Comment faire un prévisionnel financier pour une salle de réception ?
Si vous tenez à maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs, vous devez établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre salle de réception.
Élaborer les prévisions financières d'une salle de réception peut sembler complexe, mais il suffit d'utiliser le bon outil, et The Business Plan Shop est là pour vous guider.
Dans ce guide pratique, nous aborderons tout ce qu'il faut savoir pour établir des prévisions financières pour votre salle de réception.
Nous commencerons par examiner pourquoi elles sont essentielles, quelles sont les données nécessaires, à quoi ressemble un prévisionnel une fois terminé et quelles sont les solutions disponibles pour créer le vôtre.
Entrons dans le vif du sujet !
Pourquoi établir et maintenir un prévisionnel financier pour une salle de réception ?
Créer et tenir à jour des prévisions financières est le seul moyen de guider le développement de votre salle de réception et d'assurer sa viabilité financière pour les années à venir.
Faire un plan financier pour une salle de réception vous force à examiner votre entreprise en détail : revenus, charges, investissements, financements, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité et ses flux de trésorerie futurs.
Grâce au prévisionnel, vous disposez de la visibilité nécessaire pour planifier en toute confiance vos investissements et votre expansion sur les années à venir.
De plus, lorsque votre environnement commercial se durcit, le fait de disposer de prévisions actualisées pour la salle de réception vous permet de détecter à l'avance d'éventuels problèmes de trésorerie. Ceci vous permet en retour de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d'être à court de liquidités.
N'oubliez pas non plus que les prévisions financières de votre salle de réception seront essentielles lors de la recherche de financement. Vous pouvez être sûr(e) à 100 % que les banques et les investisseurs demanderont à voir vos données financières, alors veillez à ce qu'elles soient présentées de manière précise et attrayante.
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Quelles informations sont utilisées pour élaborer le prévisionnel financier d'une salle de réception ?
La qualité des prévisions financières d'une salle de réception dépend de la fiabilité des données utilisées pour les élaborer.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une salle de réception déjà en activité, vous aurez surtout besoin de votre historique comptable, de vos données opérationnelles historiques, ainsi que de la vision de votre équipe sur ce qui vous attend pour les années à venir.
Pour réaliser des prévisions financières dans le cadre de la création d'une salle de réception, vous devrez avoir fait des recherches et avoir une idée précise de votre environnement concurrentiel et de votre stratégie de mise sur le marché, afin de pouvoir établir un prévisionnel des ventes précis.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste précise des ressources nécessaires au fonctionnement quotidien de votre salle de réception, ainsi que d'une liste des équipements et des dépenses nécessaires pour lancer l'activité (nous y reviendrons).
Examinons maintenant de plus près les éléments qui composent le prévisionnel financier de votre salle de réception.
Le prévisionnel des ventes d'une salle de réception
D'expérience, il est généralement préférable de commencer l'élaboration du prévisionnel financier de votre salle de réception par le prévisionnel des ventes.
Pour établir un prévisionnel de chiffre d'affaires précis pour votre salle de réception, vous devrez vous appuyer sur les données collectées dans votre étude de marché ou, si vous gérez une salle de réception déjà en activité, sur les données historiques de l'entreprise, afin d'estimer deux variables clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour y parvenir, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- Le taux d'occupation de votre salle de réception peut influencer le prix moyen, en particulier si vous êtes souvent complet. Plus vous avez de demandes, plus vous pouvez augmenter vos tarifs.
- La saisonnalité peut également jouer un rôle important dans le nombre de transactions mensuelles. Par exemple, vous pouvez avoir plus de réservations pendant les mois d'été en raison des mariages en plein air, tandis que les mois d'hiver peuvent être plus calmes.
- La concurrence dans votre région peut également influencer les prix et le nombre de transactions. Si vous êtes entouré de nombreuses autres salles de réception, vous devrez peut-être ajuster vos tarifs pour rester compétitif et attirer des clients.
- La qualité de vos prestations et de vos services peut également avoir un impact sur le prix moyen et le nombre de transactions. Si vous offrez une expérience haut de gamme avec des équipements modernes et un service impeccable, vous pourrez peut-être facturer des tarifs plus élevés et attirer davantage de clients.
- Les événements spéciaux peuvent également influencer le prix moyen et le nombre de transactions. Par exemple, si vous proposez des offres spéciales pour les anniversaires ou les fêtes de fin d'année, vous pouvez attirer plus de clients et augmenter votre chiffre d'affaires.
