Comment faire un prévisionnel financier pour un musée indépendant ?
Établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre musée indépendant est indispensable pour maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
Si vous vous sentez dépassé à l'idée d'établir les prévisions financières d'un musée indépendant, ne vous inquiétez pas, ce guide est là pour vous aider.
Nous aborderons notamment les principaux objectifs d'une prévision financière, les données à rassembler avant de se lancer, les tableaux qui la composent et les outils qui vous aideront à créer et à tenir à jour vos prévisions de manière efficace.
C'est parti !
Pourquoi créer et tenir à jour des prévisions financières pour un musée indépendant ?
Pour prospérer, votre entreprise doit être en mesure d'anticiper ce qui l'attend et disposer de ressources financières adéquates pour se développer, d'où la nécessité de disposer d’un prévisionnel financier pour votre musée indépendant.
Créer un prévisionnel financier vous oblige à faire le point sur la situation financière actuelle de votre entreprise et sur la direction que doit prendre son développement.
Une fois que le cap est clairement défini, vous devez élaborer un plan pour atteindre vos objectifs et évaluer ce que cela implique en termes d'investissements, de rentabilité et de flux de trésorerie futurs pour votre musée indépendant.
Disposer d'un prévisionnel financier actualisé pour un musée indépendant est également utile si votre environnement commercial se dégrade, car le prévisionnel vous permet de vous adapter aux nouvelles conditions de marché et d'anticiper d'éventuels problèmes de trésorerie.
Enfin, les prévisions financières de votre musée indépendant vous aideront aussi à obtenir un financement, parce que les banques et les investisseurs voudront voir des prévisions précises avant d'accepter de financer votre entreprise.
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Quelles informations servent de base à l'élaboration des prévisions financières d'un musée indépendant ?
Les prévisions financières d'un musée indépendant doivent reposer sur des fondations solides : vos hypothèses.
Les données nécessaires pour établir ces hypothèses varient en fonction de si votre musée indépendant est déjà en activité ou non.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'un musée indépendant déjà en activité, vos principales sources d’informations seront les données comptables historiques et les indicateurs clés de performance opérationnelle, ainsi que les perspectives de votre équipe pour les trois à cinq prochaines années.
Si vous réalisez des prévisions financières pour une création de musée indépendant, vous devrez vous appuyer sur une étude de marché pour élaborer votre stratégie de mise sur le marché et établir votre prévisionnel des ventes.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste détaillée des ressources nécessaires au fonctionnement de votre musée indépendant, ainsi que d'une liste des équipements nécessaires au lancement de l'entreprise (voir ci-dessous).
Maintenant que vous savez ce qui est nécessaire, examinons les éléments qui vont composer le prévisionnel financier de votre musée indépendant.
Le chiffre d'affaires prévisionnel d'un musée indépendant
D'après notre expérience, il est généralement judicieux de commencer par l'estimation du chiffre d’affaires prévisionnel.
Les données utilisées pour prévoir vos ventes comprennent les données commerciales historiques de votre musée indépendant (qui peuvent être utilisées comme point de départ pour les entreprises déjà existantes) et les données recueillies dans le cadre de votre étude de marché (qui sont utiles dans le cadre d'une création comme d'un développement d'activité).
Le prévisionnel des ventes de votre musée indépendant peut être décomposé en deux estimations clés :
- Le prix moyen
- Le nombre de transactions mensuelles
Pour évaluer ces variables avec précision, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- L'emplacement : La localisation du musée peut influencer le nombre de visiteurs mensuels et donc les ventes. Si le musée est situé dans un endroit facilement accessible et touristique, vous pouvez vous attendre à un plus grand nombre de transactions.
- Les expositions temporaires : Les expositions temporaires peuvent attirer un public plus large et diversifié, ce qui peut augmenter le nombre de visiteurs et les ventes. Assurez-vous de prévoir ces événements dans votre prévisionnel des ventes.
- La saisonnalité : Les musées peuvent avoir des saisons hautes et basses, en fonction de la météo, des vacances scolaires ou des événements locaux. Gardez cela à l'esprit lorsque vous prévoyez vos ventes pour les trois prochaines années.
- Les partenariats : Les collaborations avec d'autres entreprises ou organisations peuvent amener de nouveaux publics à votre musée et donc augmenter les ventes. Pensez à établir des partenariats avec des entreprises locales, des écoles ou des associations culturelles.
- La notoriété : La réputation et la notoriété de votre musée peuvent influencer la fréquentation et les ventes. Mettez en œuvre des stratégies de communication pour faire connaître votre musée et attirer plus de visiteurs.
Une fois que le prévisionnel des ventes est en place, l'étape suivante consiste à préparer le budget des frais généraux. Penchons-nous à présent sur ce point.
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Les charges d’exploitation d'un musée indépendant
Une fois que vous avez estimé les ventes attendues, vous pouvez commencer à budgétiser les frais nécessaires à la gestion quotidienne de votre musée indépendant.
