Comment faire un prévisionnel financier pour un centre d'affaires ?
Élaborer des prévisions financières pour votre centre d'affaires et veiller à ce qu'elles soient toujours à jour est le seul moyen de maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.
Cela peut paraître complexe, mais avec des conseils et des outils appropriés, ce n'est pas si compliqué de créer un prévisionnel financier précis pour votre centre d'affaires.
Dans ce guide, nous aborderons les objectifs du prévisionnel financier, les données dont vous avez besoin, les tableaux qui le composent et les outils qui peuvent vous aider à établir votre prévisionnel de manière efficace.
Commençons sans plus attendre !
Pourquoi établir et maintenir un prévisionnel financier pour un centre d'affaires ?
Créer et tenir à jour des prévisions financières est le seul moyen de guider le développement de votre centre d'affaires et d'assurer sa viabilité financière pour les années à venir.
Faire un plan financier pour un centre d'affaires vous force à examiner votre entreprise en détail : revenus, charges, investissements, financements, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité et ses flux de trésorerie futurs.
Grâce au prévisionnel, vous disposez de la visibilité nécessaire pour planifier en toute confiance vos investissements et votre expansion sur les années à venir.
De plus, lorsque votre environnement commercial se durcit, le fait de disposer de prévisions actualisées pour le centre d'affaires vous permet de détecter à l'avance d'éventuels problèmes de trésorerie. Ceci vous permet en retour de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d'être à court de liquidités.
N'oubliez pas non plus que les prévisions financières de votre centre d'affaires seront essentielles lors de la recherche de financement. Vous pouvez être sûr(e) à 100 % que les banques et les investisseurs demanderont à voir vos données financières, alors veillez à ce qu'elles soient présentées de manière précise et attrayante.
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Quelles sont les informations nécessaires pour établir le prévisionnel financier d'un centre d'affaires ?
La qualité de vos hypothèses est essentielle en matière de modélisation financière : peu importe la qualité du modèle, si vos hypothèses sont fantaisistes, les prévisions le seront également.
Pour préparer un plan financier en vue de la création d'un centre d'affaires, vous devez avoir réalisé une étude de marché et avoir une vision claire de vos stratégies de vente et de marketing, afin de pouvoir estimer votre chiffre d'affaires prévisionnel avec confiance.
Vous devrez aussi avoir une idée précise des ressources nécessaires pour faire fonctionner le centre d'affaires au quotidien et avoir fait des recherches sur l'équipement nécessaire au lancement de votre entreprise (voir ci-dessous).
Si vous établissez des prévisions financières pour un centre d'affaires déjà en activité, la tâche est généralement plus simple, car vous pourrez utiliser votre historique comptable comme base budgétaire et affiner la prévision à l'aide des perspectives de votre équipe sur ce qui vous attend dans les années à venir.
Détaillons maintenant les éléments qui figureront dans le prévisionnel financier de votre centre d'affaires.
Le chiffre d'affaires prévisionnel d'un centre d'affaires
D'après notre expérience, il est généralement judicieux de commencer par l'estimation du chiffre d’affaires prévisionnel.
Les données utilisées pour prévoir vos ventes comprennent les données commerciales historiques de votre centre d'affaires (qui peuvent être utilisées comme point de départ pour les entreprises déjà existantes) et les données recueillies dans le cadre de votre étude de marché (qui sont utiles dans le cadre d'une création comme d'un développement d'activité).
Le prévisionnel des ventes de votre centre d'affaires peut être décomposé en deux estimations clés :
- Le prix moyen
- Le nombre de transactions mensuelles
Pour évaluer ces variables avec précision, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- La concurrence: Vous devrez prendre en compte la présence d'autres centres d'affaires dans la même zone géographique que le vôtre. Si vous êtes dans une région où il y a déjà plusieurs centres d'affaires, cela peut influencer le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles réalisées par votre entreprise.
- L'emplacement: L'emplacement de votre centre d'affaires peut avoir un impact sur le nombre de transactions mensuelles réalisées. Si vous êtes situé dans un quartier d'affaires très fréquenté, cela peut attirer plus de clients et donc augmenter le nombre de transactions.
