Comment faire un prévisionnel financier pour une agence d'intérim ?
Élaborer des prévisions financières pour votre agence d'intérim et veiller à ce qu'elles soient toujours à jour est le seul moyen de maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.
Cela peut paraître complexe, mais avec des conseils et des outils appropriés, ce n'est pas si compliqué de créer un prévisionnel financier précis pour votre agence d'intérim.
Dans ce guide, nous aborderons les objectifs du prévisionnel financier, les données dont vous avez besoin, les tableaux qui le composent et les outils qui peuvent vous aider à établir votre prévisionnel de manière efficace.
Commençons sans plus attendre !
Pourquoi établir et maintenir des prévisions financières pour une agence d'intérim ?
Les prévisions financières de votre agence d'intérim servent de feuille de route pour guider sa croissance et assurer sa viabilité financière sur le long terme.
Pour créer un plan financier, vous devrez examiner votre entreprise en détail, des ventes jusqu'aux charges d'exploitation, en passant par les investissements et les sources de financement, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité sur les années à venir et les flux de trésorerie correspondants.
Dans des conditions de marché difficiles, avoir des prévisions financières à jour permet de détecter rapidement une potentielle insuffisance de trésorerie, ce qui permet de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d’être confronté à un manque de liquidités.
Le prévisionnel financier de votre agence d'intérim s'avérera également précieux dans le cadre d'une recherche de financement. Les banques et les investisseurs demanderont sans aucun doute à examiner minutieusement vos chiffres ; la précision et la présentation sont donc essentielles.
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Quelles informations sont utilisées pour élaborer le prévisionnel financier d'une agence d'intérim ?
La qualité des prévisions financières d'une agence d'intérim dépend de la fiabilité des données utilisées pour les élaborer.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une agence d'intérim déjà en activité, vous aurez surtout besoin de votre historique comptable, de vos données opérationnelles historiques, ainsi que de la vision de votre équipe sur ce qui vous attend pour les années à venir.
Pour réaliser des prévisions financières dans le cadre de la création d'une agence d'intérim, vous devrez avoir fait des recherches et avoir une idée précise de votre environnement concurrentiel et de votre stratégie de mise sur le marché, afin de pouvoir établir un prévisionnel des ventes précis.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste précise des ressources nécessaires au fonctionnement quotidien de votre agence d'intérim, ainsi que d'une liste des équipements et des dépenses nécessaires pour lancer l'activité (nous y reviendrons).
Examinons maintenant de plus près les éléments qui composent le prévisionnel financier de votre agence d'intérim.
Le prévisionnel des ventes d'une agence d'intérim
D'expérience, il est généralement préférable de commencer l'élaboration du prévisionnel financier de votre agence d'intérim par le prévisionnel des ventes.
Pour établir un prévisionnel de chiffre d'affaires précis pour votre agence d'intérim, vous devrez vous appuyer sur les données collectées dans votre étude de marché ou, si vous gérez une agence d'intérim déjà en activité, sur les données historiques de l'entreprise, afin d'estimer deux variables clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour y parvenir, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- Le taux de chômage : Plus le taux de chômage est élevé, plus il y aura de demandes pour des missions intérimaires, ce qui pourrait augmenter vos transactions mensuelles.
- Le secteur d'activité : Le secteur dans lequel vous proposez des missions intérimaires peut avoir un impact sur le prix moyen, en fonction de l'offre et de la demande dans ce secteur. Par exemple, si vous êtes spécialisés dans les métiers du bâtiment, le prix moyen pourrait être plus élevé en période de forte activité dans ce secteur.
- La concurrence : La présence d'autres agences d'intérim dans votre zone géographique peut influencer à la fois le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles. Une forte concurrence pourrait entraîner une baisse des prix et une augmentation du nombre de transactions, tandis qu'une faible concurrence pourrait vous permettre de maintenir des prix plus élevés.
- Les partenariats avec les entreprises : Si vous parvenez à établir des partenariats avec des entreprises qui ont régulièrement besoin de personnel temporaire, cela pourrait influencer positivement vos transactions mensuelles et vous permettre de maintenir des prix stables.
- Les fluctuations économiques : Les fluctuations économiques peuvent avoir un impact sur la demande pour des missions intérimaires. En période de crise économique, la demande pourrait être moindre, tandis qu'en période de croissance, la demande pourrait augmenter, ce qui pourrait influencer à la fois le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles.
Une fois votre prévisionnel des ventes établi, il est temps de dresser votre budget de charges d'exploitation. Voyons ensemble ce que cela implique.
