Comment faire un prévisionnel financier pour une entreprise de numérisation d'archives ?
Élaborer des prévisions financières pour votre entreprise de numérisation d'archives et veiller à ce qu'elles soient toujours à jour est le seul moyen de maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.
Cela peut paraître complexe, mais avec des conseils et des outils appropriés, ce n'est pas si compliqué de créer un prévisionnel financier précis pour votre entreprise de numérisation d'archives.
Dans ce guide, nous aborderons les objectifs du prévisionnel financier, les données dont vous avez besoin, les tableaux qui le composent et les outils qui peuvent vous aider à établir votre prévisionnel de manière efficace.
Commençons sans plus attendre !
Pourquoi établir et maintenir des prévisions financières pour une entreprise de numérisation d'archives ?
Les prévisions financières de votre entreprise de numérisation d'archives servent de feuille de route pour guider sa croissance et assurer sa viabilité financière sur le long terme.
Pour créer un plan financier, vous devrez examiner votre entreprise en détail, des ventes jusqu'aux charges d'exploitation, en passant par les investissements et les sources de financement, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité sur les années à venir et les flux de trésorerie correspondants.
Dans des conditions de marché difficiles, avoir des prévisions financières à jour permet de détecter rapidement une potentielle insuffisance de trésorerie, ce qui permet de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d’être confronté à un manque de liquidités.
Le prévisionnel financier de votre entreprise de numérisation d'archives s'avérera également précieux dans le cadre d'une recherche de financement. Les banques et les investisseurs demanderont sans aucun doute à examiner minutieusement vos chiffres ; la précision et la présentation sont donc essentielles.
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Quelles informations sont utilisées pour élaborer le prévisionnel financier d'une entreprise de numérisation d'archives ?
La qualité des prévisions financières d'une entreprise de numérisation d'archives dépend de la fiabilité des données utilisées pour les élaborer.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une entreprise de numérisation d'archives déjà en activité, vous aurez surtout besoin de votre historique comptable, de vos données opérationnelles historiques, ainsi que de la vision de votre équipe sur ce qui vous attend pour les années à venir.
Pour réaliser des prévisions financières dans le cadre de la création d'une entreprise de numérisation d'archives, vous devrez avoir fait des recherches et avoir une idée précise de votre environnement concurrentiel et de votre stratégie de mise sur le marché, afin de pouvoir établir un prévisionnel des ventes précis.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste précise des ressources nécessaires au fonctionnement quotidien de votre entreprise de numérisation d'archives, ainsi que d'une liste des équipements et des dépenses nécessaires pour lancer l'activité (nous y reviendrons).
Examinons maintenant de plus près les éléments qui composent le prévisionnel financier de votre entreprise de numérisation d'archives.
Le prévisionnel des ventes d'une entreprise de numérisation d'archives
D'expérience, il est généralement préférable de commencer l'élaboration du prévisionnel financier de votre entreprise de numérisation d'archives par le prévisionnel des ventes.
Pour établir un prévisionnel de chiffre d'affaires précis pour votre entreprise de numérisation d'archives, vous devrez vous appuyer sur les données collectées dans votre étude de marché ou, si vous gérez une entreprise de numérisation d'archives déjà en activité, sur les données historiques de l'entreprise, afin d'estimer deux variables clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour y parvenir, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- L'état économique : si l'économie est en crise, les entreprises auront tendance à limiter leurs dépenses et à réduire le nombre de transactions avec vous.
- La technologie : avec l'évolution constante de la technologie, les entreprises pourraient être plus enclines à numériser leurs archives, augmentant ainsi le nombre de transactions pour votre entreprise.
- La concurrence : si d'autres entreprises proposent des services de numérisation d'archives à des prix plus bas, cela pourrait avoir un impact sur le prix moyen de vos services et donc sur vos ventes.
- La réglementation : des changements dans les lois et règlements concernant la conservation des archives pourraient avoir un impact sur la demande pour vos services et donc sur vos ventes.
- La localisation : si votre entreprise est située dans une zone avec une forte demande pour la numérisation d'archives, cela pourrait influencer le nombre de transactions que vous réalisez chaque mois.
Une fois votre prévisionnel des ventes établi, il est temps de dresser votre budget de charges d'exploitation. Voyons ensemble ce que cela implique.
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Les charges d’exploitation d'une entreprise de numérisation d'archives
La prochaine étape consiste à estimer les frais que vous devrez supporter pour exploiter votre entreprise de numérisation d'archives.
Ceux-ci varieront en fonction de l'emplacement de votre entreprise et de sa taille globale (chiffre d'affaires, personnel, etc.).
