Comment faire un prévisionnel financier pour un organisme de formation ?
Établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre organisme de formation est indispensable pour maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
Si vous vous sentez dépassé à l'idée d'établir les prévisions financières d'un organisme de formation, ne vous inquiétez pas, ce guide est là pour vous aider.
Nous aborderons notamment les principaux objectifs d'une prévision financière, les données à rassembler avant de se lancer, les tableaux qui la composent et les outils qui vous aideront à créer et à tenir à jour vos prévisions de manière efficace.
C'est parti !
Pourquoi établir et maintenir un prévisionnel financier pour un organisme de formation ?
Créer et tenir à jour des prévisions financières est le seul moyen de guider le développement de votre organisme de formation et d'assurer sa viabilité financière pour les années à venir.
Faire un plan financier pour un organisme de formation vous force à examiner votre entreprise en détail : revenus, charges, investissements, financements, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité et ses flux de trésorerie futurs.
Grâce au prévisionnel, vous disposez de la visibilité nécessaire pour planifier en toute confiance vos investissements et votre expansion sur les années à venir.
De plus, lorsque votre environnement commercial se durcit, le fait de disposer de prévisions actualisées pour l'organisme de formation vous permet de détecter à l'avance d'éventuels problèmes de trésorerie. Ceci vous permet en retour de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d'être à court de liquidités.
N'oubliez pas non plus que les prévisions financières de votre organisme de formation seront essentielles lors de la recherche de financement. Vous pouvez être sûr(e) à 100 % que les banques et les investisseurs demanderont à voir vos données financières, alors veillez à ce qu'elles soient présentées de manière précise et attrayante.
Besoin d'un business plan convaincant ?
The Business Plan Shop permet de créer facilement un prévisionnel financier pour vérifier le potentiel de rentabilité de vos projets et un business plan professionnel pour présenter à vos partenaires financiers.
Quelles informations servent de base à l'élaboration des prévisions financières d'un organisme de formation ?
Les prévisions financières d'un organisme de formation doivent reposer sur des fondations solides : vos hypothèses.
Les données nécessaires pour établir ces hypothèses varient en fonction de si votre organisme de formation est déjà en activité ou non.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'un organisme de formation déjà en activité, vos principales sources d’informations seront les données comptables historiques et les indicateurs clés de performance opérationnelle, ainsi que les perspectives de votre équipe pour les trois à cinq prochaines années.
Si vous réalisez des prévisions financières pour une création d'organisme de formation, vous devrez vous appuyer sur une étude de marché pour élaborer votre stratégie de mise sur le marché et établir votre prévisionnel des ventes.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste détaillée des ressources nécessaires au fonctionnement de votre organisme de formation, ainsi que d'une liste des équipements nécessaires au lancement de l'entreprise (voir ci-dessous).
Maintenant que vous savez ce qui est nécessaire, examinons les éléments qui vont composer le prévisionnel financier de votre organisme de formation.
Le prévisionnel des ventes d'un organisme de formation
Le prévisionnel des ventes est normalement le point de départ de l'élaboration du prévisionnel financier de votre organisme de formation.
Pour réaliser un prévisionnel des ventes cohérent, il faut estimer deux facteurs clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour ce faire, vous devrez vous appuyer sur des données historiques (pour une entreprise existante), des données d'études de marché (pour une création ou une entreprise déjà en activité) et prendre en considération les éléments ci-dessous :
- La qualité des formateurs : En tant qu'organisme de formation, la qualité des formateurs que vous proposez peut influencer le prix moyen de vos formations. Si vous disposez d'une équipe de formateurs expérimentés et reconnus dans leur domaine, vous pourrez justifier un prix plus élevé pour vos formations.
- La réputation de votre organisme : Votre réputation en tant qu'organisme de formation peut également avoir un impact sur le prix moyen de vos formations. Si vous êtes reconnu pour la qualité de vos formations et la satisfaction de vos clients, vous pourrez justifier des tarifs plus élevés.
- Les partenariats avec des entreprises : Si vous avez mis en place des partenariats avec des entreprises, cela peut augmenter le nombre de transactions mensuelles réalisées par votre organisme de formation. En effet, ces entreprises pourront vous recommander à leurs employés et ainsi augmenter votre chiffre d'affaires.
- L'innovation de vos formations : Si vous proposez des formations innovantes et uniques sur le marché, cela peut justifier un prix plus élevé et attirer un plus grand nombre de clients. Les formations qui répondent à des besoins spécifiques et actuels ont plus de chances d'attirer l'attention et de générer des ventes.
