Comment faire un prévisionnel financier pour une entreprise de service à la personne ?
Élaborer des prévisions financières pour votre entreprise de service à la personne et veiller à ce qu'elles soient toujours à jour est le seul moyen de maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.
Cela peut paraître complexe, mais avec des conseils et des outils appropriés, ce n'est pas si compliqué de créer un prévisionnel financier précis pour votre entreprise de service à la personne.
Dans ce guide, nous aborderons les objectifs du prévisionnel financier, les données dont vous avez besoin, les tableaux qui le composent et les outils qui peuvent vous aider à établir votre prévisionnel de manière efficace.
Commençons sans plus attendre !
Pourquoi créer et tenir à jour des prévisions financières pour une entreprise de service à la personne ?
Pour prospérer, votre entreprise doit être en mesure d'anticiper ce qui l'attend et disposer de ressources financières adéquates pour se développer, d'où la nécessité de disposer d’un prévisionnel financier pour votre entreprise de service à la personne.
Créer un prévisionnel financier vous oblige à faire le point sur la situation financière actuelle de votre entreprise et sur la direction que doit prendre son développement.
Une fois que le cap est clairement défini, vous devez élaborer un plan pour atteindre vos objectifs et évaluer ce que cela implique en termes d'investissements, de rentabilité et de flux de trésorerie futurs pour votre entreprise de service à la personne.
Disposer d'un prévisionnel financier actualisé pour une entreprise de service à la personne est également utile si votre environnement commercial se dégrade, car le prévisionnel vous permet de vous adapter aux nouvelles conditions de marché et d'anticiper d'éventuels problèmes de trésorerie.
Enfin, les prévisions financières de votre entreprise de service à la personne vous aideront aussi à obtenir un financement, parce que les banques et les investisseurs voudront voir des prévisions précises avant d'accepter de financer votre entreprise.
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Quelles informations sont utilisées pour élaborer le prévisionnel financier d'une entreprise de service à la personne ?
La qualité des prévisions financières d'une entreprise de service à la personne dépend de la fiabilité des données utilisées pour les élaborer.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une entreprise de service à la personne déjà en activité, vous aurez surtout besoin de votre historique comptable, de vos données opérationnelles historiques, ainsi que de la vision de votre équipe sur ce qui vous attend pour les années à venir.
Pour réaliser des prévisions financières dans le cadre de la création d'une entreprise de service à la personne, vous devrez avoir fait des recherches et avoir une idée précise de votre environnement concurrentiel et de votre stratégie de mise sur le marché, afin de pouvoir établir un prévisionnel des ventes précis.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste précise des ressources nécessaires au fonctionnement quotidien de votre entreprise de service à la personne, ainsi que d'une liste des équipements et des dépenses nécessaires pour lancer l'activité (nous y reviendrons).
Examinons maintenant de plus près les éléments qui composent le prévisionnel financier de votre entreprise de service à la personne.
Le chiffre d'affaires prévisionnel d'une entreprise de service à la personne
D'après notre expérience, il est généralement judicieux de commencer par l'estimation du chiffre d’affaires prévisionnel.
Les données utilisées pour prévoir vos ventes comprennent les données commerciales historiques de votre entreprise de service à la personne (qui peuvent être utilisées comme point de départ pour les entreprises déjà existantes) et les données recueillies dans le cadre de votre étude de marché (qui sont utiles dans le cadre d'une création comme d'un développement d'activité).
Le prévisionnel des ventes de votre entreprise de service à la personne peut être décomposé en deux estimations clés :
- Le prix moyen
- Le nombre de transactions mensuelles
Pour évaluer ces variables avec précision, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- L'évolution des technologies : si votre entreprise propose des services technologiques, les avancées technologiques peuvent influencer le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles. Par exemple, si de nouvelles technologies sont mises sur le marché, cela peut entraîner une baisse des prix de vos services, mais une augmentation du nombre de transactions en raison de la demande accrue.
- La concurrence : la présence de concurrents sur le marché peut avoir un impact sur vos ventes. Si la concurrence est forte, vous pourriez être amené à baisser vos prix pour rester compétitif, ce qui pourrait entraîner une baisse du prix moyen et une augmentation du nombre de transactions mensuelles.