- Les services proposés: Les services proposés par votre centre d'affaires peuvent également influencer le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles. Si vous offrez des services de qualité supérieure ou des services spécifiques très recherchés par les entrepreneurs, cela peut avoir un impact positif sur vos ventes.
- L'offre et la demande: Comme pour tout marché, l'offre et la demande peuvent avoir un impact sur le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles. Si la demande pour des espaces de travail dans votre région est élevée, vous pourrez peut-être augmenter vos prix et réaliser plus de transactions.
- L'économie locale: L'état de l'économie locale peut également influencer vos ventes. Si l'économie de la région est en croissance, cela peut stimuler les affaires et donc augmenter le nombre de transactions réalisées par votre centre d'affaires.
Une fois que le prévisionnel des ventes est en place, l'étape suivante consiste à préparer le budget des frais généraux. Penchons-nous à présent sur ce point.
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Les charges d’exploitation d'un centre d'affaires
Une fois que vous avez estimé les ventes attendues, vous pouvez commencer à budgétiser les frais nécessaires à la gestion quotidienne de votre centre d'affaires.
Les charges varient normalement en fonction du niveau de chiffre d'affaires escompté (c'est pourquoi, par expérience, il est toujours préférable de commencer vos prévisions financières par le prévisionnel de ventes) et en fonction de la situation géographique de l'entreprise.
Les charges d’exploitation d'un centre d'affaires comprennent notamment les éléments suivants :
- Frais de personnel : Vous devrez payer les salaires de vos employés, incluant les charges sociales et les avantages sociaux tels que les tickets restaurant.
- Honoraires d'expertise-comptable : Pour assurer une gestion financière efficace de votre centre d'affaires, vous aurez besoin des services d'un expert-comptable pour tenir vos comptes à jour et pour vous conseiller sur les aspects fiscaux et juridiques de votre entreprise.
- Frais d'assurance : Pour protéger votre centre d'affaires contre les risques liés à votre activité, vous devrez payer des frais d'assurance pour couvrir les dommages matériels, la responsabilité civile et les pertes financières.
- Licences de logiciel : Pour utiliser les outils informatiques nécessaires à la gestion de votre entreprise, vous devrez acheter des licences de logiciel pour des programmes tels que la suite Microsoft Office ou des logiciels de comptabilité.
- Frais bancaires : Pour gérer vos transactions financières, vous devrez payer des frais bancaires tels que des frais de tenue de compte, des commissions sur les virements ou des frais d'utilisation de cartes bancaires.
- Frais de communication : Pour promouvoir votre centre d'affaires et communiquer avec vos clients, vous devrez payer des frais tels que l'impression de flyers, la création d'un site web ou les coûts d'une ligne téléphonique dédiée.
- Frais de fournitures de bureau : Pour maintenir votre centre d'affaires en ordre, vous devrez acheter des fournitures de bureau telles que des stylos, du papier, des cartouches d'encre ou des fournitures de nettoyage.
- Frais de location de locaux : Si vous avez besoin d'un espace pour votre centre d'affaires, vous devrez payer des frais de loyer pour un bureau ou un espace de coworking.
- Frais de déplacement : Si vous devez vous déplacer pour rencontrer des clients ou pour des réunions d'affaires, vous devrez payer des frais tels que les billets de train, les frais de taxi ou les frais de parking.
- Frais de publicité : Pour faire connaître votre centre d'affaires, vous devrez investir dans des campagnes publicitaires telles que des annonces dans des journaux ou des spots radio.
- Frais de formation : Pour améliorer vos compétences professionnelles et celles de vos employés, vous devrez payer des frais de formation pour des cours ou des ateliers pertinents.
- Frais de maintenance : Pour assurer le bon fonctionnement de votre centre d'affaires, vous devrez payer des frais de maintenance pour des équipements tels que des ordinateurs, des imprimantes ou des systèmes de sécurité.
