Réaliser le budget prévisionnel d'une agence événementielle
Vous êtes sur le point de lancer votre projet d'agence événementielle et vous avez besoin de réaliser un budget prévisionnel ?
Sachez que le budget prévisionnel d'une boîte événementielle ne s'improvise pas, et si vous n'êtes pas certain(e) de la méthode à suivre, c'est bien normal !
Sans plus attendre, nous vous donnons les étapes pour comprendre son utilité et de quoi le budget prévisionnel se compose. Suivez le guide !
L'objectif de la réalisation d'un budget prévisionnel de boîte événementielle
Mettre en place un projet d'entreprise signifie s'assurer de sa rentabilité, et la mise en place d'un budget prévisionnel de boîte événementielle vous permettra de l'évaluer de façon tangible sur papier.
A l'aide d'un document qui mettra en valeur les chiffres et les hypothèses avancées, vous serez apte à comprendre si votre projet tient la route d'un point de vue financier.
Le budget prévisionnel de votre agence événementielle vous forcera à vous pencher sur les moindres détails qui composent votre projet, et ainsi analyser les éventuelles failles et solutionner les problèmes qui se posent devant vous.
Vous aurez la possibilité de planifier les projets de votre entreprise dans l'avenir, et ainsi éviter les mauvaises surprises, comme des dépenses inattendues.
Il est également important de ne pas négliger la nécessité du budget prévisionnel qui constitue l'un des éléments essentiels du business plan que vous présenterez lors de votre recherche de financement.
De quelles informations avez-vous besoin pour le budget prévisionnel d'agence événementielle ?
Avant de vous lancer dans la réalisation du budget, il est nécessaire d'effectuer une étude de marché d'agence événementielle afin de répondre aux questions suivantes :
- Quel est le budget moyen des clients visés lors de la mise en place d'un événement ?
- Combien d'événements par an sont organisés par les clients potentiels ? Combien de fois font-ils appel à une agence événementielle ?
- Quels sont les concurrents que vous avez identifiés sur le marché local ?
- Sont-ils placés sur un marché de niche ? Offrent-ils un service plus général ? Comment pouvez-vous vous démarquer ?
Si vous n'avez que peu d'expérience dans l'événementiel, nous vous conseillons de vous rapprocher de professionnels pour avoir une meilleure idée du marché local.
Il sera important d'avoir établi un concept et une identité pour votre entreprise avant de vous lancer dans les calculs, notamment car vos prévisions dépendront du nombre d'événements que vous organisez par an.
Ces événements seront bien entendus différents selon le type de clientèle ciblée. Le budget prévisionnel de votre boîte événementielle ne négligera pas non plus la stratégie commerciale envisagée, qui prendra en compte ses coûts ainsi que ses retombées potentielles.
Préparer le budget prévisionnel de votre boîte événementielle comprendra aussi une estimation des frais généraux et des coûts lancer pour votre entreprise.
Le prévisionnel de ventes de votre boîte événementielle
Grâce aux données que vous avez récolté dans l'étude de marché, vous aurez des bases concrètes pour évaluer le budget moyen des clients (c'est-à-dire la valeur moyenne d'un contrat pour votre agence), et combien de fois ceux-ci font appel aux services de votre agence événementielle dans l'année.
Vous pourrez alors évaluer votre chiffre d'affaires prévisionnel en multpliant la valeur moyenne d'un contrat par le nombre d'évènements prévus dans l'année.
Toutefois, gardez en tête que ce prévisionnel est, comme son nom l'indique, estimatif et ne représente pas un moyen sûr de connaître le nombre d'évènement dont vous parviendrez à décrocher l'organisation.
Pour calibrer votre prévision, il vous faudra estimer le temps nécessaire à l'organisation chaque événement, incluant le temps écoulé entre la première prise de contact et la réalisation de l'événement.
Gardez en tête que votre capacité à prospecter sera limitée par le nombre de personnes dont vous disposez. Vous pourrez obtenir un estimatif du nombre de clients potentiel que vous pouvez acquérir en prenant en compte le nombre d'entreprises contactées, combien ont accepté un rendez-vous, et dans quel cas ce rendez-vous s'est transformé en contrat.
Les frais de fonctionnement de l'agence événementielle
Parmi les frais généraux de l'agence événementielle, vous devrez prendre en compte les salaires des gérants et des éventuels employés.
Vous aurez aussi besoin de prendre en compte les assurances, les frais juridiques, l'expert-comptable, ainsi que les logiciels.