- Les tendances démographiques : les changements dans la population peuvent également influencer vos ventes. Par exemple, si votre entreprise s'adresse principalement aux personnes âgées et que la population vieillit, cela pourrait entraîner une baisse du nombre de transactions mensuelles en raison d'une diminution de la demande.
- Les fluctuations économiques : les conditions économiques peuvent avoir un impact sur vos ventes. Par exemple, en période de crise économique, les consommateurs peuvent être plus réticents à dépenser de l'argent pour des services non essentiels, ce qui pourrait entraîner une baisse du nombre de transactions mensuelles.
- Les réglementations gouvernementales : les changements dans les lois et réglementations peuvent également influencer vos ventes en augmentant ou en diminuant les coûts de votre entreprise. Par exemple, si de nouvelles réglementations en matière de sécurité sont mises en place, cela pourrait entraîner une augmentation des coûts pour votre entreprise et se traduire par une augmentation du prix moyen de vos services.
Une fois que le prévisionnel des ventes est en place, l'étape suivante consiste à préparer le budget des frais généraux. Penchons-nous à présent sur ce point.
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Les charges d’exploitation d'une entreprise de service à la personne
Une fois que vous avez estimé les ventes attendues, vous pouvez commencer à budgétiser les frais nécessaires à la gestion quotidienne de votre entreprise de service à la personne.
Les charges varient normalement en fonction du niveau de chiffre d'affaires escompté (c'est pourquoi, par expérience, il est toujours préférable de commencer vos prévisions financières par le prévisionnel de ventes) et en fonction de la situation géographique de l'entreprise.
Les charges d’exploitation d'une entreprise de service à la personne comprennent notamment les éléments suivants :
- Frais de personnel : incluant les salaires, les charges sociales et les avantages sociaux pour vos employés qui fournissent les services à vos clients.
- Honoraires d'expertise-comptable : pour l'aide à la préparation de vos déclarations fiscales et le suivi de vos finances.
- Frais d'assurance : pour vous protéger en cas de dommages corporels, matériels ou financiers liés à vos services.
- Licences de logiciel : pour utiliser les outils informatiques nécessaires à la gestion de votre entreprise et à la fourniture de vos services.
- Frais bancaires : pour les services bancaires tels que les frais de tenue de compte, les frais de transaction et les frais de découvert.
- Fournitures de bureau : telles que le papier, les cartouches d'encre, les enveloppes, etc. utilisées pour la gestion de votre entreprise.
- Publicité et marketing : pour promouvoir vos services et attirer de nouveaux clients.
- Frais de déplacement : pour vous rendre chez vos clients ou pour les déplacements liés à la gestion de votre entreprise.
- Frais téléphoniques et internet : pour communiquer avec vos clients et gérer votre entreprise en ligne.
- Frais de formation : pour vous et vos employés afin de maintenir vos compétences à jour et offrir un service de qualité à vos clients.
- Frais de location de locaux : si vous avez besoin d'un espace de travail pour gérer votre entreprise et/ou accueillir vos clients.
- Frais de nettoyage : si vous devez faire appel à une entreprise de nettoyage pour entretenir vos locaux de travail.
- Frais de fournitures pour les services : tels que les produits de nettoyage, les produits alimentaires, les produits de soins personnels, etc. utilisés pour fournir vos services à vos clients.
- Frais de déplacement pour les services : si vous devez vous déplacer pour fournir vos services à vos clients, tels que les frais de transport en commun ou de carburant.
- Frais de licences et certifications : pour obtenir les certifications et licences nécessaires pour fournir vos services à vos clients.
Cette liste devra être adaptée aux spécificités de votre entreprise de service à la personne, mais devrait constituer un bon point de départ pour votre budget.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une entreprise de service à la personne ?
Créer et développer une entreprise de service à la personne implique également des investissements que vous devez prendre en compte dans vos prévisions financières.
Parmi le BFR initial et les investissements d'une entreprise de service à la personne, on peut citer des éléments tels que :
- Véhicule de service : Un véhicule est un investissement essentiel pour les entreprises de service à la personne, car il est nécessaire pour se déplacer entre les différents lieux de prestation de services. Vous devrez peut-être choisir entre une voiture, une camionnette ou un autre type de véhicule en fonction de vos besoins spécifiques.
