6 conseils pour réussir le budget prévisionnel d'un projet
L’élaboration d’un budget prévisionnel est une étape charnière et indispensable à la poursuite de votre projet entrepreneurial.
Si la tâche n’est pas simple, elle est loin d’être insurmontable. C’est pourquoi, nous vous invitons à prendre connaissances des 6 précieux conseils suivants pour avancer avec sérénité dans la réalisation du budget prévisionnel associé à votre projet.
1. Élaborez le budget prévisionnel du projet en mensuel
Le budget prévisionnel d'un projet, qu'il s'agisse d'un projet de création d’une entreprise ou d'un projet pour une entreprise déjà en activité, est souvent réalisé sur une période d’une ou plusieurs années.
Quelle que soit la durée de l'horizon de prévision, nous vous conseillons de construire le budget prévisionnel de votre projet en mensuel.
Procéder ainsi demande un peu plus de travail, mais permet d'obtenir une vision claire de la trésorerie disponible pour l'entreprise sur chaque mois, et ainsi d'évaluer la marge de manoeuvre dont vous disposez en cas d'imprévus.
Si vous réalisez un budget prévisionnel pour un projet de création d'entreprise, cela vous permettra d'évaluer l'impact de la montée en régime de vos ventes sur les premiers mois d'activité, ainsi que le poids du BFR sur les années suivantes si vous attendez une forte croissance.
Si votre activité est fortement saisonnière, cela vous permettra également de vérifier que l'entreprise dispose d'une réserve de trésorerie suffisante pour tenir lors de la basse saison.
2. Impliquez l’ensemble de vos collaborateurs dans la réalisation du budget prévisionnel de votre projet
Le budget prévisionnel regroupe l’ensemble de vos dépenses et de vos recettes. Or, celles-ci ne dépendent pas uniquement de vous mais également des performances de vos collaborateurs. Vos collaborateurs doivent donc être impliqués dans la réalisation du budget prévisionnel du projet puisqu’ils font partie intégrante de ce dernier.
Par exemple, les ventes d'une entreprise B2B dépendent des résultats des commerciaux, dès lors qui de mieux placé que votre directeur commercial et vos vendeurs pour estimer les tendances du marché et donc le chiffre d’affaires potentiel ? De même, les coûts de matière d'un restaurant dépendent des plats mis sur la carte par le chef et de sa capacité à limiter les pertes, c'est donc lui qui est le mieux placé pour évaluer le montant des achats et la marge unitaire des plats.
C’est ici que l’on s’aperçoit de toute la difficulté propre à la réalisation d’un budget prévisionnel. Il peut être tentant de déléguer la réalisation du budget à son comptable ou à un consultant. Mais attention, à moins que celui-ci n’ait une solide expérience dans votre domaine, vos connaissances pratiques et celles de vos collaborateurs sont votre meilleur atout dans la réalisation du budget prévisionnel de votre projet.
3. Gardez une réserve de trésorerie en cas d’imprévus
S'il y a un élément à ne pas négliger dans le budget prévisionnel d'un projet, ce sont bien les événements imprévus.
Les imprévus peuvent vous faire perdre du temps, de l'argent, parfois (souvent) les deux. Ils doivent donc absolument être pris en compte lors de la réalisation de votre prévisionnel, sans quoi ce dernier n’occuperait plus en rien sa fonction d’outil d’anticipation.
Les exemples sont nombreux :
- Une loi qui change et vous oblige à modifier vos documents contractuels
- Une machine qui tombe en panne et qu'il faut réparer ou remplacer
- Un collaborateur clé qui tombe malade ou qui démissionne et qu'il faut remplacer
- Un contrat qui tombe à l'eau ou un client qui met beaucoup plus de temps que prévu à signer
- Un fournisseur qui augmente ses prix de façon soudaine, ou qui met la clé sous la porte
- Des clients qu'il faut sans cesse relancer pour qu'ils vous payent
- Un projet dont vous sous-estimez la charge de travail au niveau du SAV
- Etc.
Même lorsqu'ils vous font juste perdre du temps, l'impact des imprévus peut vite s'accumuler : quelques heures de perdues chaque mois et soudainement vous vous retrouvez très en retard sur votre prévision de CA à la fin de l'année. Il est donc indispensable que vous prévoyiez une réserve de trésorerie spécialement dédiée à assurer vos arrières dans le cas où vous devriez faire face à ce type d’imprévus.
