Comment faire un prévisionnel financier pour une bibliothèque indépendante ?
Élaborer des prévisions financières pour votre bibliothèque indépendante et veiller à ce qu'elles soient toujours à jour est le seul moyen de maintenir de la visibilité sur vos flux de trésorerie futurs.
Cela peut paraître complexe, mais avec des conseils et des outils appropriés, ce n'est pas si compliqué de créer un prévisionnel financier précis pour votre bibliothèque indépendante.
Dans ce guide, nous aborderons les objectifs du prévisionnel financier, les données dont vous avez besoin, les tableaux qui le composent et les outils qui peuvent vous aider à établir votre prévisionnel de manière efficace.
Commençons sans plus attendre !
Pourquoi créer et tenir à jour des prévisions financières pour une bibliothèque indépendante ?
Pour prospérer, votre entreprise doit être en mesure d'anticiper ce qui l'attend et disposer de ressources financières adéquates pour se développer, d'où la nécessité de disposer d’un prévisionnel financier pour votre bibliothèque indépendante.
Créer un prévisionnel financier vous oblige à faire le point sur la situation financière actuelle de votre entreprise et sur la direction que doit prendre son développement.
Une fois que le cap est clairement défini, vous devez élaborer un plan pour atteindre vos objectifs et évaluer ce que cela implique en termes d'investissements, de rentabilité et de flux de trésorerie futurs pour votre bibliothèque indépendante.
Disposer d'un prévisionnel financier actualisé pour une bibliothèque indépendante est également utile si votre environnement commercial se dégrade, car le prévisionnel vous permet de vous adapter aux nouvelles conditions de marché et d'anticiper d'éventuels problèmes de trésorerie.
Enfin, les prévisions financières de votre bibliothèque indépendante vous aideront aussi à obtenir un financement, parce que les banques et les investisseurs voudront voir des prévisions précises avant d'accepter de financer votre entreprise.
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Quelles informations servent de base à l'élaboration des prévisions financières d'une bibliothèque indépendante ?
Les prévisions financières d'une bibliothèque indépendante doivent reposer sur des fondations solides : vos hypothèses.
Les données nécessaires pour établir ces hypothèses varient en fonction de si votre bibliothèque indépendante est déjà en activité ou non.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'une bibliothèque indépendante déjà en activité, vos principales sources d’informations seront les données comptables historiques et les indicateurs clés de performance opérationnelle, ainsi que les perspectives de votre équipe pour les trois à cinq prochaines années.
Si vous réalisez des prévisions financières pour une création de bibliothèque indépendante, vous devrez vous appuyer sur une étude de marché pour élaborer votre stratégie de mise sur le marché et établir votre prévisionnel des ventes.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste détaillée des ressources nécessaires au fonctionnement de votre bibliothèque indépendante, ainsi que d'une liste des équipements nécessaires au lancement de l'entreprise (voir ci-dessous).
Maintenant que vous savez ce qui est nécessaire, examinons les éléments qui vont composer le prévisionnel financier de votre bibliothèque indépendante.
Le prévisionnel des ventes d'une bibliothèque indépendante
Le prévisionnel des ventes est normalement le point de départ de l'élaboration du prévisionnel financier de votre bibliothèque indépendante.
Pour réaliser un prévisionnel des ventes cohérent, il faut estimer deux facteurs clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour ce faire, vous devrez vous appuyer sur des données historiques (pour une entreprise existante), des données d'études de marché (pour une création ou une entreprise déjà en activité) et prendre en considération les éléments ci-dessous :
- Votre emplacement : Si votre bibliothèque est située dans un quartier populaire et fréquenté, vous pouvez vous attendre à avoir un plus grand nombre de transactions mensuelles, car vous serez plus visible et accessible pour les clients potentiels.
- Votre collection : Si vous avez une collection variée et de qualité, cela peut attirer un public plus large et augmenter le nombre de transactions mensuelles, car les clients seront intéressés par une plus grande sélection de livres.
- Vos événements : En organisant régulièrement des événements tels que des lectures, des clubs de lecture ou des ateliers, vous pouvez attirer de nouveaux clients et fidéliser les anciens, ce qui peut augmenter le nombre de transactions mensuelles.
