Comment faire un prévisionnel financier pour un cyber café ?
Si vous tenez à maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs, vous devez établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre cyber café.
Élaborer les prévisions financières d'un cyber café peut sembler complexe, mais il suffit d'utiliser le bon outil, et The Business Plan Shop est là pour vous guider.
Dans ce guide pratique, nous aborderons tout ce qu'il faut savoir pour établir des prévisions financières pour votre cyber café.
Nous commencerons par examiner pourquoi elles sont essentielles, quelles sont les données nécessaires, à quoi ressemble un prévisionnel une fois terminé et quelles sont les solutions disponibles pour créer le vôtre.
Entrons dans le vif du sujet !
Pourquoi établir et maintenir un prévisionnel financier pour un cyber café ?
Créer et tenir à jour des prévisions financières est le seul moyen de guider le développement de votre cyber café et d'assurer sa viabilité financière pour les années à venir.
Faire un plan financier pour un cyber café vous force à examiner votre entreprise en détail : revenus, charges, investissements, financements, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité et ses flux de trésorerie futurs.
Grâce au prévisionnel, vous disposez de la visibilité nécessaire pour planifier en toute confiance vos investissements et votre expansion sur les années à venir.
De plus, lorsque votre environnement commercial se durcit, le fait de disposer de prévisions actualisées pour le cyber café vous permet de détecter à l'avance d'éventuels problèmes de trésorerie. Ceci vous permet en retour de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d'être à court de liquidités.
N'oubliez pas non plus que les prévisions financières de votre cyber café seront essentielles lors de la recherche de financement. Vous pouvez être sûr(e) à 100 % que les banques et les investisseurs demanderont à voir vos données financières, alors veillez à ce qu'elles soient présentées de manière précise et attrayante.
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Quelles informations servent de base à l'élaboration des prévisions financières d'un cyber café ?
Les prévisions financières d'un cyber café doivent reposer sur des fondations solides : vos hypothèses.
Les données nécessaires pour établir ces hypothèses varient en fonction de si votre cyber café est déjà en activité ou non.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'un cyber café déjà en activité, vos principales sources d’informations seront les données comptables historiques et les indicateurs clés de performance opérationnelle, ainsi que les perspectives de votre équipe pour les trois à cinq prochaines années.
Si vous réalisez des prévisions financières pour une création de cyber café, vous devrez vous appuyer sur une étude de marché pour élaborer votre stratégie de mise sur le marché et établir votre prévisionnel des ventes.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste détaillée des ressources nécessaires au fonctionnement de votre cyber café, ainsi que d'une liste des équipements nécessaires au lancement de l'entreprise (voir ci-dessous).
Maintenant que vous savez ce qui est nécessaire, examinons les éléments qui vont composer le prévisionnel financier de votre cyber café.
Le chiffre d'affaires prévisionnel d'un cyber café
D'après notre expérience, il est généralement judicieux de commencer par l'estimation du chiffre d’affaires prévisionnel.
Les données utilisées pour prévoir vos ventes comprennent les données commerciales historiques de votre cyber café (qui peuvent être utilisées comme point de départ pour les entreprises déjà existantes) et les données recueillies dans le cadre de votre étude de marché (qui sont utiles dans le cadre d'une création comme d'un développement d'activité).
Le prévisionnel des ventes de votre cyber café peut être décomposé en deux estimations clés :
- Le prix moyen
- Le nombre de transactions mensuelles
Pour évaluer ces variables avec précision, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- La mise en place de nouveaux services tels que la location de consoles de jeux vidéo ou l'organisation de tournois peut augmenter le nombre de transactions mensuelles et ainsi augmenter le chiffre d'affaires.
- La proximité d'une université ou d'une école peut attirer une clientèle étudiante qui peut être intéressée par des offres spéciales ou des tarifs préférentiels, ce qui peut influencer positivement le nombre de transactions mensuelles.
- Une réduction sur le prix des boissons ou des snacks peut inciter les clients à rester plus longtemps au cyber café et ainsi augmenter le montant moyen des transactions.
- La qualité du matériel et des équipements mis à disposition peut influencer le prix moyen des transactions, en particulier pour les services haut de gamme tels que la réalité virtuelle ou les simulateurs de course.
- La mise en place d'un système de fidélité ou de parrainage peut encourager les clients à revenir régulièrement et ainsi augmenter le nombre de transactions mensuelles.
Une fois que le prévisionnel des ventes est en place, l'étape suivante consiste à préparer le budget des frais généraux. Penchons-nous à présent sur ce point.
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Les charges d’exploitation d'un cyber café
L'étape suivante consiste à estimer les frais nécessaires au fonctionnement de votre cyber café au quotidien.
Ceux-ci varieront en fonction des ventes escomptées, de l'emplacement et de la taille de votre entreprise.