4. Ne sous-estimez pas la durée du cycle client dans le budget prévisionnel de votre projet
Nous nous adressons ici tout particulièrement à ceux d'entre vous qui font du B2B, et pour lesquels le délai entre la prise de contact initial avec un prospect et la signature du contrat (voir le versement des premiers acomptes) est parfois assez longue.
Il est important d'anticiper le délai du cycle client dans le budget prévisionnel de votre projet, surtout si vous prévoyez de mettre en place une stratégie de croissance ambitieuse.
Imaginons que dans votre domaine d’activité, il faille trois rendez-vous avec le client et avoir l'aval du directeur des achats (qui a un emploi du temps très chargé) pour signer le contrat, puis 30 jours pour réaliser la prestation, et que vous accordiez 30 jours de délai de règlement.
Dans cet exemple, la signature du contrat peut facilement prendre plusieurs mois et engendrer des frais de déplacement, puis une fois le contrat signé, il vous faudra supporter les coûts d'exécution de la prestation et attendre 2 mois avant d'encaisser le règlement.
De fait, votre trésorerie risque d’être en négatif durant une longue période et cette réalité, propre au marché sur lequel vous exercez, doit être prise en compte lors de la réalisation du budget prévisionnel de votre projet, de manière à assurer et contrôler la rentabilité de votre entreprise sur le court et le moyen-terme.
5. Utilisez un outil adapté pour réaliser le budget prévisionnel d'un projet
S'il est courant de réaliser son budget prévisionnel sur Excel, sachez qu'il existe aujourd'hui des outils spécialisés qui constituent une alternative intéressante.
Le budget prévisionnel de votre projet sur Excel
Réaliser un budget prévisionnel via Excel (ou Google Sheets) est une solution peu coûteuse. Les fins connaisseurs peuvent créer leur budget prévisionnel de A à Z, les autres préféreront télécharger un modèle de budget prévisionnel Excel incluant les formules prêtes à l‘emploi. Nous vous déconseillons les modèles téléchargeables gratuitement qui sont souvent de piètre qualité.
Cependant cette solution présente plusieurs inconvénients de taille. Réaliser son budget prévisionnel sur Excel seul nécessite d'avoir une très bonne compréhension des aspects comptables, et des techniques de modélisation financière, et pas mal de temps devant soit. Et adapter un modèle existant à son entreprise peut parfois relever du parcours du combattant, surtout lorsque le modèle en question contient une multitude d'onglets, des macros VBA, ou ne respecte pas les conventions de modélisation financière.
Les logiciels pour créer un budget prévisionnel de projet en ligne
Les logiciels de création de budget prévisionnel en ligne offrent une alternative intéressante à Excel.
En premier lieu, vous n’avez pas à vous préoccuper des formules, de la mise à jour des informations, ou encore de l’exactitude des calculs, puisque ces logiciels le font à votre place.
L'interface est également plus intuitive que celle d'un tableur : vous travaillez sur des pages webs plutôt que sur des onglets avec des centaines de lignes de chiffres en police 10. Et si vous avez des questions, vous pouvez parler à un spécialiste qui saura vous guider, vous n'êtes donc pas seul face au tableur.
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de budget prévisionnel en ligne en vous inscrivant ici.
6. Consultez des exemples de budgets prévisionnels déjà réalisés
Enfin, dernier conseil : si vous débutez en matière de création de budget prévisionnel, pensez à consulter des exemples de budgets prévisionnels existants.
Décortiquer des exemples déjà réalisés est une bonne manière de vous familiariser avec l’exercice et d’en apprivoiser les tenants et les aboutissants :
- Comment ont-ils construit le prévisionnel de ventes, avec quelles hypothèses?
- Quelles sont les principales charges incluses dans le budget?
- Comment ont-ils évaluer le BFR dans l'exemple? Les investissements?
- Etc.
Nous avons d’ailleurs, sur The Business Plan Shop, plusieurs exemples de budgets prévisionnels de projets détaillés et expliqués, pour que vous puissiez découvrir quelles sont les informations mobilisées et de quelle manière ces dernières sont exploitées afin de créer le vôtre.
Que vous soyez créateur, repreneur, ou déjà chef d’entreprise, le budget prévisionnel d'un projet est un outil d'aide à la décision que vous ne pouvez pas vous permettre d'ignorer. Nous espérons que cet article vous a été utile et vous a donné des pistes pour réussir le vôtre.
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- Budget prévisionnel : définition
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