- La saisonnalité : Les ventes de livres peuvent varier en fonction de la saison. Par exemple, pendant les vacances d'été, les ventes peuvent diminuer car les gens sont plus enclins à passer du temps à l'extérieur plutôt que dans une bibliothèque. En revanche, pendant les mois d'hiver, les ventes peuvent augmenter car les gens ont tendance à lire plus à l'intérieur.
- La concurrence : Si votre bibliothèque est située à proximité d'autres bibliothèques ou librairies, cela peut avoir un impact sur le nombre de transactions mensuelles. Si vous avez une forte concurrence, vous devrez peut-être proposer des offres ou des services uniques pour attirer et fidéliser les clients.
Après l'estimation du chiffre d'affaires prévisionnel, vient le budget des frais généraux que nous allons maintenant examiner plus en détail.
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Les charges d’exploitation d'une bibliothèque indépendante
L'étape suivante consiste à estimer les frais nécessaires au fonctionnement de votre bibliothèque indépendante au quotidien.
Ceux-ci varieront en fonction des ventes escomptées, de l'emplacement et de la taille de votre entreprise.
Mais les frais généraux de votre bibliothèque indépendante devraient comprendre au minimum les éléments suivants :
- Frais de personnel : Vous devrez payer un ou plusieurs employés pour gérer la bibliothèque, que ce soit en tant que bibliothécaires, assistants ou autres.
- Honoraires d'expertise-comptable : Vous devrez peut-être faire appel à un expert-comptable pour gérer la comptabilité de votre bibliothèque et vous assurer que vos finances sont en ordre.
- Frais d'assurance : Vous devrez souscrire une assurance pour protéger votre bibliothèque et son contenu contre les risques tels que les incendies, les dégâts des eaux, etc.
- Licences de logiciel : Vous devrez peut-être acheter des licences de logiciel pour gérer l'inventaire de votre bibliothèque et vos transactions.
- Frais bancaires : Vous devrez payer des frais bancaires pour gérer les transactions financières de votre bibliothèque, tels que les dépôts, les retraits et les paiements de fournisseurs.
- Fournitures de bureau : Vous devrez acheter des fournitures de bureau essentielles telles que des stylos, des papiers, des cartouches d'encre et des cartouches de toner pour l'imprimante.
- Frais de communication : Vous devrez peut-être payer les coûts associés à la communication avec vos clients, tels que les frais de téléphone, d'internet et d'affranchissement.
- Frais d'entretien : Vous devrez peut-être payer pour l'entretien et les réparations de votre bibliothèque, tels que le nettoyage, la maintenance des équipements et les réparations mineures.
- Frais de publicité et de marketing : Vous devrez peut-être promouvoir votre bibliothèque pour attirer de nouveaux clients, ce qui peut inclure des frais de publicité et de marketing tels que des annonces dans les journaux locaux ou des flyers.
- Frais de formation : Vous devrez peut-être payer pour la formation de vos employés afin de les aider à acquérir de nouvelles compétences et à mieux servir vos clients.
- Frais de location : Vous devrez peut-être payer un loyer pour votre espace de bibliothèque, à moins que vous ne possédiez votre propre bâtiment.
- Services publics : Vous devrez payer les factures pour les services publics tels que l'électricité, l'eau et le chauffage pour maintenir votre bibliothèque en bon état de fonctionnement.
- Services de collecte des déchets : Vous devrez peut-être payer pour que vos déchets soient collectés et éliminés de manière responsable.
- Frais de licence : Vous devrez peut-être payer des frais de licence pour pouvoir proposer des événements et des activités spéciales dans votre bibliothèque.
- Frais d'abonnement : Vous devrez peut-être payer des frais d'abonnement pour recevoir des magazines, des revues et d'autres publications pour votre bibliothèque.
Bien entendu, cette liste n'est pas exhaustive et vous devrez l'adapter en fonction de votre modèle économique et de votre taille.
Quels sont les investissements nécessaires pour lancer ou développer une bibliothèque indépendante ?
Le prévisionnel financier de votre bibliothèque indépendante devra également inclure les investissements nécessaires à la création ou au développement de votre entreprise.