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Les charges d’exploitation d'une agence d'intérim
L'étape suivante consiste à estimer les frais nécessaires au fonctionnement de votre agence d'intérim au quotidien.
Ceux-ci varieront en fonction des ventes escomptées, de l'emplacement et de la taille de votre entreprise.
Mais les frais généraux de votre agence d'intérim devraient comprendre au minimum les éléments suivants :
- Frais de personnel - Salaires des employés, charges sociales, avantages sociaux, primes, etc.
- Honoraires d'expertise-comptable - Services de comptabilité et de tenue de livres pour gérer vos finances.
- Frais d'assurance - Assurances responsabilité civile professionnelle, assurances pour les employés, etc.
- Licences de logiciel - Logiciels de gestion des clients, de la paie, de la facturation, etc.
- Frais bancaires - Frais de gestion de compte, de virement, de chèques, etc.
- Frais de publicité - Publicité en ligne, dans les journaux ou magazines spécialisés, etc.
- Frais de location de bureau - Loyer, charges locatives, entretien, etc.
- Frais de déplacement - Déplacements professionnels pour rencontrer des clients ou pour des missions temporaires.
- Frais de formation - Formations pour les employés afin de maintenir leurs compétences à jour.
- Frais de communication - Téléphone, internet, fournitures de bureau, etc.
- Frais de recrutement - Annonces d'emploi, frais d'agence de recrutement, etc.
- Frais de gestion administrative - Timbres, enveloppes, papier, imprimantes, etc.
- Frais de gestion du site internet - Hébergement, maintenance, mise à jour, etc.
- Frais de fournitures de bureau - Papeterie, fournitures de bureau, mobilier, etc.
- Frais de services externes - Services d'avocats, de consultants, etc.
Bien entendu, cette liste n'est pas exhaustive et vous devrez l'adapter en fonction de votre modèle économique et de votre taille.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une agence d'intérim ?
Une fois que vous avez une idée du volume de ventes que vous pourriez réaliser et des frais de fonctionnement de votre agence d'intérim, il est temps de vous pencher sur l'équipement nécessaire au lancement ou à l'expansion de l'activité.
Pour une agence d'intérim, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Ordinateurs et logiciels : Vous aurez besoin d'équipements informatiques pour gérer votre agence d'intérim. Cela peut inclure des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables, des imprimantes, des scanners et des logiciels de gestion de base de données. Ces outils vous aideront à gérer efficacement les données de vos clients et de vos employés intérimaires.
- Mobilier de bureau : Pour créer un environnement de travail confortable et professionnel pour vos employés, vous aurez besoin de mobilier de bureau tel que des bureaux, des chaises, des armoires de rangement et des étagères. Cela contribuera également à créer une bonne impression auprès de vos clients lorsqu'ils viennent vous rencontrer dans vos locaux.
- Véhicules de transport : Si vous prévoyez de fournir des services de transport pour vos employés intérimaires, vous aurez besoin d'acheter des véhicules adaptés à cette fin. Cela peut inclure des fourgonnettes ou des minibus pour transporter plusieurs employés en même temps. Assurez-vous de choisir des véhicules fiables et sûrs pour garantir la sécurité de vos employés.
- Matériel de sécurité : En tant qu'agence d'intérim, vous serez responsable de la sécurité de vos employés sur leur lieu de travail. Pour cela, vous aurez besoin d'acheter du matériel de sécurité tel que des casques, des chaussures de sécurité, des gants et des équipements de protection individuelle. Vous devrez également vous assurer de renouveler régulièrement ce matériel pour garantir une sécurité optimale.
- Équipement de bureau : Vous aurez également besoin d'acheter du petit équipement de bureau tel que des téléphones, des fax, des photocopieurs et des fournitures de bureau pour gérer efficacement les tâches administratives de votre agence d'intérim. Assurez-vous de choisir des équipements de qualité pour éviter les pannes et les retards dans vos opérations.
Une fois encore, il faudra adapter cette liste aux spécificités de votre agence d'intérim.
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Le plan de financement de votre agence d'intérim
L'étape suivante de l'élaboration des prévisions financières de votre agence d'intérim consiste à réfléchir à la manière dont vous allez financer votre entreprise.
Vous devrez évaluer la part de capital qui proviendra des associés (fonds propres) et celle qui pourra être obtenue auprès des banques.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin que vous puissiez séparer les charges d'intérêts des remboursements du capital et inclure toutes ces données au bon endroit dans vos tableaux prévisionnels.
Quels tableaux figurent dans le plan financier d'une agence d'intérim ?