Les charges varient normalement en fonction du niveau de chiffre d'affaires escompté (c'est pourquoi, par expérience, il est toujours préférable de commencer vos prévisions financières par le prévisionnel de ventes) et en fonction de la situation géographique de l'entreprise.
Les charges d’exploitation d'un musée indépendant comprennent notamment les éléments suivants :
- Frais de personnel : Vous devrez payer les salaires de vos employés, y compris les gardiens, les guides et le personnel administratif.
- Honoraires d'expertise-comptable : Vous aurez besoin des services d'un expert-comptable pour gérer votre comptabilité et vos déclarations fiscales.
- Frais d'assurance : Vous devrez souscrire à une assurance pour protéger votre musée en cas d'incendie, de vol ou de dommages aux œuvres d'art.
- Licences de logiciel : Vous devrez peut-être acheter des licences pour utiliser des logiciels spécialisés pour gérer votre collection et vos finances.
- Frais bancaires : Vous aurez des frais bancaires liés à vos comptes courants et à vos transactions, tels que les virements et les paiements par carte de crédit.
- Services de nettoyage : Vous devrez peut-être embaucher une entreprise de nettoyage pour entretenir vos locaux et vos salles d'exposition.
- Frais de publicité : Vous devrez peut-être investir dans la publicité pour promouvoir votre musée et attirer des visiteurs.
- Frais de maintenance : Vous devrez entretenir régulièrement vos installations et vos équipements pour garantir leur bon fonctionnement.
- Frais de fournitures de bureau : Vous aurez besoin de fournitures de bureau telles que du papier, des stylos et des cartouches d'encre pour gérer vos tâches administratives.
- Services de sécurité : Vous devrez peut-être embaucher des agents de sécurité pour protéger vos œuvres d'art et assurer la sécurité des visiteurs.
- Frais de restauration : Vous devrez peut-être restaurer et entretenir vos œuvres d'art pour les garder en bon état.
- Frais de formation : Vous devrez peut-être former votre personnel pour qu'ils puissent gérer efficacement les tâches liées au musée.
- Frais de location : Vous devrez peut-être louer des équipements ou des locaux pour des expositions temporaires ou des événements spéciaux.
- Frais de transport : Vous aurez des frais de transport pour déplacer des œuvres d'art, des expositions et des matériaux pour vos expositions.
- Frais de gestion des déchets : Vous devrez peut-être payer pour l'élimination appropriée des déchets de votre musée.
Cette liste devra être adaptée aux spécificités de votre musée indépendant, mais devrait constituer un bon point de départ pour votre budget.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer un musée indépendant ?
Une fois que vous avez une idée du volume de ventes que vous pourriez réaliser et des frais de fonctionnement de votre musée indépendant, il est temps de vous pencher sur l'équipement nécessaire au lancement ou à l'expansion de l'activité.
Pour un musée indépendant, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- La collection permanente : Comme musée indépendant, vous devrez acquérir une collection permanente qui représente votre thématique et votre identité. Il s'agit d'objets, d'œuvres ou de documents qui seront exposés en permanence et qui formeront le cœur de votre musée.
- L'aménagement intérieur : Pour accueillir votre collection et vos visiteurs, vous aurez besoin d'acheter du mobilier d'exposition, des vitrines, des éclairages, des panneaux d'information, des bancs, etc. Ces éléments contribueront à créer une atmosphère accueillante et professionnelle pour votre musée.
- L'équipement audiovisuel : Pour offrir une expérience immersive à vos visiteurs, vous pourriez avoir besoin d'acheter du matériel audiovisuel, tels que des écrans, des projecteurs, des casques, etc. pour présenter des vidéos, des documentaires ou des films en lien avec votre thématique.
- Les équipements de conservation : En tant que musée, vous aurez la responsabilité de préserver et de protéger votre collection. Pour cela, vous devrez investir dans des équipements de conservation tels que des systèmes de contrôle de l'humidité, des matériaux d'emballage spéciaux, etc.
- Les outils de gestion : Pour assurer une gestion efficace de votre musée, vous pourriez avoir besoin d'acheter des logiciels de gestion de collection, de billetterie, de réservation, etc. Ces outils vous aideront à gérer les opérations quotidiennes de votre musée.
Une fois encore, il faudra adapter cette liste aux spécificités de votre musée indépendant.
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Le financement de votre musée indépendant
L'étape suivante consiste à vous pencher sur le plan de financement de votre musée indépendant.
La majorité de votre financement proviendra probablement de vos associés (capitaux propres) et de vos partenaires bancaires (emprunts).
Vous devrez ensuite modéliser les instruments qui composent votre financement pour les intégrer dans vos états financiers prévisionnels.
En particulier, les mensualités des prêts bancaires devront être séparées entre charges d'intérêts (au compte de résultat), remboursements du capital (dans les flux de trésorerie) et capital restant dû (au bilan).
Quels tableaux figurent dans le plan financier d'un musée indépendant ?