Mais les frais généraux de votre cyber café devraient comprendre au minimum les éléments suivants :
- Personnel : Les salaires et les charges sociales de vos employés, y compris les avantages sociaux tels que les repas et les transports.
- Honoraires d'expertise-comptable : Les frais de votre expert-comptable pour la tenue de vos comptes et la préparation de vos déclarations fiscales.
- Frais d'assurance : Les primes d'assurance pour couvrir les risques liés à votre activité, tels que les dommages matériels, les pertes d'exploitation et la responsabilité civile.
- Licences de logiciel : Les frais annuels pour l'utilisation de logiciels tels que votre système de gestion de cyber café et votre système de sécurité informatique.
- Frais bancaires : Les frais de tenue de compte, les commissions sur les transactions et les frais de carte bancaire liés à votre activité.
- Fournitures de bureau : Les coûts pour les fournitures telles que le papier, les cartouches d'encre et les enveloppes pour vos factures et vos communications avec vos clients.
- Frais de publicité : Les dépenses pour promouvoir votre cyber café, telles que les annonces dans les journaux locaux et les flyers distribués dans les zones fréquentées par votre clientèle cible.
- Frais de maintenance informatique : Les coûts pour la réparation et l'entretien de votre équipement informatique, y compris les ordinateurs, les imprimantes et les routeurs.
- Frais de télécommunications : Les frais pour votre accès à Internet, votre ligne téléphonique et vos abonnements à des logiciels de communication tels que Skype.
- Frais d'électricité : Les coûts pour alimenter vos équipements, y compris les ordinateurs, les imprimantes, les routeurs et les écrans.
- Frais de nettoyage : Les coûts pour maintenir votre cyber café propre et accueillant pour vos clients.
- Frais de formation : Les dépenses pour former votre personnel sur les nouveaux équipements et logiciels, ainsi que sur les techniques de service à la clientèle.
- Frais de location : Les charges pour louer l'espace de votre cyber café, y compris les charges de copropriété et les taxes foncières.
- Frais de licence : Les frais pour obtenir les licences nécessaires pour exploiter votre cyber café, tels que les licences de commerce et les autorisations de sécurité incendie.
- Frais de déplacement : Les coûts pour vous déplacer vers des conférences, des salons professionnels et des formations pour vous tenir au courant des dernières tendances de l'industrie.
Bien entendu, cette liste n'est pas exhaustive et vous devrez l'adapter en fonction de votre modèle économique et de votre taille.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer un cyber café ?
Créer et développer un cyber café implique également des investissements que vous devez prendre en compte dans vos prévisions financières.
Parmi le BFR initial et les investissements d'un cyber café, on peut citer des éléments tels que :
- Ordinateurs - Pour votre cyber café, vous aurez besoin d'acheter plusieurs ordinateurs pour permettre à vos clients d'accéder à internet et à d'autres services en ligne.
- Routeur - Un routeur est essentiel pour fournir une connexion internet stable à vos clients. Assurez-vous d'acheter un routeur de qualité pour éviter les problèmes de connexion.
- Imprimante - Si vous prévoyez d'offrir des services d'impression, vous aurez besoin d'une imprimante adaptée pour votre cyber café.
- Mobilier - Des chaises et des tables confortables sont indispensables pour offrir un environnement agréable à vos clients pendant qu'ils utilisent vos services.
- Comptoir d'accueil - Un comptoir d'accueil est un élément important pour créer une première impression positive auprès de vos clients et pour gérer efficacement les transactions.
Là encore, cette liste n'est pas exhaustive et devra être adaptée en fonction de votre cyber café.
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Le plan de financement de votre cyber café
L'étape suivante de l'élaboration des prévisions financières de votre cyber café consiste à réfléchir à la manière dont vous allez financer votre entreprise.
Vous devrez évaluer la part de capital qui proviendra des associés (fonds propres) et celle qui pourra être obtenue auprès des banques.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin que vous puissiez séparer les charges d'intérêts des remboursements du capital et inclure toutes ces données au bon endroit dans vos tableaux prévisionnels.
Quels tableaux font partie du plan financier d'un cyber café ?
Examinons maintenant les principaux tableaux qui composent le prévisionnel financier de votre cyber café.
Le compte de résultat prévisionnel de votre cyber café
Le compte de résultat prévisionnel vous donne une idée précise de la croissance attendue pour votre entreprise au cours des trois à cinq prochaines années et de son potentiel de rentabilité.
Pour que votre activité soit pérenne, le compte de résultat d’un cyber café doit afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires égale (au minimum) ou supérieure (de préférence) à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables (a minima) ou en augmentation (idéalement)
- Un résultat net positif
Tout dépendra bien sûr du stade de développement de votre entreprise : les chiffres d'une création de cyber café seront différents de ceux d'une entreprise établie.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel donne un aperçu de la structure financière de votre cyber café à la fin de chaque exercice financier.
