Comment faire un prévisionnel financier pour un bar étudiant ?
Établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre bar étudiant est indispensable pour maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
Si vous vous sentez dépassé à l'idée d'établir les prévisions financières d'un bar étudiant, ne vous inquiétez pas, ce guide est là pour vous aider.
Nous aborderons notamment les principaux objectifs d'une prévision financière, les données à rassembler avant de se lancer, les tableaux qui la composent et les outils qui vous aideront à créer et à tenir à jour vos prévisions de manière efficace.
C'est parti !
Pourquoi créer et tenir à jour des prévisions financières pour un bar étudiant ?
Pour prospérer, votre entreprise doit être en mesure d'anticiper ce qui l'attend et disposer de ressources financières adéquates pour se développer, d'où la nécessité de disposer d’un prévisionnel financier pour votre bar étudiant.
Créer un prévisionnel financier vous oblige à faire le point sur la situation financière actuelle de votre entreprise et sur la direction que doit prendre son développement.
Une fois que le cap est clairement défini, vous devez élaborer un plan pour atteindre vos objectifs et évaluer ce que cela implique en termes d'investissements, de rentabilité et de flux de trésorerie futurs pour votre bar étudiant.
Disposer d'un prévisionnel financier actualisé pour un bar étudiant est également utile si votre environnement commercial se dégrade, car le prévisionnel vous permet de vous adapter aux nouvelles conditions de marché et d'anticiper d'éventuels problèmes de trésorerie.
Enfin, les prévisions financières de votre bar étudiant vous aideront aussi à obtenir un financement, parce que les banques et les investisseurs voudront voir des prévisions précises avant d'accepter de financer votre entreprise.
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Quelles informations servent de base à l'élaboration des prévisions financières d'un bar étudiant ?
Les prévisions financières d'un bar étudiant doivent reposer sur des fondations solides : vos hypothèses.
Les données nécessaires pour établir ces hypothèses varient en fonction de si votre bar étudiant est déjà en activité ou non.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'un bar étudiant déjà en activité, vos principales sources d’informations seront les données comptables historiques et les indicateurs clés de performance opérationnelle, ainsi que les perspectives de votre équipe pour les trois à cinq prochaines années.
Si vous réalisez des prévisions financières pour une création de bar étudiant, vous devrez vous appuyer sur une étude de marché pour élaborer votre stratégie de mise sur le marché et établir votre prévisionnel des ventes.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste détaillée des ressources nécessaires au fonctionnement de votre bar étudiant, ainsi que d'une liste des équipements nécessaires au lancement de l'entreprise (voir ci-dessous).
Maintenant que vous savez ce qui est nécessaire, examinons les éléments qui vont composer le prévisionnel financier de votre bar étudiant.
Le chiffre d'affaires prévisionnel d'un bar étudiant
D'après notre expérience, il est généralement judicieux de commencer par l'estimation du chiffre d’affaires prévisionnel.
Les données utilisées pour prévoir vos ventes comprennent les données commerciales historiques de votre bar étudiant (qui peuvent être utilisées comme point de départ pour les entreprises déjà existantes) et les données recueillies dans le cadre de votre étude de marché (qui sont utiles dans le cadre d'une création comme d'un développement d'activité).
Le prévisionnel des ventes de votre bar étudiant peut être décomposé en deux estimations clés :
- Le prix moyen
- Le nombre de transactions mensuelles
Pour évaluer ces variables avec précision, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- La fréquentation de l'université : Plus il y a d'étudiants à proximité, plus votre bar étudiant aura de chances d'attirer une clientèle régulière. Si l'université connaît une hausse ou une baisse de fréquentation, cela peut avoir un impact sur le nombre de transactions mensuelles réalisées par votre entreprise.
- L'offre de divertissement dans la région : Si votre bar étudiant est situé dans une ville où il y a peu d'options de divertissement pour les étudiants, cela peut attirer plus de clients et augmenter le nombre de transactions mensuelles. En revanche, si la région offre de nombreuses alternatives, cela peut réduire votre clientèle et donc le nombre de transactions réalisées.
- La saisonnalité : Les transactions mensuelles peuvent varier en fonction des saisons. Par exemple, si votre bar est situé à proximité d'un campus universitaire, vous pouvez vous attendre à une baisse du nombre de transactions pendant les vacances d'été lorsque les étudiants retournent chez eux.
- La concurrence : La présence d'autres bars étudiants dans la même zone peut avoir un impact sur votre entreprise. Si la concurrence est forte, cela peut réduire votre clientèle et donc le nombre de transactions. En revanche, si vous êtes le seul bar étudiant dans la région, cela peut vous donner un avantage concurrentiel et augmenter le nombre de transactions mensuelles.
- Les événements spéciaux : Les événements spéciaux tels que les soirées à thème, les concerts ou les tournois de jeux vidéo peuvent attirer une clientèle plus importante et donc augmenter le nombre de transactions mensuelles. Il est donc important d'organiser régulièrement des événements pour stimuler l'activité de votre bar étudiant.