- La diversification de vos offres : En proposant une diversité de formations, vous pourrez toucher un public plus large et ainsi augmenter votre nombre de transactions mensuelles. Par exemple, si vous proposez des formations en présentiel et en ligne, vous pourrez attirer des clients qui préfèrent un format d'apprentissage spécifique.
Après l'estimation du chiffre d'affaires prévisionnel, vient le budget des frais généraux que nous allons maintenant examiner plus en détail.
Besoin d'un business plan convaincant ?
The Business Plan Shop permet de créer facilement un prévisionnel financier pour vérifier le potentiel de rentabilité de vos projets et un business plan professionnel pour présenter à vos partenaires financiers.
Les charges d’exploitation d'un organisme de formation
La prochaine étape consiste à estimer les frais que vous devrez supporter pour exploiter votre organisme de formation.
Ceux-ci varieront en fonction de l'emplacement de votre entreprise et de sa taille globale (chiffre d'affaires, personnel, etc.).
Mais les charges d'exploitation de votre organisme de formation devraient normalement comprendre les éléments suivants :
- Frais de personnel : Vous devrez payer les salaires et les charges sociales de vos formateurs et de votre personnel administratif.
- Honoraires d'expertise-comptable : Pour assurer une gestion financière efficace, vous aurez besoin des services d'un expert-comptable pour vous aider à tenir vos comptes à jour et à préparer vos déclarations fiscales.
- Frais d'assurance : Il est important de souscrire à une assurance responsabilité civile professionnelle pour vous protéger contre tout litige éventuel lié à vos activités de formation.
- Licences de logiciel : Si vous utilisez des logiciels spécifiques pour vos formations, vous devrez payer des licences pour les utiliser légalement.
- Frais bancaires : Votre organisme de formation aura besoin d'un compte bancaire pour gérer les transactions financières liées à vos activités. Assurez-vous de vérifier les frais bancaires associés à ce compte.
- Frais de location : Si vous n'avez pas de locaux propres pour dispenser vos formations, vous devrez peut-être louer une salle de formation pour vos sessions.
- Frais de communication : Pour promouvoir vos formations et attirer des participants, vous devrez peut-être investir dans des campagnes de publicité ou des outils de communication tels que des flyers ou des annonces en ligne.
- Frais de déplacement : Si vos formateurs doivent se déplacer pour dispenser des formations, vous devrez prendre en compte les coûts de transport, d'hébergement et de repas.
- Frais de formation continue : Pour maintenir un haut niveau de compétences chez vos formateurs, vous devrez peut-être investir dans leur formation continue.
- Frais de fournitures : Vous aurez besoin de fournitures telles que des supports de cours, des fournitures de bureau et du matériel pédagogique pour vos formations.
- Frais de location de matériel : Si vous avez besoin de matériel spécifique pour vos formations, comme des ordinateurs ou des équipements audiovisuels, vous devrez peut-être les louer.
- Frais de maintenance : Pour assurer le bon fonctionnement de votre matériel et de votre infrastructure informatique, vous devrez peut-être payer des frais de maintenance réguliers.
- Frais de gestion administrative : Votre organisme de formation nécessitera une gestion administrative efficace, qui peut impliquer des coûts tels que l'achat de fournitures de bureau et l'embauche d'un assistant administratif.
- Frais de location de locaux : Si vous avez besoin de locaux pour votre administration, vous devrez peut-être en louer pour un bureau ou une salle de réunion.
- Frais de formation pour vos formateurs : Pour maintenir un haut niveau de compétences chez vos formateurs, vous devrez peut-être investir dans leur formation continue en leur proposant des sessions de formation ou des ateliers.
Cette liste n'est en aucun cas exhaustive et devra être adaptée aux particularités de votre organisme de formation.
Quels sont les investissements nécessaires pour lancer ou développer un organisme de formation ?
Le prévisionnel financier de votre organisme de formation devra également inclure les investissements nécessaires à la création ou au développement de votre entreprise.
Dans le cas d'un organisme de formation, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Matériel informatique : Vous aurez besoin d'ordinateurs, d'imprimantes, de scanners et d'autres équipements informatiques pour gérer les inscriptions, créer des supports de cours et gérer les données des étudiants.
- Mobiliers de bureau : Des bureaux, des chaises et des armoires de rangement seront nécessaires pour équiper vos salles de classe et votre espace administratif.