- Matériel de nettoyage : Si votre entreprise offre des services de nettoyage, vous aurez besoin de matériel tel que des aspirateurs, des balais, des serpillières, des produits de nettoyage, etc. pour effectuer votre travail. Assurez-vous de choisir du matériel de qualité pour garantir un travail efficace et satisfaisant pour vos clients.
- Outils de jardinage : Si vous proposez des services de jardinage, vous aurez besoin d'outils tels que des tondeuses, des cisailles, des râteaux, etc. pour entretenir les jardins de vos clients. Pensez également à investir dans un camion ou une remorque pour transporter vos outils d'un endroit à l'autre.
- Matériel informatique : De nos jours, la plupart des entreprises ont besoin d'un ordinateur et d'autres équipements informatiques pour gérer leurs opérations. Si vous offrez des services administratifs ou de gestion, vous aurez certainement besoin d'un ordinateur, d'une imprimante et d'autres outils pour gérer vos tâches quotidiennes.
- Mobilier de bureau : Si vous avez un espace de travail dédié pour votre entreprise, vous aurez besoin de mobilier de bureau, tels que des bureaux, des chaises, des étagères, etc. pour vous et vos employés. Assurez-vous de choisir des meubles confortables et fonctionnels pour améliorer la productivité.
Là encore, cette liste n'est pas exhaustive et devra être adaptée en fonction de votre entreprise de service à la personne.
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Le plan de financement de votre entreprise de service à la personne
L'étape suivante de la construction du prévisionnel de votre entreprise de service à la personne consiste à modéliser le plan de financement de votre entreprise.
Vous devrez réfléchir à quelle part du financement proviendra de fonds propres et quelle part proviendra de financements bancaires.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin d'inclure les charges d'intérêts dans le compte de résultat prévisionnel, le capital restant dû au bilan et les remboursements du capital dans la prévision de trésorerie.
Quels tableaux font partie du plan financier d'une entreprise de service à la personne ?
Examinons maintenant les principaux tableaux qui composent le prévisionnel financier de votre entreprise de service à la personne.
Le compte de résultat prévisionnel de votre entreprise de service à la personne
Le compte de résultat prévisionnel vous donne une idée précise de la croissance attendue pour votre entreprise au cours des trois à cinq prochaines années et de son potentiel de rentabilité.
Pour que votre activité soit pérenne, le compte de résultat d’une entreprise de service à la personne doit afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires égale (au minimum) ou supérieure (de préférence) à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables (a minima) ou en augmentation (idéalement)
- Un résultat net positif
Tout dépendra bien sûr du stade de développement de votre entreprise : les chiffres d'une création d'entreprise de service à la personne seront différents de ceux d'une entreprise établie.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel de votre entreprise de service à la personne donne un aperçu de la situation financière de votre entreprise à la fin de l'année.
Il se compose de trois types d'éléments : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : représentent ce que l'entreprise possède, notamment la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Il s'agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre entreprise de service à la personne permet de visualiser la trésorerie que votre entreprise prévoit de consommer ou générer dans les années à venir.
Une bonne pratique consiste à organiser le prévisionnel de trésorerie par nature afin de mieux expliquer comment la trésorerie est utilisée ou générée par l'entreprise de service à la personne :
- Flux de trésorerie opérationnel : indique la trésorerie générée par l’activité commerciale de l'entreprise
- Flux d'investissement : indique le montant des investissements nécessaires au maintien ou à l’expansion de l'entreprise
- Flux de financement : indique si l'entreprise lève de nouveaux fonds ou rembourse ses partenaires financiers (remboursement de la dette, dividendes)
Il est essentiel de surveiller (et de mettre à jour régulièrement) le prévisionnel de trésorerie de votre entreprise de service à la personne pour vous assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie pour fonctionner normalement et pour détecter les besoins de financement le plus tôt possible.