Mais les charges d'exploitation de votre entreprise de numérisation d'archives devraient normalement comprendre les éléments suivants :
- Frais de personnel : incluez les salaires, les avantages sociaux et les charges patronales pour les employés de votre entreprise de numérisation d'archives.
- Honoraires d'expertise-comptable : engagez un expert-comptable pour vous aider à gérer vos finances et à préparer vos déclarations fiscales.
- Frais d'assurance : assurez votre entreprise de numérisation d'archives contre les risques tels que les incendies, les vols et les dommages matériels.
- Licences de logiciel : achetez des licences pour les logiciels de numérisation et de gestion de documents dont vous avez besoin pour votre entreprise.
- Frais bancaires : incluez les frais de tenue de compte, les frais de virement et les frais de carte de crédit pour votre entreprise.
- Frais de location : louez un espace de bureau ou un entrepôt pour stocker vos équipements et vos archives numérisées.
- Frais de communication : incluez les coûts de téléphone, d'internet et de fournitures de bureau pour gérer vos communications internes et externes.
- Frais de déplacement : si vous devez vous déplacer pour numériser des archives chez vos clients, incluez les coûts de transport, d'hébergement et de repas.
- Frais de publicité et de marketing : faites connaître votre entreprise de numérisation d'archives en incluant les coûts des annonces, des dépliants et des cartes de visite.
- Frais de formation : continuez à vous former et à former vos employés pour rester à jour sur les dernières technologies de numérisation et de gestion de documents.
- Frais de maintenance : incluez les coûts pour maintenir et réparer vos équipements de numérisation.
- Frais de stockage : si vous devez stocker des archives physiques pour vos clients, incluez les coûts pour louer un espace de stockage.
- Frais de gestion des déchets : si vous devez éliminer des archives physiques après les avoir numérisées, incluez les coûts pour la collecte et l'élimination appropriées.
- Frais de gestion des archives numériques : incluez les coûts pour gérer et stocker les archives numériques de vos clients de manière sécurisée et organisée.
- Frais de fournitures : incluez les coûts pour acheter des fournitures telles que des disques durs, des cartouches d'encre et du papier pour vos équipements de numérisation.
Cette liste n'est en aucun cas exhaustive et devra être adaptée aux particularités de votre entreprise de numérisation d'archives.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une entreprise de numérisation d'archives ?
Créer et développer une entreprise de numérisation d'archives implique également des investissements que vous devez prendre en compte dans vos prévisions financières.
Parmi le BFR initial et les investissements d'une entreprise de numérisation d'archives, on peut citer des éléments tels que :
- Scanners : Ces équipements sont essentiels pour numériser efficacement vos archives physiques. Assurez-vous de choisir des scanners de haute qualité pour obtenir des numérisations précises et claires.
- Serveurs de stockage : Les fichiers numérisés prennent beaucoup de place, il est donc important d'investir dans des serveurs de stockage pour les conserver en toute sécurité. Vous pouvez également opter pour un stockage en ligne via le cloud.
- Logiciel de gestion de documents : Pour organiser et gérer vos fichiers numérisés, vous aurez besoin d'un logiciel de gestion de documents. Choisissez-en un adapté à vos besoins spécifiques en matière de numérisation d'archives.
- Matériel de sécurité : Étant donné que vous manipulez des documents sensibles, il est important de protéger votre entreprise et vos archives avec des équipements de sécurité tels que des caméras de surveillance, des alarmes et des systèmes de contrôle d'accès.
Là encore, cette liste n'est pas exhaustive et devra être adaptée en fonction de votre entreprise de numérisation d'archives.
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Le plan de financement de votre entreprise de numérisation d'archives
L'étape suivante de la construction du prévisionnel de votre entreprise de numérisation d'archives consiste à modéliser le plan de financement de votre entreprise.
Vous devrez réfléchir à quelle part du financement proviendra de fonds propres et quelle part proviendra de financements bancaires.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin d'inclure les charges d'intérêts dans le compte de résultat prévisionnel, le capital restant dû au bilan et les remboursements du capital dans la prévision de trésorerie.
Quels tableaux font partie du plan financier d'une entreprise de numérisation d'archives ?
Examinons maintenant les principaux tableaux qui composent le prévisionnel financier de votre entreprise de numérisation d'archives.
Le compte de résultat prévisionnel de votre entreprise de numérisation d'archives
Le compte de résultat prévisionnel vous permettra de visualiser le potentiel de croissance et de rentabilité de votre entreprise de numérisation d'archives au cours des trois à cinq prochaines années.
Un compte de résultat financièrement viable pour une entreprise de numérisation d'archives doit normalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (idéalement)
- Un bénéfice net
Cela dépend évidemment du stade de développement de votre entreprise : par exemple, une nouvelle entreprise peut être déficitaire jusqu'à ce qu'elle atteigne son seuil de rentabilité au cours de la deuxième ou de la troisième année.
