Comment faire un prévisionnel financier pour une entreprise d'hébergement informatique ?
Élaborer des prévisions financières pour votre entreprise d'hébergement informatique et veiller à ce qu'elles soient toujours à jour est le seul moyen de maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.
Cela peut paraître complexe, mais avec des conseils et des outils appropriés, ce n'est pas si compliqué de créer un prévisionnel financier précis pour votre entreprise d'hébergement informatique.
Dans ce guide, nous aborderons les objectifs du prévisionnel financier, les données dont vous avez besoin, les tableaux qui le composent et les outils qui peuvent vous aider à établir votre prévisionnel de manière efficace.
Commençons sans plus attendre !
Pourquoi créer et tenir à jour des prévisions financières pour une entreprise d'hébergement informatique ?
Pour prospérer, votre entreprise doit être en mesure d'anticiper ce qui l'attend et disposer de ressources financières adéquates pour se développer, d'où la nécessité de disposer d’un prévisionnel financier pour votre entreprise d'hébergement informatique.
Créer un prévisionnel financier vous oblige à faire le point sur la situation financière actuelle de votre entreprise et sur la direction que doit prendre son développement.
Une fois que le cap est clairement défini, vous devez élaborer un plan pour atteindre vos objectifs et évaluer ce que cela implique en termes d'investissements, de rentabilité et de flux de trésorerie futurs pour votre entreprise d'hébergement informatique.
Disposer d'un prévisionnel financier actualisé pour une entreprise d'hébergement informatique est également utile si votre environnement commercial se dégrade, car le prévisionnel vous permet de vous adapter aux nouvelles conditions de marché et d'anticiper d'éventuels problèmes de trésorerie.
Enfin, les prévisions financières de votre entreprise d'hébergement informatique vous aideront aussi à obtenir un financement, parce que les banques et les investisseurs voudront voir des prévisions précises avant d'accepter de financer votre entreprise.
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Quelles informations sont utilisées pour élaborer le prévisionnel financier d'une entreprise d'hébergement informatique ?
La qualité des prévisions financières d'une entreprise d'hébergement informatique dépend de la fiabilité des données utilisées pour les élaborer.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une entreprise d'hébergement informatique déjà en activité, vous aurez surtout besoin de votre historique comptable, de vos données opérationnelles historiques, ainsi que de la vision de votre équipe sur ce qui vous attend pour les années à venir.
Pour réaliser des prévisions financières dans le cadre de la création d'une entreprise d'hébergement informatique, vous devrez avoir fait des recherches et avoir une idée précise de votre environnement concurrentiel et de votre stratégie de mise sur le marché, afin de pouvoir établir un prévisionnel des ventes précis.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste précise des ressources nécessaires au fonctionnement quotidien de votre entreprise d'hébergement informatique, ainsi que d'une liste des équipements et des dépenses nécessaires pour lancer l'activité (nous y reviendrons).
Examinons maintenant de plus près les éléments qui composent le prévisionnel financier de votre entreprise d'hébergement informatique.
Le chiffre d'affaires prévisionnel d'une entreprise d'hébergement informatique
D'après notre expérience, il est généralement judicieux de commencer par l'estimation du chiffre d’affaires prévisionnel.
Les données utilisées pour prévoir vos ventes comprennent les données commerciales historiques de votre entreprise d'hébergement informatique (qui peuvent être utilisées comme point de départ pour les entreprises déjà existantes) et les données recueillies dans le cadre de votre étude de marché (qui sont utiles dans le cadre d'une création comme d'un développement d'activité).
Le prévisionnel des ventes de votre entreprise d'hébergement informatique peut être décomposé en deux estimations clés :
- Le prix moyen
- Le nombre de transactions mensuelles
Pour évaluer ces variables avec précision, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- L'évolution technologique : Les avancées technologiques peuvent influencer le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles de votre entreprise d'hébergement informatique. Par exemple, si de nouvelles technologies plus performantes et moins chères sont développées, cela pourrait entraîner une baisse des prix sur le marché et donc une diminution de vos revenus. De même, si vous n'êtes pas en mesure de suivre le rythme des évolutions technologiques, vous pourriez perdre des clients au profit de concurrents plus à la pointe.