- Matériel pédagogique : Selon les sujets que vous proposez, vous devrez peut-être acheter des équipements spécifiques tels que des tableaux blancs interactifs, des maquettes, des instruments de musique, etc.
- Livres et ressources : Vous devrez peut-être acheter des livres, des manuels et d'autres ressources pour vos étudiants et vos formateurs.
- Matériel de sécurité : Si vous avez des activités pratiques, vous devrez peut-être investir dans des équipements de sécurité tels que des extincteurs, des trousses de premiers soins, etc.
À nouveau, cette liste devra être ajustée en fonction de la taille et des ambitions de votre organisme de formation.
Besoin d'un business plan convaincant ?
The Business Plan Shop permet de créer facilement un prévisionnel financier pour vérifier le potentiel de rentabilité de vos projets et un business plan professionnel pour présenter à vos partenaires financiers.
Le financement de votre organisme de formation
L'étape suivante consiste à vous pencher sur le plan de financement de votre organisme de formation.
La majorité de votre financement proviendra probablement de vos associés (capitaux propres) et de vos partenaires bancaires (emprunts).
Vous devrez ensuite modéliser les instruments qui composent votre financement pour les intégrer dans vos états financiers prévisionnels.
En particulier, les mensualités des prêts bancaires devront être séparées entre charges d'intérêts (au compte de résultat), remboursements du capital (dans les flux de trésorerie) et capital restant dû (au bilan).
Quels tableaux figurent dans le plan financier d'un organisme de formation ?
Une fois terminé, le prévisionnel financier de votre organisme de formation sera présenté au moyen des tableaux suivants.
Le compte de résultat prévisionnel de votre organisme de formation
Le compte de résultat prévisionnel permet de visualiser le potentiel de rentabilité de votre organisme de formation sur les années à venir.
Pour que votre organisme de formation soit financièrement viable, votre compte de résultat prévisionnel doit idéalement afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires supérieure à l'inflation (plus elle est élevée, mieux c'est)
- Des marges bénéficiaires stables ou en augmentation (plus elles sont élevées, mieux c'est)
- Un bénéfice net à la fin de chaque exercice (plus il est important, mieux c'est)
Ceci s'applique aux organismes de formation déjà en activité. Il y a une certaine indulgence pour les créations, dont les chiffres seront légèrement différents de ceux des entreprises établies.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel donne un aperçu de la structure financière de votre organisme de formation à la fin de chaque exercice financier.
Il se compose de trois catégories d'éléments : les actifs, les dettes et les fonds propres
- Actifs : ce que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l’immobilier, les équipements et les créances (argent dû par les clients).
- Dettes : il s’agit en particulier des dettes fournisseurs, des impôts à payer et des emprunts bancaires.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
La prévision des flux de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre organisme de formation permet de visualiser la trésorerie que l'entreprise prévoit de générer ou consommer au cours des trois à cinq prochaines années.
Il existe plusieurs façons de présenter un prévisionnel de trésorerie, mais l'expérience nous a appris qu'il est préférable de l'organiser par nature afin d'afficher clairement ces éléments :
- Flux de trésorerie opérationnel : quelle est la trésorerie générée par l’activité commerciale de votre organisme de formation ?
- Flux d'investissement : quels sont les investissements réalisés par l'entreprise pour développer ou entretenir ses équipements ?
- Flux de financement : l'entreprise lève-t-elle des fonds supplémentaires ou rémunère-t-elle ses apporteurs de fonds (dividendes, remboursement de dette) ?
Votre prévisionnel de trésorerie est l'élément le plus important de votre prévision financière et c'est là que vous devez concentrer votre attention pour vous assurer que votre organisme de formation dispose d'un financement adéquat.
Remarque : si vous établissez un prévisionnel financier en vue d'obtenir un financement, vous devrez inclure à la fois une prévision de trésorerie annuelle et une prévision de trésorerie mensuelle dans le plan financier de votre organisme de formation.
Besoin d'un business plan convaincant ?
The Business Plan Shop permet de créer facilement un prévisionnel financier pour vérifier le potentiel de rentabilité de vos projets et un business plan professionnel pour présenter à vos partenaires financiers.
Quel outil utiliser pour créer le prévisionnel financier de votre organisme de formation ?