Le bilan prévisionnel d'une entreprise de numérisation d'archives
Le bilan prévisionnel de votre entreprise de numérisation d'archives vous permet d'évaluer votre structure financière et votre besoin de fonds de roulement.
Il présente trois composantes : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : ce sont les ressources que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : elles représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Elles comprennent des éléments tels que les dettes fournisseurs (l'argent dû aux fournisseurs), les impôts à payer et les prêts.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels d'une entreprise de numérisation d'archives permet de visualiser la trésorerie générée ou consommée par l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie est généralement organisé par nature de manière à présenter trois indicateurs clés :
- Le flux de trésorerie opérationnel : l’exploitation de l’activité commerciale génère-t-elle ou consomme-t-elle de la trésorerie ?
- Le flux d'investissement : quel est le montant investi par l'entreprise dans des actifs à long terme (cette donnée est généralement comparée aux actifs immobilisés figurant au bilan afin de déterminer si l'entreprise entretient et renouvelle régulièrement ses équipements) ?
- Le flux de financement : l'entreprise lève-t-elle de nouveaux fonds ou rembourse-t-elle ses apporteurs de fonds (remboursement de dette, dividendes) ?
La trésorerie étant le nerf de la guerre, il est impératif de garder un œil sur les flux de trésorerie futurs pour gérer une entreprise avec succès. C'est pourquoi vous devez accorder une attention particulière au prévisionnel de trésorerie de votre entreprise de numérisation d'archives.
Si vous cherchez à obtenir un financement, sachez qu'il est d'usage de fournir des prévisions de trésorerie annuelles et mensuelles dans un plan financier, afin que le lecteur puisse analyser les fluctuations saisonnières et s'assurer que l'entreprise de numérisation d'archives dispose d'une capitalisation adéquate.
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Quel outil faut-il utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre entreprise de numérisation d'archives ?
En utilisant le bon outil ou la bonne solution, l'élaboration des prévisions financières sera beaucoup plus facile qu'il n'y paraît. Examinons maintenant vos principales options.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les projections de votre entreprise de numérisation d'archives
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel professionnel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel spécialisé présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour une entreprise de numérisation d'archives.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser une feuille de calcul telle qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre entreprise de numérisation d'archives ?
Élaborer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une entreprise de numérisation d'archives à l'aide d'une feuille de calcul est très technique et nécessite des connaissances approfondies en comptabilité et une bonne compréhension des techniques de modélisation financière.
Rares sont les dirigeants d'entreprise qui sont suffisamment expérimentés sur le plan financier pour être en mesure d'établir eux-mêmes des prévisions sur Excel sans faire d'erreurs.
Les prêteurs et les investisseurs en sont conscients, c'est pourquoi les prévisions créées sur Excel par le dirigeant de l'entreprise sont souvent prises avec un grain de sel.
En matière de prévisions financières, il est essentiel de pouvoir se fier aux chiffres et, à cette fin, l'utilisation d'un logiciel est beaucoup plus sûre.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est également plus rapide que d'utiliser un tableur et, avec l'essor de l'intelligence artificielle, les logiciels deviennent de plus en plus efficaces pour nous aider à analyser les chiffres afin de prendre des décisions éclairées.
Enfin, comme pour tout ce qui concerne les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses et sujettes aux erreurs. Ce qui n'est pas le cas avec un logiciel de prévisionnel financier comme The Business Plan Shop qui est spécialement conçu à cet effet.
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Utiliser nos modèles de prévisionnels financiers pour vous inspirer
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Nos exemples comprennent à la fois un prévisionnel financier et un business plan rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de lancement ou que vous ayez déjà votre propre entreprise de numérisation d'archives, vous pouvez toujours consulter nos modèles pour trouver des idées sur la modélisation des éléments financiers et sur la rédaction d'un plan d'affaires en vue d’obtenir un financement.
À retenir
- Un prévisionnel financier permet de visualiser la croissance, rentabilité et génération de trésorerie attendues pour votre entreprise sur les années à venir.
- Il est nécessaire de comparer le réel comptable au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse afin de mettre à jour votre prévisionnel et ainsi maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise de numérisation d'archives.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisionnels.
Vous voilà arrivé à la fin de notre guide. Nous espérons qu’il vous a aidé à mieux comprendre comment réaliser un prévisionnel financier pour une entreprise de numérisation d'archives. N'hésitez pas à contacter notre équipe si vous avez des questions ou si vous souhaitez partager votre expérience en matière de prévisions financières !
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