Une fois que le prévisionnel des ventes est en place, l'étape suivante consiste à préparer le budget des frais généraux. Penchons-nous à présent sur ce point.
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Les charges d’exploitation d'un bar étudiant
La prochaine étape consiste à estimer les frais que vous devrez supporter pour exploiter votre bar étudiant.
Ceux-ci varieront en fonction de l'emplacement de votre entreprise et de sa taille globale (chiffre d'affaires, personnel, etc.).
Mais les charges d'exploitation de votre bar étudiant devraient normalement comprendre les éléments suivants :
- Frais de personnel - incluant les salaires des employés, les charges sociales et les avantages sociaux tels que l'assurance maladie et les congés payés.
- Honoraires d'expertise-comptable - pour assurer une gestion financière efficace et en conformité avec les règles fiscales.
- Frais d'assurance - pour couvrir les risques liés à l'exploitation du bar, y compris les assurances responsabilité civile et les assurances pour le personnel.
- Licences de logiciel - pour utiliser des logiciels de gestion de stock, de caisse et de comptabilité.
- Frais bancaires - pour les services bancaires tels que les virements, les paiements par carte et les frais de tenue de compte.
- Coûts de fournitures - y compris les serviettes en papier, les gobelets, les pailles, les serviettes de table et les sacs poubelle.
- Frais de nettoyage - pour maintenir le bar propre et hygiénique, y compris les coûts de produits de nettoyage et de services de nettoyage professionnels.
- Frais de marketing - pour promouvoir votre bar auprès des étudiants, y compris les coûts d'impression de flyers, les pubs sur les réseaux sociaux et les événements promotionnels.
- Approvisionnement en alcool - pour acheter des boissons alcoolisées à vendre au bar, y compris les bières, les vins, les spiritueux et les cocktails.
- Frais d'électricité et d'eau - pour alimenter le bar en électricité et en eau, y compris les coûts de chauffage et de climatisation.
- Coûts de divertissement - pour offrir des animations telles que des concerts, des karaokés et des soirées à thème pour attirer les clients.
- Location - si vous louez l'espace pour votre bar, incluez les coûts de loyer mensuels.
- Frais de restauration - si vous servez de la nourriture au bar, incluez les coûts d'approvisionnement en nourriture et de préparation des repas.
- Frais de gestion des déchets - pour se débarrasser des déchets, y compris les coûts de collecte des ordures et de location de bennes à ordures.
- Coûts de réparation et d'entretien - pour maintenir le bar en bon état, y compris les réparations d'équipement et les coûts d'entretien général.
Cette liste n'est en aucun cas exhaustive et devra être adaptée aux particularités de votre bar étudiant.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer un bar étudiant ?
Une fois que vous avez une idée du volume de ventes que vous pourriez réaliser et des frais de fonctionnement de votre bar étudiant, il est temps de vous pencher sur l'équipement nécessaire au lancement ou à l'expansion de l'activité.
Pour un bar étudiant, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Tables et chaises: Vous aurez besoin d'un certain nombre de tables et de chaises pour que vos clients puissent s'asseoir et profiter de leur boisson. Assurez-vous d'en avoir suffisamment pour accommoder un nombre de clients confortable, mais n'en achetez pas trop pour ne pas gaspiller de l'argent.
- Comptoir de bar: Un comptoir de bar est essentiel pour servir les boissons et accueillir les clients. Vous pouvez choisir parmi une variété de styles et de matériaux pour correspondre à l'ambiance de votre bar étudiant.
- Réfrigérateur: Un réfrigérateur est nécessaire pour stocker les boissons froides telles que la bière, les sodas et les jus de fruits. Choisissez-en un de taille appropriée en fonction de la quantité de boissons que vous prévoyez de stocker.
- Machine à glaçons: Les boissons froides sont un incontournable dans un bar étudiant, et une machine à glaçons est indispensable pour garder les boissons fraîches et rafraîchissantes. Assurez-vous d'en avoir une de bonne qualité pour éviter les pannes fréquentes.
- Système de sonorisation: Une bonne ambiance musicale est importante pour attirer les clients et les garder dans votre bar étudiant. Investissez dans un système de sonorisation de qualité pour diffuser de la musique en continu et organiser des soirées karaoké ou des concerts.
Une fois encore, il faudra adapter cette liste aux spécificités de votre bar étudiant.
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Le financement de votre bar étudiant
L'étape suivante consiste à vous pencher sur le plan de financement de votre bar étudiant.
La majorité de votre financement proviendra probablement de vos associés (capitaux propres) et de vos partenaires bancaires (emprunts).
Vous devrez ensuite modéliser les instruments qui composent votre financement pour les intégrer dans vos états financiers prévisionnels.