- Frais de services externes : Si vous avez besoin de services externes tels que la traduction, la photographie ou la création de contenu, vous devrez payer des frais pour ces prestations.
- Frais de consommables : Pour maintenir votre centre d'affaires en activité, vous devrez acheter des fournitures telles que du café, du thé, des snacks ou des produits d'entretien.
- Frais de taxes et impôts : En tant qu'entreprise, vous devrez payer des taxes et des impôts sur vos revenus, vos salaires et vos biens immobiliers.
Cette liste devra être adaptée aux spécificités de votre centre d'affaires, mais devrait constituer un bon point de départ pour votre budget.
Quels sont les investissements nécessaires pour lancer ou développer un centre d'affaires ?
Le prévisionnel financier de votre centre d'affaires devra également inclure les investissements nécessaires à la création ou au développement de votre entreprise.
Dans le cas d'un centre d'affaires, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Bureaux et espaces de travail: Vous aurez besoin d'un espace de travail pour votre centre d'affaires, que ce soit un bureau ou un espace de coworking. Assurez-vous de choisir un espace qui répond à vos besoins en termes de taille, de commodités et de localisation.
- Matériel informatique: Pour gérer efficacement votre centre d'affaires, vous aurez besoin d'ordinateurs, d'imprimantes, de scanners et d'autres équipements informatiques. Assurez-vous de choisir du matériel fiable et adapté à vos besoins.
- Mobilier de bureau: Pour aménager votre espace de travail, vous aurez besoin de bureaux, de chaises, de rangements et d'autres meubles de bureau. Optez pour des meubles confortables et fonctionnels.
- Équipement de télécommunications: Pour communiquer avec vos clients et vos partenaires, vous aurez besoin d'un système téléphonique, d'un accès Internet et éventuellement d'autres équipements de télécommunications tels que des caméras de vidéoconférence.
- Équipement de sécurité: Pour assurer la sécurité de votre centre d'affaires et de vos clients, vous aurez besoin d'un système d'alarme, de caméras de surveillance et peut-être même d'un système d'accès sécurisé.
À nouveau, cette liste devra être ajustée en fonction de la taille et des ambitions de votre centre d'affaires.
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Le plan de financement de votre centre d'affaires
L'étape suivante de l'élaboration des prévisions financières de votre centre d'affaires consiste à réfléchir à la manière dont vous allez financer votre entreprise.
Vous devrez évaluer la part de capital qui proviendra des associés (fonds propres) et celle qui pourra être obtenue auprès des banques.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin que vous puissiez séparer les charges d'intérêts des remboursements du capital et inclure toutes ces données au bon endroit dans vos tableaux prévisionnels.
Quels tableaux figurent dans le plan financier d'un centre d'affaires ?
Une fois terminé, le prévisionnel financier de votre centre d'affaires sera présenté au moyen des tableaux suivants.
Le compte de résultat prévisionnel de votre centre d'affaires
Le compte de résultat prévisionnel permet de visualiser le potentiel de rentabilité de votre centre d'affaires sur les années à venir.
Pour que votre centre d'affaires soit financièrement viable, votre compte de résultat prévisionnel doit idéalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation (plus elle est élevée, mieux c'est)
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (plus elles sont élevées, mieux c'est)
- Un bénéfice net à la fin de chaque exercice (plus il est important, mieux c'est)
Ceci s'applique aux centres d'affaires déjà en activité. Il y a une certaine indulgence pour les créations, dont les chiffres seront légèrement différents de ceux des entreprises établies.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel de votre centre d'affaires donne un aperçu de la situation financière de votre entreprise à la fin de l'année.
Il se compose de trois types d'éléments : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : représentent ce que l'entreprise possède, notamment la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Il s'agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels d'un centre d'affaires permet de visualiser la trésorerie générée ou consommée par l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie est généralement organisé par nature de manière à présenter trois indicateurs clés :
- Le flux de trésorerie opérationnel : l’exploitation de l’activité commerciale génère-t-elle ou consomme-t-elle de la trésorerie ?