Élaborer des prévisions financières pour votre organisme de formation peut sembler intimidant, mais la bonne nouvelle est qu'il y a plusieurs façons de procéder.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour élaborer les prévisions de votre organisme de formation
Utiliser un outil de prévisionnel financier en ligne, tel que celui que nous proposons chez The Business Plan Shop, est la solution la plus moderne et la plus simple.
Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel spécialisé :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance sympathique est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un expert-comptable ou à un consultant
Une autre solution consiste à confier l'élaboration des prévisions financières de votre organisme de formation à un tiers.
Comme vous pouvez vous en douter, cette solution sera plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel, car le prix devra couvrir le temps du comptable, le coût de son logiciel et sa marge bénéficiaire.
Le prix peut varier considérablement en fonction de la complexité de votre entreprise. Par expérience, pour une petite entreprise, des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) sont proposées à partir d'environ 750€ H.T.
Il convient de garder à l'esprit que cette estimation concerne des prévisions établies de façon ponctuelle. La mise à jour et le suivi de vos prévisions par rapport aux données réelles entraîneront des frais supplémentaires.
Si vous décidez d’externaliser la réalisation de vos prévisions :
- Assurez-vous que le professionnel dispose d'une expérience concrète dans votre secteur d'activité et qu'il soit en mesure de challenger vos hypothèses de manière constructive.
- Évitez les consultants qui utilisent des moyennes sectorielles pour établir les prévisionnels financiers de leurs clients (ces prévisions sont sans intérêt pour une petite entreprise).
Pourquoi ne pas utiliser un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre organisme de formation ?
Créer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour un organisme de formation sur Excel (ou tout autre tableur) est un exercice très technique qui requiert à la fois une bonne maîtrise des règles comptables et de solides compétences en matière de modélisation financière.
La plupart des entrepreneurs n'ont pas l'expertise nécessaire pour créer des prévisions financières précises à l'aide d'un tableur comme Excel ou Google Sheets. Cette réalité est bien connue des financiers qui font, en conséquence, rarement confiance aux chiffres établis par les entrepreneurs sur tableur.
La deuxième raison est l'inefficacité. L'élaboration de prévisions sur des feuilles de calcul était la seule option possible dans les années 1990 et au début des années 2000. Aujourd'hui, grâce aux progrès technologiques, les logiciels permettent de réaliser ces prévisions beaucoup plus rapidement et avec beaucoup plus de précision.
C'est pourquoi les professionnels du chiffre utilisent tous des logiciels. Avec l'essor de l'IA, les logiciels deviennent également plus intelligents pour nous aider à détecter les erreurs dans nos prévisions et à analyser les chiffres afin de prendre des décisions plus éclairées.
Enfin, avec les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses, sujettes aux erreurs et qui prennent beaucoup de temps. À l’inverse, un logiciel de prévisionnel financier tel que The Business Plan Shop est spécialement conçu à cette fin.
Besoin d'un business plan convaincant ?
The Business Plan Shop permet de créer facilement un prévisionnel financier pour vérifier le potentiel de rentabilité de vos projets et un business plan professionnel pour présenter à vos partenaires financiers.
Utiliser nos modèles de prévisionnels financiers pour vous inspirer
The Business Plan Shop propose plus de 50 modèles de prévisionnels financiers.
Nos exemples comprennent à la fois un prévisionnel financier et un business plan rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de lancement ou que vous ayez déjà votre propre organisme de formation, vous pouvez toujours consulter nos modèles pour trouver des idées sur la modélisation des éléments financiers et sur la rédaction d'un plan d'affaires en vue d’obtenir un financement.
À retenir
- Un prévisionnel financier montre la croissance, rentabilité et trésorerie attendues pour votre entreprise sur les 3 à 5 prochaines années.
- Comparer le réel comptable au prévisionnel permet de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour les prévisionnels de votre organisme de formation.
C'est la fin de notre guide consacré aux prévisions financières d'un organisme de formation, nous espérons qu'il vous a été utile. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez nous faire part de vos retours d’expérience ou si vous avez des questions.
Besoin d'un business plan convaincant ?
The Business Plan Shop permet de créer facilement un prévisionnel financier pour vérifier le potentiel de rentabilité de vos projets et un business plan professionnel pour présenter à vos partenaires financiers.
À voir aussi sur The Business Plan Shop
- Plan de financement initial
- Faire un budget des frais généraux
- Qu'est ce que la marge commerciale ?
- Budgétiser les frais de personnel
Vous connaissez une personne qui gère ou souhaite créer un organisme de formation ? Partagez ce guide avec elle !