Comment faire un prévisionnel financier pour une agence de design d'exposition ?
Établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre agence de design d'exposition est indispensable pour maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
Si vous vous sentez dépassé à l'idée d'établir les prévisions financières d'une agence de design d'exposition, ne vous inquiétez pas, ce guide est là pour vous aider.
Nous aborderons notamment les principaux objectifs d'une prévision financière, les données à rassembler avant de se lancer, les tableaux qui la composent et les outils qui vous aideront à créer et à tenir à jour vos prévisions de manière efficace.
C'est parti !
Pourquoi créer et tenir à jour des prévisions financières pour une agence de design d'exposition ?
Pour prospérer, votre entreprise doit être en mesure d'anticiper ce qui l'attend et disposer de ressources financières adéquates pour se développer, d'où la nécessité de disposer d’un prévisionnel financier pour votre agence de design d'exposition.
Créer un prévisionnel financier vous oblige à faire le point sur la situation financière actuelle de votre entreprise et sur la direction que doit prendre son développement.
Une fois que le cap est clairement défini, vous devez élaborer un plan pour atteindre vos objectifs et évaluer ce que cela implique en termes d'investissements, de rentabilité et de flux de trésorerie futurs pour votre agence de design d'exposition.
Disposer d'un prévisionnel financier actualisé pour une agence de design d'exposition est également utile si votre environnement commercial se dégrade, car le prévisionnel vous permet de vous adapter aux nouvelles conditions de marché et d'anticiper d'éventuels problèmes de trésorerie.
Enfin, les prévisions financières de votre agence de design d'exposition vous aideront aussi à obtenir un financement, parce que les banques et les investisseurs voudront voir des prévisions précises avant d'accepter de financer votre entreprise.
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Quelles sont les informations nécessaires pour établir le prévisionnel financier d'une agence de design d'exposition ?
La qualité de vos hypothèses est essentielle en matière de modélisation financière : peu importe la qualité du modèle, si vos hypothèses sont fantaisistes, les prévisions le seront également.
Pour préparer un plan financier en vue de la création d'une agence de design d'exposition, vous devez avoir réalisé une étude de marché et avoir une vision claire de vos stratégies de vente et de marketing, afin de pouvoir estimer votre chiffre d'affaires prévisionnel avec confiance.
Vous devrez aussi avoir une idée précise des ressources nécessaires pour faire fonctionner l'agence de design d'exposition au quotidien et avoir fait des recherches sur l'équipement nécessaire au lancement de votre entreprise (voir ci-dessous).
Si vous établissez des prévisions financières pour une agence de design d'exposition déjà en activité, la tâche est généralement plus simple, car vous pourrez utiliser votre historique comptable comme base budgétaire et affiner la prévision à l'aide des perspectives de votre équipe sur ce qui vous attend dans les années à venir.
Détaillons maintenant les éléments qui figureront dans le prévisionnel financier de votre agence de design d'exposition.
Le prévisionnel des ventes d'une agence de design d'exposition
Le prévisionnel des ventes est normalement le point de départ de l'élaboration du prévisionnel financier de votre agence de design d'exposition.
Pour réaliser un prévisionnel des ventes cohérent, il faut estimer deux facteurs clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour ce faire, vous devrez vous appuyer sur des données historiques (pour une entreprise existante), des données d'études de marché (pour une création ou une entreprise déjà en activité) et prendre en considération les éléments ci-dessous :
- Le contexte économique : en période de crise économique, les entreprises ont tendance à réduire leurs budgets pour les expositions, ce qui pourrait impacter le nombre de transactions réalisées par votre agence.
- L'innovation technologique : avec l'évolution constante des technologies, les clients pourraient être attirés par des stands d'exposition plus innovants et technologiques, ce qui pourrait augmenter le prix moyen de vos services.
- La renommée de votre agence : si votre agence est reconnue pour son expertise et son professionnalisme dans le domaine du design d'exposition, cela pourrait vous permettre de facturer des prix plus élevés et ainsi augmenter votre chiffre d'affaires.
- Les tendances du marché : si certaines tendances émergent dans le domaine du design d'exposition, vous pourriez être amené à adapter votre offre et vos tarifs en conséquence pour rester compétitif sur le marché.
- Les partenariats stratégiques : en développant des partenariats avec d'autres entreprises ou des organisations, vous pourriez bénéficier d'une meilleure visibilité et ainsi attirer de nouveaux clients, ce qui pourrait augmenter le nombre de transactions réalisées par votre agence.
Après l'estimation du chiffre d'affaires prévisionnel, vient le budget des frais généraux que nous allons maintenant examiner plus en détail.
