Comment faire un prévisionnel financier pour une agence web ?
Établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre agence web est indispensable pour maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
Si vous vous sentez dépassé à l'idée d'établir les prévisions financières d'une agence web, ne vous inquiétez pas, ce guide est là pour vous aider.
Nous aborderons notamment les principaux objectifs d'une prévision financière, les données à rassembler avant de se lancer, les tableaux qui la composent et les outils qui vous aideront à créer et à tenir à jour vos prévisions de manière efficace.
C'est parti !
Pourquoi établir et maintenir un prévisionnel financier pour une agence web ?
Créer et tenir à jour des prévisions financières est le seul moyen de guider le développement de votre agence web et d'assurer sa viabilité financière pour les années à venir.
Faire un plan financier pour une agence web vous force à examiner votre entreprise en détail : revenus, charges, investissements, financements, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité et ses flux de trésorerie futurs.
Grâce au prévisionnel, vous disposez de la visibilité nécessaire pour planifier en toute confiance vos investissements et votre expansion sur les années à venir.
De plus, lorsque votre environnement commercial se durcit, le fait de disposer de prévisions actualisées pour l'agence web vous permet de détecter à l'avance d'éventuels problèmes de trésorerie. Ceci vous permet en retour de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d'être à court de liquidités.
N'oubliez pas non plus que les prévisions financières de votre agence web seront essentielles lors de la recherche de financement. Vous pouvez être sûr(e) à 100 % que les banques et les investisseurs demanderont à voir vos données financières, alors veillez à ce qu'elles soient présentées de manière précise et attrayante.
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Quelles sont les informations nécessaires pour établir le prévisionnel financier d'une agence web ?
La qualité de vos hypothèses est essentielle en matière de modélisation financière : peu importe la qualité du modèle, si vos hypothèses sont fantaisistes, les prévisions le seront également.
Pour préparer un plan financier en vue de la création d'une agence web, vous devez avoir réalisé une étude de marché et avoir une vision claire de vos stratégies de vente et de marketing, afin de pouvoir estimer votre chiffre d'affaires prévisionnel avec confiance.
Vous devrez aussi avoir une idée précise des ressources nécessaires pour faire fonctionner l'agence web au quotidien et avoir fait des recherches sur l'équipement nécessaire au lancement de votre entreprise (voir ci-dessous).
Si vous établissez des prévisions financières pour une agence web déjà en activité, la tâche est généralement plus simple, car vous pourrez utiliser votre historique comptable comme base budgétaire et affiner la prévision à l'aide des perspectives de votre équipe sur ce qui vous attend dans les années à venir.
Détaillons maintenant les éléments qui figureront dans le prévisionnel financier de votre agence web.
Le prévisionnel des ventes d'une agence web
D'expérience, il est généralement préférable de commencer l'élaboration du prévisionnel financier de votre agence web par le prévisionnel des ventes.
Pour établir un prévisionnel de chiffre d'affaires précis pour votre agence web, vous devrez vous appuyer sur les données collectées dans votre étude de marché ou, si vous gérez une agence web déjà en activité, sur les données historiques de l'entreprise, afin d'estimer deux variables clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour y parvenir, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :
- La croissance du marché du numérique : si le marché du numérique continue de progresser, vous pourriez voir une augmentation du nombre de clients potentiels et donc une hausse du nombre de transactions mensuelles. Cela peut également entraîner une augmentation de la demande pour vos services, ce qui pourrait vous permettre d'augmenter vos prix.
- Le développement de nouvelles technologies : en tant qu'agence web, vous devez vous tenir informé des dernières technologies et tendances du secteur. Si vous êtes en mesure de proposer des services innovants et à la pointe de la technologie, vous pourriez attirer de nouveaux clients et augmenter votre prix moyen.
- La concurrence sur le marché : si vous êtes confronté à une forte concurrence sur le marché, vous pourriez être amené à baisser vos prix pour rester compétitif. À l'inverse, si vous avez peu de concurrence, vous pourriez avoir plus de liberté pour fixer vos prix et augmenter votre marge bénéficiaire.
- Le taux de fidélisation de vos clients : si vous offrez un excellent service et que vous fidélisez vos clients, vous pourriez voir une augmentation du nombre de transactions mensuelles grâce aux clients récurrents. Cela peut également vous permettre de facturer des tarifs plus élevés à vos clients fidèles, car ils sont déjà convaincus de la qualité de vos services.
- Les fluctuations économiques : les fluctuations économiques peuvent avoir un impact sur le pouvoir d'achat de vos clients et donc sur leur capacité à payer vos services. Si l'économie est en période de croissance, cela pourrait vous aider à augmenter vos prix, mais en cas de récession, vous pourriez être confronté à une baisse de la demande et des prix plus bas sur le marché.
Une fois votre prévisionnel des ventes établi, il est temps de dresser votre budget de charges d'exploitation. Voyons ensemble ce que cela implique.
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Les charges d’exploitation d'une agence web
Une fois que vous avez estimé les ventes attendues, vous pouvez commencer à budgétiser les frais nécessaires à la gestion quotidienne de votre agence web.