Si vous essayez de lever des fonds, il vous sera, en principe, demandé de fournir des prévisions de trésorerie mensuelles dans le plan financier de votre entreprise de service à la personne, afin que les banques ou les investisseurs puissent évaluer les variations saisonnières et s'assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie.
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Quel outil utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre entreprise de service à la personne ?
Élaborer des prévisions financières pour votre entreprise de service à la personne peut sembler intimidant, mais la bonne nouvelle est qu'il y a plusieurs façons de procéder.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour élaborer les prévisions de votre entreprise de service à la personne
Utiliser un outil de prévisionnel financier en ligne, tel que celui que nous proposons chez The Business Plan Shop, est la solution la plus moderne et la plus simple.
Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel spécialisé :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance sympathique est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un expert-comptable ou à un consultant
Une autre solution consiste à confier l'élaboration des prévisions financières de votre entreprise de service à la personne à un tiers.
Comme vous pouvez vous en douter, cette solution sera plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel, car le prix devra couvrir le temps du comptable, le coût de son logiciel et sa marge bénéficiaire.
Le prix peut varier considérablement en fonction de la complexité de votre entreprise. Par expérience, pour une petite entreprise, des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) sont proposées à partir d'environ 750€ H.T.
Il convient de garder à l'esprit que cette estimation concerne des prévisions établies de façon ponctuelle. La mise à jour et le suivi de vos prévisions par rapport aux données réelles entraîneront des frais supplémentaires.
Si vous décidez d’externaliser la réalisation de vos prévisions :
- Assurez-vous que le professionnel dispose d'une expérience concrète dans votre secteur d'activité et qu'il soit en mesure de challenger vos hypothèses de manière constructive.
- Évitez les consultants qui utilisent des moyennes sectorielles pour établir les prévisionnels financiers de leurs clients (ces prévisions sont sans intérêt pour une petite entreprise).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre entreprise de service à la personne ?
Créer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une entreprise de service à la personne sur Excel (ou tout autre tableur) est un exercice très technique qui requiert à la fois une bonne maîtrise des règles comptables et de solides compétences en matière de modélisation financière.
La plupart des entrepreneurs n'ont pas l'expertise nécessaire pour créer des prévisions financières précises à l'aide d'un tableur comme Excel ou Google Sheets. Cette réalité est bien connue des financiers qui font, en conséquence, rarement confiance aux chiffres établis par les entrepreneurs sur tableur.
La deuxième raison est l'inefficacité. L'élaboration de prévisions sur des feuilles de calcul était la seule option possible dans les années 1990 et au début des années 2000. Aujourd'hui, grâce aux progrès technologiques, les logiciels permettent de réaliser ces prévisions beaucoup plus rapidement et avec beaucoup plus de précision.
C'est pourquoi les professionnels du chiffre utilisent tous des logiciels. Avec l'essor de l'IA, les logiciels deviennent également plus intelligents pour nous aider à détecter les erreurs dans nos prévisions et à analyser les chiffres afin de prendre des décisions plus éclairées.
Enfin, avec les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses, sujettes aux erreurs et qui prennent beaucoup de temps. À l’inverse, un logiciel de prévisionnel financier tel que The Business Plan Shop est spécialement conçu à cette fin.
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S’inspirer de nos modèles de prévisions financières
The Business Plan Shop propose des dizaines de modèles de prévisionnels financiers.
Nos exemples comprennent un business plan complet avec un prévisionnel financier et une partie rédigée détaillant l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de démarrage ou que vous ayez déjà votre propre entreprise de service à la personne, nos modèles de prévisionnels financiers sont un bon moyen de vous aider à :
- Comprendre à quoi doit ressembler un plan d'affaires complet
- Comprendre comment modéliser les éléments financiers de votre entreprise de service à la personne
À retenir
- Un prévisionnel financier montre la croissance, rentabilité et trésorerie attendues pour votre entreprise sur les 3 à 5 prochaines années.
- Comparer le réel comptable au prévisionnel permet de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour les prévisionnels de votre entreprise de service à la personne.
C'est la fin de notre guide consacré aux prévisions financières d'une entreprise de service à la personne, nous espérons qu'il vous a été utile. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez nous faire part de vos retours d’expérience ou si vous avez des questions.
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