Une fois terminé, le prévisionnel financier de votre agence d'intérim sera présenté au moyen des tableaux suivants.
Le compte de résultat prévisionnel de votre agence d'intérim
Le compte de résultat prévisionnel vous permettra de visualiser le potentiel de croissance et de rentabilité de votre agence d'intérim au cours des trois à cinq prochaines années.
Un compte de résultat financièrement viable pour une agence d'intérim doit normalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (idéalement)
- Un bénéfice net
Cela dépend évidemment du stade de développement de votre entreprise : par exemple, une nouvelle entreprise peut être déficitaire jusqu'à ce qu'elle atteigne son seuil de rentabilité au cours de la deuxième ou de la troisième année.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel de votre agence d'intérim donne un aperçu de la situation financière de votre entreprise à la fin de l'année.
Il se compose de trois types d'éléments : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : représentent ce que l'entreprise possède, notamment la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Il s'agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels d'une agence d'intérim permet de visualiser la trésorerie générée ou consommée par l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie est généralement organisé par nature de manière à présenter trois indicateurs clés :
- Le flux de trésorerie opérationnel : l’exploitation de l’activité commerciale génère-t-elle ou consomme-t-elle de la trésorerie ?
- Le flux d'investissement : quel est le montant investi par l'entreprise dans des actifs à long terme (cette donnée est généralement comparée aux actifs immobilisés figurant au bilan afin de déterminer si l'entreprise entretient et renouvelle régulièrement ses équipements) ?
- Le flux de financement : l'entreprise lève-t-elle de nouveaux fonds ou rembourse-t-elle ses apporteurs de fonds (remboursement de dette, dividendes) ?
La trésorerie étant le nerf de la guerre, il est impératif de garder un œil sur les flux de trésorerie futurs pour gérer une entreprise avec succès. C'est pourquoi vous devez accorder une attention particulière au prévisionnel de trésorerie de votre agence d'intérim.
Si vous cherchez à obtenir un financement, sachez qu'il est d'usage de fournir des prévisions de trésorerie annuelles et mensuelles dans un plan financier, afin que le lecteur puisse analyser les fluctuations saisonnières et s'assurer que l'agence d'intérim dispose d'une capitalisation adéquate.
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Quel outil devriez-vous utiliser pour établir le prévisionnel financier de votre agence d'intérim ?
Il n'est pas difficile d'établir un prévisionnel financier pour une agence d'intérim, à condition d'utiliser l'outil adéquat. Voyons quelles sont les options disponibles ci-dessous.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les prévisions de votre agence d'intérim
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel professionnel présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution rentable qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour une agence d'intérim.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre agence d'intérim ?
Créer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une agence d'intérim sur Excel (ou tout autre tableur) est un exercice très technique qui requiert à la fois une bonne maîtrise des règles comptables et de solides compétences en matière de modélisation financière.
La plupart des entrepreneurs n'ont pas l'expertise nécessaire pour créer des prévisions financières précises à l'aide d'un tableur comme Excel ou Google Sheets. Cette réalité est bien connue des financiers qui font, en conséquence, rarement confiance aux chiffres établis par les entrepreneurs sur tableur.
La deuxième raison est l'inefficacité. L'élaboration de prévisions sur des feuilles de calcul était la seule option possible dans les années 1990 et au début des années 2000. Aujourd'hui, grâce aux progrès technologiques, les logiciels permettent de réaliser ces prévisions beaucoup plus rapidement et avec beaucoup plus de précision.
C'est pourquoi les professionnels du chiffre utilisent tous des logiciels. Avec l'essor de l'IA, les logiciels deviennent également plus intelligents pour nous aider à détecter les erreurs dans nos prévisions et à analyser les chiffres afin de prendre des décisions plus éclairées.
Enfin, avec les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses, sujettes aux erreurs et qui prennent beaucoup de temps. À l’inverse, un logiciel de prévisionnel financier tel que The Business Plan Shop est spécialement conçu à cette fin.
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Nos exemples comprennent à la fois un prévisionnel financier et un business plan rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de lancement ou que vous ayez déjà votre propre agence d'intérim, vous pouvez toujours consulter nos modèles pour trouver des idées sur la modélisation des éléments financiers et sur la rédaction d'un plan d'affaires en vue d’obtenir un financement.
À retenir
- Un prévisionnel financier met en avant la croissance, la rentabilité et la génération de trésorerie attendues pour votre agence d'intérim.
- Il est nécessaire de suivre le réel comptable pour le comparer au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse, afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisions et budgets.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les démarches nécessaires à l'élaboration du prévisionnel financier d'une agence d'intérim. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
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