- La fiabilité de vos services : La qualité de vos services d'hébergement informatique aura un impact direct sur le nombre de transactions mensuelles réalisées par votre entreprise. Si vos services sont fiables et performants, vous pourriez attirer de nouveaux clients et augmenter ainsi le nombre de transactions. En revanche, des pannes fréquentes ou des problèmes de sécurité pourraient entraîner une baisse de la confiance de vos clients et donc une diminution du nombre de transactions.
- La taille de votre infrastructure : La taille et la capacité de votre infrastructure d'hébergement peuvent également influencer vos ventes. Si votre entreprise connaît une croissance rapide et que vous n'avez pas suffisamment de ressources pour répondre à la demande, cela pourrait entraîner des retards dans la livraison de vos services et donc une baisse de la satisfaction de vos clients. D'un autre côté, si vous avez une infrastructure surdimensionnée, vos coûts seront plus élevés et cela pourrait se refléter dans le prix moyen de vos services.
- La réputation de votre entreprise : La réputation de votre entreprise peut jouer un rôle important dans les ventes de votre entreprise d'hébergement informatique. Si vous êtes reconnu comme un leader dans le secteur, avec une bonne réputation en termes de qualité de service et de fiabilité, cela pourrait vous aider à attirer de nouveaux clients et à augmenter le nombre de transactions. En revanche, une mauvaise réputation pourrait avoir l'effet inverse et nuire à vos ventes.
- Les tendances du marché : Enfin, les tendances du marché peuvent également impacter vos ventes. Si la demande pour les services d'hébergement informatique est en hausse, vous pourriez voir une augmentation du nombre de transactions et du prix moyen. Cependant, si le marché est saturé ou si de nouveaux concurrents entrent en jeu, cela pourrait entraîner une pression à la baisse sur les prix et donc une diminution des ventes.
Une fois que le prévisionnel des ventes est en place, l'étape suivante consiste à préparer le budget des frais généraux. Penchons-nous à présent sur ce point.
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Les charges d’exploitation d'une entreprise d'hébergement informatique
La prochaine étape consiste à estimer les frais que vous devrez supporter pour exploiter votre entreprise d'hébergement informatique.
Ceux-ci varieront en fonction de l'emplacement de votre entreprise et de sa taille globale (chiffre d'affaires, personnel, etc.).
Mais les charges d'exploitation de votre entreprise d'hébergement informatique devraient normalement comprendre les éléments suivants :
- Frais de personnel : inclut les salaires, les charges sociales et les avantages pour vos employés, tels que les tickets restaurants et les frais de transport.
- Honoraires d'expertise-comptable : pour assurer la tenue de vos comptes, la déclaration fiscale et la gestion de votre trésorerie.
- Frais d'assurance : pour protéger votre entreprise contre les risques liés à votre activité, tels que les dommages matériels ou les litiges avec des clients.
- Licences de logiciel : pour utiliser des programmes informatiques spécifiques à votre activité, tels que des logiciels de gestion de serveurs ou des outils de sécurité.
- Frais bancaires : pour l'ouverture et la gestion de votre compte professionnel, ainsi que pour les opérations bancaires courantes (virements, prélèvements, etc.).
- Frais de maintenance : pour assurer la maintenance et les mises à jour de votre matériel informatique, tels que les serveurs, les ordinateurs et les périphériques.
- Frais d'électricité et de chauffage : pour alimenter et maintenir à une température adéquate vos locaux et vos équipements informatiques.
- Frais de communication : pour vos abonnements téléphoniques, vos connexions internet et vos frais de télécommunication avec vos clients et partenaires.
- Frais de formation : pour former vos employés aux nouvelles technologies et aux nouveaux logiciels utilisés dans votre entreprise.
- Frais de marketing : pour promouvoir vos services d'hébergement informatique et attirer de nouveaux clients.
- Frais de location : pour louer vos locaux professionnels et éventuellement du matériel informatique, si vous n'avez pas encore les moyens d'investir.
- Frais de déplacement : pour vos déplacements professionnels, tels que les visites chez vos clients ou les participations à des salons et des conférences.
- Frais de gestion : pour la gestion quotidienne de votre entreprise, tels que les fournitures de bureau, l'entretien des locaux et les frais administratifs.