En particulier, les mensualités des prêts bancaires devront être séparées entre charges d'intérêts (au compte de résultat), remboursements du capital (dans les flux de trésorerie) et capital restant dû (au bilan).
Quels tableaux sont inclus dans le plan financier d'un bar étudiant ?
Une fois établi, le prévisionnel financier de votre bar étudiant sera présenté à l'aide des tableaux ci-dessous.
Le compte de résultat prévisionnel de votre bar étudiant
Le compte de résultat prévisionnel vous donne une idée précise de la croissance attendue pour votre entreprise au cours des trois à cinq prochaines années et de son potentiel de rentabilité.
Pour que votre activité soit pérenne, le compte de résultat d’un bar étudiant doit afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires égale (au minimum) ou supérieure (de préférence) à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables (a minima) ou en augmentation (idéalement)
- Un résultat net positif
Tout dépendra bien sûr du stade de développement de votre entreprise : les chiffres d'une création de bar étudiant seront différents de ceux d'une entreprise établie.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel donne un aperçu de la structure financière de votre bar étudiant à la fin de chaque exercice financier.
Il se compose de trois catégories d'éléments : les actifs, les dettes et les fonds propres
- Actifs : ce que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l’immobilier, les équipements et les créances (argent dû par les clients).
- Dettes : il s’agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels d'un bar étudiant permet de visualiser la trésorerie générée ou consommée par l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie est généralement organisé par nature de manière à présenter trois indicateurs clés :
- Le flux de trésorerie opérationnel : l’exploitation de l’activité commerciale génère-t-elle ou consomme-t-elle de la trésorerie ?
- Le flux d'investissement : quel est le montant investi par l'entreprise dans des actifs à long terme (cette donnée est généralement comparée aux actifs immobilisés figurant au bilan afin de déterminer si l'entreprise entretient et renouvelle régulièrement ses équipements) ?
- Le flux de financement : l'entreprise lève-t-elle de nouveaux fonds ou rembourse-t-elle ses apporteurs de fonds (remboursement de dette, dividendes) ?
La trésorerie étant le nerf de la guerre, il est impératif de garder un œil sur les flux de trésorerie futurs pour gérer une entreprise avec succès. C'est pourquoi vous devez accorder une attention particulière au prévisionnel de trésorerie de votre bar étudiant.
Si vous cherchez à obtenir un financement, sachez qu'il est d'usage de fournir des prévisions de trésorerie annuelles et mensuelles dans un plan financier, afin que le lecteur puisse analyser les fluctuations saisonnières et s'assurer que le bar étudiant dispose d'une capitalisation adéquate.
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Quel outil faut-il utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre bar étudiant ?
En utilisant le bon outil ou la bonne solution, l'élaboration des prévisions financières sera beaucoup plus facile qu'il n'y paraît. Examinons maintenant vos principales options.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les prévisions de votre bar étudiant
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel professionnel présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution rentable qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour un bar étudiant.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser une feuille de calcul telle qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre bar étudiant ?
Élaborer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour un bar étudiant à l'aide d'une feuille de calcul est très technique et nécessite des connaissances approfondies en comptabilité et une bonne compréhension des techniques de modélisation financière.
Rares sont les dirigeants d'entreprise qui sont suffisamment expérimentés sur le plan financier pour être en mesure d'établir eux-mêmes des prévisions sur Excel sans faire d'erreurs.
Les prêteurs et les investisseurs en sont conscients, c'est pourquoi les prévisions créées sur Excel par le dirigeant de l'entreprise sont souvent prises avec un grain de sel.
En matière de prévisions financières, il est essentiel de pouvoir se fier aux chiffres et, à cette fin, l'utilisation d'un logiciel est beaucoup plus sûre.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est également plus rapide que d'utiliser un tableur et, avec l'essor de l'intelligence artificielle, les logiciels deviennent de plus en plus efficaces pour nous aider à analyser les chiffres afin de prendre des décisions éclairées.
Enfin, comme pour tout ce qui concerne les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses et sujettes aux erreurs. Ce qui n'est pas le cas avec un logiciel de prévisionnel financier comme The Business Plan Shop qui est spécialement conçu à cet effet.
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Se servir de nos modèles de prévisionnels financiers pour trouver l'inspiration
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Nos modèles contiennent à la fois un prévisionnel financier et un plan d'affaires rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Nos modèles sont une excellente source d'inspiration, que ce soit pour voir à quoi ressemble un business plan complet ou pour trouver des exemples concrets de modélisation financière pour vos propres prévisions.
À retenir
- Un prévisionnel financier montre la croissance, rentabilité et trésorerie attendues pour votre entreprise sur les 3 à 5 prochaines années.
- Comparer le réel comptable au prévisionnel permet de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour les prévisionnels de votre bar étudiant.
C'est la fin de notre guide consacré aux prévisions financières d'un bar étudiant, nous espérons qu'il vous a été utile. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez nous faire part de vos retours d’expérience ou si vous avez des questions.
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