Une fois terminé, le prévisionnel financier de votre musée indépendant sera présenté au moyen des tableaux suivants.
Le compte de résultat prévisionnel de votre musée indépendant
Le compte de résultat prévisionnel vous donne une idée précise de la croissance attendue pour votre entreprise au cours des trois à cinq prochaines années et de son potentiel de rentabilité.
Pour que votre activité soit pérenne, le compte de résultat d’un musée indépendant doit afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires égale (au minimum) ou supérieure (de préférence) à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables (a minima) ou en augmentation (idéalement)
- Un résultat net positif
Tout dépendra bien sûr du stade de développement de votre entreprise : les chiffres d'une création de musée indépendant seront différents de ceux d'une entreprise établie.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel donne un aperçu de la structure financière de votre musée indépendant à la fin de chaque exercice financier.
Il se compose de trois catégories d'éléments : les actifs, les dettes et les fonds propres
- Actifs : ce que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l’immobilier, les équipements et les créances (argent dû par les clients).
- Dettes : il s’agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
La prévision des flux de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre musée indépendant permet de visualiser la trésorerie que l'entreprise prévoit de générer ou consommer au cours des trois à cinq prochaines années.
Il existe plusieurs façons de présenter un prévisionnel de trésorerie, mais l'expérience nous a appris qu'il est préférable de l'organiser par nature afin d'afficher clairement ces éléments :
- Flux de trésorerie opérationnel : quelle est la trésorerie générée par l’activité commerciale de votre musée indépendant ?
- Flux d'investissement : quels sont les investissements réalisés par l'entreprise pour développer ou entretenir ses équipements ?
- Flux de financement : l'entreprise lève-t-elle des fonds supplémentaires ou rémunère-t-elle ses apporteurs de fonds (dividendes, remboursement de dette) ?
Votre prévisionnel de trésorerie est l'élément le plus important de votre prévision financière et c'est là que vous devez concentrer votre attention pour vous assurer que votre musée indépendant dispose d'un financement adéquat.
Remarque : si vous établissez un prévisionnel financier en vue d'obtenir un financement, vous devrez inclure à la fois une prévision de trésorerie annuelle et une prévision de trésorerie mensuelle dans le plan financier de votre musée indépendant.
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Quel outil devriez-vous utiliser pour établir le prévisionnel financier de votre musée indépendant ?
Il n'est pas difficile d'établir un prévisionnel financier pour un musée indépendant, à condition d'utiliser l'outil adéquat. Voyons quelles sont les options disponibles ci-dessous.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les prévisions de votre musée indépendant
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel professionnel présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution rentable qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour un musée indépendant.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre musée indépendant ?
Créer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour un musée indépendant sur Excel (ou tout autre tableur) est un exercice très technique qui requiert à la fois une bonne maîtrise des règles comptables et de solides compétences en matière de modélisation financière.
La plupart des entrepreneurs n'ont pas l'expertise nécessaire pour créer des prévisions financières précises à l'aide d'un tableur comme Excel ou Google Sheets. Cette réalité est bien connue des financiers qui font, en conséquence, rarement confiance aux chiffres établis par les entrepreneurs sur tableur.
La deuxième raison est l'inefficacité. L'élaboration de prévisions sur des feuilles de calcul était la seule option possible dans les années 1990 et au début des années 2000. Aujourd'hui, grâce aux progrès technologiques, les logiciels permettent de réaliser ces prévisions beaucoup plus rapidement et avec beaucoup plus de précision.
C'est pourquoi les professionnels du chiffre utilisent tous des logiciels. Avec l'essor de l'IA, les logiciels deviennent également plus intelligents pour nous aider à détecter les erreurs dans nos prévisions et à analyser les chiffres afin de prendre des décisions plus éclairées.
Enfin, avec les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses, sujettes aux erreurs et qui prennent beaucoup de temps. À l’inverse, un logiciel de prévisionnel financier tel que The Business Plan Shop est spécialement conçu à cette fin.
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Utiliser nos modèles de prévisionnels financiers pour vous inspirer
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Nos exemples comprennent à la fois un prévisionnel financier et un business plan rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de lancement ou que vous ayez déjà votre propre musée indépendant, vous pouvez toujours consulter nos modèles pour trouver des idées sur la modélisation des éléments financiers et sur la rédaction d'un plan d'affaires en vue d’obtenir un financement.
À retenir
- Un prévisionnel financier permet de visualiser la croissance, rentabilité et génération de trésorerie attendues pour votre entreprise sur les années à venir.
- Il est nécessaire de comparer le réel comptable au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse afin de mettre à jour votre prévisionnel et ainsi maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre musée indépendant.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisionnels.
Vous voilà arrivé à la fin de notre guide. Nous espérons qu’il vous a aidé à mieux comprendre comment réaliser un prévisionnel financier pour un musée indépendant. N'hésitez pas à contacter notre équipe si vous avez des questions ou si vous souhaitez partager votre expérience en matière de prévisions financières !
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