- Frais de stockage : pour stocker et sauvegarder les données de vos clients sur des serveurs externes ou dans un centre de données.
- Frais de sécurité : pour assurer la sécurité physique et informatique de vos locaux et des données de vos clients.
Cette liste n'est en aucun cas exhaustive et devra être adaptée aux particularités de votre entreprise d'hébergement informatique.
Quels sont les investissements nécessaires pour lancer ou développer une entreprise d'hébergement informatique ?
Le prévisionnel financier de votre entreprise d'hébergement informatique devra également inclure les investissements nécessaires à la création ou au développement de votre entreprise.
Dans le cas d'une entreprise d'hébergement informatique, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Serveurs informatiques : Ces équipements sont essentiels pour fournir des services d'hébergement à vos clients. Vous devrez peut-être en acheter plusieurs pour répondre aux besoins de votre entreprise.
- Systèmes de stockage : Ces outils vous permettent de stocker et de sauvegarder les données de vos clients en toute sécurité. Assurez-vous d'en avoir suffisamment pour répondre à la demande de vos clients.
- Routeurs et commutateurs : Ces équipements vous permettent de gérer le trafic réseau et de fournir une connectivité à vos clients. Vous devrez peut-être en acheter plusieurs pour couvrir l'ensemble de votre réseau.
- Équipement de climatisation : Les serveurs et autres équipements informatiques génèrent beaucoup de chaleur, il est donc important d'avoir un système de climatisation efficace pour maintenir une température optimale dans votre centre de données.
- Générateurs de secours : En cas de panne de courant, vous ne voulez pas que vos serveurs et équipements informatiques s'arrêtent brusquement. Les générateurs de secours vous permettent de maintenir votre activité en cas d'urgence.
À nouveau, cette liste devra être ajustée en fonction de la taille et des ambitions de votre entreprise d'hébergement informatique.
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Le plan de financement de votre entreprise d'hébergement informatique
L'étape suivante de la construction du prévisionnel de votre entreprise d'hébergement informatique consiste à modéliser le plan de financement de votre entreprise.
Vous devrez réfléchir à quelle part du financement proviendra de fonds propres et quelle part proviendra de financements bancaires.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin d'inclure les charges d'intérêts dans le compte de résultat prévisionnel, le capital restant dû au bilan et les remboursements du capital dans la prévision de trésorerie.
Quels tableaux sont inclus dans le plan financier d'une entreprise d'hébergement informatique ?
Une fois établi, le prévisionnel financier de votre entreprise d'hébergement informatique sera présenté à l'aide des tableaux ci-dessous.
Le compte de résultat prévisionnel de votre entreprise d'hébergement informatique
Le compte de résultat prévisionnel permet de visualiser le potentiel de rentabilité de votre entreprise d'hébergement informatique sur les années à venir.
Pour que votre entreprise d'hébergement informatique soit financièrement viable, votre compte de résultat prévisionnel doit idéalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation (plus elle est élevée, mieux c'est)
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (plus elles sont élevées, mieux c'est)
- Un bénéfice net à la fin de chaque exercice (plus il est important, mieux c'est)
Ceci s'applique aux entreprises d'hébergement informatique déjà en activité. Il y a une certaine indulgence pour les créations, dont les chiffres seront légèrement différents de ceux des entreprises établies.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel de votre entreprise d'hébergement informatique donne un aperçu de la situation financière de votre entreprise à la fin de l'année.
Il se compose de trois types d'éléments : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : représentent ce que l'entreprise possède, notamment la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Il s'agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre entreprise d'hébergement informatique permet de visualiser la trésorerie que votre entreprise prévoit de consommer ou générer dans les années à venir.
Une bonne pratique consiste à organiser le prévisionnel de trésorerie par nature afin de mieux expliquer comment la trésorerie est utilisée ou générée par l'entreprise d'hébergement informatique :
- Flux de trésorerie opérationnel : indique la trésorerie générée par l’activité commerciale de l'entreprise
- Flux d'investissement : indique le montant des investissements nécessaires au maintien ou à l’expansion de l'entreprise
- Flux de financement : indique si l'entreprise lève de nouveaux fonds ou rembourse ses partenaires financiers (remboursement de la dette, dividendes)
Il est essentiel de surveiller (et de mettre à jour régulièrement) le prévisionnel de trésorerie de votre entreprise d'hébergement informatique pour vous assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie pour fonctionner normalement et pour détecter les besoins de financement le plus tôt possible.
