votre secteur d'activité, cela peut réduire la demande pour vos services.
- La concurrence sur le marché : La concurrence dans l'industrie des relations publiques peut également influencer le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles pour votre entreprise. Si de nouveaux concurrents entrent sur le marché, vous pourriez être obligé d'ajuster vos prix pour rester compétitif. De même, si un concurrent offre des services similaires à un prix inférieur, cela peut affecter votre volume de transactions mensuelles.
Une fois votre prévisionnel des ventes établi, il est temps de dresser votre budget de charges d'exploitation. Voyons ensemble ce que cela implique.
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Les charges d’exploitation d'une agence de relations publiques
L'étape suivante consiste à estimer les frais nécessaires au fonctionnement de votre agence de relations publiques au quotidien.
Ceux-ci varieront en fonction des ventes escomptées, de l'emplacement et de la taille de votre entreprise.
Mais les frais généraux de votre agence de relations publiques devraient comprendre au minimum les éléments suivants :
- Frais de personnel : incluant les salaires, les cotisations sociales et les avantages sociaux pour les employés de l'agence.
- Honoraires d'expertise-comptable : pour la tenue des comptes et la préparation des déclarations fiscales annuelles.
- Frais d'assurance : pour couvrir les risques professionnels tels que la responsabilité civile et les dommages matériels.
- Licences de logiciel : pour les outils de gestion de projet, de suivi des clients et de création de contenu.
- Frais bancaires : pour les services bancaires tels que les virements, les paiements par carte et les prélèvements automatiques.
- Frais de communication : incluant les abonnements téléphoniques et internet, ainsi que les frais de déplacement pour rencontrer des clients ou assister à des événements.
- Frais de marketing : pour la création de supports de communication tels que des brochures, des cartes de visite et des publicités en ligne.
- Frais de location : pour le loyer de l'espace de travail de l'agence.
- Frais de fournitures de bureau : pour les consommables tels que le papier, les cartouches d'encre et les fournitures de bureau.
- Frais de formation : pour le développement des compétences des employés de l'agence.
- Frais de sous-traitance : pour les services externes tels que la création de contenu, la gestion des réseaux sociaux et la traduction.
- Frais de location de matériel : pour les équipements utilisés lors d'événements clients tels que les micros, les haut-parleurs et les projecteurs.
- Frais de maintenance : pour l'entretien et la réparation des équipements et du matériel de l'agence.
- Frais de gestion de projet : pour les outils de collaboration en ligne et les services de gestion de projet utilisés par l'agence.
- Frais de veille stratégique : pour les abonnements à des plateformes de veille et de monitoring des médias.
Bien entendu, cette liste n'est pas exhaustive et vous devrez l'adapter en fonction de votre modèle économique et de votre taille.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une agence de relations publiques ?
Une fois que vous avez une idée du volume de ventes que vous pourriez réaliser et des frais de fonctionnement de votre agence de relations publiques, il est temps de vous pencher sur l'équipement nécessaire au lancement ou à l'expansion de l'activité.
Pour une agence de relations publiques, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Matériel informatique : pour mener à bien vos activités de relations publiques, vous aurez besoin d'ordinateurs, d'imprimantes, de scanners et d'autres équipements informatiques pour créer et gérer du contenu, ainsi que pour communiquer avec vos clients.
- Mobilier de bureau : pour recevoir vos clients et travailler efficacement, vous aurez besoin de bureaux, de chaises, de tables de réunion, de rangements et d'autres équipements de bureau.
- Logiciels spécialisés : pour gérer vos campagnes de relations publiques, vous aurez besoin de logiciels spécialisés tels que des outils de gestion de médias sociaux, des plateformes de suivi des performances et des logiciels de gestion de projet.
- Équipement audiovisuel : pour réaliser des vidéos et des présentations pour vos clients, vous aurez besoin d'une caméra, d'un microphone, de projecteurs et d'autres équipements audiovisuels.
- Matériel de présentation : pour mettre en valeur votre agence et vos projets lors de réunions avec des clients, vous aurez besoin de supports visuels tels que des présentoirs, des brochures et des dépliants.
Une fois encore, il faudra adapter cette liste aux spécificités de votre agence de relations publiques.
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Le plan de financement de votre agence de relations publiques
L'étape suivante de l'élaboration des prévisions financières de votre agence de relations publiques consiste à réfléchir à la manière dont vous allez financer votre entreprise.
Vous devrez évaluer la part de capital qui proviendra des associés (fonds propres) et celle qui pourra être obtenue auprès des banques.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin que vous puissiez séparer les charges d'intérêts des remboursements du capital et inclure toutes ces données au bon endroit dans vos tableaux prévisionnels.