N'oubliez pas également le loyer de votre local si vous avez décidé d'avoir des bureaux, ou encore les frais de déplacement lorsque vous vous rendez chez les clients ou lorsque vous avez besoin de vous rendre sur place pour l'organisation d'événements.
Les investissements de votre entreprise d'événementiel
L'une des étapes les plus importantes lors du démarrage de votre agence événementielle seront les investissements à prévoir, qui constitueront une partie du budget prévisionnel.
De manière générale, les entreprises de services ont besoin de moins d'investissements qu'un commerce ou qu'une entreprise commercialisant des produits.
Nous vous conseillons de prendre en compte l'équipement, le mobilier et les voitures particulières dont vous aurez besoin pour vous déplacer.
Encore une fois, tout dépendra du nombre d'employés dans l'entreprise, et également de la taille de vos locaux pour les accueillir. Le dépôt de garantie du local, ainsi que l'investissement en terme de matériel informatique seront les points à ne pas négliger.
Après avoir réuni toutes ces informations, vous pourrez commencer mettre en place les tableaux du prévisionnel financier de l'agence événementielle.
Les tableaux financiers du budget prévisionnel de l'agence événementielle
Le compte de résultat prévisionnel
Grâce à ce premier tableau du prévisionnel, vous pourrez observer le chiffre d'affaires prévisionnel de votre agence événementielle, ainsi que la rentabilité de celle-ci.
Vous aurez la possibilité de garder un oeil sur la croissance de l'entreprise, ainsi que de surveiller la marge d'EBE (Excédent Brut d'Exploitation) par rapport au chiffre d'affaires, afin de vous assurer d'être rentable au niveau opérationnel.
Nous vous conseillons de consulter notre article sur le compte de résultat prévisionnel pour en savoir plus.
Le bilan prévisionnel
Ce tableau vous donnera un aperçu du patrimoine de l'entreprise à un instant T, autrement dit combien d'actifs vous possédez et quelles sont vos dettes.
Nous vous donnons plus d'explication sur ce tableau dans notre article dédié au bilan.
Le tableau de flux de trésorerie prévisionnel
Il est important garder un oeil sur la trésorerie est dégagée par l'agence événementielle, c'est le rôle du tableau des flux de trésorerie.
Il vous faudra générer une trésorerie suffisante afin de pouvoir rembourser vos emprunts éventuels, de gérer les délais de paiements accordés à vos clients, et de faire face à d'éventuels imprévus.
Nous vous donnons plus de détails dans notre article sur le tableau de flux de trésorerie.
Quel outil choisir pour réaliser votre budget prévisionnel ?
Il existe plusieurs solutions pour réaliser le budget prévisionnel de votre agence événementielle, et il est essentiel de choisir l'outil le plus adapté à vos besoins.
Utiliser un tableur
Utiliser un tableur, comme Excel ou Google Sheets, vous permet de faire votre budget seul et sans avoir à payer pour une solution dédiée.
Toutefois, il est important de ne pas négliger la nécessité d'avoir des notions avancées en modélisation financière et en comptabilité pour réussir à mettre en place un budget prévisionnel sans erreurs.
Un tableur représente donc une solution envisageable, mais n'est pas conseillée si vous êtes débutant.
Engager un expert-comptable ou un consultant
Passer par un expert-comptable ou un consultant vous évitera de commettre des erreurs et vous permettra de gagner du temps dans la réalisation du budget prévisionnel d'agence événementielle.
Veillez ceppendant à choisir quelqu'un de spécialisé sur votre secteur de façon à ce qu'il puisse vous apporter un oeil critique sur vos chiffres.
Gardez également en tête que faire appel à un spécialiste à un coût. A tître indicatif comptez environ 750€ HT pour un prévisionnel complet (bilan, compte de résultat et tableau de trésorerie), et que ces honoraires n'incluent généralement pas la révision des tableaux ou leurs modifications.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne
Vous pourrez également choisir d'utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour vous aider dans la réalisation de votre budget prévisionnel.
Utiliser une solution professionnelle présente plusieurs avantages :
- Vous réaliserez facilement votre prévisionnel financier, en laissant le logiciel s'occuper des calculs
- Vous accéderez à des modèles de budget prévisionnel complets
- Vous exporterez vos tableaux au format PDF ou CSV
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel en vous inscrivant ici.
Notre article touche à sa fin, mais nous espérons vous avoir aidé dans la mise en place de votre budget prévisionnel d'agence événementielle.
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
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