Si vous essayez de lever des fonds, il vous sera, en principe, demandé de fournir des prévisions de trésorerie mensuelles dans le plan financier de votre entreprise d'hébergement informatique, afin que les banques ou les investisseurs puissent évaluer les variations saisonnières et s'assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie.
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Quel outil utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre entreprise d'hébergement informatique ?
Élaborer des prévisions financières pour votre entreprise d'hébergement informatique peut sembler intimidant, mais la bonne nouvelle est qu'il y a plusieurs façons de procéder.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les projections de votre entreprise d'hébergement informatique
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel professionnel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel spécialisé présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un expert-comptable ou à un consultant
Une autre solution consiste à confier l'élaboration des prévisions financières de votre entreprise d'hébergement informatique à un tiers.
Comme vous pouvez vous en douter, cette solution sera plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel, car le prix devra couvrir le temps du comptable, le coût de son logiciel et sa marge bénéficiaire.
Le prix peut varier considérablement en fonction de la complexité de votre entreprise. Par expérience, pour une petite entreprise, des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) sont proposées à partir d'environ 750€ H.T.
Il convient de garder à l'esprit que cette estimation concerne des prévisions établies de façon ponctuelle. La mise à jour et le suivi de vos prévisions par rapport aux données réelles entraîneront des frais supplémentaires.
Si vous décidez d’externaliser la réalisation de vos prévisions :
- Assurez-vous que le professionnel dispose d'une expérience concrète dans votre secteur d'activité et qu'il soit en mesure de challenger vos hypothèses de manière constructive.
- Évitez les consultants qui utilisent des moyennes sectorielles pour établir les prévisionnels financiers de leurs clients (ces prévisions sont sans intérêt pour une petite entreprise).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre entreprise d'hébergement informatique ?
Créer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour une entreprise d'hébergement informatique sur Excel (ou tout autre tableur) est un exercice très technique qui requiert à la fois une bonne maîtrise des règles comptables et de solides compétences en matière de modélisation financière.
La plupart des entrepreneurs n'ont pas l'expertise nécessaire pour créer des prévisions financières précises à l'aide d'un tableur comme Excel ou Google Sheets. Cette réalité est bien connue des financiers qui font, en conséquence, rarement confiance aux chiffres établis par les entrepreneurs sur tableur.
La deuxième raison est l'inefficacité. L'élaboration de prévisions sur des feuilles de calcul était la seule option possible dans les années 1990 et au début des années 2000. Aujourd'hui, grâce aux progrès technologiques, les logiciels permettent de réaliser ces prévisions beaucoup plus rapidement et avec beaucoup plus de précision.
C'est pourquoi les professionnels du chiffre utilisent tous des logiciels. Avec l'essor de l'IA, les logiciels deviennent également plus intelligents pour nous aider à détecter les erreurs dans nos prévisions et à analyser les chiffres afin de prendre des décisions plus éclairées.
Enfin, avec les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses, sujettes aux erreurs et qui prennent beaucoup de temps. À l’inverse, un logiciel de prévisionnel financier tel que The Business Plan Shop est spécialement conçu à cette fin.
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Se servir de nos modèles de prévisionnels financiers pour trouver l'inspiration
The Business Plan Shop propose des dizaines d'exemples de prévisionnels financiers.
Nos modèles contiennent à la fois un prévisionnel financier et un plan d'affaires rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Nos modèles sont une excellente source d'inspiration, que ce soit pour voir à quoi ressemble un business plan complet ou pour trouver des exemples concrets de modélisation financière pour vos propres prévisions.
À retenir
- Un prévisionnel financier montre la croissance, rentabilité et trésorerie attendues pour votre entreprise sur les 3 à 5 prochaines années.
- Comparer le réel comptable au prévisionnel permet de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour les prévisionnels de votre entreprise d'hébergement informatique.
C'est la fin de notre guide consacré aux prévisions financières d'une entreprise d'hébergement informatique, nous espérons qu'il vous a été utile. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez nous faire part de vos retours d’expérience ou si vous avez des questions.
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