Il se compose de trois catégories d'éléments : les actifs, les dettes et les fonds propres
- Actifs : ce que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l’immobilier, les équipements et les créances (argent dû par les clients).
- Dettes : il s’agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre cyber café permet de visualiser la trésorerie que votre entreprise prévoit de consommer ou générer dans les années à venir.
Une bonne pratique consiste à organiser le prévisionnel de trésorerie par nature afin de mieux expliquer comment la trésorerie est utilisée ou générée par le cyber café :
- Flux de trésorerie opérationnel : indique la trésorerie générée par l’activité commerciale de l'entreprise
- Flux d'investissement : indique le montant des investissements nécessaires au maintien ou à l’expansion de l'entreprise
- Flux de financement : indique si l'entreprise lève de nouveaux fonds ou rembourse ses partenaires financiers (remboursement de la dette, dividendes)
Il est essentiel de surveiller (et de mettre à jour régulièrement) le prévisionnel de trésorerie de votre cyber café pour vous assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie pour fonctionner normalement et pour détecter les besoins de financement le plus tôt possible.
Si vous essayez de lever des fonds, il vous sera, en principe, demandé de fournir des prévisions de trésorerie mensuelles dans le plan financier de votre cyber café, afin que les banques ou les investisseurs puissent évaluer les variations saisonnières et s'assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie.
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Quel outil faut-il utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre cyber café ?
En utilisant le bon outil ou la bonne solution, l'élaboration des prévisions financières sera beaucoup plus facile qu'il n'y paraît. Examinons maintenant vos principales options.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les prévisions de votre cyber café
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel professionnel présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution rentable qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Recourir aux services d'un consultant financier ou d'un expert-comptable
Il est également possible de recourir aux services d'un consultant ou d'un expert-comptable afin de réaliser une prévision financière professionnelle pour un cyber café.
Comme vous pouvez l'imaginer, cette solution est beaucoup plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel. D'après notre expérience, le prix de la réalisation d'une prévision financière simple sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) commence à partir de 750€ hors taxes.
L'estimation donnée à titre indicatif ci-dessus concerne une petite entreprise et une prévision réalisée de manière ponctuelle. Si vous faites appel à un consultant financier ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et pour tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle, cela coûtera évidemment beaucoup plus cher.
Si vous choisissez cette solution, veillez à ce que votre prestataire de services connaisse bien votre secteur d'activité, afin qu'il puisse challenger vos chiffres et vous apporter des éclaircissements (au lieu de simplement accepter vos chiffres tels quels pour établir les états financiers prévisionnels).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre cyber café ?
Vous et vos partenaires financiers avez besoin de chiffres fiables. À moins que vous n'ayez étudié la finance ou la comptabilité, élaborer un prévisionnel financier fiable et exempt d’erreurs sur tableur risque de s'avérer compliqué.
La modélisation financière est très technique par nature et nécessite une solide maîtrise des principes comptables pour être réalisée sans erreurs. Cela signifie que la plupart des dirigeants d'entreprise ne sont pas en mesure d'utiliser des tableurs tels qu'Excel ou Google Sheets pour créer des prévisions financières fiables.
De plus, il est aujourd'hui inefficace de créer des prévisions avec Excel :
- Les logiciels ont progressé à tel point que les prévisions peuvent être réalisées beaucoup plus rapidement et avec plus de précision que manuellement sur une feuille de calcul.
- Grâce à l'intelligence artificielle, les logiciels sont capables de détecter les erreurs et d'aider à la prise de décision.
Les tableurs sont des outils polyvalents, mais ils ne sont pas adaptés au reporting. Importer les données comptables de votre cyber café dans Excel pour comparer les données réelles aux prévisions est extrêmement manuel et fastidieux (tout comme l'est la mise à jour des prévisions). Il est beaucoup plus rapide d'utiliser des outils de planification financière spécialisés tels que The Business Plan Shop.
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S’inspirer de nos modèles de prévisions financières
The Business Plan Shop propose des dizaines de modèles de prévisionnels financiers.
Nos exemples comprennent un business plan complet avec un prévisionnel financier et une partie rédigée détaillant l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de démarrage ou que vous ayez déjà votre propre cyber café, nos modèles de prévisionnels financiers sont un bon moyen de vous aider à :
- Comprendre à quoi doit ressembler un plan d'affaires complet
- Comprendre comment modéliser les éléments financiers de votre cyber café
À retenir
- Un prévisionnel financier montre la croissance, rentabilité et trésorerie attendues pour votre entreprise sur les 3 à 5 prochaines années.
- Comparer le réel comptable au prévisionnel permet de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour les prévisionnels de votre cyber café.
C'est la fin de notre guide consacré aux prévisions financières d'un cyber café, nous espérons qu'il vous a été utile. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez nous faire part de vos retours d’expérience ou si vous avez des questions.
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