Quels tableaux font partie du plan financier d'une agence de relations publiques ?
Examinons maintenant les principaux tableaux qui composent le prévisionnel financier de votre agence de relations publiques.
Le compte de résultat prévisionnel de votre agence de relations publiques
Le compte de résultat prévisionnel vous permettra de visualiser le potentiel de croissance et de rentabilité de votre agence de relations publiques au cours des trois à cinq prochaines années.
Un compte de résultat financièrement viable pour une agence de relations publiques doit normalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (idéalement)
- Un bénéfice net
Cela dépend évidemment du stade de développement de votre entreprise : par exemple, une nouvelle entreprise peut être déficitaire jusqu'à ce qu'elle atteigne son seuil de rentabilité au cours de la deuxième ou de la troisième année.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel donne un aperçu de la structure financière de votre agence de relations publiques à la fin de chaque exercice financier.
Il se compose de trois catégories d'éléments : les actifs, les dettes et les fonds propres
- Actifs : ce que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l’immobilier, les équipements et les créances (argent dû par les clients).
- Dettes : il s’agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre agence de relations publiques permet de visualiser la trésorerie que votre entreprise prévoit de consommer ou générer dans les années à venir.
Une bonne pratique consiste à organiser le prévisionnel de trésorerie par nature afin de mieux expliquer comment la trésorerie est utilisée ou générée par l'agence de relations publiques :
- Flux de trésorerie opérationnel : indique la trésorerie générée par l’activité commerciale de l'entreprise
- Flux d'investissement : indique le montant des investissements nécessaires au maintien ou à l’expansion de l'entreprise
- Flux de financement : indique si l'entreprise lève de nouveaux fonds ou rembourse ses partenaires financiers (remboursement de la dette, dividendes)
Il est essentiel de surveiller (et de mettre à jour régulièrement) le prévisionnel de trésorerie de votre agence de relations publiques pour vous assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie pour fonctionner normalement et pour détecter les besoins de financement le plus tôt possible.
Si vous essayez de lever des fonds, il vous sera, en principe, demandé de fournir des prévisions de trésorerie mensuelles dans le plan financier de votre agence de relations publiques, afin que les banques ou les investisseurs puissent évaluer les variations saisonnières et s'assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie.
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Quel outil utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre agence de relations publiques ?
Élaborer des prévisions financières pour votre agence de relations publiques peut sembler intimidant, mais la bonne nouvelle est qu'il y a plusieurs façons de procéder.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les projections de votre agence de relations publiques
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel professionnel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel spécialisé présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour une agence de relations publiques.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser une feuille de calcul telle qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre agence de relations publiques ?
Élaborer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une agence de relations publiques à l'aide d'une feuille de calcul est très technique et nécessite des connaissances approfondies en comptabilité et une bonne compréhension des techniques de modélisation financière.
Rares sont les dirigeants d'entreprise qui sont suffisamment expérimentés sur le plan financier pour être en mesure d'établir eux-mêmes des prévisions sur Excel sans faire d'erreurs.
Les prêteurs et les investisseurs en sont conscients, c'est pourquoi les prévisions créées sur Excel par le dirigeant de l'entreprise sont souvent prises avec un grain de sel.
En matière de prévisions financières, il est essentiel de pouvoir se fier aux chiffres et, à cette fin, l'utilisation d'un logiciel est beaucoup plus sûre.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est également plus rapide que d'utiliser un tableur et, avec l'essor de l'intelligence artificielle, les logiciels deviennent de plus en plus efficaces pour nous aider à analyser les chiffres afin de prendre des décisions éclairées.
Enfin, comme pour tout ce qui concerne les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses et sujettes aux erreurs. Ce qui n'est pas le cas avec un logiciel de prévisionnel financier comme The Business Plan Shop qui est spécialement conçu à cet effet.
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Se servir de nos modèles de prévisionnels financiers pour trouver l'inspiration
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Nos modèles contiennent à la fois un prévisionnel financier et un plan d'affaires rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Nos modèles sont une excellente source d'inspiration, que ce soit pour voir à quoi ressemble un business plan complet ou pour trouver des exemples concrets de modélisation financière pour vos propres prévisions.
À retenir
- Un prévisionnel financier met en avant la croissance, la rentabilité et la génération de trésorerie attendues pour votre agence de relations publiques.
- Il est nécessaire de suivre le réel comptable pour le comparer au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse, afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisions et budgets.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les démarches nécessaires à l'élaboration du prévisionnel financier d'une agence de relations publiques. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
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