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Les charges d’exploitation d'une agence de design d'exposition
La prochaine étape consiste à estimer les frais que vous devrez supporter pour exploiter votre agence de design d'exposition.
Ceux-ci varieront en fonction de l'emplacement de votre entreprise et de sa taille globale (chiffre d'affaires, personnel, etc.).
Mais les charges d'exploitation de votre agence de design d'exposition devraient normalement comprendre les éléments suivants :
- Les frais de personnel : salaires, charges sociales, avantages sociaux pour vos designers, graphistes et chargés de projet.
- Les honoraires d'expertise-comptable pour la tenue de votre comptabilité et la préparation de vos déclarations fiscales.
- Les frais d'assurance pour protéger votre entreprise contre les risques liés à votre activité d'exposition.
- Les licences de logiciel pour les programmes de conception et de rendu utilisés par votre agence.
- Les frais bancaires pour les services bancaires tels que les virements, les dépôts et les frais de découvert.
- Les frais de location pour votre espace de travail et vos locaux d'exposition.
- Les frais de publicité pour promouvoir vos services auprès de potentiels clients.
- Les frais de déplacement pour vous rendre sur les lieux de vos expositions et rencontrer vos clients.
- Les frais de fournitures pour les matériaux et les outils utilisés dans la réalisation de vos projets.
- Les frais de formation pour vous et vos employés afin de rester à jour sur les nouvelles tendances et techniques de design.
- Les frais de communication pour les services de téléphone, internet et autres moyens de communication nécessaires à votre activité.
- Les frais juridiques pour la rédaction de contrats avec vos clients et la protection de vos droits de propriété intellectuelle.
- Les frais de maintenance pour l'entretien et la réparation de votre matériel et de vos outils.
- Les frais de sous-traitance pour les services extérieurs, tels que la fabrication de structures ou l'impression de supports.
- Les frais de gestion pour la tenue de votre comptabilité, la gestion de vos projets et la coordination avec vos fournisseurs.
Cette liste n'est en aucun cas exhaustive et devra être adaptée aux particularités de votre agence de design d'exposition.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une agence de design d'exposition ?
Créer et développer une agence de design d'exposition implique également des investissements que vous devez prendre en compte dans vos prévisions financières.
Parmi le BFR initial et les investissements d'une agence de design d'exposition, on peut citer des éléments tels que :
- Stand d'exposition: Cet achat est essentiel pour votre agence de design d'exposition. Il s'agit de la structure physique sur laquelle votre stand sera construit et qui servira de base pour votre présentation. Assurez-vous de choisir un stand de qualité qui correspond à l'image de votre agence et qui peut être facilement assemblé et démonté pour les différents événements.
- Matériel audiovisuel: Pour impressionner vos clients et attirer leur attention lors des expositions, vous aurez besoin d'un équipement audiovisuel de qualité. Cela peut inclure des écrans, des projecteurs, des haut-parleurs, des microphones et tout autre équipement nécessaire pour mettre en valeur vos créations et communiquer efficacement avec les visiteurs.
- Mobilier d'exposition: Il est important de créer un espace accueillant et professionnel pour votre stand d'exposition. Cela peut inclure des chaises, des tables, des présentoirs et tout autre mobilier nécessaire pour mettre en valeur vos créations et offrir un espace confortable pour discuter avec vos clients.
- Logiciel de design: Pour créer des designs de qualité pour vos expositions, vous aurez besoin d'un logiciel de design professionnel. Choisissez un logiciel qui correspond à vos besoins et qui vous permettra de créer des présentations visuellement attrayantes pour vos clients.
- Matériel de signalisation: Pour attirer l'attention des visiteurs et les guider vers votre stand, vous aurez besoin de matériel de signalisation tel que des bannières, des affiches et des panneaux. Assurez-vous que le design de votre signalisation est cohérent avec celui de votre stand et qu'il met en valeur votre marque et vos créations.
Là encore, cette liste n'est pas exhaustive et devra être adaptée en fonction de votre agence de design d'exposition.
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Le financement de votre agence de design d'exposition
L'étape suivante consiste à vous pencher sur le plan de financement de votre agence de design d'exposition.
La majorité de votre financement proviendra probablement de vos associés (capitaux propres) et de vos partenaires bancaires (emprunts).
Vous devrez ensuite modéliser les instruments qui composent votre financement pour les intégrer dans vos états financiers prévisionnels.
En particulier, les mensualités des prêts bancaires devront être séparées entre charges d'intérêts (au compte de résultat), remboursements du capital (dans les flux de trésorerie) et capital restant dû (au bilan).
Quels tableaux font partie du plan financier d'une agence de design d'exposition ?
Examinons maintenant les principaux tableaux qui composent le prévisionnel financier de votre agence de design d'exposition.