- Le flux d'investissement : quel est le montant investi par l'entreprise dans des actifs à long terme (cette donnée est généralement comparée aux actifs immobilisés figurant au bilan afin de déterminer si l'entreprise entretient et renouvelle régulièrement ses équipements) ?
- Le flux de financement : l'entreprise lève-t-elle de nouveaux fonds ou rembourse-t-elle ses apporteurs de fonds (remboursement de dette, dividendes) ?
La trésorerie étant le nerf de la guerre, il est impératif de garder un œil sur les flux de trésorerie futurs pour gérer une entreprise avec succès. C'est pourquoi vous devez accorder une attention particulière au prévisionnel de trésorerie de votre centre d'affaires.
Si vous cherchez à obtenir un financement, sachez qu'il est d'usage de fournir des prévisions de trésorerie annuelles et mensuelles dans un plan financier, afin que le lecteur puisse analyser les fluctuations saisonnières et s'assurer que le centre d'affaires dispose d'une capitalisation adéquate.
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Quel outil faut-il utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre centre d'affaires ?
En utilisant le bon outil ou la bonne solution, l'élaboration des prévisions financières sera beaucoup plus facile qu'il n'y paraît. Examinons maintenant vos principales options.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour élaborer les prévisions de votre centre d'affaires
Utiliser un outil de prévisionnel financier en ligne, tel que celui que nous proposons chez The Business Plan Shop, est la solution la plus moderne et la plus simple.
Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel spécialisé :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance sympathique est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour un centre d'affaires.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre centre d'affaires ?
Vous et vos partenaires financiers avez besoin de chiffres fiables. À moins que vous n'ayez étudié la finance ou la comptabilité, élaborer un prévisionnel financier fiable et exempt d’erreurs sur tableur risque de s'avérer compliqué.
La modélisation financière est très technique par nature et nécessite une solide maîtrise des principes comptables pour être réalisée sans erreurs. Cela signifie que la plupart des dirigeants d'entreprise ne sont pas en mesure d'utiliser des tableurs tels qu'Excel ou Google Sheets pour créer des prévisions financières fiables.
De plus, il est aujourd'hui inefficace de créer des prévisions avec Excel :
- Les logiciels ont progressé à tel point que les prévisions peuvent être réalisées beaucoup plus rapidement et avec plus de précision que manuellement sur une feuille de calcul.
- Grâce à l'intelligence artificielle, les logiciels sont capables de détecter les erreurs et d'aider à la prise de décision.
Les tableurs sont des outils polyvalents, mais ils ne sont pas adaptés au reporting. Importer les données comptables de votre centre d'affaires dans Excel pour comparer les données réelles aux prévisions est extrêmement manuel et fastidieux (tout comme l'est la mise à jour des prévisions). Il est beaucoup plus rapide d'utiliser des outils de planification financière spécialisés tels que The Business Plan Shop.
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S’inspirer de nos modèles de prévisions financières
The Business Plan Shop propose des dizaines de modèles de prévisionnels financiers.
Nos exemples comprennent un business plan complet avec un prévisionnel financier et une partie rédigée détaillant l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de démarrage ou que vous ayez déjà votre propre centre d'affaires, nos modèles de prévisionnels financiers sont un bon moyen de vous aider à :
- Comprendre à quoi doit ressembler un plan d'affaires complet
- Comprendre comment modéliser les éléments financiers de votre centre d'affaires
À retenir
- Un prévisionnel financier permet de visualiser la croissance, rentabilité et génération de trésorerie attendues pour votre entreprise sur les années à venir.
- Il est nécessaire de comparer le réel comptable au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse afin de mettre à jour votre prévisionnel et ainsi maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre centre d'affaires.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisionnels.
Vous voilà arrivé à la fin de notre guide. Nous espérons qu’il vous a aidé à mieux comprendre comment réaliser un prévisionnel financier pour un centre d'affaires. N'hésitez pas à contacter notre équipe si vous avez des questions ou si vous souhaitez partager votre expérience en matière de prévisions financières !
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