Une fois votre prévisionnel des ventes établi, il est temps de dresser votre budget de charges d'exploitation. Voyons ensemble ce que cela implique.
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Les charges d’exploitation d'une salle de réception
La prochaine étape consiste à estimer les frais que vous devrez supporter pour exploiter votre salle de réception.
Ceux-ci varieront en fonction de l'emplacement de votre entreprise et de sa taille globale (chiffre d'affaires, personnel, etc.).
Mais les charges d'exploitation de votre salle de réception devraient normalement comprendre les éléments suivants :
- Coût de location de la salle
- Frais de personnel : salaires des employés, charges sociales
- Honoraires d'expertise-comptable : pour la gestion de vos comptes et la préparation de vos déclarations fiscales
- Frais d'assurance : pour couvrir les risques liés à l'exploitation de la salle
- Frais de publicité : pour promouvoir vos services et attirer de nouveaux clients
- Frais de maintenance : pour l'entretien régulier de la salle et de ses équipements
- Frais d'électricité et de chauffage : pour assurer le confort de vos clients
- Frais de fournitures : pour les consommables tels que les nappes, les serviettes, etc.
- Frais de gestion des déchets : pour l'élimination des déchets produits lors des événements
- Frais de nettoyage : pour maintenir la propreté de la salle après chaque événement
- Frais de licences de logiciel : pour utiliser des logiciels de gestion de réservations et de facturation
- Frais bancaires : pour les transactions et les frais de gestion de compte
- Frais de sécurité : pour assurer la sécurité de vos clients et de votre établissement
- Frais de formation : pour former votre personnel et maintenir leurs compétences à jour
- Frais de téléphone et d'internet : pour communiquer avec vos clients et gérer les réservations en ligne
Cette liste n'est en aucun cas exhaustive et devra être adaptée aux particularités de votre salle de réception.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une salle de réception ?
Une fois que vous avez une idée du volume de ventes que vous pourriez réaliser et des frais de fonctionnement de votre salle de réception, il est temps de vous pencher sur l'équipement nécessaire au lancement ou à l'expansion de l'activité.
Pour une salle de réception, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- La salle de réception elle-même : C'est l'immobilisation la plus importante pour votre salle de réception. Il s'agit de l'espace où les événements auront lieu, donc il doit être bien aménagé et décoré. Vous devrez peut-être rénover ou réaménager l'espace existant, ou bien construire une nouvelle salle de toute pièce.
- Le mobilier : Pour recevoir vos clients dans un cadre confortable et élégant, vous aurez besoin de divers meubles tels que des tables, des chaises, des canapés, des fauteuils, etc. Vous pouvez opter pour du mobilier neuf ou bien d'occasion, en fonction de votre budget.
- Le matériel de cuisine : Si vous prévoyez de proposer des services de restauration dans votre salle de réception, vous aurez besoin d'un équipement de cuisine complet et de qualité, comprenant des fours, des réfrigérateurs, des plaques de cuisson, etc. Pensez également à l'achat de vaisselle et d'ustensiles de cuisine.
- Les systèmes de sonorisation et d'éclairage : Pour créer une ambiance festive et agréable lors des événements, vous aurez besoin de matériel de sonorisation et d'éclairage de qualité. Pensez à investir dans des haut-parleurs, des jeux de lumières, des microphones, etc.
- Les décorations : Les décorations sont un élément clé pour créer une atmosphère unique et mémorable dans votre salle de réception. Prévoyez un budget pour l'achat de nappes, de housses de chaises, de fleurs, de bougies, etc. Vous pouvez également faire appel à un(e) décorateur(trice) professionnel(le) pour vous aider à créer un thème ou une ambiance particulière.
Une fois encore, il faudra adapter cette liste aux spécificités de votre salle de réception.
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Le plan de financement de votre salle de réception
L'étape suivante de l'élaboration des prévisions financières de votre salle de réception consiste à réfléchir à la manière dont vous allez financer votre entreprise.
Vous devrez évaluer la part de capital qui proviendra des associés (fonds propres) et celle qui pourra être obtenue auprès des banques.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin que vous puissiez séparer les charges d'intérêts des remboursements du capital et inclure toutes ces données au bon endroit dans vos tableaux prévisionnels.
Quels tableaux font partie du plan financier d'une salle de réception ?
Examinons maintenant les principaux tableaux qui composent le prévisionnel financier de votre salle de réception.
Le compte de résultat prévisionnel de votre salle de réception
Le compte de résultat prévisionnel vous permettra de visualiser le potentiel de croissance et de rentabilité de votre salle de réception au cours des trois à cinq prochaines années.