Dans le cas d'une bibliothèque indépendante, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- La collection de livres est l'immobilisation la plus importante pour votre bibliothèque indépendante. Elle comprend tous les livres que vous achetez pour offrir à vos lecteurs. Assurez-vous de diversifier votre collection pour répondre aux besoins de différents groupes de lecteurs, comme les enfants, les adolescents et les adultes.
- Les meubles et équipements sont également des immobilisations importantes pour votre bibliothèque. Il s'agit notamment des étagères pour ranger les livres, des tables et des chaises pour les lecteurs, des ordinateurs et des imprimantes pour les activités informatiques, et des meubles de bureau pour le personnel. Assurez-vous de choisir des meubles et équipements solides et fonctionnels pour garantir une utilisation à long terme.
- Les supports de communication tels que les panneaux d'affichage, les dépliants et les brochures sont également des immobilisations importantes pour promouvoir votre bibliothèque. Ils peuvent vous aider à attirer de nouveaux lecteurs et à informer la communauté sur les services offerts par votre bibliothèque. Assurez-vous de les concevoir de manière attrayante et de les mettre à jour régulièrement pour maintenir l'intérêt des lecteurs.
- Les matériaux de bibliothèque tels que les étiquettes, les cartes de prêt et les pochettes de protection sont des immobilisations essentielles pour maintenir l'organisation et la sécurité de votre bibliothèque. Assurez-vous de les acheter en quantité suffisante pour répondre aux besoins de votre bibliothèque et de les remplacer régulièrement pour garantir leur efficacité.
- Les fournitures de bureau telles que les stylos, les ciseaux, les agrafeuses et les cartouches d'encre sont des immobilisations importantes pour le bon fonctionnement de votre bibliothèque. Assurez-vous de les acheter en quantité suffisante et de les ranger de manière organisée pour faciliter le travail du personnel et offrir un environnement de travail agréable.
À nouveau, cette liste devra être ajustée en fonction de la taille et des ambitions de votre bibliothèque indépendante.
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Le plan de financement de votre bibliothèque indépendante
L'étape suivante de la construction du prévisionnel de votre bibliothèque indépendante consiste à modéliser le plan de financement de votre entreprise.
Vous devrez réfléchir à quelle part du financement proviendra de fonds propres et quelle part proviendra de financements bancaires.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin d'inclure les charges d'intérêts dans le compte de résultat prévisionnel, le capital restant dû au bilan et les remboursements du capital dans la prévision de trésorerie.
Quels tableaux font partie du plan financier d'une bibliothèque indépendante ?
Examinons maintenant les principaux tableaux qui composent le prévisionnel financier de votre bibliothèque indépendante.
Le compte de résultat prévisionnel de votre bibliothèque indépendante
Le compte de résultat prévisionnel permet de visualiser le potentiel de rentabilité de votre bibliothèque indépendante sur les années à venir.
Pour que votre bibliothèque indépendante soit financièrement viable, votre compte de résultat prévisionnel doit idéalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation (plus elle est élevée, mieux c'est)
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (plus elles sont élevées, mieux c'est)
- Un bénéfice net à la fin de chaque exercice (plus il est important, mieux c'est)
Ceci s'applique aux bibliothèques indépendantes déjà en activité. Il y a une certaine indulgence pour les créations, dont les chiffres seront légèrement différents de ceux des entreprises établies.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel donne un aperçu de la structure financière de votre bibliothèque indépendante à la fin de chaque exercice financier.
Il se compose de trois catégories d'éléments : les actifs, les dettes et les fonds propres
- Actifs : ce que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l’immobilier, les équipements et les créances (argent dû par les clients).
- Dettes : il s’agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
La prévision des flux de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre bibliothèque indépendante permet de visualiser la trésorerie que l'entreprise prévoit de générer ou consommer au cours des trois à cinq prochaines années.
Il existe plusieurs façons de présenter un prévisionnel de trésorerie, mais l'expérience nous a appris qu'il est préférable de l'organiser par nature afin d'afficher clairement ces éléments :
- Flux de trésorerie opérationnel : quelle est la trésorerie générée par l’activité commerciale de votre bibliothèque indépendante ?
- Flux d'investissement : quels sont les investissements réalisés par l'entreprise pour développer ou entretenir ses équipements ?