Les charges varient normalement en fonction du niveau de chiffre d'affaires escompté (c'est pourquoi, par expérience, il est toujours préférable de commencer vos prévisions financières par le prévisionnel de ventes) et en fonction de la situation géographique de l'entreprise.
Les charges d’exploitation d'une agence web comprennent notamment les éléments suivants :
- Frais de personnel: inclut les salaires et les avantages sociaux pour tous les employés de votre agence web.
- Honoraires d'expertise-comptable: pour assurer la bonne gestion financière de votre agence et pour vous aider à remplir vos obligations fiscales.
- Frais d'assurance: pour protéger votre agence et ses actifs contre les risques tels que les accidents, les incendies et les poursuites en responsabilité civile.
- Licences de logiciel: pour utiliser les outils et les programmes nécessaires pour créer et gérer les sites web de vos clients.
- Frais bancaires: pour les transactions financières telles que les dépôts, les retraits et les transferts de fonds.
- Frais de location de bureau: pour votre espace de travail et les équipements nécessaires tels que les ordinateurs, les imprimantes et les fournitures de bureau.
- Frais de communication: pour vos abonnements téléphoniques, d'internet et de services de messagerie.
- Frais de marketing et de publicité: pour promouvoir votre agence et attirer de nouveaux clients.
- Frais de formation: pour maintenir vos compétences à jour et vous tenir informé des dernières tendances et technologies dans le domaine du web.
- Frais de déplacement: pour rencontrer vos clients et assister à des événements liés à votre activité.
- Frais de maintenance: pour assurer le bon fonctionnement de vos équipements et pour effectuer les mises à jour nécessaires.
- Frais de sous-traitance: pour externaliser certains projets ou tâches à des professionnels externes.
- Frais de services professionnels: pour obtenir des conseils et des services juridiques, ainsi que pour les audits et les certifications.
- Frais de fournitures informatiques: pour l'achat de matériel informatique et de logiciels pour votre agence.
- Frais de services de gestion de projet: pour utiliser des outils de gestion de projet pour organiser et suivre vos projets.
Cette liste devra être adaptée aux spécificités de votre agence web, mais devrait constituer un bon point de départ pour votre budget.
Quels sont les investissements à prévoir pour créer ou développer une agence web ?
Créer et développer une agence web implique également des investissements que vous devez prendre en compte dans vos prévisions financières.
Parmi le BFR initial et les investissements d'une agence web, on peut citer des éléments tels que :
- Matériel informatique : Vous aurez besoin d'acheter du matériel informatique pour votre agence web, tels que des ordinateurs, des imprimantes, des routeurs, etc. Ce matériel est essentiel pour mener à bien vos projets et fournir des services de qualité à vos clients.
- Logiciels : En plus du matériel informatique, vous aurez également besoin d'acheter des logiciels pour votre agence web. Cela peut inclure des programmes de design graphique, des logiciels de gestion de projet, des outils de marketing en ligne, etc.
- Mobilier de bureau : Pour travailler efficacement, il est important que votre agence web dispose d'un espace de travail confortable et fonctionnel. Vous devrez donc acheter du mobilier de bureau comme des bureaux, des chaises, des étagères, etc.
- Équipement photographique : Si vous prévoyez de créer du contenu visuel pour vos clients, vous aurez besoin d'acheter de l'équipement photographique comme un appareil photo, des objectifs, un éclairage, etc.
- Serveur et hébergement : En tant qu'agence web, vous aurez besoin d'un serveur pour héberger les sites web de vos clients. Vous devrez donc investir dans l'achat d'un serveur ainsi que dans les frais d'hébergement mensuels.
Là encore, cette liste n'est pas exhaustive et devra être adaptée en fonction de votre agence web.
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Le plan de financement de votre agence web
L'étape suivante de l'élaboration des prévisions financières de votre agence web consiste à réfléchir à la manière dont vous allez financer votre entreprise.
Vous devrez évaluer la part de capital qui proviendra des associés (fonds propres) et celle qui pourra être obtenue auprès des banques.
Les prêts bancaires devront ensuite être modélisés afin que vous puissiez séparer les charges d'intérêts des remboursements du capital et inclure toutes ces données au bon endroit dans vos tableaux prévisionnels.
Quels tableaux sont inclus dans le plan financier d'une agence web ?
Une fois établi, le prévisionnel financier de votre agence web sera présenté à l'aide des tableaux ci-dessous.
Le compte de résultat prévisionnel de votre agence web
Le compte de résultat prévisionnel vous donne une idée précise de la croissance attendue pour votre entreprise au cours des trois à cinq prochaines années et de son potentiel de rentabilité.
Pour que votre activité soit pérenne, le compte de résultat d’une agence web doit afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires égale (au minimum) ou supérieure (de préférence) à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables (a minima) ou en augmentation (idéalement)
- Un résultat net positif
Tout dépendra bien sûr du stade de développement de votre entreprise : les chiffres d'une création d'agence web seront différents de ceux d'une entreprise établie.