Un compte de résultat financièrement viable pour une salle de réception doit normalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (idéalement)
- Un bénéfice net
Cela dépend évidemment du stade de développement de votre entreprise : par exemple, une nouvelle entreprise peut être déficitaire jusqu'à ce qu'elle atteigne son seuil de rentabilité au cours de la deuxième ou de la troisième année.
Le bilan prévisionnel d'une salle de réception
Le bilan prévisionnel de votre salle de réception vous permet d'évaluer votre structure financière et votre besoin de fonds de roulement.
Il présente trois composantes : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : ce sont les ressources que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : elles représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Elles comprennent des éléments tels que les dettes fournisseurs (l'argent dû aux fournisseurs), les impôts à payer et les prêts.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
La prévision des flux de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre salle de réception permet de visualiser la trésorerie que l'entreprise prévoit de générer ou consommer au cours des trois à cinq prochaines années.
Il existe plusieurs façons de présenter un prévisionnel de trésorerie, mais l'expérience nous a appris qu'il est préférable de l'organiser par nature afin d'afficher clairement ces éléments :
- Flux de trésorerie opérationnel : quelle est la trésorerie générée par l’activité commerciale de votre salle de réception ?
- Flux d'investissement : quels sont les investissements réalisés par l'entreprise pour développer ou entretenir ses équipements ?
- Flux de financement : l'entreprise lève-t-elle des fonds supplémentaires ou rémunère-t-elle ses apporteurs de fonds (dividendes, remboursement de dette) ?
Votre prévisionnel de trésorerie est l'élément le plus important de votre prévision financière et c'est là que vous devez concentrer votre attention pour vous assurer que votre salle de réception dispose d'un financement adéquat.
Remarque : si vous établissez un prévisionnel financier en vue d'obtenir un financement, vous devrez inclure à la fois une prévision de trésorerie annuelle et une prévision de trésorerie mensuelle dans le plan financier de votre salle de réception.
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Quel outil devriez-vous utiliser pour établir le prévisionnel financier de votre salle de réception ?
Il n'est pas difficile d'établir un prévisionnel financier pour une salle de réception, à condition d'utiliser l'outil adéquat. Voyons quelles sont les options disponibles ci-dessous.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les prévisions de votre salle de réception
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel professionnel présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution rentable qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour une salle de réception.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre salle de réception ?
Vous et vos partenaires financiers avez besoin de chiffres fiables. À moins que vous n'ayez étudié la finance ou la comptabilité, élaborer un prévisionnel financier fiable et exempt d’erreurs sur tableur risque de s'avérer compliqué.
La modélisation financière est très technique par nature et nécessite une solide maîtrise des principes comptables pour être réalisée sans erreurs. Cela signifie que la plupart des dirigeants d'entreprise ne sont pas en mesure d'utiliser des tableurs tels qu'Excel ou Google Sheets pour créer des prévisions financières fiables.
De plus, il est aujourd'hui inefficace de créer des prévisions avec Excel :
- Les logiciels ont progressé à tel point que les prévisions peuvent être réalisées beaucoup plus rapidement et avec plus de précision que manuellement sur une feuille de calcul.
- Grâce à l'intelligence artificielle, les logiciels sont capables de détecter les erreurs et d'aider à la prise de décision.
Les tableurs sont des outils polyvalents, mais ils ne sont pas adaptés au reporting. Importer les données comptables de votre salle de réception dans Excel pour comparer les données réelles aux prévisions est extrêmement manuel et fastidieux (tout comme l'est la mise à jour des prévisions). Il est beaucoup plus rapide d'utiliser des outils de planification financière spécialisés tels que The Business Plan Shop.
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Utiliser nos modèles de prévisionnels financiers pour vous inspirer
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Nos exemples comprennent à la fois un prévisionnel financier et un business plan rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de lancement ou que vous ayez déjà votre propre salle de réception, vous pouvez toujours consulter nos modèles pour trouver des idées sur la modélisation des éléments financiers et sur la rédaction d'un plan d'affaires en vue d’obtenir un financement.
À retenir
- Un prévisionnel financier montre la croissance, rentabilité et trésorerie attendues pour votre entreprise sur les 3 à 5 prochaines années.
- Comparer le réel comptable au prévisionnel permet de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour les prévisionnels de votre salle de réception.
C'est la fin de notre guide consacré aux prévisions financières d'une salle de réception, nous espérons qu'il vous a été utile. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez nous faire part de vos retours d’expérience ou si vous avez des questions.
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