- Flux de financement : l'entreprise lève-t-elle des fonds supplémentaires ou rémunère-t-elle ses apporteurs de fonds (dividendes, remboursement de dette) ?
Votre prévisionnel de trésorerie est l'élément le plus important de votre prévision financière et c'est là que vous devez concentrer votre attention pour vous assurer que votre bibliothèque indépendante dispose d'un financement adéquat.
Remarque : si vous établissez un prévisionnel financier en vue d'obtenir un financement, vous devrez inclure à la fois une prévision de trésorerie annuelle et une prévision de trésorerie mensuelle dans le plan financier de votre bibliothèque indépendante.
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Quel outil faut-il utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre bibliothèque indépendante ?
En utilisant le bon outil ou la bonne solution, l'élaboration des prévisions financières sera beaucoup plus facile qu'il n'y paraît. Examinons maintenant vos principales options.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les prévisions de votre bibliothèque indépendante
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel professionnel présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution rentable qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Recourir aux services d'un consultant financier ou d'un expert-comptable
Il est également possible de recourir aux services d'un consultant ou d'un expert-comptable afin de réaliser une prévision financière professionnelle pour une bibliothèque indépendante.
Comme vous pouvez l'imaginer, cette solution est beaucoup plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel. D'après notre expérience, le prix de la réalisation d'une prévision financière simple sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) commence à partir de 750€ hors taxes.
L'estimation donnée à titre indicatif ci-dessus concerne une petite entreprise et une prévision réalisée de manière ponctuelle. Si vous faites appel à un consultant financier ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et pour tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle, cela coûtera évidemment beaucoup plus cher.
Si vous choisissez cette solution, veillez à ce que votre prestataire de services connaisse bien votre secteur d'activité, afin qu'il puisse challenger vos chiffres et vous apporter des éclaircissements (au lieu de simplement accepter vos chiffres tels quels pour établir les états financiers prévisionnels).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre bibliothèque indépendante ?
Vous et vos partenaires financiers avez besoin de chiffres fiables. À moins que vous n'ayez étudié la finance ou la comptabilité, élaborer un prévisionnel financier fiable et exempt d’erreurs sur tableur risque de s'avérer compliqué.
La modélisation financière est très technique par nature et nécessite une solide maîtrise des principes comptables pour être réalisée sans erreurs. Cela signifie que la plupart des dirigeants d'entreprise ne sont pas en mesure d'utiliser des tableurs tels qu'Excel ou Google Sheets pour créer des prévisions financières fiables.
De plus, il est aujourd'hui inefficace de créer des prévisions avec Excel :
- Les logiciels ont progressé à tel point que les prévisions peuvent être réalisées beaucoup plus rapidement et avec plus de précision que manuellement sur une feuille de calcul.
- Grâce à l'intelligence artificielle, les logiciels sont capables de détecter les erreurs et d'aider à la prise de décision.
Les tableurs sont des outils polyvalents, mais ils ne sont pas adaptés au reporting. Importer les données comptables de votre bibliothèque indépendante dans Excel pour comparer les données réelles aux prévisions est extrêmement manuel et fastidieux (tout comme l'est la mise à jour des prévisions). Il est beaucoup plus rapide d'utiliser des outils de planification financière spécialisés tels que The Business Plan Shop.
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S’inspirer de nos modèles de prévisions financières
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Nos exemples comprennent un business plan complet avec un prévisionnel financier et une partie rédigée détaillant l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de démarrage ou que vous ayez déjà votre propre bibliothèque indépendante, nos modèles de prévisionnels financiers sont un bon moyen de vous aider à :
- Comprendre à quoi doit ressembler un plan d'affaires complet
- Comprendre comment modéliser les éléments financiers de votre bibliothèque indépendante
À retenir
- Un prévisionnel financier montre la croissance, rentabilité et trésorerie attendues pour votre entreprise sur les 3 à 5 prochaines années.
- Comparer le réel comptable au prévisionnel permet de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour les prévisionnels de votre bibliothèque indépendante.
C'est la fin de notre guide consacré aux prévisions financières d'une bibliothèque indépendante, nous espérons qu'il vous a été utile. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez nous faire part de vos retours d’expérience ou si vous avez des questions.
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