Le compte de résultat prévisionnel de votre agence de design d'exposition
Le compte de résultat prévisionnel permet de visualiser le potentiel de rentabilité de votre agence de design d'exposition sur les années à venir.
Pour que votre agence de design d'exposition soit financièrement viable, votre compte de résultat prévisionnel doit idéalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation (plus elle est élevée, mieux c'est)
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (plus elles sont élevées, mieux c'est)
- Un bénéfice net à la fin de chaque exercice (plus il est important, mieux c'est)
Ceci s'applique aux agences de design d'exposition déjà en activité. Il y a une certaine indulgence pour les créations, dont les chiffres seront légèrement différents de ceux des entreprises établies.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel de votre agence de design d'exposition donne un aperçu de la situation financière de votre entreprise à la fin de l'année.
Il se compose de trois types d'éléments : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : représentent ce que l'entreprise possède, notamment la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Il s'agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels d'une agence de design d'exposition permet de visualiser la trésorerie générée ou consommée par l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie est généralement organisé par nature de manière à présenter trois indicateurs clés :
- Le flux de trésorerie opérationnel : l’exploitation de l’activité commerciale génère-t-elle ou consomme-t-elle de la trésorerie ?
- Le flux d'investissement : quel est le montant investi par l'entreprise dans des actifs à long terme (cette donnée est généralement comparée aux actifs immobilisés figurant au bilan afin de déterminer si l'entreprise entretient et renouvelle régulièrement ses équipements) ?
- Le flux de financement : l'entreprise lève-t-elle de nouveaux fonds ou rembourse-t-elle ses apporteurs de fonds (remboursement de dette, dividendes) ?
La trésorerie étant le nerf de la guerre, il est impératif de garder un œil sur les flux de trésorerie futurs pour gérer une entreprise avec succès. C'est pourquoi vous devez accorder une attention particulière au prévisionnel de trésorerie de votre agence de design d'exposition.
Si vous cherchez à obtenir un financement, sachez qu'il est d'usage de fournir des prévisions de trésorerie annuelles et mensuelles dans un plan financier, afin que le lecteur puisse analyser les fluctuations saisonnières et s'assurer que l'agence de design d'exposition dispose d'une capitalisation adéquate.
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Quel outil faut-il utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre agence de design d'exposition ?
En utilisant le bon outil ou la bonne solution, l'élaboration des prévisions financières sera beaucoup plus facile qu'il n'y paraît. Examinons maintenant vos principales options.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les projections de votre agence de design d'exposition
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel professionnel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel spécialisé présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour une agence de design d'exposition.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre agence de design d'exposition ?
Créer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une agence de design d'exposition sur Excel (ou tout autre tableur) est un exercice très technique qui requiert à la fois une bonne maîtrise des règles comptables et de solides compétences en matière de modélisation financière.
La plupart des entrepreneurs n'ont pas l'expertise nécessaire pour créer des prévisions financières précises à l'aide d'un tableur comme Excel ou Google Sheets. Cette réalité est bien connue des financiers qui font, en conséquence, rarement confiance aux chiffres établis par les entrepreneurs sur tableur.
La deuxième raison est l'inefficacité. L'élaboration de prévisions sur des feuilles de calcul était la seule option possible dans les années 1990 et au début des années 2000. Aujourd'hui, grâce aux progrès technologiques, les logiciels permettent de réaliser ces prévisions beaucoup plus rapidement et avec beaucoup plus de précision.
C'est pourquoi les professionnels du chiffre utilisent tous des logiciels. Avec l'essor de l'IA, les logiciels deviennent également plus intelligents pour nous aider à détecter les erreurs dans nos prévisions et à analyser les chiffres afin de prendre des décisions plus éclairées.
Enfin, avec les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses, sujettes aux erreurs et qui prennent beaucoup de temps. À l’inverse, un logiciel de prévisionnel financier tel que The Business Plan Shop est spécialement conçu à cette fin.
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Se servir de nos modèles de prévisionnels financiers pour trouver l'inspiration
The Business Plan Shop propose des dizaines d'exemples de prévisionnels financiers.
Nos modèles contiennent à la fois un prévisionnel financier et un plan d'affaires rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Nos modèles sont une excellente source d'inspiration, que ce soit pour voir à quoi ressemble un business plan complet ou pour trouver des exemples concrets de modélisation financière pour vos propres prévisions.
À retenir
- Un prévisionnel financier met en avant la croissance, la rentabilité et la génération de trésorerie attendues pour votre agence de design d'exposition.
- Il est nécessaire de suivre le réel comptable pour le comparer au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse, afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisions et budgets.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les démarches nécessaires à l'élaboration du prévisionnel financier d'une agence de design d'exposition. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
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