Le bilan prévisionnel d'une agence web
Le bilan prévisionnel de votre agence web vous permet d'évaluer votre structure financière et votre besoin de fonds de roulement.
Il présente trois composantes : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : ce sont les ressources que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : elles représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Elles comprennent des éléments tels que les dettes fournisseurs (l'argent dû aux fournisseurs), les impôts à payer et les prêts.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
Le prévisionnel de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre agence web permet de visualiser la trésorerie que votre entreprise prévoit de consommer ou générer dans les années à venir.
Une bonne pratique consiste à organiser le prévisionnel de trésorerie par nature afin de mieux expliquer comment la trésorerie est utilisée ou générée par l'agence web :
- Flux de trésorerie opérationnel : indique la trésorerie générée par l’activité commerciale de l'entreprise
- Flux d'investissement : indique le montant des investissements nécessaires au maintien ou à l’expansion de l'entreprise
- Flux de financement : indique si l'entreprise lève de nouveaux fonds ou rembourse ses partenaires financiers (remboursement de la dette, dividendes)
Il est essentiel de surveiller (et de mettre à jour régulièrement) le prévisionnel de trésorerie de votre agence web pour vous assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie pour fonctionner normalement et pour détecter les besoins de financement le plus tôt possible.
Si vous essayez de lever des fonds, il vous sera, en principe, demandé de fournir des prévisions de trésorerie mensuelles dans le plan financier de votre agence web, afin que les banques ou les investisseurs puissent évaluer les variations saisonnières et s'assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de trésorerie.
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Quel outil utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre agence web ?
Élaborer des prévisions financières pour votre agence web peut sembler intimidant, mais la bonne nouvelle est qu'il y a plusieurs façons de procéder.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour établir les prévisions de votre agence web
La solution la plus moderne et la plus simple consiste à utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne, comme celui que nous proposons chez The Business Plan Shop.
L'utilisation d'un logiciel professionnel présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, et ce, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution rentable qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un consultant ou à un expert-comptable
Faire appel à un consultant ou à un comptable est également un bon moyen d'obtenir des prévisions financières de qualité professionnelle pour une agence web.
L'inconvénient de cette solution est son coût. D’après notre expérience, pour un travail sérieux, il faut compter au minimum 750€ hors taxes pour des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie).
Le coût indicatif ci-dessus est celui d'une petite entreprise, pour laquelle les prévisions sont établies de manière ponctuelle. Faire appel à un consultant ou à un comptable pour suivre les données réelles par rapport aux prévisions et tenir à jour les prévisions financières sur une base mensuelle ou trimestrielle coûtera beaucoup plus cher.
Si vous optez pour cette solution, veillez à ce que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre secteur d'activité, afin qu'il soit en mesure de questionner vos chiffres et de vous donner son avis (plutôt que de prendre vos hypothèses au pied de la lettre pour établir les prévisions).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre agence web ?
Vous et vos partenaires financiers avez besoin de chiffres fiables. À moins que vous n'ayez étudié la finance ou la comptabilité, élaborer un prévisionnel financier fiable et exempt d’erreurs sur tableur risque de s'avérer compliqué.
La modélisation financière est très technique par nature et nécessite une solide maîtrise des principes comptables pour être réalisée sans erreurs. Cela signifie que la plupart des dirigeants d'entreprise ne sont pas en mesure d'utiliser des tableurs tels qu'Excel ou Google Sheets pour créer des prévisions financières fiables.
De plus, il est aujourd'hui inefficace de créer des prévisions avec Excel :
- Les logiciels ont progressé à tel point que les prévisions peuvent être réalisées beaucoup plus rapidement et avec plus de précision que manuellement sur une feuille de calcul.
- Grâce à l'intelligence artificielle, les logiciels sont capables de détecter les erreurs et d'aider à la prise de décision.
Les tableurs sont des outils polyvalents, mais ils ne sont pas adaptés au reporting. Importer les données comptables de votre agence web dans Excel pour comparer les données réelles aux prévisions est extrêmement manuel et fastidieux (tout comme l'est la mise à jour des prévisions). Il est beaucoup plus rapide d'utiliser des outils de planification financière spécialisés tels que The Business Plan Shop.
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S’inspirer de nos modèles de prévisions financières
The Business Plan Shop propose des dizaines de modèles de prévisionnels financiers.
Nos exemples comprennent un business plan complet avec un prévisionnel financier et une partie rédigée détaillant l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de démarrage ou que vous ayez déjà votre propre agence web, nos modèles de prévisionnels financiers sont un bon moyen de vous aider à :
- Comprendre à quoi doit ressembler un plan d'affaires complet
- Comprendre comment modéliser les éléments financiers de votre agence web
À retenir
- Un prévisionnel financier montre la croissance, rentabilité et trésorerie attendues pour votre entreprise sur les 3 à 5 prochaines années.
- Comparer le réel comptable au prévisionnel permet de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour les prévisionnels de votre agence web.
C'est la fin de notre guide consacré aux prévisions financières d'une agence web, nous espérons qu'il vous a été utile. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez nous faire part de vos retours d’expérience ou si vous avez des questions.
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